圖書館內(nèi)部控制問題及對(duì)策范文

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摘要：圖書館作為社會(huì)文化因素下的部門組織，其存在公益性和營(yíng)利性并存。它將文化進(jìn)行時(shí)代性的傳承，然后開放式的傳播給受眾，為受眾提供知識(shí)技術(shù)理論的支持，從而保證受眾獲取資源的基本權(quán)利。但圖書館經(jīng)營(yíng)發(fā)展的資金來源全部依賴于國(guó)家扶持，屬于社會(huì)大眾上繳稅收后再分配的產(chǎn)物，因此圖書館應(yīng)注重各項(xiàng)內(nèi)控管理工作，合理提高經(jīng)營(yíng)管理水平，從而充分發(fā)揮其公益性。本文從圖書館內(nèi)控管理內(nèi)容及內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)改善內(nèi)控管理方法加以總結(jié)。

關(guān)鍵詞：圖書館；內(nèi)部控制；現(xiàn)狀分析；方法總結(jié)

一、前言

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，人們的生活和娛樂水平得到大幅度提升。在物質(zhì)生活越來越豐富的時(shí)代，滿足社會(huì)大眾的精神需求顯得越來越重要。圖書館作為社會(huì)大眾獲取精神糧食的場(chǎng)所，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展下，已逐漸擴(kuò)大規(guī)模，其服務(wù)種類也不斷增多，從而圖書館自身對(duì)內(nèi)控管理的需求也不斷提高；另外圖書館不比一般企事業(yè)單位，它隸屬于國(guó)家。職工工資，與管理費(fèi)用由財(cái)政部門預(yù)算好后直接撥款，沒有任何經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。安逸的大環(huán)境，使得內(nèi)控管理意識(shí)薄弱，出現(xiàn)服務(wù)水平受限等現(xiàn)象。因此，圖書館需要從管理內(nèi)部進(jìn)行控制，來滿足人們對(duì)其經(jīng)營(yíng)和服務(wù)水平的不斷要求。

二、圖書館內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)圖書館內(nèi)部管理缺乏內(nèi)控意識(shí)相比內(nèi)部控制方面，大多圖書館的管理重心都偏向于具體的專技業(yè)務(wù)。因此，圖書館內(nèi)控的預(yù)見性無法得到充分發(fā)揮，只能待問題出現(xiàn)后再進(jìn)行審計(jì)，導(dǎo)致審計(jì)結(jié)果不能作為正確的決策依據(jù)，形成內(nèi)控管理再出現(xiàn)問題的惡性循環(huán)，這種程序顛倒的內(nèi)控管理，永遠(yuǎn)無法及時(shí)將圖書館內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行紕漏，從而影響圖書館的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。圖書館內(nèi)部由于缺乏內(nèi)控意識(shí)，因而其內(nèi)控實(shí)施就不可能達(dá)到日常化，就不可能從具體的工作環(huán)節(jié)或細(xì)節(jié)上發(fā)現(xiàn)問題從而使內(nèi)控管理水平得到改善，當(dāng)有關(guān)部門進(jìn)行檢查時(shí)，圖書館的內(nèi)控管理工作就只能人前一套，背后一套。

(二)從業(yè)人員的素養(yǎng)不夠造成內(nèi)控管理受限目前，圖書館大多內(nèi)控從業(yè)人員對(duì)資金的監(jiān)督大多采用的是傳統(tǒng)的審計(jì)手段，沒有采用信息化技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審計(jì)，在一定程度上降低了審計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性。另外，受傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)的影響，圖書館從業(yè)人員得到繼續(xù)教育或系統(tǒng)化內(nèi)控培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，因而不具備先進(jìn)的財(cái)務(wù)審計(jì)技術(shù)，不具備獨(dú)立進(jìn)行審計(jì)的專業(yè)水準(zhǔn)。因此，圖書館進(jìn)行內(nèi)控管理實(shí)施過程中，由于缺乏專業(yè)創(chuàng)新的人才隊(duì)伍，使得內(nèi)控管理能力有限。圖書館的內(nèi)控機(jī)制管理轉(zhuǎn)變本就艱難，若沒有專業(yè)人員的技術(shù)支撐，其轉(zhuǎn)變過程將變得更加復(fù)雜，其發(fā)展水平相比社會(huì)的整體發(fā)展就顯得落后。

