采購管理自動化范文

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第1篇

【 關鍵詞 】 SAP；物采系統；融合銜接；數據對照轉換表；中間數據庫

1 前言

SAP與物采系統（中國石油物資采購管理信息系統）融合設計是為了解決集團公司及下屬地區公司、分公司SAP與物采系統采購數據傳遞的解決方案。融合銜接設計很好地聯接了SAP與物采系統，使SAP與物采系統得到了實時數據的傳遞。

通過解決方案，實現數據一次性錄入，多方共享，保證公司SAP系統、物采系統數據的完整性，滿足企業物資采購管理的需要。

2 SAP和物采系統介紹和問題

物采系統是中國石油天然氣集團公司開發的一套中國石油物資采購管理信息系統。物采系統就是為了滿足物資采購管理和采購交易為一體的業務管理需要，促進業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化，支撐“集中采購、分散操作”。實現中石油集團公司信息化的發展目標，在“一個全面、三個集中”要求下，按照中石油企業物資采購管理制度，為提高物資采購管理水平、開發的集成物資采購管理信息系統（簡稱物采系統）。

物采系統的應用范圍包括總部及所屬企事業單位和供應商。主要以采購供應鏈為主線，覆蓋采購管理和交易全過程，實現采購業務全流程、全覆蓋。業務分級授權管理，采購物資品質覆蓋中的60大類所有物資。架構包括了系統門戶、交易平臺、業務管理平臺、基礎管理平臺及決策支持平臺。

物采系統是基于i2采購交易軟件進行客戶化開發的，并與SAP、公共數據編碼平臺等系統通過企業服務總線（ESB）實現異構系統間有機集成。

SAP系統是國外一套先進的企業信息管理系統，而物采系統是根據B2B交易方式創建的物資采購管理信息系統，它是根據企業自身特點創建的一套物資采購管理信息系統。而SAP系統在物資采購方面功能不是特別突出，與企業自身物資采購特點也不是銜接得特別好。這就造成了在物資采購方面，企業只應用了主數據創建和維護、創建采購訂單、發票校驗、物資采購申請、貨源清單創建和維護這幾個功能。而物采系統主要功能就是在物資采購方面集中統一采購管理，特別突出采購方面功能，結合了企業物資采購管理自身特點。

物資采購管理信息系統主要功能包括了計劃管理、采購交易管理、合同管理、結算管理、物料管理、價格管理等相關功能。SAP系統和物采系統之間就好像SAP系統負責創建采購訂單、物資入庫與結算。而物采系統負責物資招標、供應商管理、價格管理、合同管理等功能，它主要突出了采購管理功能。

怎么樣才能更好地把SAP系統與物采系統這兩套設計功能不同的系統融合銜接到一起，組成一個完善的物資采購管理信息系統？

3 融合銜接流程設計

作為中國最大的跨地區集團公司，它下屬地區公司繁多，轉換數據量大，各個地區公司業務也有差異，所以不能簡單地使用SAP與物采系統接口轉換技術進行數據傳遞。為此經過調研特此進行了設計方案。

根據企業下屬地區公司繁多，需要轉換數據量大，各個地區公司業務有差異等特點采用在企業總部建立統一的數據管理系統，服務于SAP采購數據與物采系統數據形成對照及轉換；數據對照轉換表統一維護，只有一套對照轉換表，維護后自動保存到SAP和物采系統中。在物采系統進行采購計劃申請、采購、審批、采購談判、采購招標、采購訂單、訂單查詢等相關業務，當這些業務進行完成后，物采系統自動生成訂單。

當生成訂單的同時，根據數據對照轉換表在SAP系統中自動生成采購訂單，并且物采系統訂單和SAP系統采購訂單形成對應。而后由SAP系統進行采購訂單審批、入庫發貨、采購結算等后續的工作。通過“訂單轉化接口”物采系統實時向SAP系統轉換采購訂單。

