固定資產(chǎn)電子檔案范文
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第1篇
一、資產(chǎn)清查中暴露的固定資產(chǎn)檔案管理問(wèn)題
嚴(yán)格依照國(guó)有資產(chǎn)清查文件完成自查、賬物核對(duì)、現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)、數(shù)據(jù)校核等清查工作，運(yùn)用實(shí)地調(diào)查、電話訪談、檔案查詢(xún)、個(gè)案面談等方法，在全面獲得了固定資產(chǎn)真實(shí)、完整信息的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了資產(chǎn)檔案管理存在的不少問(wèn)題。
（一）部分固定資產(chǎn)無(wú)檔可查。據(jù)調(diào)查，不少單位對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行校核時(shí)查不到相關(guān)檔案，對(duì)賬上有的、清查時(shí)沒(méi)有的資產(chǎn)無(wú)法進(jìn)行追根溯源；零星檔案也是分散在會(huì)計(jì)和文書(shū)檔案中，很難查到資產(chǎn)流向等信息。對(duì)賬上沒(méi)有的、清查時(shí)有的資產(chǎn)，也難以確認(rèn)資產(chǎn)來(lái)源、金額、使用情況等，有的僅憑相關(guān)人員的口述進(jìn)行界定，主觀性較強(qiáng)。
（二）部分固定資產(chǎn)檔案不完整、不規(guī)范，利用率低。固定資產(chǎn)登記上賬時(shí)較為粗略、模糊，類(lèi)別細(xì)分不夠科學(xué)，致使檔案資料參考價(jià)值降低。比如，臺(tái)桌類(lèi)、桌椅類(lèi)資產(chǎn)數(shù)量較為龐大、分類(lèi)細(xì)碎，原始材料上沒(méi)登記資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、尺寸、保管人、使用部門(mén)等關(guān)鍵信息，致使部分固定資產(chǎn)無(wú)法進(jìn)行深入清查。尤其是飲水機(jī)、屏風(fēng)等耗損性強(qiáng)，價(jià)值較小、移動(dòng)方便的資產(chǎn)更易去向不明；部分電子類(lèi)固定資產(chǎn)（譬如：刻錄機(jī)、辦公設(shè)備零部件）更新?lián)Q代快，如不能按規(guī)定及時(shí)處置，故時(shí)間一長(zhǎng)，不明去向，此項(xiàng)資產(chǎn)的檔案資料無(wú)法補(bǔ)充。
（三）固定資產(chǎn)檔案管理缺乏動(dòng)態(tài)性，資產(chǎn)檔案出現(xiàn)斷層。部分固定資產(chǎn)使用時(shí)間跨度較長(zhǎng)（譬如：攝像機(jī)，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監(jiān)視、報(bào)警設(shè)備等資產(chǎn)）、使用部門(mén)和使用人流動(dòng)性較大（譬如：臺(tái)式計(jì)算機(jī)），對(duì)其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進(jìn)行及時(shí)跟蹤管理，致使相關(guān)檔案出現(xiàn)空白。
二、固定資產(chǎn)檔案管理問(wèn)題分析
固定資產(chǎn)檔案管理既涉及到資產(chǎn)，又關(guān)系到檔案，是復(fù)合型工作，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人不具備較為復(fù)合的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能，就難以對(duì)該部分檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，不易對(duì)一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺和重新整理。
一是資產(chǎn)管理者檔案管理意識(shí)相對(duì)欠缺。資產(chǎn)管理者不懂檔案相關(guān)知識(shí)，在管理過(guò)程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產(chǎn)保管人認(rèn)為只要是資產(chǎn)一股腦放進(jìn)倉(cāng)庫(kù)里就行，進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)的登記不科學(xué)，甚至不登記直接入庫(kù)，這樣就無(wú)法形成原始材料。資產(chǎn)管理者不能及時(shí)根據(jù)資產(chǎn)生命周期與資產(chǎn)申購(gòu)部門(mén)、資產(chǎn)使用人、各部門(mén)進(jìn)行溝通交流，致使資產(chǎn)賬目登記不全、登記錯(cuò)誤等情況出現(xiàn)。
二是檔案管理者不了解資產(chǎn)管理流程，難以鑒別或補(bǔ)全材料。資產(chǎn)管理員常常把資產(chǎn)資料送到檔案管理員手里，因不了解資產(chǎn)管理等相關(guān)情況，往往資產(chǎn)管理員送來(lái)的算數(shù)，無(wú)法進(jìn)行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。
三是資產(chǎn)檔案相關(guān)制度不健全。多數(shù)單位進(jìn)行資產(chǎn)管理是依據(jù)省級(jí)部門(mén)的資產(chǎn)制度，有的雖然制定了本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定，但絲毫沒(méi)提資產(chǎn)檔案管理或只是幾句帶過(guò)。相關(guān)部門(mén)或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無(wú)依據(jù)可查，資產(chǎn)流失率增加。
三、強(qiáng)化固定資產(chǎn)檔案管理，提高歸檔質(zhì)量
因固定資產(chǎn)涉及辦公用房、居住用房、車(chē)輛、專(zhuān)用設(shè)備等廣泛范圍，且使用年限較長(zhǎng)，固定資產(chǎn)檔案管理也相對(duì)復(fù)雜，管理難度比較大。
圍繞資產(chǎn)生命周期，把資產(chǎn)管理文件從生成到永久保存或銷(xiāo)毀看作一個(gè)系統(tǒng)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進(jìn)行干預(yù)和控制，對(duì)中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動(dòng)及末端文件保存或銷(xiāo)毀“產(chǎn)生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質(zhì)量。
（一）完善固定資產(chǎn)管理等相關(guān)制度，促進(jìn)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范、科學(xué)。固定資產(chǎn)管理與檔案管理相輔相成，相互促進(jìn)。一是根據(jù)國(guó)家、省級(jí)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理政策，結(jié)合資產(chǎn)管理與清查中的新情況、新問(wèn)題，建立健全固定資產(chǎn)管理規(guī)定，及時(shí)制定或修訂適合本單位實(shí)際、便于操作的固定資產(chǎn)管理細(xì)則，使固定資產(chǎn)管理有章可循，利于形成可靠的資產(chǎn)資料。二是建立健全固定資產(chǎn)檔案管理制度，確定資產(chǎn)檔案的歸檔范圍和保管期限表等內(nèi)容，確保收集過(guò)程有章可循；嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料收集標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)細(xì)致地收集，按照各類(lèi)檔案的分類(lèi)原則和方法進(jìn)行分類(lèi)整理。及時(shí)整理不符合要求的材料，補(bǔ)充必要材料，確保歸檔內(nèi)容的完整與規(guī)范。建立檔案收件簿，規(guī)范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
