檔案合同管理范文

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第1篇

合同作為體現簽約各方的真實意思表達，在建設項目管理中處于重要地位，在建設項目實施過程中，需要通過合同來完成建設項目的設計、采購、施工等建設內容；同時，合同也是建設項目檔案的重要組成內容。保證合同歸檔文件的真實性，是建設項目合同管理的基本出發點。

而若想在項目檔案驗收過程中對相關的合同管理進行有效審核，審核員應當對合同及合同管理、合同形式及相關內容等方面有比較全面的認識。本文以與建設項目竣工驗收相關的標準及規范中所提出的合同管理要求，結合近年來我們參與建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收的經驗與體會，對如何加強建設項目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設項目合同管理的認識。

一、合同及建設項目合同管理的基本概念

在討論合同管理時，應當理解“在合同法甚至民法上，協議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協議”的含義本身就具有是在簽約各方協商一致的基礎上達成的，是指平等民事主體之間如政府機關、社會團體、企業、個人等自然人、法人或其他組織通過協商所達成的設立、變更、終止民事權利義務的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產生的法律關系。當我們在對建設單位的合同管理情況進行審核時，應當注意到關于合同的內涵含義，所以，當進行項目檔案驗收時，對以“合同”、“協議”、“備忘錄”等名義出現的文件，應當都按照合同來對待，體現了建設項目過程中建設單位與參建單位通過平等協商與相關單位（一般為企業）所建立的法律關系及所應當承擔及實施的法律行為。

進一步而言，當我們在項目檔案驗收及建設項目竣工驗收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應當注意其是否體現了合同所應當具備的法律行為及由此產生的法律關系。因此可以看出，建設項目合同管理的實質，體現出建設單位在建設項目進行過程中， 對項目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設項目的實施過程予以公正的評價。

檔案與其它信息系統的最大區別之一，在于不僅可以提供真實的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態，可以實現回溯性查找。建設單位在建設項目進行過程中所簽訂的招標、設計、施工、監理、設備采購以及職業衛生（勞動衛生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設單位所承擔的建設項目活動是否依規進行、合法有效的依據。

二、與建設項目合同管理相關的標準及規范性文件

自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環境已經基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設項目進行管理，是保證建設項目能夠實現建設目標的主要手段，為此，國家相關部門了一系列的標準及規范，以達到對建設項目進行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中需要執行的標準及規范予以充分認識，才能在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中自覺有效地執行相關規定。這些需要關注的標準及規范主要有：

1.在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中，《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標準文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規定：

6.8 合同要求

6.8.1建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任；可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數（包括必須套數和主管機關要求套數），以及因修改增加新圖的責任：凡由設計單位編制竣工圖的，可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.3 施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。

6.8.4 監理合同中應明確監理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監理檔案的責任。”

DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設項目的監理單位所應當承擔的合同義務做出了明確規定。

2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應規定：“建設單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同（協議）時，應設立專門條款，明確相關單位的項目檔案管理職責及項目文件的形成、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準、歸檔套數、歸檔時間及違約責任。” 該規范性文件還進一步明確規定：“建設單位在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件歸檔情況，對于未按合同（協議）要求提供項目檔案（文件材料）的，暫停或不予支付。”

另外，在《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規定：“電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業務規范、合同條款、開展培訓、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項目建設過程中，結合項目進程，對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查；單項工程驗收、合同驗收時，應同步進行檔案驗收。”

對于項目檔案驗收的專家來說，掌握這些標準、規范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。

三、審查建設單位合同管理時需要關注的內容

那么，在審查建設單位建設項目合同管理狀態時，應當關注哪些內容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價建設單位的合同管理狀況呢？結合我們在建設項目驗收中的經驗來看，在評價建設單位的合同管理狀態時，可以從以下幾個方面進行。

1.與建設單位簽訂合同、建立起合同法律關系的資質方面

按照相關規定，在簽訂建設項目合同時，如果對參建單位的資質有相關要求時，則應當對合同主體的資質進行審核，如果與建設單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質，則導致所簽訂的合同無效。

例如，承擔建設項目招標項目的參建單位，應當具備相關的招標資質，如其資質證書規定其只擁有機電工程招標資質的單位，就不能承擔土木工程的招標項目；如果要求具有相關的保密資質時，也需要其提供相關的保密資質證明文件；或者應當是由具有甲級資質的咨詢單位進行的項目評估，就不能由僅僅具備乙級資質的單位來承擔。

