干部檔案日常管理范文
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第1篇
做好干部檔案管理工作，具有重要意義，它是考察了解和選拔任用干部的重要依據(jù)。干部檔案是組織人事等有關(guān)部門在干部成長過程中形成的文件材料，可以準確反映干部的成長經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作實績等，為考察了解和選拔任用干部提供重要依據(jù)。同時，它也是維護干部合法權(quán)益的重要憑證。干部檔案材料是由干部本人形成或所屬單位及其主管部門形成的，涵蓋了干部的履歷、自傳、考核、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、政治面貌、獎懲、工資待遇、錄用、任免、（離）退休等方方面面的內(nèi)容，為維護干部合法權(quán)益提供重要憑證。
二、干部?n案管理工作存在的弊端
（一）思想上不夠重視。由于對干部檔案重要性認識不足，往往導(dǎo)致硬件設(shè)施配置比較落后、更新較慢，人員配備不足，制約了干部檔案管理工作的發(fā)展。一旦遇到上級檢查，才臨時抽調(diào)人手搞突擊，檢查過后，又只剩原來的管檔人員。此外，對干部檔案管理工作不夠了解，有時甚至?xí)霈F(xiàn)外行指導(dǎo)內(nèi)行的現(xiàn)象，不利于干部檔案管理工作的開展。
（二）工作隊伍力量薄弱。1.人手不足，工作滯后。干部檔案管理工作通常被認為時效性不強，比較簡單輕松，只要一兩名管檔人員就可以開展的工作。但是，在實際工作中，管檔人員任務(wù)繁重，甚至要兼職，耗費大量的時間和精力去完成其他工作任務(wù)，既增加了管檔人員的工作負擔，也在很大程度上影響干部檔案管理工作的進度。有時，收集的零星材料越積越多，甚至堆積如山，沒有及時裝入檔案中，既降低干部檔案日常管理的工作效率，耗時費力在查找材料上，又不利于干部檔案的查閱利用，檔案材料不齊全，不能準確全面地反映一個干部的全貌。2.干部檔案管理業(yè)務(wù)方面大都是經(jīng)驗的傳授，缺乏系統(tǒng)的干部人事檔案專業(yè)培訓(xùn)。近年來，調(diào)整了干部檔案材料分類標準，但是，仍然沒有相關(guān)的學(xué)習(xí)文件，只有內(nèi)部傳閱資料，導(dǎo)致在檔案材料分類時有些茫然，存在分類有疑義以致分類不夠準確的問題。另外，干部檔案專業(yè)人才相對較少，從業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成不合理，不能適應(yīng)新形勢下干部檔案管理工作需求，制約了干部檔案管理工作的成效。
（三）干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、借閱、保密等工作中還存在一些漏洞，盡管制定了相關(guān)制度，但是，沒有嚴格落實，部分制度流于形式。1.歸檔材料把關(guān)不嚴格。一是歸檔材料的文字不夠清楚，對象不明確。比如，有的考核表“姓名”一欄字跡潦草，有的有曾用名，檔案裝具的“姓名”與其歸檔材料的“姓名”不同，有的是職工的材料并不屬于管理范疇，有的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)出，這些材料往往是在歸檔過程中因無法歸入檔案而被“剩余”下來。每次遇到這些歸不進去的材料都要花不少時間去確認，如果沒有及時處理的話，這些材料就會被“擱置”，甚至長期沒有找到“主人”。二是歸檔的材料手續(xù)不完備。有的沒有組織審查蓋章或本人簽字，有的沒有注明任免職務(wù)的批準機關(guān)、時間和文號。由于在材料收集時沒有嚴格鑒別，往往是在檔案專項審核或者檔案轉(zhuǎn)入上級主管部門之后才被發(fā)現(xiàn)。三是收集不夠齊全，有遺漏。在干部檔案專項審核中，發(fā)現(xiàn)有些檔案存在材料不完整的情況，缺少的材料主要包括：年度考核表、用編審批表、調(diào)動表、入黨材料、職稱材料，等等。檔案材料不齊全，影響干部檔案的完整性，使干部檔案不能全面地反映一個干部的全貌，不利于對干部的考察。四是存在“裝錯材料”的情況。有的干部檔案中錯裝入其他人的檔案材料，存在張冠李戴的情況。錯裝的材料不僅不能起到依據(jù)作用，而且會給干部工作提供錯誤的信息，同時使他人的檔案中因為檔案材料錯裝而缺少相應(yīng)的材料，這些會對干部工作造成負面影響。2.部分制度流于形式。盡管干部檔案管理機構(gòu)建立了規(guī)章制度，但是，在實際工作中，沒有嚴格執(zhí)行。比如，在借閱干部檔案時，存在手續(xù)不全的問題，沒有經(jīng)過主管部門負責人審批，也沒有嚴格按照在借閱的期限內(nèi)歸還。這使原本只要查閱沒必要借出的干部檔案都被輕易的“借出”，而且大多數(shù)被借出的檔案都是超過借閱期限，甚至長期未還，這不利于干部檔案的安全與保密。
（四）干部檔案信息化滯后，工作效率低下。干部檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后，大部分只是停留在檔案目錄的電子化，采用的干部檔案管理軟件的功能較少，大多只是用于目錄及職務(wù)變動等信息的簡單輸入。干部檔案日常管理工作仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，工作效率低下。
三、干部檔案管理工作的改進措施
（一）提高思想認識，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。對干部檔案工作要予以關(guān)心和加強領(lǐng)導(dǎo)，增強干部檔案管理意識，充分認識到干部檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等各方面給予支持。（下轉(zhuǎn)第124頁）（上接第122頁）
