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事業單位財務內部控制建設存在的不完善之處
通過以上討論,我們看到財務內部控制的建立與實施對于事業單位的經營與管理具有不可忽視的作用,事業單位在經營機制轉換的過程中也逐步的意識到加強自我約束與調節的重要性,財務內部控制在事業單位內部基本建立起來并有所發展,財務秩序和管理效率得到了相應的提高。但是,在肯定事業單位財務內部控制取得良好成果與進步的同時,一些不足和缺陷也隨著財務內部控制的推進而逐步的暴露出來,產生了一些消極的影響。
(一)財務內部控制機制存在漏洞。良好財務內部控制的建立以完善的制度體系和措施機制為基礎,以明晰的財務內部控制準則和指引為指導,而縱觀事業單位的財務內部控制體系,很難說做到了這些。其一,盡管很多單位有關內部控制的制度條例眾多,但龐大的外表掩蓋不住制度的內涵空洞,有些僅僅是信手拈來的政府內部控制規定的范本,有些在制度的因地制宜改良上依然不夠,適用性和科學性不足。其二是財務內部控制機制缺乏完備性,雖然多數的事業單位內部控制都包含了崗位責任、現金管理、票據管理、資產管理、收入支出控制、憑證資料管理及內部監督等方面的內容,但是各個單位對于具體控制項目的規定也繁簡不一,而且在對單位人員就責任履行的獎懲規定上往往做不到公平合理。其三是財務內部控制缺乏較為詳細的控制目標,對單位財務內部控制的標準要求不清晰,使得單位控制人員及其他人員無法形成自覺的控制意識,降低了有效財務內部控制措施的效果發揮。
(二)財務內部控制缺少有力的基礎環境支持。事業單位財務內部控制的開展與實施是以財務會計活動的科學合理為保障的,一些單位的財務會計環境并不能很好的滿足財務內部控制的要求。一方面,高效的財務內部控制需要快速準確的信息傳遞和溝通機制的支持,而先進的財務會計處理信息系統則是實現財務信息傳遞與溝通的重要橋梁。事業單位雖然信息系統不算落后,但是在信息處理上卻存在一些難以逾越的障礙,特別是部門之間的各自為政思想,信息的上傳下達及各部門之間的交流存在人為的干擾,使得財務內部控制所需的一些信息不能及時獲得而影響控制決策的制定和控制措施的調整。另一方面,財務內部控制的效果充分發揮離不開高素質的人員支持,而事業單位財務會計隊伍建設一直是一個未能解決的問題,人員隊伍年齡結構的年長化、素質結構偏低化,使得財務會計基礎工作問題重重,增加了內控的難度。
(三)財務內部控制執行力不夠。財務內部控制關鍵在于嚴格的執行,這需要內部約束與限制。首先,責權利的劃分從基本權責的角度對事業單位內部人員提出了要求,但是在一些單位中存在責權利的劃分不當現象,主要表現就是財務事件的責任歸屬上無人負責,存在責任的真空。其次,財務預算作為財務內部控制的起點,是事業單位內部控制的執行基礎,而在某些單位,一是預算并不能得到重視和貫徹,部門的費用開支依然粗放,二是預算存在可調整的缺陷,使預算失去了控制統領作用,形同虛設。第三,內部控制的監督機制薄弱也是普遍存在的問題,內部審計不嚴謹,外部審計不及時,難以及時發現事業單位財務內部問題。
(四)風險管理與應對意識不強,措施不到位。多數事業單位還難以擺脫政府依賴性,自我經營的思想不堅強,加之事業單位沒有生產風險的顧慮,因而使得很多單位忽視風險的管控,對于風險的識別與評估不充分,應對措施不到位,存在靈活性的缺失。而實際上,事業單位面臨的風險是存在的,并且隨著參與社會競爭的程度加深,各種風險的聯動性也逐漸加強,因此事業單位當前不完善、不系統的風險管理現狀是極為危險和極不可取的。
強化事業單位財務內部控制工作的建議