(三)內(nèi)控管理平臺(tái)缺乏信息化的控制手段內(nèi)控管理需要保證信息準(zhǔn)確、及時(shí)。目前很多圖書館雖安裝了相關(guān)的內(nèi)控管理軟件，但在內(nèi)部控制手段上還是沿用以前的工作方式，因此無法滿足管理軟件信息化的要求，信息職能無法得到正常發(fā)揮，其內(nèi)控管理平臺(tái)就不能及時(shí)準(zhǔn)確地為圖書館領(lǐng)導(dǎo)層提供決策依據(jù)，從而造成內(nèi)控管理的片面表面化。另一方面，內(nèi)控管理平臺(tái)隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，涌現(xiàn)在圖書館的系統(tǒng)軟件也越來越多，但大多軟件相互之間缺乏聯(lián)系，數(shù)據(jù)沒有互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)共享較差，存在數(shù)據(jù)孤島情況。從而在一定程度上降低了信息傳遞的速度，影響了內(nèi)控信息化控制的效率。

(四)內(nèi)控管理實(shí)施浮于表面內(nèi)控管理早在十多年前就開始了在圖書館等事業(yè)單位的應(yīng)用，從這十多年的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，內(nèi)部審計(jì)管理是進(jìn)行內(nèi)部控制的監(jiān)督手段。但目前在內(nèi)控意識(shí)薄弱的大環(huán)境下，很多圖書館的審計(jì)崗位大多由該圖書館的領(lǐng)導(dǎo)人員兼任，從而導(dǎo)致本應(yīng)該客觀精準(zhǔn)進(jìn)行的審計(jì)工作受到過多干預(yù)，無法正常獨(dú)立的進(jìn)行，造成專業(yè)審計(jì)人員工作熱情降低，將內(nèi)控管理工作只放在領(lǐng)導(dǎo)的視線范圍內(nèi)按照領(lǐng)導(dǎo)的意愿去進(jìn)行，無法深入到內(nèi)控管理的細(xì)節(jié)中去。

三、圖書館內(nèi)部控制完善措施

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)控意識(shí)與職責(zé)，建立內(nèi)控實(shí)施的良好環(huán)境在圖書館實(shí)行內(nèi)控管理，需要有良好的環(huán)境為基礎(chǔ)。圖書館的內(nèi)控環(huán)境一般可為內(nèi)源環(huán)境和外源環(huán)境。內(nèi)源環(huán)境指，與圖書館內(nèi)控直接聯(lián)系的相關(guān)部門，有組織部、人事部及審計(jì)部。圖書館的最高領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)內(nèi)控進(jìn)行管理時(shí)一般遵循圖書館的文化宗旨。從管理層加強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)與職責(zé)，輻射到下屬人員的方法無疑是最有效的手段。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)控進(jìn)行管理實(shí)施部署每個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，會(huì)直接影響下屬人員的工作方式與工作狀態(tài)。圖書館要想貫徹落實(shí)內(nèi)控管理的實(shí)施，必須得到管理領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)可、支持與重視。領(lǐng)導(dǎo)在建立好良好環(huán)境后，可以以身作則，主動(dòng)學(xué)習(xí)內(nèi)部控制相關(guān)管理知識(shí)，對(duì)內(nèi)控部門認(rèn)識(shí)到內(nèi)控的重要性可起到督促指導(dǎo)作用，從而維持內(nèi)控實(shí)施的良好環(huán)境。圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)以內(nèi)控為長(zhǎng)期管理目標(biāo)，建立完善科學(xué)的內(nèi)控管理制度，將制度劃分到具體部門甚至具體人員，對(duì)各部門的內(nèi)控工作落實(shí)定期抽查，針對(duì)問題合理采取措施。

