檔案管理認(rèn)知范文

前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)檔案管理認(rèn)知文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

關(guān)鍵詞：電子文件；定義；特點(diǎn)；管理

1 電子文件定義

在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等，具有文件的各種屬性，特別是具備特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。

2 電子文件特點(diǎn)

從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下幾個特點(diǎn)：

2.1 電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，它必須借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.2 電子文件還可以通過手機(jī)、計(jì)算機(jī)、存儲卡、網(wǎng)絡(luò)等硬件、軟件迅速地處理和傳遞。

2.3 電子文件可由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，不受時間和距離的影響。

2.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3 如何做好電子文件檔案管理工作

3.1 首先解決電子文件的分類問題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。我們可以按照不同公司、部門或時間先后順序?qū)﹄娮游募诸悺１热纾荷舷录壒尽⒏髯圆块T、文件錄入者的姓名、以及發(fā)文年月日等等加以區(qū)別，給予每個文件的制發(fā)單位一個獨(dú)立的數(shù)碼。可參照國家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財(cái)會文件類、人事文件類等。

3.2 確保檔案部門所保管電子文件的原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等。

可自動化辦公的電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，常常被修改、復(fù)制，這就要求檔案部門通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)；檔案部門也將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。

3.3 解決好電子文件的保管儲藏問題

隨著信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電子文件應(yīng)運(yùn)而生。如何確保電子文件的存儲安全？需要做好以下三項(xiàng)工作。

3.3.1 傳統(tǒng)的電子文件存儲介質(zhì)有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等，所以電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，充分考慮環(huán)境、誤操作等對電子檔案的傷害，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，確保電子檔案的安全可靠。

3.3.2 必須每年一次對電子檔案進(jìn)行定期檢測，包括：確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形以及載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，電子檔案的拷貝（并將原件與拷貝件同時保存一段時間）。以確保電子檔案信息的可靠性、安全性。

3.3.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)新技術(shù)層出不窮，如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項(xiàng)技術(shù)過時，都會影響她的讀取。在電子文件的保存管理工作中，必須采取有效的技術(shù)策略：技術(shù)保存、仿真、遷移與標(biāo)準(zhǔn)化，保障電子文件能夠隨時及永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

3.4 檔案管理人員要有較高的業(yè)務(wù)知識和政治素質(zhì)

現(xiàn)代社會已進(jìn)入信息時代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對其信息性的認(rèn)識程度，提高辯別水平和處理能力，適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。尤其是做好以下三個方面：

3.4.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時展的復(fù)合型人才。

3.4.2 政治素質(zhì)。檔案人員要做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點(diǎn)，加強(qiáng)政治紀(jì)律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀(jì)律貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)守黨和國家、公司的機(jī)密，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系！

第2篇

設(shè)備的綜合管理理論要求對設(shè)備的一生即設(shè)計(jì)、制造、購置、安裝、使用、維修、改造直至報(bào)廢進(jìn)行系統(tǒng)管理，以求得經(jīng)濟(jì)的設(shè)備壽命周期費(fèi)用，并達(dá)到提高設(shè)備綜合效率的目的。搞好設(shè)備的綜合管理就必須將足夠的、有效的、高質(zhì)量的各種設(shè)備管理信息，提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)、計(jì)劃和維修人員使用。這些信息的來源是靠企業(yè)的管理人員從各種渠道以各種方式收集，整理存放起來就成了設(shè)備檔案。設(shè)備檔案工作對企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展起到了不可低估的作用。

設(shè)備檔案主要包括:市場調(diào)查資料、購置設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性分析文件、設(shè)備的購置合同、設(shè)備的驗(yàn)收及安裝調(diào)試記錄、設(shè)備的功能和工藝性能資料、設(shè)備的維修記錄、設(shè)備的故障記錄、備件狀況記錄、狀況記錄、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)的動態(tài)技術(shù)指標(biāo)等等。但在實(shí)際操作中我們往往容易忽略其中的一些問題。

在本次改擴(kuò)建工程中，我們嚴(yán)格按照設(shè)備綜合管理及工程竣工驗(yàn)收文件的具體要求，從一開始就建立了設(shè)備購置檔案，把市場調(diào)查資料、購置設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析文件(如詢價(jià)書等)、設(shè)備的購里合同等均存入檔案，為以后的工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為設(shè)備購置決策提供有用的信息服務(wù)。以前我們忽略了這方面的資料歸檔，給工程技術(shù)人員及采購人員以及領(lǐng)導(dǎo)查看造成了不便，而從企業(yè)的實(shí)際和長遠(yuǎn)發(fā)展來看，保存這部分檔案資料不僅必要而且非常重要。

設(shè)備的開箱驗(yàn)收是設(shè)備前期管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)。主機(jī)及附件的到貨情況、說明書與技術(shù)資料是否齊全、裝箱單是否相符等情況都是在開箱驗(yàn)收中才能得到的資料。這些資料是設(shè)備檔案中必不可少的一部分，對于進(jìn)口設(shè)備來說更為重要，這是向外商提出因質(zhì)量問題索賠的依據(jù)。我廠改擴(kuò)建工程合成氨裝置中的二段轉(zhuǎn)化爐即為引進(jìn)國外的技術(shù)，使用不到二年?duì)t壁燒塌，由于設(shè)備沒達(dá)到使用說明書中規(guī)定的性能要求，提出向外商索賠100萬元，使二段爐在短時間內(nèi)恢復(fù)生產(chǎn)，減少了停產(chǎn)損失，即為實(shí)例。

