物資采購管理審計的建議范文

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《國際商務(wù)財會雜志》2014年第七期

一、對過程管理的全方位審計是物資采購審計的基礎(chǔ)

采購管理本質(zhì)上是采購流程的業(yè)務(wù)管理。采購流程是否合理，各環(huán)節(jié)是否得到有效管控，這既是采購管理的基本內(nèi)容，也是采購審計的基礎(chǔ)。以下環(huán)節(jié)是采購業(yè)務(wù)流程審計的重點：

（一）采購計劃通過查閱月度采購計劃和年度采購計劃的編制和審批情況，審查物資采購計劃的編制是否有依據(jù)，是否及時和科學(xué)，是否履行了審批程序，計劃制定是否考慮了庫存因素，采購計劃與實施結(jié)果是否一致，采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施等，重點審查無計劃采購、超計劃采購和不考慮庫存的采購行為，確保采購計劃的嚴(yán)肅性。

（二）采購比質(zhì)比價這是物資采購過程中比較重要的一個環(huán)節(jié)，是內(nèi)部控制管理的重點。應(yīng)從財務(wù)明細(xì)賬著手根據(jù)采購總體規(guī)模抽查相應(yīng)數(shù)量的需要招投標(biāo)的大金額采購實例，檢查招標(biāo)過程資料的完整性，參加招標(biāo)人員是否來自于各相關(guān)部門，數(shù)量是否符合制度規(guī)定，應(yīng)標(biāo)的供應(yīng)商是否高于制度規(guī)定的最低限額，是否從合格供應(yīng)商名錄中選取，如果是新入供應(yīng)商是否對其進行了資質(zhì)考察。采購業(yè)務(wù)招標(biāo)書是否具體、規(guī)范，涉及技術(shù)要求的是否有詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)。

（三）合同簽訂依法簽訂采購合同是避免法律糾紛，維護企業(yè)利益免受損失的重要途徑。應(yīng)對抽取的合同中規(guī)定的品種規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)要求、交貨時間、結(jié)算方式、付款進度、逾期損失等主要條款，結(jié)合企業(yè)的合同管理制度逐一審查，要關(guān)注是否存在條款約定不足或約定不明確，顯示不公平的現(xiàn)象，是否在遵循法律法規(guī)的基礎(chǔ)上最大的維護了公司利益。同時也應(yīng)該對合同管理情況予以關(guān)注。

（四）物資驗收入庫這一環(huán)節(jié)中，應(yīng)審核采購人員是否參與了驗收，對于技術(shù)含量較高的物資還應(yīng)有技術(shù)人員參與。審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進行了妥善保存，以備查詢。是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。物資出入庫單據(jù)是否齊全，是否按類別按規(guī)格建立了完備的倉庫臺賬，與實際庫存是否核對相符。物資是否得到了妥善保存，對易氧化、易腐蝕的大宗物資是否得到了妥善處置；物資積壓浪費和損失是否積極查找原因，是否對相關(guān)責(zé)任人進行了追責(zé)。

（五）財務(wù)付款應(yīng)充分了解公司資金審批管理辦法，結(jié)合財務(wù)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款，審核是否按照合同的要求付款，是否存在提前付款的情況，重點關(guān)注預(yù)付款支付理由是否充分，預(yù)付掛賬時間是否過長，是否存在越權(quán)審批資金支付的情況，有無非物資采購部門辦理大額物資采購及付款情況。審計過程中如果發(fā)現(xiàn)存在對方無法提供銀行賬戶而由他人賬戶代替，或存在虛假發(fā)票報銷的情況，應(yīng)詳細(xì)核實原因。

二、采購管理風(fēng)險是否得到有效控制是物資采購審計的重點

采購風(fēng)險的控制是物資采購管理工作的重點，也理應(yīng)是采購審計的重點。對采購風(fēng)險管控的審計不能拘泥于風(fēng)險分類上，而應(yīng)該抓住本質(zhì)，關(guān)注重點。在外因型風(fēng)險中，合同欺詐風(fēng)險、價格風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險主要與供應(yīng)商關(guān)聯(lián)，技術(shù)進步、意外風(fēng)險和價格風(fēng)險都有市場影響的因素。而內(nèi)因型風(fēng)險則主要是采購過程管理中表現(xiàn)出來的問題，主要集中體現(xiàn)在過程管控疏失、內(nèi)部信息溝通不暢、采購行為人道德問題等所帶來的風(fēng)險上面，如采購計劃制定不當(dāng)、合同簽訂不當(dāng)?shù)却蠖际沁^程管控疏失造成的。只有抓住了這些重點，才能使物資采購審計工作有的放矢。