通過上述方案，采購數據由物采系統錄入，傳遞到SAP系統中進行處理，保證了企業物資采購業務流程的完整性，加強了企業物資采購業務管理的需要。

而在SAP和物采系統的供應商和物資編碼都通過由編碼申請平臺申請要求進行申請，編碼申請平臺將申請下來的編碼同時傳遞到SAP和物采系統中。這樣就形成了編碼及物資單位的唯一性、一致性、及時性，更好 地保證了SAP和物采系統的融合銜接。而對這些編碼的管理全部由物采系統進行管理，并對供應商管理更加科學細化。

結合企業及下屬地區公司繁多、數據量大特點，在SAP與物采系統數據庫里分別建立了SAP與物采系統數據對照轉換表，根據數據對照轉換表建立了中間數據庫，從而進行物采系統訂單和SAP系統采購訂單字段之間相互轉換，保存到中間數據庫。如圖1所示。

數據對照轉換表主要保存在中間數據庫，數據對照轉化表主要根據SAP和物采系統數據形成一一對應的邏輯關系。數據對照轉換表主要包含主數據和訂單轉換表。物采系統根據數據對照轉換表把相關數據轉換成SAP系統所需要的數據，從而使SAP系統隨機生成采購訂單進行相關業務操作。然后SAP系統把創建的采購訂單業務操作完成后，在物采系統就可以進行采購訂單查詢等相關操作。

這樣就使SAP和物采系統的采購業務銜接在一起，使物資采購業務流程形成了完整性。加強了企業物資采購業務管理的需要，實現了管理與交易一體化的統一物資采購信息平臺，促進了物資采購業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化的要求。

4 結束語

通過SAP與物采系統融合銜接設計，很好的完善成了企業物資采購業務流程，使企業物資采購管理信息系統與SAP系統形成一體，實現了管理與交易一體化統一的信息平臺。很好地滿足了SAP與物采系統融合要求。通過SAP與物采系統融合銜接設計，它為今后一些系統的融合銜接提供思路，更重要的是也為今后其它系統與SAP系統的融合提供了參考與借鑒。

參考文獻

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第2篇

本院從2000年初期便已規劃了“本院實際的全面信息化管理系統”，但由于資金和人員等諸多方面的條件限制，公文和人力資源管理、采購和庫房管理、設備管理和標準及圖書資料管理一直未納入系統之中，隨著本院事業不斷發展，上述內容的管理對象越來越龐雜，因此急需開發一套對上述內容進行有效的、規范的、高效的管理辦法的自動化管理系統（office Automat ion System，也稱OA系統）。

OA系統主要是利用計算機、通信和自動控制等技術與設備。實現辦公業務的自動化，

它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段，大致經歷了三個階段：第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現化辦公設備。；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用了電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段的主要標志就是辦公過程中的網絡技術的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網絡，實現了文件的共享、網絡打印共享、網絡數據庫管理等工作。

目前，辦公自動化系統的版本很多，從軟件架構上分，即有傳統的基于局域網結構的

C/S（客戶端/服務器）架構軟件，也有利用現在網絡技術開發的基于Internet平臺 的B/S（瀏覽器/服務器）架構軟件，隨著網絡安全設備和網絡安全技術的進步，B/S架構軟件不但具有了傳統C/S架構軟件的安全特點，還因其部署簡單，后期維護量小而有逐漸替代傳統C/S架構軟件的趨勢，它們通過先進的網絡應用平臺，建設起安全的、可靠的、開放的、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統，對內為管理部門提供了現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平；實現各部日常業務工作的規范化、電子化、標準化、增強檔案部門公文檔案、人事檔案等檔案的可管理性；實現信息的在線查詢、借閱，最終實現“無紙”辦公；對外則進一步擴展了為單位之間或者組織之間的信息交流渠道，從而達到利用計算機系統來提高辦公效率，加快各種辦公業務流程處理速度的目的。

在件的功能上，市場上商品化的OA系統主要以公文管理為主，無法有效解決本院日常管理中所遇到的諸如設備計量管理、采購流程化歸一管理、標準有效期的管理、培訓的規范化管理等問題，因此一套符合本院工作和管理實際情況的OA系統便成了本院統合管理中所面臨的各種問題的最好解決辦法。