（二）加強工作隊伍建設(shè)，提高專業(yè)素養(yǎng)。1.配足人手，充實工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數(shù)量與管檔人員的比例去配備工作人員，壯大干部檔案工作隊伍。干部檔案管理人員要作為專職人員，不得兼職，確保管檔人員的工作時間和精力都用到本職工作，以保障干部檔案管理工作的進度和成效。2.加強管檔人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)。通過舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提高管檔人員的業(yè)務(wù)能力，使他們對新的分類標準有清晰的認識，確保分類準確。另外，在配備管檔人員時，要充分考慮到從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成，以適應(yīng)新形勢下干部檔案管理工作的需求。
第2篇
1、檔案查借閱管理。
通過對檔案日常查借閱的登記，可根據(jù)查借閱時間、查借閱單位、查借閱人、查借閱對象、檔案編號、審批人、經(jīng)辦人、歸還日期及任一指定查借閱時間范圍中任意一個條件進行查詢匯總。例如查詢在2012年1月1日至2012年5月1日這時間段所借閱的人員信息，只須直接輸入該時間段，就可查到。這比往日的人工計算匯總更直接、更準確，節(jié)約了人力、物力、財力，提高了工作效率。
2、檔案轉(zhuǎn)遞管理。
通過對檔案轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出的登記，可根據(jù)轉(zhuǎn)遞人、檔案編號、轉(zhuǎn)遞前單位、轉(zhuǎn)單號、轉(zhuǎn)遞時間及任一指定轉(zhuǎn)遞時間范圍中任意一個條件進行查詢匯總，并自動生成干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單，如查某個單位某一年內(nèi)轉(zhuǎn)出人員信息，也僅僅輸入該單位和時間段，就能迅速得到所要的人員信息，這使檔案轉(zhuǎn)遞管理更加科學(xué)。
3、檔案目錄及零散材料管理。
計算機在檔案目錄管理中的應(yīng)用，對檔案目錄的修改提供了方便，較以往人工登記簡便、準確，節(jié)約紙張，避免重復(fù)勞動。通過對日常收集的應(yīng)歸檔的零散材料的登記，可根據(jù)材料的收到時間、對象、材料名稱、材料生成單位及任一指定零散材料的轉(zhuǎn)入時間段中任意一個條件進行查詢匯總，并能將日常登記的零散材料直接存入檔案目錄庫中，使檔案管理更系統(tǒng)更及時準確。
4、檔案“四統(tǒng)一”管理。
計算機可自動生成人員名冊、檔案信息卡片、職務(wù)變動表、工資變動表、無檔人員名冊，并根據(jù)在職、離退、死亡、代管、未整理、無檔人員、有檔人員等類別自動生成檔案索引，做到人員名冊、檔案、檔案索引和個人卡片高度一致，使檔案管理更規(guī)范。
5、人員檔案信息查詢管理。
通過對人員基本信息的登記，可根據(jù)人員的姓名、單位、黨內(nèi)職務(wù)、行政職務(wù)、性別、出生年月、政治情況、入黨時間、工作時間、學(xué)歷、職稱、人員性質(zhì)等條件進行查詢匯總。例如尋找某些在水利局工作、擔任副職、性別為女的、年齡在38歲以下、學(xué)歷為大專以上的人員信息，只須將條件輸入，就可直接形成相關(guān)人員信息。這為日常人事管理工作提供了方便，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了依據(jù)，為干部隊伍的建設(shè)提供了保證，使檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。
第3篇
關(guān)鍵詞：人事檔案；信息管理系統(tǒng)
干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項工作有助于提升干部人事工作的效率和質(zhì)量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關(guān)的電子數(shù)據(jù)，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內(nèi)容不統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)化程度不夠高等原因，致使鐵路局對全局檔案情況不便隨時了解、數(shù)據(jù)無法進行實時交換，增大了檔案人員信息維護的工作量。為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進一步減輕檔案工作人員的負擔，使檔案管理流程更加規(guī)范化、程序化，有必要研發(fā)出一個集檔案日常管理、檔案名冊管理、檔案整理過程管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網(wǎng)絡(luò)化道路。
1系統(tǒng)架構(gòu)