（二）重視檔案收集和價(jià)值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，鑒別是保證檔案材料歸檔質(zhì)量的重要手段。實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，在資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、入賬時(shí)做到卡片信息正確、清晰、齊全、規(guī)范。嚴(yán)格依據(jù)資產(chǎn)流動(dòng)的實(shí)際，對(duì)資產(chǎn)賬目進(jìn)行更新、完善，把借用單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄、調(diào)撥單、登記入庫(kù)單、資產(chǎn)清查盈虧表、報(bào)廢審批單、核對(duì)單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。對(duì)收集起來(lái)的檔案進(jìn)行真?zhèn)魏蛢r(jià)值鑒定，對(duì)檔案材料范圍、完整性、真實(shí)性進(jìn)行鑒別，對(duì)材料形成手續(xù)進(jìn)行審查，對(duì)鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時(shí)進(jìn)行處理。尤其是資產(chǎn)清查等重點(diǎn)工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對(duì)賬上沒(méi)有、清查時(shí)出現(xiàn)的資產(chǎn)另外登記造冊(cè)，每條資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記完整齊全。將那些原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高、文書(shū)處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據(jù)和作為檔案保存。
（三）結(jié)合固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。資產(chǎn)系統(tǒng)以資產(chǎn)卡片為主要形式實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的登記、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等基本管理，但電子文件的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。按照國(guó)家檔案局的要求，可根據(jù)歸檔要求導(dǎo)出資產(chǎn)卡片等電子版數(shù)據(jù)，并與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，對(duì)預(yù)算、審批、購(gòu)置、調(diào)劑、維修、出庫(kù)、報(bào)廢等相關(guān)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，電子檔案相應(yīng)地自動(dòng)生成，查閱相當(dāng)方便，也有效地保存了原件 。
第2篇
一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題
1.檔案不能完整、準(zhǔn)確地反映固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的全貌。不論是業(yè)主單位，還是項(xiàng)目參建單位，往往偏重建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量，沒(méi)有真正樹(shù)立起檔案意識(shí)，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料收集不齊全、不準(zhǔn)確，到工程竣工驗(yàn)收時(shí)無(wú)法保證歸檔文件材料的質(zhì)量，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，在管理上沒(méi)有提供有力的組織保證。
2.責(zé)任制落實(shí)不到位。一些單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展很不平衡，機(jī)構(gòu)是臨時(shí)性的，項(xiàng)目完成后，機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)，人員解散，沒(méi)有把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中，沒(méi)有建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。
3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門(mén)把歸檔工作單純地看成是檔案部門(mén)的事，認(rèn)為立卷工作應(yīng)由檔案部門(mén)來(lái)完成。一些項(xiàng)目工程新人多，經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專(zhuān)職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項(xiàng)目管理，缺乏指導(dǎo)力度。
4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍處于低級(jí)狀態(tài)，各單位對(duì)電子文件歸檔沒(méi)有明確規(guī)定。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理方面的要求滯后于對(duì)其他工作的管理要求。
二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目得到各建設(shè)單位的廣泛關(guān)注，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作已成為檔案部門(mén)的重要工作。筆者認(rèn)為，要解決當(dāng)前固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中存在的共性問(wèn)題，應(yīng)從以下幾方面入手。
1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案過(guò)程管理，不斷提高檔案意識(shí)。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項(xiàng)目開(kāi)工、過(guò)程控制到竣工全過(guò)程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作步入正軌。
2.建立健全固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入工程項(xiàng)目計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)管理考評(píng)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，并對(duì)責(zé)任制的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。同時(shí)項(xiàng)目檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理順固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)的職能。首先，要將檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人列入各建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組；其次，堅(jiān)持固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，明確管理職責(zé)，并對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；再次，要把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理納入檔案管理目標(biāo)并與個(gè)人崗位掛鉤。
