成人教育管理信息系統(tǒng)內(nèi)控思考范文

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《新經(jīng)濟雜志》2014年第Z1期

一、教育管理信息系統(tǒng)內(nèi)置控制機制的不健全

現(xiàn)在，成人教育工作的管理者對成人教育管理信息不夠重視，很多只將其重要性定在是否能夠繳納正確、甚至更多的學(xué)費，而忽視內(nèi)控機制在成人教育管理中的重要性。這種做法是狹隘的，因此未能形成良好的成人教育管理信息系統(tǒng)。而對于內(nèi)控機制中所出現(xiàn)的問題和缺陷沒有及時的發(fā)現(xiàn)，并很好地提出補救措施，因此，成人教育管理信息系統(tǒng)內(nèi)控機制的不健全使得其變?yōu)樾问交闹贫龋鸩坏浆F(xiàn)實意義和作用。

二、完善成人教育管理機制對策

(一)建立健全收費管理系統(tǒng)健全收費管理機制的首要任務(wù)就是強化最基礎(chǔ)的收費工作，根據(jù)成人教育信息管理的有關(guān)部門所提供的準(zhǔn)確的信息、數(shù)據(jù)進行管理。在每學(xué)期的課程開始之前，財務(wù)部門要擬出具體的學(xué)費繳納標(biāo)準(zhǔn)，由教務(wù)部門以各種方式通知學(xué)生。在開始繳費期間，教務(wù)部門要積極配合財務(wù)部門的工作，幫助傳達和督促學(xué)生們的及時繳納以及其他相關(guān)信息的采集等許多問題。由于成人教育較為復(fù)雜，這就給成人教育管理信息系統(tǒng)內(nèi)控機制的運用提出了新的要求和挑戰(zhàn)。最基礎(chǔ)的學(xué)生繳費管理方式也由傳統(tǒng)單一的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展得到的應(yīng)用的多種方式。作為高校，要積極采用信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高工作管理水平，從而實現(xiàn)信息系統(tǒng)健全和管理。要實現(xiàn)信息化管理，應(yīng)從以下幾個方面做好基礎(chǔ)工作：（1）選擇與高校成人教育管理信息系統(tǒng)相適應(yīng)的收費管理信息系統(tǒng)內(nèi)控機制。（2）開發(fā)適應(yīng)高校成人教育的計算機軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)集學(xué)籍管理、學(xué)費管理及畢業(yè)辦證管理為一體，可采取分級錄入、逐級復(fù)核，集中管理、授權(quán)訪問，分項收取、獨立核算，便于高效、安全管理和共享數(shù)據(jù)，及時準(zhǔn)確了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，學(xué)校的收入狀況和欠費狀況，減少財務(wù)管理漏洞，提高辦事效率。（3）可以將學(xué)號的標(biāo)示作為學(xué)生確認(rèn)信息的重要標(biāo)志，也便于統(tǒng)計。（4）財務(wù)部門要認(rèn)真審定各方面的收費項目和收費標(biāo)準(zhǔn)，在制定后，通過電子信息化的方式管理學(xué)生的各項信息，同時可以準(zhǔn)確監(jiān)測出繳費情況。（5）通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將校內(nèi)的各項信息管理系統(tǒng)進行資源共享，有助于提高工作效率，方便了管理信息系統(tǒng)內(nèi)控機制的合理運用。

（二）加強管理和完善收費管理體制為更好地解決和管理成人教育管理信息系統(tǒng)中出現(xiàn)的各項問題，高校應(yīng)當(dāng)加強管理和完善收費管理的體制，對學(xué)生的學(xué)籍信息變動進行合理規(guī)劃，使收費系統(tǒng)與學(xué)生管理二者有機結(jié)合起來。同時，在對學(xué)生進行管理的時候，必要時還可以采取一定的經(jīng)濟措施，保障繳費工作的開展和學(xué)生注冊的順利進行。對成人教育的繳費問題制定出科學(xué)、合理的計劃與安排，確保各方面都能很大程度上獲利。同時，為了調(diào)動各部門的積極性，可以將成人教育的收費管理工作作為一項重要的考核制度，將繳費管理納入正規(guī)成人教育管理信息系統(tǒng)進行程序化的管理，重視每一環(huán)節(jié)的管理。