設(shè)備的安裝調(diào)試是評價(jià)設(shè)備是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求的重要工作，實(shí)際上也是對生產(chǎn)廠家產(chǎn)品質(zhì)量的一個考核。安裝的基礎(chǔ)資料、安裝記錄、試車記錄等等資料可為生產(chǎn)廠家提供質(zhì)量信息反饋，在提高設(shè)備生產(chǎn)質(zhì)金方面起到重要作用。這是設(shè)備一生綜合管理的重要環(huán)節(jié)，以往我廠對這部分資料整理的不齊全。

安裝精度復(fù)驗(yàn)、試車情況記錄、也是設(shè)備檔案中的重要資料。

設(shè)備安裝后的工作精度應(yīng)與設(shè)備設(shè)計(jì)的工作精度相符，不符時應(yīng)該分清是屬于設(shè)備質(zhì)量問題還是安裝質(zhì)食問題，并及時給予處理。我們在改擴(kuò)建工程中對大型壓縮機(jī)的安裝就十分重視此問題，這些資料更是設(shè)備檔案中的重要內(nèi)容。

第3篇

【關(guān)鍵詞】社會轉(zhuǎn)型時期；人事檔案管理；制度改革與創(chuàng)新

我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉(xiāng)戶籍以及土地所有制等為代表的社會身份登記制度。然而在當(dāng)前社會轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時期，一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對于個人的信息獲取還做不到“快、精、準(zhǔn)”。另一方面，人才流動的頻率越來越頻繁，事業(yè)機(jī)關(guān)單位引進(jìn)企業(yè)人才致使企業(yè)人才流向事業(yè)機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)象越來越多，而現(xiàn)有的人事檔案管理制度限制了人才流動，并出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內(nèi)容陳舊單一等現(xiàn)象，不僅影響其作用的發(fā)揮，還影響了人事檔案管理的真實(shí)性和權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國人力資源管理工作的正常有序進(jìn)行。因此人事檔案管理制度改革勢在必行。

一、當(dāng)前人事檔案管理制度存在的問題

（一）對人事檔案管理的不重視。

人事檔案管理工作反映了一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及社會活動等各項(xiàng)內(nèi)容的信息材料，均是以個人為單位保存下來的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)等機(jī)構(gòu)考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國家規(guī)定對人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔以及管理利用的過程。當(dāng)前很多人對于人事檔案管理的認(rèn)識出現(xiàn)了一些認(rèn)知方面的偏差，從而出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現(xiàn)象。另外，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展人口流動的次數(shù)越來越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來了很大的難度。

（二）人事檔案的信息化水平低。

在當(dāng)今信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活的各個領(lǐng)域。但是人事檔案信息化建設(shè)的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過去的紙質(zhì)檔案記錄，只對部分人事檔案實(shí)現(xiàn)了電子化管理，對于很多人事檔案的資料檢索、調(diào)閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒有建立起現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫，這在很大程度上導(dǎo)致人事檔案信息的利用率低，沒有發(fā)揮出人事檔案管理應(yīng)有的作用。

二、社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作是對一個人的社會活動進(jìn)行真實(shí)的記錄，加強(qiáng)人事檔案管理工作是為了更好地維護(hù)事業(yè)單位人才的合法權(quán)益。針對當(dāng)前人們對人事檔案管理工作方面存在的認(rèn)識偏差，人事檔案管理部門必須要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對人事檔案管理的正確認(rèn)識，從而促進(jìn)人事檔案管理資源的收集、保管、開發(fā)以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學(xué)習(xí)新知識和新技能，掌握現(xiàn)代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進(jìn)掃描儀、復(fù)印機(jī)以及打印機(jī)等相關(guān)的硬件設(shè)備，為人事檔案的數(shù)字化建設(shè)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門別類存儲好，進(jìn)而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項(xiàng)報(bào)告必核，注重對干部實(shí)際工作能力的考察，進(jìn)而全面選擇那些專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實(shí)性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進(jìn)行摸底與核實(shí)，為國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)用人單位提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)參考。

（三）將人事檔案管理納入個人信用體系的建設(shè)中。

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)制度的不斷建立，事業(yè)單位也進(jìn)行了一系列的創(chuàng)新與變革，很多事業(yè)單位開始逐漸市場化。在當(dāng)下社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案還應(yīng)該與社會主義市場經(jīng)濟(jì)的個人信用體系聯(lián)系起來，將個人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實(shí)反映出來，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會保障局正在積極探索人社信用體系建設(shè)，將社會流動人員的人事檔案管理納入到社會信用體系中，并制定了《流動人員人事檔案管理服務(wù)中開展社會信用體系建設(shè)試點(diǎn)實(shí)施意見》，要求全市人才交流服務(wù)中心，加快信用體系建設(shè)，制定信用信息目錄以保護(hù)個人資料，推廣職業(yè)信用報(bào)告以加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，這對于推動我國個人信用體系建設(shè)以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。

三、結(jié)束語

當(dāng)前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案管理直接關(guān)系到我國人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設(shè)、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展要求。

【參考文獻(xiàn)】

[1]曲方.論社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì),2016(26):1546.