二、項目開展的難點

本次OA系統是在已有十年開發、完善檢驗管理系統的信息化工作經驗，但從系統開發的具體內容來看，由于檢驗管理系統主要是針對檢驗工作的管理、檢驗流程、環境設置等基礎設計工作在本院購置該軟件之前就已經形成，本院具體設計、開發的報告模塊的格式和內容絕大部分都是按照國家相關標準、規程做支撐。

OA系統的開發是對既有工作流程的數字化，因此系統設計必須以本院的實際工作模式為藍本，既要最大程度的忠實于本院的管理模式和管理流程，又要通過程序設備實現工作流程的規范，解決目前管理模式中人員操作所造成的管理偏差，這也意味著OA系統的設計要從工作流程和控制理念的設計開始，通過流程的優化和權限的設計實現整體的程序管理工作，并通過具體表單的設置來達到與本院質量管理系統和行政管理制度的統一。在具體實施過程中，所涉及的關鍵步驟主要包括權限設計、系統流程設計、表單設計、數據庫設計、程序開發、測試和再完善，在這些步驟中，需要本院做的關鍵和難點是權限設計和系統流程的設計。由于權限設計必需以系統流程設計為基礎，因此本項目開展的難點是系統流程設計。

三、工作流程的抽象化

1、系統總體框架設計

考慮到實際使用的方便性，OA系統的開發采用在現有檢驗管理系統的基礎上進行擴充的方式來實施，即將原有的檢驗管理系統功能設置為“檢驗報告管理模塊”，新開發的OA系統設置為辦公自動化管理模塊，并由這兩大模塊組成新的特種設備檢驗管理系統。

在OA模塊的子模塊設計上，根據具體開發內容設置了采購管理、培訓管理、公文管理、設備管理和圖書資料管理等五個功能模塊。

2、采購管理流程的抽象化

本院的采購管理執行本院質量管理體系中的《采購服務和供應品管理程序》。在實際工作中，質量技術部和院辦公室為本院采購工作的兩大主要執行部門。辦公用品及其它通用物品由辦公室負責采購。圖書由于涉及到標準的有效期管理等問題，由負責標準管理的質量技術部負責采購。設備類由于技術性和專業性都較強，因些一般由使用部門提出申請，由負責設備管理的質量技術部負責通過招標等方式進行采購。

3、設備管理流程的抽象化

本院的設備管理執行院質量管理體系中《儀器設備管理程序》。儀器設備管理的重點包括設備出入庫、設備配發、設備借用、計量檢定、日常維護等方面，其中儀器設備的計量檢定、維護保養是設備管理中的主要工作，在該模塊的設計中，采用了維護和檢定的預警、報警機制對這兩個環節進行管理，可有效減輕人工管理的壓力，提高管理的有效性。此外，設備借用、設備損壞、丟失等問題也是設備日常管理中常見的問題，在模型中也通過程序化的處理機制得到了很好的解決。

4、培訓管理流程的抽象化

目前培訓工作中面臨的主要困難是部門領導和院主管領導不能很好地掌握受訓人員的培訓時間、地點、內容等情況，培訓資料的收集困難、培訓主管部門對再培訓開展情況方面的信息收集比較困難，且再培訓資料的收集也比較困難，培訓費用統計困難等。為了規范這些方面的工作，在培訓管理流程的設計中考慮了如下原則：

1》所有培訓均需由參加培訓人員填寫培訓申請表，經部門負責人，院辦公室和主管領導審核后才能實施

2》由主管院領導在審核培訓申請時根據培訓內容決定是否需要進行再培訓及再培訓的范圍

四、小結

1》本院以實際管理模式為藍本，通過將實際工作流程進行抽象化和程序化，最終形成了包括采購管理、設備管理、圖書管理、公文管理和培訓管理等五個子模塊，以工作流程驅動的OA管理系統，系統設計貼近工作，可實現相關工作環節的全面管理。

