測繪檔案管理范文

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第1篇

【關(guān)鍵詞】測繪成果；檔案；管理

測繪檔案是一種專業(yè)性很強的檔案資料，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，測繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強測繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務(wù)。測繪成果資料是通過測繪生產(chǎn)所形成的信息產(chǎn)品，形式包括測繪記錄、圖表、照片、文字說明和成果成圖等。測繪檔案是在測繪資料基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有保存、利用價值，并按一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管。隨著科技的發(fā)展，測繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統(tǒng)實物檔案向機讀電子檔案方向發(fā)展，這就要求測繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時期現(xiàn)代測繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設(shè)進行規(guī)劃設(shè)計、為經(jīng)濟發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料、為行政決策提供參考信息，更好地發(fā)揮測繪檔案在國民經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

1、測繪成果的特點

測繪成果是指通過測繪形成的數(shù)據(jù)、信息、圖件以及相關(guān)的技術(shù)資料，是各類測繪活動形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設(shè)施的形狀、大小、空間位置及其屬性的地理信息、數(shù)據(jù)、資料、圖件和檔案。測繪成果具有以下幾個特點。

1.1測繪種類多

目前我國的測繪行業(yè)中種類可謂繁多，而且隨著科技的發(fā)展，還會出現(xiàn)一些新的門類。就目前而言，測繪行業(yè)的分類大致為：大地測量、攝影測量、遙感測量與其它方法地形測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量、科學(xué)研究等。而這其中又可以細分為多種小的類別的測繪信息，如不同的比例尺、各大類下的多種專業(yè)活動等。如大地測量中的三角網(wǎng)、導(dǎo)線網(wǎng)、長度測量、水準(zhǔn)測量、GPS測量等。

1.2測繪載體形式多樣化

隨著科技的發(fā)展，測繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為：觀測手簿、軟盤或光盤、底片、航測內(nèi)外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測繪技術(shù)手段的不斷發(fā)展，新的測繪載體還會不斷出現(xiàn)。

1.3時空分布廣

測繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在，并且隨著時間的推移、地形的變化，測繪成果的更新又成為必要，這樣就有了不同時間和空間的測繪成果。

2、測繪成果檔案分類

由于測繪成果的種類多、載體形式多、時空分布廣，所以要將測繪成果分類整理歸檔。具體分類方法如下：

（1）按時間分類：按文件產(chǎn)生的時間界限對檔案分類。

（2）按區(qū)域分類：以行政區(qū)域范圍分類。

（3）按專業(yè)類型分類：以不同專業(yè)劃分，如工程測量、地籍測量等。

（4）按載體形式分類：如光盤、紙圖等。

分類的方法有很多不再一一列舉。

3、測繪成果檔案保管的措施

3.1建立測繪成果保管制度，配備必要的設(shè)施

測繪成果是廣大測繪工作者風(fēng)餐露宿，付出艱辛勞動獲取的成果，是政府管理、國土規(guī)劃、文化教育、科學(xué)研究、外交和國防建設(shè)不可缺少的地理信息戰(zhàn)略資源和國家的寶貴財富，大部分測繪成果都涉及國家秘密，事關(guān)國家安全和利益。因此，測繪成果保管單位應(yīng)當(dāng)本著對國家和人民利益高度負責(zé)的精神，建立有效的管理制度，配備必要的安全防護設(shè)施，防止測繪成果的損壞、丟失、滅殺和泄密。

3.1.1需要建立的測繪成果檔案管理制度

需要建立的測繪成果檔案管理制度，主要是指按照《中華人民共和國測繪法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》的有關(guān)規(guī)定，制定和完善測繪成果檔案存放、保管、提供、銷毀、復(fù)制、保密等方面的制度，并要成立相應(yīng)的測繪成果檔案管理工作機構(gòu)，明確相應(yīng)的測繪成果保管人員和職責(zé)，確保各項測繪成果檔案管理制度落實到位。

3.1.2配備必要的的設(shè)施

測繪成果保管單位配備的測繪成果保管和安全防護設(shè)施，主要包括以下幾個方面：

（1）存放載體介質(zhì)的庫房設(shè)施。如紙質(zhì)介質(zhì)檔案資料庫房、膠片介質(zhì)檔案資料庫房、磁介質(zhì)檔案資料庫房等其他特殊要求的檔案資料庫房。

（2）存放載體介質(zhì)的柜架設(shè)施。如檔案資料密集柜、磁介質(zhì)檔案資料專用柜等其他特殊要求的檔案資料柜架。

（3）專業(yè)技術(shù)設(shè)備。如檔案資料修讀與保護設(shè)備、磁介質(zhì)讀取備份與維護設(shè)備、檔案資料殺蟲除菌設(shè)備、溫濕度檢測控制設(shè)備等。