凡是有任免權(quán)限的單位都會涉及到檔案工作，所以系統(tǒng)需要面向辦公地點分散的使用人員，考慮到客戶端經(jīng)常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數(shù)已達數(shù)百萬級別，為減輕服務(wù)器的負擔，本系統(tǒng)在架構(gòu)上采用“客戶端/服務(wù)器”（C/S）模式。該模式將大量的計算工作放在客戶機上，服務(wù)器只提供數(shù)據(jù)交換服務(wù)，從而極大降低了服務(wù)器資源占用。為了解決C/S模式下，系統(tǒng)升級困難的問題，在編寫本系統(tǒng)時，加入了在線升級的代碼，只要在服務(wù)器上布署好升級文件，客戶端就會自動更新程序，從而省去客戶端程序升級的大量時間。本系統(tǒng)使用集成開發(fā)平臺，以現(xiàn)有的鐵路局辦公網(wǎng)絡(luò)為載體，以C/S方式架構(gòu)，使用SqlServer作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，采用分布式結(jié)構(gòu)設(shè)計。在鐵路局中心機房設(shè)置1臺PC服務(wù)器，以提供數(shù)據(jù)服務(wù)。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)見圖1.
2設(shè)計要點
本系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)以實現(xiàn)檔案管理信息化為最終目標。因此，在設(shè)計過程中是通過解決數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)、跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫房清點及數(shù)據(jù)安全性設(shè)計等功能來實現(xiàn)這一目標。2.1數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)建立了檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，用于統(tǒng)一存儲全局的檔案信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)集中管理、快速檢索。系統(tǒng)按照關(guān)系模型來搭建數(shù)據(jù)庫，針對每個不同的功能模塊建立不同的數(shù)據(jù)表空間，同時建立了“四角號碼表”、“單位名稱表”、“部門表”、“職務(wù)表”、“級別表”等25個代碼字典表，為整個系統(tǒng)提供完善的代碼對照庫。如檔案主表信息視圖（見圖2），關(guān)聯(lián)了11個代碼字典表。如檔案整理信息視圖（見圖3），關(guān)聯(lián)了13個數(shù)據(jù)表或代碼字典表。本系統(tǒng)通過上述機制實現(xiàn)統(tǒng)一存儲，進而可以實現(xiàn)規(guī)范操作流程、實時掌握全局檔案信息。根據(jù)業(yè)務(wù)分工的不同，系統(tǒng)劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負責賬戶的建立、全局檔案情況統(tǒng)計及本級檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己單位下建立賬戶、檔案的統(tǒng)計及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級賬戶開設(shè)，主要是協(xié)助檔案管理員進行檔案整理工作，并將整理過程記錄在計算機中。為了減輕檔案管理人員數(shù)據(jù)錄入的負擔，本系統(tǒng)以《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，制作同步程序，每天對檔案目錄、職務(wù)變動信息、工資變動信息、單位信息字典、部門信息字典等數(shù)據(jù)自動進行同步。但因為檔案轉(zhuǎn)遞一般都在人事任免之后，如果對人員的當前部門、職務(wù)、級別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動的話，可能會誤導(dǎo)檔案員認為已經(jīng)做過檔案轉(zhuǎn)遞了，所以這些基本信息的更新，本系統(tǒng)使用人為參與的半自動更新，在經(jīng)過相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞后，點擊“更新”按鈕才會更新數(shù)據(jù)。2.2跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換本系統(tǒng)要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)，而該系統(tǒng)平臺搭建在另一臺服務(wù)器上，并且使用Oracle數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，所以要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，就要解決好跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫平臺的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問題。經(jīng)過研究，采用直接在SqlServer中做鏈接服務(wù)器的方式來進行數(shù)據(jù)連接。這樣可以不用改變原有的《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》服務(wù)器任何設(shè)置，直接在《寧局檔案信息管理系統(tǒng)》服務(wù)器的SQLSERVER上建立與ORACLE數(shù)據(jù)庫的鏈接服務(wù)，并編寫相應(yīng)的存儲腳本，程序通過調(diào)用腳本實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及自動同步功能。