(一)建立健全財務內部控制制度與機制,形成完備的體系。事業單位首要的是從財務內部控制制度著手,完善并改進現有的內部控制與管理體系,不僅僅是建立規范性的制度指引,更重要的是加強制度執行的規范與指導,從實質上形成有力的制度規范與科學約束,要結合事業單位自身的經營實際,采取行之有效的內部控制制度,并建立起財務內部控制制度與其他管理制度的密切聯系。其次,事業單位要加強財務內部控制機制的完善,在基本的財務內部控制機制逐步健全的基礎上,事業單位要重視對內部控制效果的評價機制的建立,對各環節人員責任及績效的考核機制的建立,并形成公平公正的獎懲機制。第三,事業單位要明晰財務內部控制的目標與標準,將內部控制目標加以細化,從而強化內部人員的認識,并針對各項內部控制的目標設置科學的控制標準,形成對人員控制活動的規范與尺度。
(二)完善內部基礎環境,提供堅實的財務會計基礎支持。一方面,事業單位要理順財務內部信息的傳遞與溝通體系,以財務管理信息技術條件的不斷提高與改進為基礎,通過改進事業單位內部上傳下達的信息渠道,形成通暢的信息傳達環境,并考慮部門之間的信息溝通方式,建立相互溝通財務信息的橋梁,杜絕部門封閉與孤立,以此保證財務內部控制的信息及時索取。另一方面,重視人的作用發揮,采取各種形式的培訓與教育逐漸提高現有財務會計人員的素質更新與進步,并增加新鮮人員的引進,促進財務會計隊伍知識結構與年齡結構的不斷改善。
1.合法性原則,就是指企業必須以國家的法律法規為準繩,在國家的規章制度范圍內,制定本企業切實可行的財務內控制度。這是企業建立內控制度體系的基礎,在大量的違法違規的企業中,一則是因為不依法辦事,更重要的是因為企業財務內控制度本身就脫離了國家的規章制度,任意枉為,最后給國家給企業造成了損失,給社會帶來了不良影響。
2.整體性原則,就是指企業的財務內控制度必須充分涉及到企業財務會計工作的各個方面的控制,它既要符合企業的長期規劃,又要注重企業的短期目標,還要與企業的其他內控制度相互協調。我們在工作中通常存在著很多局限性或“近視癥”,往往就事論事,僅從財務單方面出發考慮問題,結果顧此失彼,與其他內控制度執行相互矛盾,或不受廣大干部職工的理解,而造成制度的“名存實亡”,因此,在建立財務內控制度體系時應把握全局,注重企業的整體實施效果。
3.針對性原則,是指內控制度的建立要根據企業的實際情況,針對企業財務會計工作中的薄弱環節,針對企業容易出現錯誤的細節,制定企業切實有效的內控制度,將各個環節和細節加以有效控制,以提高企的財務會計水平。目前我們很多企業沒有一套根據企業實際制定的財務會計制度與規范,從而造成會計工作薄弱,財務管理混亂。
4.一貫性原則,就是指企業的財務內控制度必須具有連續性和一致性,不能朝令夕致,隨時變動,否則就無法貫徹執行。我們在制定企業財務內控制度時,要高度重視這一點,要力求制度盡可能連續,保證會計工作的嚴肅性。
5.適應性原則,指企業財務內控制度應根據企業變化了的情況及財務會計專業的發展及社會發展狀況及時補充企業的財務內控制度。適應性可分為兩個方面,一方面是對外部的適應性,另一方面是對企業內部的適應。外部適應性是指企業的財務內控制度要適應國家的宏觀經濟發展,產業的發展和對企業競爭對手機制的適應。而內部適應性是指要適應企業本身的戰略規劃、發展規模和企業的現狀。企業要把握這兩個方面,制定適時適用的財務內控制度,并將企業財務會計水平向更高、更好的方向發展。
6.經濟性原則,是指企業的財務內控制度的建立要考慮成本效益原則,就是說在運用過程中,從經濟角度看必須是合理的。一項制度的制定是為控制企業的某些環節、關鍵點,并最終落實到提高企業管理水平及增加效益上,若違背了這個觀點,就變得得不償失。
