檔案信息化論文范文

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第1篇

（一）檔案信息制度不健全帶來的信息安全隱患

在檔案信息化突飛猛進(jìn)的背景下，相關(guān)的檔案信息安全管理制度卻未及時地建立起來，給別有用心的人竊取和不當(dāng)利用檔案信息以可乘之機，嚴(yán)重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因為認(rèn)為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護(hù)制度和保密意識，沒有對咨詢?nèi)说膫€人信息進(jìn)行必要的屏蔽和處理，可能會造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權(quán)。再比如，有的地市住房公積金管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由于缺乏相應(yīng)的安全制度和技術(shù)保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個人的收入狀況屬于個人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個人檔案信息的泄露。

（二）檔案網(wǎng)絡(luò)化管理帶來的信息安全隱患

網(wǎng)絡(luò)化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計算機感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風(fēng)險給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統(tǒng)，很可能會破壞檔案信息數(shù)據(jù)，甚至?xí)扇〈鄹摹⒈I竊、銷毀檔案數(shù)據(jù)的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲介質(zhì)為載體的電子數(shù)據(jù)檔案有其自身不可克服的缺點，如信息數(shù)據(jù)不夠穩(wěn)定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲設(shè)備更新速度很快，若不對檔案存儲設(shè)備以及相關(guān)的計算機硬件和軟件及時更新，解決數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換等問題，極易造成檔案數(shù)據(jù)丟失、毀損或無法順利讀取等情況發(fā)生。

（三）檔案管理造成的信息安全隱患

檔案信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識，還要精通互聯(lián)網(wǎng)知識、計算機和相應(yīng)檔案管理軟件的操作方法。但是，當(dāng)前檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識更新不夠及時，仍然拘泥于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對信息化的檔案管理可能會感覺力不從心。因為對檔案管理設(shè)備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數(shù)據(jù)意外刪除等丟失毀損情況，構(gòu)成檔案信息的安全隱患。

二、加強檔案信息安全的舉措

（一）加強制度建設(shè)，提高檔案安全管理意識

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案信息安全管理的重要性，制定相應(yīng)的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責(zé)任承諾書，安排專門檔案管理人員對所有檔案信息進(jìn)行保密管理，規(guī)范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時，要完善檔案信息安全防范機制，嚴(yán)格禁止其他計算機對檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，的計算機要設(shè)置專用密碼，在轉(zhuǎn)為非計算機時要按照《保密法》的規(guī)定對存儲硬盤進(jìn)行拆除。

（二）不斷提高檔案安全管理技術(shù)，做好電子檔案的異質(zhì)備份工作

首先，提升檔案安全管理技術(shù)是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對管理檔案的計算機設(shè)備進(jìn)行殺毒軟件的升級，及時對病毒進(jìn)行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統(tǒng)。同時，定期對檔案管理設(shè)備如計算機設(shè)備、打印機、復(fù)印設(shè)備等進(jìn)行檢查，確保各種檔案管理設(shè)備的正常使用。其次，承載電子數(shù)據(jù)檔案的存儲設(shè)備有別于傳統(tǒng)的檔案載體文件，對它的讀取必須依靠必要的硬件設(shè)備和閱讀軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)，對這些電子文件檔案同時轉(zhuǎn)化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質(zhì)備份工作，就可以防止隨著技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)現(xiàn)有的電子檔案因為缺乏相應(yīng)的閱讀設(shè)備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質(zhì)備份的常見方法主要有：將網(wǎng)絡(luò)下載文件轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔；將紙質(zhì)文檔通過掃描等手段轉(zhuǎn)換成電子文檔；將現(xiàn)有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。

（三）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案安全防范意識

檔案管理的信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求，要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，建立形成梯隊的復(fù)合型檔案管理隊伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識以及相關(guān)的檔案管理法規(guī)，還要對計算機操作、互聯(lián)網(wǎng)知識等現(xiàn)代化的科技知識做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對檔案管理人員的配備、流入流出等規(guī)定嚴(yán)格的程序，明確各類管理人員的工作職責(zé)和違反規(guī)定造成檔案安全信息不當(dāng)泄露應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。要定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和檔案信息安全管理方面的培訓(xùn)，提高他們的安全防范意識和防范技能水平。

三、結(jié)語

第2篇

所謂的檔案信息化就是指在實際的檔案管理工作中，采用信息化的技術(shù)和手段，實現(xiàn)信息的共享，為檔案應(yīng)用著提供便利。同時做好檔案的開發(fā)和整理工作也是現(xiàn)如今社會發(fā)展的重要趨勢。網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)達(dá)成為檔案信息化建設(shè)的前提和條件，實現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化符合社會可持續(xù)發(fā)展的需求，同時還能夠提升社會服務(wù)的意識，加強服務(wù)力度。在進(jìn)行檔案信息化的過程中需要對相應(yīng)的制度，管理方式等進(jìn)行高度重視，同時做好檔案安全的防御工作也是一種企業(yè)或者是事業(yè)單位風(fēng)險評估的重要表現(xiàn)。保證檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性時提升企業(yè)信譽程度，樹立形象的重要因素。可見，在現(xiàn)如今的社會中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，加強保證意識具有一定的重要意義，也具有一定的必然性和可行性。