（三）增強效益意識（1）各個高校在進行繼續(xù)教育的收費時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)物價局審定的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)進行統(tǒng)一收費，不能超過標(biāo)準(zhǔn)，謀取學(xué)生的利益。同時，校內(nèi)各院系部門也應(yīng)當(dāng)加強控制，杜絕出現(xiàn)單獨收費、違規(guī)收費等情況。所收取的學(xué)費應(yīng)不做停留的全額上交，納入校內(nèi)收費管理信息系統(tǒng)，方便進行統(tǒng)一管理。（2）將規(guī)范的繳費管理信息系統(tǒng)作為樹立學(xué)校良好形象的重要一步。在學(xué)生的錄取信息中明確注明所繳納金額，嚴(yán)格按照學(xué)校流程走，避免出現(xiàn)某些環(huán)節(jié)的脫節(jié)，導(dǎo)致整個成人教育管理信息系統(tǒng)的工作不能進行如實有效地統(tǒng)計。

（四）鼓勵高校辦學(xué)積極性為了鼓勵各高校繼續(xù)辦學(xué)，為國家培養(yǎng)更多的人才，高校應(yīng)制定有效的政策，按照學(xué)校有關(guān)分配方式進行分成，保障各部門的正常運行，充分激發(fā)和調(diào)動各部門創(chuàng)辦成人教育的積極性，做好成人教育事業(yè)，推動成人教育向前發(fā)展。

（五）完善內(nèi)部控制措施（1）營造信息系統(tǒng)內(nèi)部控制文化氛圍在當(dāng)今社會的驅(qū)動下，成人教育的管理成員必須要實習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，定期培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行業(yè)務(wù)的管理，保持積極的控制操作觀念，樹立良好的內(nèi)控意識，從而形成良好的文化氛圍。（2）完善責(zé)任的分配機制職責(zé)分工控制的核心是內(nèi)部的牽制。因此，在根據(jù)特定的環(huán)境下進行的工作安排，必須落實到每個部門，所有數(shù)據(jù)集中管理，采取根據(jù)使用者的工作職能預(yù)設(shè)角色，然后給用戶分配角色的授權(quán)機制，確保用戶只能訪問該角色范圍內(nèi)、被指定允許訪問的功能。這樣，對職務(wù)的規(guī)劃有著明顯的界限，將責(zé)任逐一安排、分配和落實，保證了內(nèi)控機制的運用，強化控制功能。（3）加強風(fēng)險控制采用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將內(nèi)部資料都保存在電腦上，一旦電腦的程序損壞，或是系統(tǒng)被人為的入侵和破壞，就會導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的遺失和泄漏，造成損失。因此，為了確保系統(tǒng)的安全運行，應(yīng)當(dāng)采取功能授權(quán)、物理隔離、數(shù)據(jù)備份等必要的安全防護措施，同時定期檢查系統(tǒng)運行情況。尤其是電子數(shù)據(jù)要隨時備份。保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

（六）構(gòu)建成人教育管理信息系統(tǒng)現(xiàn)階段，各個部門的合理分工配置和規(guī)范，以及它們的信息共享，能夠提高成人教育管理信息系統(tǒng)內(nèi)控機制的應(yīng)用水平，有利于提高工作效率和管理水平，對管理信息系統(tǒng)的規(guī)范化起到促進作用。財務(wù)部門主要是生成學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)、收繳費用、全額入賬，學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的實時信息、如學(xué)籍情況、專業(yè)調(diào)整、休學(xué)、復(fù)學(xué)等，信息管理部門主要提供各種基礎(chǔ)信息，服務(wù)于財務(wù)和學(xué)籍管理等部門。

三、結(jié)語

在高校的成人教育管理信息系統(tǒng)中，建立健全管理系統(tǒng)，完善收費的規(guī)范性，同時完善內(nèi)部控制措施和培養(yǎng)操作人員的專業(yè)素質(zhì)，對信息進行保護和備份，努力建立健全和完善成人教育管理信息系統(tǒng)中繳納學(xué)費的制度，構(gòu)建良好的收費管理系統(tǒng)，實現(xiàn)成人管理信息系統(tǒng)內(nèi)控機制的科學(xué)應(yīng)用。

作者：劉山紅單位：湖北三峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院