7.適用性原則,是指企業財務內控制度應便于各部門、各職工實際運用,也就是說企業財務控制度的操作性要強,要切實可行。這是制定財務內控制度的一個關鍵點。企業內控制度的適應性可概括為“內容規范、易于理解、便于操作,靈活調整”。
8.發展性原則,制定企業財務內控制度要充分考慮宏觀政策和企業的發展,密切洞察競爭者的動向,制定出具有發展性或未來著眼點的規章制度。企業財務內控制度是企業的一項重要制度,它能促進企業財務會計水平的提高,為此,我們要具有戰略的高度把它引向更完備的發展方向。
內控體系的目標
企業財務內控制度是為企業的經營目標服務的,我們制定財務內控制度體系必須達到以下五個目標:1保證業務活動按照適當的授權進行。2保證所有交易事項以正確的金額,在恰當的會計期間及時記錄于適當的賬戶,使財務會計報告的編制符合有關財務會計制度和會計準則的要求。3保證對資產和記錄的接觸、處理均經過適當的授權。4保證賬面資產和實存資產定期核對相符。5保證財務會計監督的及時性和準確性。
內控體系控制的要點
企業的財務內控制度要達到服務于企業經營目標,要達到對經營活動的控制,必須使財務內控制度對每個環節進行控制,控制好各個要點。實行企業財務內部控制要實現以下要點:1.明確管理職責、縱向與橫向的監督關系;2.職責分工,權利分割,相互制約;3.交易授權,建立恰當的審批手續;4.設計并使用適當的憑證和記錄;5.資產接觸與記錄使用的授權;6.資產和記錄的保管制度;7.獨立稽核,例行的復核與自動的查對;8.制訂和執行恰當的會計方法和程序;9.工作輪換;10.獨立檢查,包括外部和內部審計等。
內控體系框架
在國家有關法律法規的指導下,在解決了企業財務內控制度體系建立的前提下,按照企業內控制度建立的原則、目標、要點的要求,企業應建立起本單位的完備的財務內控制度體系。我認為企業財務內控制度體系應包括以下七個方面的基本財務會計控制制度:
1.可靠的憑證制度;2.完整的簿記制度;3.嚴格的核對制度;4.合理的會計政策和會計程序;5.科學的預算制度;6.定期的資產盤點制度;7.適時適用的監督考核制。
具體地講,財務內控制度體系框架可分為以下五個方面:
(一)原則性的財務、會計制度
1.會計核算制度:
(1)會計核算的體制;(2)主要會計政策;(3)會計科目名稱和編號;(4)會計科目使用說明;(5)會計報表種類及其格式;(6)會計報表編制說明(附注)。
2.財務管理制度:
(1)企業內部財務管理體制;(2)貨幣資金管理;(3)往來結算管理;(4)存貨管理;(5)短期、長期投資管理;(6)固定資產管理;(7)在建工程管理;(8)無形資產、遞延資產管理;(9)其他資產管理;(10)銷售收入管理;(11)成本費用管理;(12)盈利及分配管理;(13)財務會計報告與財務評價管理。
(二)綜合性管理制度
1.賬務處理程序制度(對會計核算基本流程,有關會計事項處理的必需手續以及具體操作規范作出規定);2.財務預算管理制度;3.會計稽核制度;4.內部牽制制度(根據需要,對會計核算中需強調的內部牽制、制約程序作出集中的規定);5.財產清查制度;6.財務分析制度;7.會計檔案管理辦法;8.會計電算化管理辦法;9.對子(分)公司等所屬單位的財務會計管理辦法。
(三)財務收支審批報告制度
1.財務收支審批管理辦法;2.重大資本性支出審批與授權審批制度;3.重大費用支出審批與授權審批制度;4.財務重大事項報告制度。
(四)財務機構與人員管理制度
