檔案管理準則范文

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第1篇

1、會計檔案監督機制不健全

會計工作是企業發展運營中的關鍵步驟，然而根據調查我們發現，目前我國會計檔案監督機制并不健全，主要表現在會計信息披露過程中政府監管不足，準則、法規的執行監督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業素質的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業目前還沒有形成有效的監督機制，再加上企業內部監督機制不完善、領導不重視等，使得內部機制不健全，會計基礎工作比較薄弱。在新會計準則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統存在安全隱患

在當今時代，科學技術迅速發展，網絡已經逐漸普及，電子計算機已經成為企業會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業會計軟件等主要是在市場上進行購買然后進行有關調試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準則，《會計準則第33號合并財務報表》、《企業會計準則第9號職工薪酬準則》、《企業會計準則第30號財務報表列報會計準則》等，都對會計數據進行了針對性的要求，可見新會計準則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網絡安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴峻。

二、新會計準則下加強會計檔案管理的措施

1、不斷改善手段，加強會計檔案信息的真實性、可靠性

會計檔案信息失真是指會計主體通過弄虛作假、舞弊等手段對外提供的會計檔案信息無法真實的反映企業的財務狀況。信息化時代，會計信息安全隱患一直是會計檔案管理中的重要問題。2014年修訂與的新會計準則中我們可以看到，財務報表、薪酬準則等成為修訂的主要方面，這些方面會計信息主要是通過數據、報表進行信息記錄的，因此對于會計檔案信息的真實性、可靠性有了更加嚴格的要求。在新時期，加強會計軟件的開發、加強電子信息系統安全防護墻的改善等成為企業會計檔案信息真實性、可靠性的主要保障。公允價值量也是2014年新修訂與的會計準則中的重點，公允價值量涉及到了存貨、固定資產、無形資產、生物資產、資產減值、長期股權投資等科目的有效核算，使用公允價值量進行企業資產與負債的估量，可以幫助信息使用者根據當下情況做出正確的經濟決策。這些新的檔案信息成為新會計準則下檔案信息管理中的主要部分，因此不斷加強檔案管理人員的責任心，加強新的電子計算機系統與會計軟件的有效開發，對于企業檔案管理有著重要的意義。

2、加強會計監督體系的建設，為會計檔案管理工作的開展提供保障

在目前新會計準則的指導下，結合當下企業的發展狀況以及我國社會經濟的發展現狀，保證會計檔案管理工作的順利開展需要國家、政府等部門的協助，加強會計監督體系的有效構建。新會計準則《企業會計第41號——在其他主體中權益的披露》中對于主體會計信息披露進行了明確的規定有助于促進會計信息的透明，有助于加強對于會計檔案的監督。在新會計準則指導下不斷的完善會計規范體系，完善規章制度，加強對于會計檔案的有效監督，有助于促進會計檔案管理工作的有效開展。

三、結束語

第2篇

當前，由于低碳經濟理念才剛出現不久，這使得我國建立的檔案管理保障體系中沒有涵蓋這一理念，所以也沒有建立專門的環境檔案管理準則、標準，在已經建立的制度和相關法律法規中也很少涉及環境問題，有關環境檔案信息和管理體系的制度規范也不完善。這一情況使得我國檔案發展受到了較大的阻礙，檔案信息的交流局限在一個較小的范圍，不僅使得我國的環境檔案管理工作無法緊跟時代需求，還導致我國的環保工作很難取得較好的效果，無法實現國際交流與合作，致使我國的環境保護工作很難被國際認同，也很難達到國際水平，在一些環保機構和發達國家看來，我國仍處于一種污染避難所的現狀；二是沒有建立健全完善的環境檔案管理操作體系與支撐體系。

現階段，我國對環境檔案管理要素的認識仍不夠全面，所以也就缺乏與之相關的原則與準則。使得我國各地之間對于環境檔案信息披露內容的范圍、程度以及形式方面均存在差異，缺乏統一有效的規范，大部分企業在處理環境檔案信息都存在高調面對、低調處理的情況，通過這樣的方式來盡量降低披露出的環境檔案信息對企業自身所造成的不利影響，從而致使環境檔案信息的真實性、可靠性缺乏保障。