2》系統通過設計靈活的權限分配方案，為不同的工作流程和不同人員分配不同的權限。

3》系統通過不同模塊中的預警和報警功能，可以使工作更具計劃性和目的性

第3篇

【關鍵詞】信息化技術；石油企業；物資管理

石油企業對于國家經濟發展起著至關重要的作用，面對日益激烈的國際競爭，新的石油政策與法規不斷頒布，如何進行物資采購管理的改革與創新顯得尤為重要。物資采購涉及到編制采購計劃、詢價、采購、保管、發放領用等各個環節，整個過程涉及到的信息不僅分散而且波動性大，原始的處理方式和簡單信息工具缺乏整體信息的執行、反饋、監控、共享的手段。暢通信息傳遞渠道，全面整合供求信息，建立物資管理的信息處理平臺是解決這一問題的有效途徑；同時，也能為提高物資管理水平和質量提供決策支持。

一、信息技術的優勢特點

在信息技術發展迅速的社會中，各個行業的發展都離不開信息技術，信息技術憑借著其強大的信息綜合處理功能，實現了信息管理的新方式，利用各種軟件實現了信息綜合，可以按照操作者的意愿進行信息處理。同時互聯網技術的應用，實現了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實現遠距離的信息傳遞，這對于物資采購管理而言很關鍵，通過互聯網信息收集實現物資對比，最終選擇合適的產品，這對現代物資管理有很大便利性。

二、物資采購管理面臨的問題

（一）供求信息缺乏針對性。一是存在著多批次小批量的問題。二是物資供應生產廠家的批量生產存在著高批量的問題，實際需要與供應量不匹配。三是未對供應商資料進行實時檔案化管理，對供應商的推薦、考核、使用不規范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購管理的基礎，可靠的供求信息便于石油企業和物資供應商之間進行溝通和買賣，同時有效的信息是采購管理的基礎，現階段物資供求信息可靠性不足，經常會出現完整性、實時性等方面的問題。例如對于同一種物資，有多個供應商，物資信息提供不全，在采購過程中會造成物資質量與要求不符等情況；對供應商的實際情況不了解，導致在選擇供應商時僅根據檔案記載情況對供應商進行選擇，缺乏對供應商現階段的調查了解。（三）缺乏科學的物資采購管理體系。一個科學有效的管理體系對物資采購很重要，在激烈的市場競爭和飛速發展的科技面前，專業的管理人員、規范的采購形式和統一的采購渠道都需要一個科學的管理體系支撐。現階段物資采購管理中缺乏專業的管理人員，由于企業對物資采購工作不重視，忽視對相關人才的引進和培養，使得工作人員技術、思想等方面都受到影響。同時采購形式和采購渠道管理不到位，造成了物資采購工作問題不斷，影響工作的穩定性。

三、信息化在物資采購管理中的應用措施

石油企業要充分認識到信息技術的重要性，將其運用到企業管理的各個方面，尤其是物資采購這種工作量大且復雜的工作，更需要信息技術的輔助。（一）建立物資采購管理平臺。采購管理平臺的建立是實現信息化的關鍵一步，石油企業要針對物資采購管理的特點進行分析，設立科學有效的物資采購平臺，充分利用互聯網的優勢進行信息收集整理，將管理平臺打造成集物資信息、供應商信息等為一體的自動化平臺，實現平臺訂單管理系統，實現物資采購管理自動化。要注重信息平臺的宣傳，讓更多供應商參與到平臺的建立中去，實現信息平臺的建立完善。（二）實現內部管理信息化。物資采購不僅需要和供應商之間進行溝通，還要與企業其它部門保持密切溝通，對各部門物資需求情況進行了解，以便更好地進行物資采購。針對這種情況建立信息化檔案，利用物資精細化管理系統對各部門物資詳細情況進行記錄分析，通過系統平臺實現信息對比，進行信息調用，確保信息可靠性。也便于對各個部門物資需求情況進行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進行。同時能夠有效避免因為物資剩余或者采購過多造成的物資浪費。

四、結語

物資采購對石油企業的發展有至關重要的作用，我們要充分認識到物資管理的重要性，明確物資管理中的問題，采取更好的解決措施；認識到信息技術與物資管理相融合的必要性，充分發揮信息化優勢，有效避免物資采購過程中的供求信息、信息交流等方面的問題，有效提升物資采購管理水平，促進石油企業的發展。

作者:張少華 單位:中石化石油工程地球物理有限公司華北分公司

【參考文獻】