（一）供應(yīng)商風(fēng)險首先要檢查供應(yīng)商體系建設(shè)情況。一個組織體系完善，收入達(dá)到一定規(guī)模、擁有較為穩(wěn)定的客戶資源的發(fā)展前景良好的企業(yè)，應(yīng)建立一整套合格供應(yīng)商體系。重點審查是否建立了合格供應(yīng)商名錄，進入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商是否經(jīng)過企業(yè)資信、經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營狀況、財務(wù)指標(biāo)、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、交貨及時性和售后服務(wù)等方面的考核，是否存在非合格供應(yīng)商名錄外采購現(xiàn)象。其次檢查合格供應(yīng)商是否進行定期評價，是否建立了科學(xué)合理的評價依據(jù)和評價體系，特別是產(chǎn)品質(zhì)量是否在持續(xù)改進，是否發(fā)生過較為嚴(yán)重的產(chǎn)品質(zhì)量問題，交付是否及時，價格是否合理。這些評價是建立在歷史數(shù)據(jù)和統(tǒng)計分析基礎(chǔ)之上的。對于不合格供應(yīng)商要及時淘汰。第三，檢查供應(yīng)商的誠信問題。從投標(biāo)文件、報價單、招標(biāo)過程管理等方面檢查供應(yīng)商是否存在串標(biāo)行為，是否存在合同欺詐，是否存在采購價格與市場行情偏離較大的問題，產(chǎn)品質(zhì)量是否存在惡意的以次充好現(xiàn)象。第四，檢查獨家供應(yīng)情況及供應(yīng)鏈優(yōu)化方案。獨家供應(yīng)商大多是因為產(chǎn)品技術(shù)的原因所造成，其危害是可能造成供應(yīng)商控制或供應(yīng)鏈斷裂等問題。重視獨家供應(yīng)商問題，培育供應(yīng)商成長也是物資采購管理的重要問題。

（二）市場風(fēng)險審計工作主要應(yīng)關(guān)注兩點：一是是否對大宗物資的價格變動有應(yīng)對措施。比如供暖用煤，在冬季由于需求較旺盛，其價格一般會比在淡季的時候高，適時啟動反季節(jié)采購，可能會節(jié)約大筆采購資金。再如大宗鋼材采購，由于市場價格波動較大，對價格變化趨勢判斷準(zhǔn)確，將會規(guī)避采購風(fēng)險，贏得采購收益。二是是否對市場技術(shù)進步帶來的采購風(fēng)險有應(yīng)對措施。器材技術(shù)指標(biāo)是研發(fā)部門考慮的范疇，但對于市場技術(shù)發(fā)展，采購部門有可能最先得到情況，這要求研發(fā)部門和采購部門密切配合，關(guān)注關(guān)鍵物料的市場技術(shù)動態(tài)，及時溝通有關(guān)情況，以免造成采購損失。審計應(yīng)該對由于技術(shù)進步導(dǎo)致庫存積壓的損失給予關(guān)注并進行責(zé)任評價。

（三）過程管控疏失風(fēng)險采購計劃人員未及時掌握科研生產(chǎn)狀況而導(dǎo)致采購數(shù)量偏大或者供貨不及時，合同約定不明或?qū)彶椴粐?yán)而導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失，到貨驗收不認(rèn)真導(dǎo)致數(shù)量缺斤少兩、質(zhì)量以次充好等，都是過程管控疏失風(fēng)險。

（四）采購行為人的道德風(fēng)險由于采購涉及大量利益關(guān)系，因此采購舞弊現(xiàn)象時有發(fā)生。采購人員為了個人私利，可能會與供應(yīng)商合謀，制造虛假比價等手法；在招標(biāo)采購過程中，評標(biāo)專家違反原則，傾向于有利害關(guān)系的供應(yīng)商；保管人員和使用部門合謀，導(dǎo)致虛假出入庫。這些都是采購行為人的道德風(fēng)險問題，需在采購審計中予以重點關(guān)注并加以規(guī)避。

三、采購管理目標(biāo)實現(xiàn)及績效改進是物資采購審計的重要內(nèi)容

采購績效是指采購產(chǎn)出與相應(yīng)的投入之間的對比關(guān)系，它對采購效率進行全面整體評價。對物資采購的審計工作不僅要關(guān)注管理的過程，也要關(guān)注管理的結(jié)果。審計采購績效改進應(yīng)檢查以下主要指標(biāo)的實現(xiàn)情況：

（一）采購的及時率采購是否滿足科研生產(chǎn)的正常需要，是否造成嚴(yán)重的停工待料情況。這是考核采購績效的首要指標(biāo)。

（二）庫存周轉(zhuǎn)率庫存周轉(zhuǎn)率是一種衡量材料在工廠里或是整條價值流中，流動快慢的標(biāo)準(zhǔn)。提高庫存周轉(zhuǎn)速度，最大限度地壓縮庫存，是防范物資積壓風(fēng)險、增加企業(yè)價值的重要手段。很多企業(yè)充分發(fā)揮社會物流的作用實行零庫存，還有一些企業(yè)與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，將倉庫設(shè)在供應(yīng)商處，這些都是對采購績效的重大改進。

（三）采購價格控制指標(biāo)完成率最簡單的方法是考核實際價格與過去移動平均價格的差額，但由于實際價格受市場影響因素較大，這種方法存在不科學(xué)性。最常用的方法是將當(dāng)期采購價格與基期采購價格的比率與當(dāng)期物價指數(shù)與基期物價指數(shù)的比率相互比較。

（四）采購質(zhì)量合格率即考核物料復(fù)驗合格入庫的數(shù)量與采購物料總數(shù)量之比率。這一考核指標(biāo)要求采購部門對采購源頭——供應(yīng)商給以應(yīng)有的關(guān)注。

（五）信息手段利用情況采購信息化有別于傳統(tǒng)管理方法，是全新的商業(yè)模式，是現(xiàn)代采購發(fā)展的方向。目前對企業(yè)采購管理而言有許多先進的管理手段和信息平臺。審計既要關(guān)注考核的結(jié)果，更要關(guān)注各指標(biāo)的考核方法是否科學(xué)合理。

作者：田偉單位：航宇救生裝備有限公司