智慧檔案管理范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設(shè)計(jì)

智慧檔案是一個(gè)具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個(gè)管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級(jí)別進(jìn)行相應(yīng)的管理，以保證各層級(jí)管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實(shí)現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項(xiàng)功能對(duì)管理水平提升有著良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

1.1機(jī)構(gòu)檔案信息管理層。機(jī)構(gòu)檔案信息管理層主要是針對(duì)本單位的生產(chǎn)、銷售等活動(dòng)資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實(shí)性、有效性以及意義價(jià)值。1.2機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對(duì)檔案信息實(shí)施傳播的工作，將知識(shí)信息以及有使用價(jià)值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對(duì)捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時(shí)性的特點(diǎn)，并對(duì)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。1.3機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對(duì)信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價(jià)值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個(gè)層級(jí)的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實(shí)生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時(shí)檔案信息能力管理層級(jí)還需要負(fù)責(zé)解決實(shí)際問題，如現(xiàn)實(shí)生活生產(chǎn)中對(duì)信息種類的需要，各類信息之間蘊(yùn)藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機(jī)構(gòu)信息對(duì)照以及信息應(yīng)用價(jià)值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)實(shí)際上可以根據(jù)各機(jī)構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計(jì)，以保證檔案信息在機(jī)構(gòu)中能夠以有利用價(jià)值的地位出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理人員對(duì)自身工作崗位重要性的意識(shí)，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價(jià)值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計(jì)分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對(duì)來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。3.2檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對(duì)有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對(duì)較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對(duì)具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對(duì)性的開放模式，實(shí)施對(duì)某機(jī)構(gòu)在某時(shí)間段進(jìn)行保密信息開放，實(shí)現(xiàn)既能針對(duì)性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評(píng)介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評(píng)介、互操作功能的設(shè)計(jì)主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個(gè)幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效解答，同時(shí)也可以對(duì)系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。

用戶評(píng)介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺(tái)及時(shí)收到用戶的反饋信息，進(jìn)而對(duì)檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項(xiàng)功能還有另一個(gè)優(yōu)勢，就是在檢索信息時(shí)，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實(shí)現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。

作者:王冬梅

參考文獻(xiàn)

第2篇

[關(guān)鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號(hào)：2095-4085（2017）05-0146-02

1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念

檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等變成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。

1.1檔案目錄的數(shù)字化

（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。

（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號(hào)：以一件自然件或一組文件為一順序號(hào)；文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目內(nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間。

1.2實(shí)體檔案的圖文信息數(shù)字化

王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實(shí)現(xiàn)圖文信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、調(diào)閱、分析。

1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化

將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動(dòng)登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動(dòng)等檔案管理信息，通過計(jì)算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。

2實(shí)施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）

（1）設(shè)立專用的檔案儲(chǔ)藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實(shí)施過程根據(jù)檔案儲(chǔ)藏室面積，有重點(diǎn)、有步驟的實(shí)施，對(duì)使用頻率高的或重點(diǎn)工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲(chǔ)目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份。在整個(gè)流程中要注意幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

以作者所在項(xiàng)目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點(diǎn)建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實(shí)際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化完成的同時(shí)建立起完整的記錄，從而確保整個(gè)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)。

（2）掃描、編輯處理及存儲(chǔ)。數(shù)字化工程的實(shí)施重點(diǎn)是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時(shí)嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時(shí)調(diào)整亮度、對(duì)比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時(shí)生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個(gè)掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對(duì)影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時(shí)去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲(chǔ)。

3數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與安全是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的最終保障

當(dāng)今任何一種計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)都還不能實(shí)現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會(huì)遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計(jì)算機(jī)故障、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會(huì)遭到毀滅性的損失，因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點(diǎn)的存儲(chǔ)與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)地備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。

4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效

（1）提高了經(jīng)濟(jì)效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

第3篇

1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個(gè)層次：（1）機(jī)構(gòu)檔案信息管理。主要是對(duì)本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動(dòng)信息進(jìn)行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機(jī)構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時(shí)地捕捉檔案信息資源，并及時(shí)審核、歸檔并傳播，支持機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理。機(jī)構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個(gè)層級(jí)達(dá)到檔案為現(xiàn)實(shí)生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時(shí)，可以解決機(jī)構(gòu)需要什么樣的信息，機(jī)構(gòu)擁有什么樣的信息，機(jī)構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行對(duì)照等。

檔案機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，這樣能夠保證檔案機(jī)構(gòu)一方面保存本機(jī)構(gòu)重要信息的功能，同時(shí)還擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機(jī)構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。

2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會(huì)議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對(duì)簡單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進(jìn)行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對(duì)人力的耗費(fèi)較大，但是后期的加工成本會(huì)大大降低，同時(shí)可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對(duì)來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個(gè)新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識(shí)別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個(gè)計(jì)算機(jī)或者一個(gè)系統(tǒng)對(duì)另外一個(gè)計(jì)算機(jī)或者系統(tǒng)進(jìn)行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個(gè)升級(jí)到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會(huì)出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個(gè)新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨(dú)的模塊來使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索和擴(kuò)展，其中擴(kuò)展體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時(shí)將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識(shí)庫等運(yùn)用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。

3.2 檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。（1）建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時(shí)間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制、約束制度和傳播保護(hù)政策，即檔案的隱私性。支持機(jī)構(gòu)成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時(shí)還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進(jìn)行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進(jìn)行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時(shí)輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對(duì)選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個(gè)保密權(quán)限字段，從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始可以對(duì)機(jī)構(gòu)開放、從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始對(duì)社會(huì)開放的功能，這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的設(shè)置在檔案入庫的時(shí)候就根據(jù)其保密年限進(jìn)行設(shè)置。