(二)設(shè)置專門的內(nèi)控職能部門，提高從業(yè)人員的素養(yǎng)內(nèi)控職能部門是必須要從財(cái)務(wù)管理中劃分出來的獨(dú)立組織，決不能出現(xiàn)由財(cái)務(wù)人員或領(lǐng)導(dǎo)層兼任的情況。這是保證內(nèi)控工作能客觀、公正進(jìn)行的基本原則。圖書館在招募甄選財(cái)務(wù)從業(yè)人員時(shí)，應(yīng)保證職業(yè)資質(zhì)是參考招聘的第一門檻，在其資質(zhì)滿足職業(yè)要求的情況下，還要考察其專業(yè)的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)等綜合素養(yǎng)。設(shè)置專門的內(nèi)控職能部門過程中，要依據(jù)圖書館本身的經(jīng)營(yíng)需求合理設(shè)置內(nèi)控崗位及內(nèi)控工作，要保證不同崗位具有不同的職責(zé)，履行不同的義務(wù)，并在相互的工作環(huán)節(jié)里可以起到制約監(jiān)督的管理作用。圖書館還應(yīng)注重從業(yè)人員的發(fā)展與技能提升，應(yīng)定期舉行與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的法律培訓(xùn)，定期召開內(nèi)控管理總結(jié)會(huì)議，在提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，提高他們的其他素養(yǎng)。

(三)加強(qiáng)信息的有效交流與反饋控制作用，建立信息化的內(nèi)控管理平臺(tái)信息化的內(nèi)控管理平臺(tái)，可以優(yōu)化內(nèi)控管理工作程序，制約財(cái)務(wù)管理工作，規(guī)范財(cái)務(wù)管理行為，減少人的主觀意識(shí)帶來的負(fù)面影響，打造信息化溝通控制的管理平臺(tái)。圖書館內(nèi)控工作人員通過將規(guī)范的內(nèi)控制度，內(nèi)控措施，內(nèi)控手段并入到管理平臺(tái)中，可以通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)監(jiān)督的自動(dòng)化智能化。因此，在內(nèi)控管理平臺(tái)開放前，應(yīng)確認(rèn)各部門崗位進(jìn)入管理平臺(tái)的權(quán)限設(shè)置是否合理科學(xué)，保證各部門已明確知曉使用管理平臺(tái)的制度及安全操作標(biāo)準(zhǔn)，將平臺(tái)信息管理的工作和職責(zé)指定專崗專人負(fù)責(zé)，從而保證平臺(tái)信息傳遞的安全性與準(zhǔn)確性，另外還需加強(qiáng)信息之間的溝通交流，打造區(qū)域集成化的平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

(四)完善內(nèi)控考核機(jī)制，提高工作積極性內(nèi)控管理不能浮于表面。應(yīng)深入到圖書館經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，內(nèi)控管理離不開圖書館全體人員的積極配合與參與。圖書館應(yīng)建立完善的內(nèi)控考核機(jī)制，不僅僅要結(jié)合相關(guān)部門平時(shí)的績(jī)效考核，還要納入其對(duì)內(nèi)控管理所做的貢獻(xiàn)。根據(jù)內(nèi)控考核的時(shí)間對(duì)考核人員定期進(jìn)行分析反饋，綜合評(píng)估后作為年終獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)劃分、內(nèi)部選拔晉升、圖書館定期福利劃分的重要參考。對(duì)常年貢獻(xiàn)突出的員工進(jìn)行嘉獎(jiǎng)與鼓勵(lì)，從而提高圖書館工作人員的積極性。只有當(dāng)他們?cè)趫D書館得到了滿意度的提升，才能將這份心情帶到工作中去，才能更好的為社會(huì)大眾服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總的來說，目前圖書館的經(jīng)營(yíng)與服務(wù)水平還達(dá)不到社會(huì)認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)大眾對(duì)精神世界的不斷需求，對(duì)圖書館的服務(wù)質(zhì)量要求還將不斷提高。要想改變現(xiàn)狀，就必須從根本上貫徹內(nèi)控管理實(shí)施的堅(jiān)定信念，以良好的內(nèi)部環(huán)境促進(jìn)內(nèi)控管理的推行，根據(jù)圖書館自身經(jīng)營(yíng)狀況，加強(qiáng)內(nèi)控管理軟件的整合優(yōu)化，注重專業(yè)人員的培養(yǎng)與工作積極性的提高。

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作者：鄭煜單位：廣西壯族自治區(qū)圖書館