2、低碳經濟背景下的環境檔案管理要求

2.1建立健全完善的環境檔案管理保障體系

當前，我國現行的檔案管理工作規范以及檔案法律法規中都缺乏環境方面的內容，所以，為了符合低碳經濟背景下對檔案管理工作的要求，應結合我國檔案的實際發展情況，修改檔案管理方面的法律法規和工作規范，環境方面的內容納入其中，通過法律法規來明確保障環境檔案管理地位與作用，從而為建立健全完善的環境檔案管理保障體系奠定堅實的基礎。除此之外，還應不斷完善環境法規保障體系和環境保護相關政策，并以此建立科學的生態環境評價體系。

2.2建立健全完善的環境檔案管理操作體系

當前，我國現行的檔案管理操作體系明顯不適應低碳經濟背景下的環境檔案管理要求。因此，國家檔案管理部門必須革新檔案管理操作體系，通過借鑒國外先進經驗，結合我國檔案管理現狀，圍繞低碳經濟背景下對環境檔案管理的要求，構建一個新的健全完善的環境檔案管理操作體系。通過這個新的健全完善的環境檔案管理操作體系，來指導和規范環境檔案管理工作，同時針對環境檔案信息披露狀況，建立有效的監督體系并制定嚴格的審核機制，以此監督和審核環境檔案信息的真實性、可靠性、合法性、全面性。

2.3創新齊抓共管體系

建立的環境檔案管理制度要想得到具體落實和執行離不開政府部門的監督指導。因此，政府相關部門應通力合作，針對環境檔案管理情況制定一系列相關制度、準則、標準，以此為環境檔案管理工作的順利進行與完成提供可靠的保障。此外，政府各部門還應根據建立的環境檔案管理制度出臺相應的規章和措施，對環境檔案信息披露作出基礎規定，制定嚴格的懲罰措施，一旦發現有違反環境檔案管理的行為按照制定的懲罰措施嚴懲不貸，以此使得環境檔案管理實現制度化、科學化和規范化。

3、環境檔案管理未來發展趨勢

低碳經濟背景下的環境檔案管理未來發展趨勢必然是全面實現電子化信息化。實現電子化信息化的環境檔案管理，不僅有助于提高檔案管理工作質量與效率，還有助于提高企業的檔案管理水平，同時亦是時展的必然結果。環境檔案管理工作只有電子化信息化才能更好的符合低碳經濟背景下的發展需求。而環境檔案管理電子化信息化的核心就是電子文件歸檔，相較于傳統紙質文件歸檔，電子歸檔具有存儲查閱方便、不會出現檔案資料破損情況且檔案信息安全性高的特點，在電子歸檔中確保檔案信息真實、完整、安全非常重要。環境檔案管理工作電子化信息化避免了傳統紙質檔案中容易發生的問題，還提高了環境檔案的利用價值和安全性，真正實現了環境檔案信息資源共享，使得我國環境檔案管理與國際接軌。可以預見的是，隨著電子化信息化的全面普及和飛速發展，實現環境檔案管理電子化信息化是檔案管理未來發展的必然趨勢。

4、結語

第3篇

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好實驗室規范。檔案管理工作是GLP管理體系中重要的組成部分。通過結合該類機構的檔案管理工作，本文介紹了GLP實驗室中的電子檔案及標本檔案管理的方法，以為其他同類實驗室提供一些幫助。

[關鍵詞]GLP；檔案；標本；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準則要求的，隨著信息技術的迅猛發展，計算機被應用到了各個領域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標本檔案的管理也不同于紙質檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關于電子檔案及干濕標本檔案的管理。

1 檔案管理中在GLP準則下，檔案管理應具備的基本要求

1.1 操作規程

結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，并參考行業標準與檔案管理國家標準，再加上符合各類GLP準則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復程序等。