4.對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行合理配置并加強(qiáng)在職培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)的工作，應(yīng)注意培養(yǎng)既懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)，又懂檔案業(yè)務(wù)的人員，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。檔案部門(mén)要定期選派檔案人員參加建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目兼職檔案人員的指導(dǎo)。
5.充實(shí)與完善固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理。為了更好地為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理服務(wù)，為今后檔案信息資源共享打下基礎(chǔ)，各單位在制定檔案管理制度時(shí)應(yīng)增加檔案信息管理內(nèi)容，凡是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成的項(xiàng)目檔案，在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，必須提交相應(yīng)的電子文件。
第3篇
1.檔案不能完整、準(zhǔn)確地反映固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的全貌。不論是業(yè)主單位，還是項(xiàng)目參建單位，往往偏重建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量，沒(méi)有真正樹(shù)立起檔案意識(shí)，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料收集不齊全、不準(zhǔn)確，到工程竣工驗(yàn)收時(shí)無(wú)法保證歸檔文件材料的質(zhì)量，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，在管理上沒(méi)有提供有力的組織保證。
2.責(zé)任制落實(shí)不到位。一些單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展很不平衡，機(jī)構(gòu)是臨時(shí)性的，項(xiàng)目完成后，機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)，人員解散，沒(méi)有把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中，沒(méi)有建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。
3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門(mén)把歸檔工作單純地看成是檔案部門(mén)的事，認(rèn)為立卷工作應(yīng)由檔案部門(mén)來(lái)完成。一些項(xiàng)目工程新人多，經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專(zhuān)職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項(xiàng)目管理，缺乏指導(dǎo)力度。
4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍處于低級(jí)狀態(tài)，各單位對(duì)電子文件歸檔沒(méi)有明確規(guī)定。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理方面的要求滯后于對(duì)其他工作的管理要求。
二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目得到各建設(shè)單位的廣泛關(guān)注，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作已成為檔案部門(mén)的重要工作。筆者認(rèn)為，要解決當(dāng)前固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中存在的共性問(wèn)題，應(yīng)從以下幾方面入手。
1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案過(guò)程管理，不斷提高檔案意識(shí)。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項(xiàng)目開(kāi)工、過(guò)程控制到竣工全過(guò)程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作步入正軌。
2.建立健全固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入工程項(xiàng)目計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)管理考評(píng)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，并對(duì)責(zé)任制的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。同時(shí)項(xiàng)目檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理順固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)的職能。首先，要將檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人列入各建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組；其次，堅(jiān)持固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，明確管理職責(zé)，并對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；再次，要把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理納入檔案管理目標(biāo)并與個(gè)人崗位掛鉤。
4.對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行合理配置并加強(qiáng)在職培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)的工作，應(yīng)注意培養(yǎng)既懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)，又懂檔案業(yè)務(wù)的人員，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。檔案部門(mén)要定期選派檔案人員參加建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目兼職檔案人員的指導(dǎo)。