2.建設項目合同文本的有效性方面

建設項目合同文本指具備相關資質的參建單位與建設單位所簽訂的合同（協議）是否具備讓合同（協議）產生效力的要素。如果合同（協議）文本不具備合同（協議）產生效力的要素，即使是簽訂合同（協議）的單位資質符合要求，合同（協議）同樣不會產生法律效力。這種讓合同（協議）產生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協議）的“生效要件”。

一般來說，合同（協議）的生效要件包括以下內容：

a簽約雙方具備獨立承擔合同義務的主體資格，如具備相關資質；

b合同（協議）表達了簽約雙方的真實意思；

c合同（協議）生效的時間；如在合同（協議）規定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協議）的文本中卻沒有簽字時間；

d合同（協議）所規定的條款不符合建設項目批復文件的要求或內容時，其合同（協議）實際上也屬于無效。

當然，導致合同（協議）無效的表現形式不止以上方面，但就我們的經驗看，這幾個方面是在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收過程中對項目合同（協議）進行審查時，經常出現的導致驗收組專家對合同（協議）的法律效力提出質疑的方面。

3.建設項目合同的整理組卷方面

建設單位的合同管理，包括對項目檔案的管理在內，因此，考察建設單位合同檔案的整理、組卷，也是建設項目檔案驗收的主要內容。通過查看合同檔案的案卷質量，同樣可以反映出建設單位項目管理及合同管理的情況。

查看合同檔案的案卷質量時，不僅要查看以上的內容，還應當對合同文件劃分、組卷等案卷質量的進行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關活動產生的文件一起組卷、合同的附件（技術協議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。

特別需要強調的是，歸檔的合同應為原件。

四、建設單位合同歸檔制度實施情況

在考察建設單位的合同管理時，除了考察其合同檔案的案卷質量等方面，還應當對建設單位是否執行了相關標準或規范提出的合同管理要求情況進行考察，如相關標準規定：建設單位在與中標單位簽訂合同時，宜做出專門的歸檔文件內容，規定相關的項目文件收集整理條款，條款中是否提出了對建設項目歸檔文件的質量要求。

第2篇

Savvy：如果該單位設有專人管理，有專門針對合同的規章制度，而且，合同相對比較集中，那么，可以單獨作為一個類別進行管理。

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。

后發制人：如合同數量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯系，維護其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統，將相應的條目或者數字檔案放到對應的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關行政管理類、經營管理類。國家檔案局已經出臺了企業檔案實體分類整理規則，應該依照規則結合本企業實際貫徹執行。作為企業，國家為之出臺的分類暫行規則，是本單位制訂分類方案的基本依據。企業應該以此為基本框架，結合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區分不同價值來保持文件間有機聯系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內容歸入相關類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經區分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。

郭東升：在企業檔案整理中，同一類目的合同數量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統管理模式來約束它。對于產生合同數量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據具體情況具體對待。機關事業單位往往合同比較少，大都依據《規則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業單位，往往企業合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業服務。比如，我們為一民營企業指導，在幫助其制訂分類方案時發現，企業的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關規則、規定，但得到了企業的認可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產權檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產技術管理類、產品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數量比較多，可專門劃為一類；如數量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關，則放入該項目檔案之中，這還是傳統的管理手段。如實現了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內容相關的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現實的合同管理問題。要求匯總全部合同目錄，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓曉華：據了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協議、房屋產權文件等經濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關口，確保合同協議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結構中，用數字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內容；（3）填寫檔號章里的內容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統一年度統一保管期限檔案裝一盒，數量多的可以分盒裝，但是件號保持連續；（2）每一盒內部合同檔案裝盒順序：卷內備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

四、合同檔案的利用：1.在合同期內，各合同簽訂單位應盡量使用保管在本單位、本部門的合同。2.外借合同原件不得涂改、損壞，并及時歸還。

第3篇

關鍵詞：合同檔案管理

前言

合同是體現平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關法規和規定簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

一、合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。

對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

合同審批單

二、合同檔案管理模式

在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外,在保管方式上,以往不少單位出于業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行

“重合同,守信用”企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便于統計查詢和開發利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

三、合同檔案保管的劃分

對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。

例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

四、對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。

五、合同檔案信息資源的開發

長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。積極開發合同檔案資源,找準切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。