1.財務管理分級負責制;2.會計核算組織形式;3.會計人員崗位責任制;4.內部會計人員管理辦法(含會計工作崗位輪換管理辦法、會計人員委派管理辦法等);5.對違反財經紀律及企業財會規章制度事項的處罰規定。
我國于2009年7月1日起在全國上市公司范圍內實施了《企業內部控制基本規范》、《企業內部控制評價指引》和《企業內部控制審計指引》等一系列規范性文件,但對于大多數中小企業來說,尚未建立一套健全的企業內部控制機制。物業管理行業作為一個新興的行業,在制度建設方面,現行的物業財務管理法律規范主要有:《城市新建住宅小區物業管理服務收費暫行辦法》、《物業企業財務管理規范》、《住宅共用部位共同設施設備維修基金管理辦法》等行業規范。從制度上看物業管理行業內部沒有形成完善的財務內部控制制度,企業內部也沒有形成有效的內控制度體系。
在這樣不完善的內部控制體系下的物業企業,規模比較小,業務活動涉及的資金量比較少,使得許多管理人員認為沒有必要花費大量人力、物力、財力設立專門的財務內部控制機構,建立專門的內部控制制度。而事實上,有效的物業財務內部控制制度是企業各項活動更加有效、有序進行的基礎。這個行業的業務資金量雖小,但業務活動比較復雜,因此,有必要建立完善的物業企業財務內部控制制度。企業缺乏合理的預算模式。企業財務預算是指導企業資產合理使用的重要環節,預算編制的合理與否會直接影響到企業財務內部控制的效果。[4]我國目前大多數的物業管理企業規模比較小,在企業內部沒有建立合理的預算組織結構與預算體系。雖然有些企業建立了財務預算機制,但企業預算管理缺乏一定的規范性,具體編制預算時,仍然存在著很多問題。大多數企業由于沒有對預算進行合理的評價與分析,在預算的執行過程中企業對資金的使用效率沒有明顯的提高,企業預算內容與結果的真實性也有所降低。
第一,建立與完善物業企業財務內部控制制度。針對目前物業企業財務內部控制存在的問題,國家相關部門應依據現有的法律法規及地方出臺的相關政策,著眼行業健康可持續發展,建立相應的行業標準;各物業企業應依國家規定,結合行業特點,建立適合自身特點的財務內部控制體系使物業企業財務內部控制有制度可依。同時,企業應建立與之相應的,適合企業特點的財務內部控制組織機構,確保內部控制制度的落實,并使內部控制制度與企業財務管理的其他環節有機結合,及時發現并解決企業存在的問題。
第二,提高物業企業管理人員財務內部控制意識。企業的管理人員是企業的中堅力量,管理人員的素質直接影響到企業的長遠發展,企業財務管理作為企業管理的重要內容關系到企業的各個環節,因此企業管理層應不斷提高自身素質,接受并運用新的財務管理理念。企業的財務人員是執行財務內部控制的重要人員,由于其特殊身份及責任,企業應注重對專業技術隊伍培養,加強其繼續教育與培訓,使他們具備建立企業財務內部控制機制,實施企業內部控制制度的素質,并具備在實踐中不斷總結與創新的能力。
第三,建立適合物業管理企業的財務預算體系。物業管理企業財務預算是指物業管理企業在預測、決策的基礎上,以數量和金額的形式反映企業未來一定時期內經營、投資、財務等活動的具體計劃,為實現企業目標對各種資源和企業活動的詳細安排。全面合理的財務預算是財務內部控制中目標管理的有效手段。它不僅僅是一種單純的管理方法,也是一種具有戰略性的,全員參與的管理機制。企業通過實施財務預算可以實現三個目的:首先企業通過實施預算可以將預算指標與實際指標進行對比,及時發現企業在運營中的問題,采取相應的措施,使企業達到預算目標;其次財務預算可以使企業對各個部門進行統籌安排,各個部門之間的關系更加協調;同時預算可以作為企業業績考核的標準,預算的執行情況最終可以成為企業對各個部門與責任人考核的依據。[5]