1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求

試驗機構負責人需要準備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責時，需要候補管理員代其履行相應職責。檔案管理人員在上崗前需要嚴格遵守系統的GLP準則進行培訓，考核通過后方可正式上崗。

2 電子檔案的管理

2.1 電子數據的來源

在GLP試驗室中，電子數據主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準、臟器重量、解剖所見以及組織學所見等數據，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質譜等產生的數據。

2.2 電子數據的存儲介質

電子數據的存儲介質包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。

2.3 電子檔案的檢驗與接收

送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應對歸檔的每套介質及其技術環境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。

2.4 電子數據的保管要求

（1）歸檔介質應作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。

（2）單片介質應裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導致介質損壞。

（3）存放時應遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。

（4）環境溫度應控制在17℃～20℃。相對濕度應控制在35%～45%。

2.5 有效性保證

（1）檔案員每年均應對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術的發展非常迅速，應用目前的設備，相關人員是可以讀取存儲器中的數據，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設備的不斷更新，用新的設備有可能無法再次讀取數據，因此電子記錄的保存應確保在存檔期限內是可以有效讀取的。當設備環境更新時，應先確認檔案室內的介質與新設備的兼容性；如果不兼容，應進行歸檔電子檔案的介質轉換工作，原介質仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質，清除后重復使用，不可清除內容的介質應按保密的要求進行處置。

（2）對磁性介質每滿2年的、光盤每滿4年的，應進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應不低于電子檔案總體的20%，如發現問題應及時按照SOP采取恢復措施，并形成原始記錄。

（3）對磁性介質上的電子檔案，應每4年進行一次轉存。原介質同時保留時間應不少于4年。其轉移過程應形成原始記錄，并驗證記錄轉移的完整性及其準確性。如果無法將記錄轉移至另一電子存儲介質中，可將其打印成為紙質記錄。電子檔案的紙質拷貝是檔案保存的方法之一。

2.6 電子檔案的使用

電子檔案封存后不應外借，未經機構負責人批準不允許擅自復制電子檔案。需使用時，應使用拷貝件并遵守中心的保密規定。使用者對電子檔案的使用應在權限規定的范圍內。

作為檔案員應不斷提升自我的學習能力，時代在不斷進步，也將會產生更多的電子檔案，如果沒有相應的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風險。保護措施的實施應能確保電子記錄在存檔期限內的完整性以及可獲得性。

3 干濕標本的管理

3.1 干濕標本的來源

干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。

3.2 干濕標本的接收

檔案員根據歸檔清單逐項核對內容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應的記錄。

3.3 干濕標本的儲存

儲存條件應確保質量、完整性不受損害，因此，應對干標本和濕標本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應定期檢查歸入檔案室的濕標本，防止有漏液現象的發生，如有漏液現象的發生應依據機構內的相應SOP進行操作，并形成記錄。依據OECD GLP準則，標本應保存到無法進行質量評價。

3.4 干濕標本的借閱

干濕標本的借閱不同于紙質檔案的借閱，借用人應填寫借用記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，檔案員方可提供相應標本，在檔案員的監督下進行查閱，因為干濕標本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內必須要借出檔案室，經過機構負責人批準后，檔案員方可提供，同時應由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應萬分小心，嚴防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。

3.5 防蟲害管理

檔案室應放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發霉、蟲蛀等現象。

3.6 干濕標本的處理

如果干濕標本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經機構負責人批準后，委托方必須簽字確認。如果干濕標本超過保管期限后，經機構負責人批準，應返還給委托方，經過溝通，如果委托方不想保留時，由機構統一處理。銷毀時應委托專業公司進行處理，防止造成環境污染。

4 結 語

檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產和溯源的關鍵。作為檔案員應嚴按照GLP準則進行電子檔案及標本檔案的管理。

主要參考文獻

[1]陳鐵春，蔡磊明，等.經濟合作與發展組織良好實驗室規范準則與管理系列（修訂版）[M].北京：化學工業出版社，2008.