2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境和政策環(huán)境

2.1檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境

從檔案信息化的進(jìn)程上看，其技術(shù)環(huán)境主要是包括計算機網(wǎng)絡(luò)的普及以及各種辦公方式的優(yōu)化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲和利用工作是實現(xiàn)檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)，在各個關(guān)節(jié)中都需要將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中。所以說，各種技術(shù)設(shè)備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進(jìn)程。另外，還需要提供良好的硬件設(shè)施，實現(xiàn)檔案信息的資源共享工作，同時保證檔案信息傳遞的快速和便捷。

2.2檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境

由于檔案管理的信息化實現(xiàn)給檔案管理工作帶來較多的便利，因此，國家對這一問題加強了重視。在相關(guān)的法律法規(guī)中提到了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。這些舉措都是為檔案信息化創(chuàng)設(shè)一個相對比較公平且開放的環(huán)境，使得檔案信息能夠發(fā)揮自身的優(yōu)勢作用，實現(xiàn)全國性和規(guī)范性的特點。另外，檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性特點也需要科學(xué)的政策環(huán)境作為背景，各級單位或者是機關(guān)等都應(yīng)該充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)資源實現(xiàn)檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來越受到人們的高度重視，在實際的應(yīng)用中，需要保證應(yīng)用的快捷性。

3電子檔案信息管理存在的安全問題

檔案管理的安全問題直接影響到檔案管理機構(gòu)的機密或者是相應(yīng)工作的進(jìn)展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現(xiàn)的眾多問題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現(xiàn)的問題比較嚴(yán)重，其中包括以下幾個方面。

3.1物理安全問題

物理安全問題是檔案信息化中最為主要的問題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環(huán)境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應(yīng)的范圍內(nèi)。盡量避免出現(xiàn)消磁，毀壞會這是盜竊的問題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現(xiàn)破壞的可能性主要有表現(xiàn)在兩個方面，第一是計算機自身的軟件和硬件方面的問題，另一方面則是人為因素。可見保護(hù)電子檔案的安全性需要做好輻射的防護(hù)，提升工作人員的操作技能等等。

3.2軟件安全

軟件是計算機系統(tǒng)的重要組成部分，只有保證軟件的安全問題才能實現(xiàn)檔案信息的正常運行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個方面，要在運行的過程中嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定來進(jìn)行，同時對軟件的使用權(quán)限進(jìn)行控制，同時還需要對電子檔案進(jìn)行歸檔和整理，避免黑客對檔案信息進(jìn)行拷貝和篡改。

3.3數(shù)據(jù)安全問題

數(shù)據(jù)安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護(hù)就是要保證信息不被泄露。同時在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對數(shù)據(jù)安全問題的重視。為了保證安全問題，需要將檔案信息進(jìn)行備份處理。通過科學(xué)的介質(zhì)來進(jìn)行傳遞，提高其利用程度。還可以根據(jù)檔案信息的使用頻率來設(shè)置權(quán)限，這樣才能保證檔案信息的數(shù)據(jù)安全問題。

3.4網(wǎng)絡(luò)安全問題

在計算機系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，可能會受到網(wǎng)絡(luò)節(jié)點的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，對于檔案信息的安全程度也會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而且網(wǎng)絡(luò)問題的出現(xiàn)也會造成其他問題的產(chǎn)生，所以需要根據(jù)電子信息檔案的相關(guān)內(nèi)容以及應(yīng)用的特點來設(shè)置相應(yīng)的防火墻結(jié)構(gòu)，做好安全技術(shù)的推廣，對網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行嚴(yán)格地控制。在此過程中需要將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作落到實處，選擇專業(yè)的工作人員來進(jìn)行這一工作。

3.4.1單位的安全防范意識要加強

改進(jìn)服務(wù)的方式增加新的舉措，提高創(chuàng)新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強安全性防范，在共享電子檔案信息的同時注意信息流失，除了給計算機各類用戶提供計算機網(wǎng)絡(luò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，在技術(shù)時上要加強管理，最終做到信息服務(wù)的最優(yōu)化。

3.4.2重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)

在提供了高效便捷的服務(wù)下，我們還要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)。對那些突發(fā)性的災(zāi)難，在安全上要有積極的應(yīng)對措施，并最終達(dá)到綜合性和智能化的電子檔案管理。

4結(jié)束語

第3篇

在檔案信息化建設(shè)過程中,首先要對現(xiàn)存檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范,便于檢索利用,對其歸類,并根據(jù)電子信息技術(shù)的進(jìn)步,更新軟件,設(shè)置防火墻,進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力,檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業(yè)務(wù)知識。但在目前高校重視教學(xué)、科研的情況下,學(xué)校很少會把檔案管理視為重點,去培育優(yōu)秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。

2對策及措施

2.1加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點,指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運行、管理及維護(hù)工作,使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。

2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高校檔案業(yè)務(wù)要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機及掃描儀等設(shè)備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,加大資金投入力度,是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3加強檔案信息源建設(shè),完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給與各部門權(quán)限,使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件,并注明處理意見,只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作。或者檔案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù),有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化,保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源,構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。同時充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。