2.3條形碼管理快捷檢索為了實現(xiàn)檔案管理的準確便捷和高效，在本系統(tǒng)中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數(shù)據(jù)表中的人員編碼一一相對應(yīng)。在使用時，通過條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統(tǒng)既定的程序會根據(jù)掃出的一維碼快速檢索到數(shù)據(jù)表中的記錄，并根據(jù)所在功能模塊的不同，自動完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。2.4數(shù)據(jù)安全性設(shè)計達到數(shù)據(jù)自動備份要求，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)SQLSERVER中建立系統(tǒng)作業(yè)，編寫備份腳本及制定自動執(zhí)行的間隔時間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)每周自動備份；嚴格賬號管理，檔案軟件系統(tǒng)分等級建立用戶，由于不同等級的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數(shù)據(jù)使用的安全性和保密性。
3系統(tǒng)功能
本系統(tǒng)是集檔案名冊管理、庫房清點、日常管理、統(tǒng)計管理、整理過程管理、打印管理和系統(tǒng)維護管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺。3.1檔案名冊管理該模塊按單位部門劃分完成對檔案名冊的管理。通過添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)讀入到本系統(tǒng)；提供的數(shù)據(jù)更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》中信息更新到本系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)的錄入量；提供檔案四角號碼重算功能，根據(jù)用戶自己定義的四角號碼編碼規(guī)定，重新計算所有檔案的四角號碼，即使不會四角號碼的同志也可以方便的使用四角號碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關(guān)信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。3.2檔案庫房清點該功能完成每年一次的檔案清點工作，使用條碼槍配合該功能，可實現(xiàn)對檔案快速清點核對，并分類顯示核對結(jié)果，方便對庫房檔案進行清查，弄清檔案去向。3.3檔案日常管理使用該模塊可以實現(xiàn)檔案的查借閱辦理、檔案的轉(zhuǎn)出、外單位檔案的轉(zhuǎn)入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對條形碼的支持，通過條碼槍可實現(xiàn)對檔案查借閱等日常操作的快速管理。3.4檔案統(tǒng)計管理該功能可以實現(xiàn)對檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計分析。提供對管理檔案的統(tǒng)計功能，可以按卷冊狀態(tài)、類別進行分類統(tǒng)計；提供檔案查借閱統(tǒng)計功能，可以按查借閱人姓名進行分類統(tǒng)計；提供檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出統(tǒng)計功能，可以按單位統(tǒng)計轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案卷數(shù)；提供檔案整理情況統(tǒng)計功能，可以按小組分組統(tǒng)計，以及對漏缺材料的統(tǒng)計；提供個人整理量統(tǒng)計功能，可以自定義統(tǒng)計時段，統(tǒng)計時段時每個人的工作量。3.5檔案整理過程管理該功能模塊的作用是對檔案整理過程進行盯控監(jiān)督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過該功能的實現(xiàn)，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發(fā)現(xiàn)的漏缺材料信息及材料補回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對管理過程和有關(guān)責任認定的追溯。3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過程中自動對錄入信息進行校對，提示用戶修改，實現(xiàn)了檔案目錄、職務(wù)變動和工資變動的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據(jù)選中人員的姓名，自動將四角號碼、籍貫、條形碼等信息打印出來，促進了檔案管理工作標準化水平。3.7系統(tǒng)維護管理該功能主要是完成系統(tǒng)初始化的操作。系統(tǒng)初始化功能包括檔案各類設(shè)置、檔案轉(zhuǎn)遞字設(shè)置和四角號碼規(guī)則設(shè)置，各用戶可以自定義這三項內(nèi)容，系統(tǒng)會根據(jù)用戶自定義的規(guī)則來做運算，實現(xiàn)用戶管理個性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實現(xiàn)用戶自行修改登錄密碼。
4結(jié)束語