（4）安全防護設(shè)施。如監(jiān)視設(shè)施、報警設(shè)施、防盜設(shè)施、防火設(shè)施、防磁設(shè)施、換風(fēng)設(shè)施等。

（5）管理與服務(wù)設(shè)備。如日常管理與服務(wù)用計算機、檔案資料管理與服務(wù)專業(yè)軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、目錄數(shù)據(jù)采集設(shè)備、檔案資料掃描數(shù)字化設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等。

3.2基礎(chǔ)測繪成果資料實行異地備份存放制度

基礎(chǔ)測繪成果是測繪成果中的核心成果，是國家直接投資完成的重要資源，屬于公共財政支持的范疇，大多屬于國家秘密，直接關(guān)系國家安全?；A(chǔ)測繪成果異地備份存放，就是將基礎(chǔ)測繪成果進行備份，并存放于不同地點，以保證基礎(chǔ)測繪成果意外損毀后，可以迅速恢復(fù)基礎(chǔ)測繪成果服務(wù)。異地存放的基礎(chǔ)測繪成果資料，應(yīng)與本地存放的測繪成果資料所采取的安全措施同一規(guī)格，要符合國家保密、消防及檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定和要求。

4、測繪檔案利用

測繪成果檔案管理的目的是通過對單位內(nèi)的各種測繪資料檔案進行統(tǒng)一管理，達到充分利用已有資料取得社會效益和經(jīng)濟效益的最大化。說到底測繪檔案管理的目的是為了測繪檔案的利用，而非單純的保管。

隨著經(jīng)濟社會的全面進步，測繪檔案的利用取得了長足進展。用戶范圍不斷擴展，專業(yè)化程度也不斷發(fā)展。用戶需求不斷加大，用戶數(shù)量不斷增加。人們對測繪檔案質(zhì)量的要求也不斷提高。因此，做好測繪檔案的應(yīng)用改造，就必須堅持以人為本，建立方便用戶的檔案利用體系，以利用者的需求為出發(fā)點和落腳點。目前，測繪檔案的利用服務(wù)還不同程度地存在一定問題。這主要是由于測繪檔案的特點造成的。首先，測繪檔案作為科技檔案的一部分，與文書檔案相比具有很強的專業(yè)性。測繪檔案包括大地測量、水準(zhǔn)測量、GPS測量、地形測量等門類，包含了數(shù)學(xué)、天文學(xué)等多學(xué)科的專業(yè)知識，因此測繪成果的形成過程比較復(fù)雜，測繪檔案的組織和排序有其特定的規(guī)律和模式。這一特點使得測繪檔案的利用范圍受到很大限制，用戶面十分狹窄。長期以來，測繪檔案的用戶主要是測繪、地質(zhì)、國土等專業(yè)用戶，而其他的普通用戶對測繪改造和測繪檔案缺乏了解，許多與生活相關(guān)的測繪信息并沒得到利用。影響了測繪檔案信息價值的充分發(fā)揮。其次，測繪檔案的保密性也對測繪檔案的利用起到一定的限制作用。測繪檔案中有相當(dāng)一部分信息涉及國家安全，具有較高密級，測繪檔案的利用范圍也有嚴格的規(guī)定，在一定程度上影響了測繪檔案的利用。

為了促進測繪檔案的利用服務(wù)，檔案管理部門應(yīng)建立完善方便的測繪檔案查詢系統(tǒng)，根據(jù)測繪檔案特點采取多種查詢方式，編制用戶手冊，介紹測繪檔案查詢系統(tǒng)的使用方法，幫助用戶提高查詢效率和查詢質(zhì)量。

5、總結(jié)

隨著科技的發(fā)展，測繪檔案的管理也向前推進。建設(shè)數(shù)字化測繪資料檔案館是今后一個時期一項重要的基礎(chǔ)性工作。數(shù)字檔案館的特征是：所有館藏檔案都具有模擬和數(shù)字化兩種存儲形式，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實現(xiàn)全過程計算機管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢及多媒體服務(wù)。概括地說，包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內(nèi)容有館藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入；對破損圖件進行修復(fù)；研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關(guān)的測繪檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；全面開展館藏檔案資料數(shù)字化處理并建庫；開發(fā)數(shù)據(jù)庫查詢檢索系統(tǒng)等。

要實現(xiàn)測繪檔案由資料管理機構(gòu)向信息服務(wù)機構(gòu)轉(zhuǎn)變。信息社會的發(fā)展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉(zhuǎn)到信息管理上來，要通過多種形式、多渠道向社會各界提供測繪檔案信息。因此，測繪檔案工作的重點應(yīng)該以檔案信息管理為中心，強化檔案信息服務(wù)功能，為國家各級領(lǐng)導(dǎo)和決策機關(guān)及社會各界提供快速、準(zhǔn)確、全方位的地理信息服務(wù)。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國測繪法》

[2]《中華人民共和國檔案法》

第2篇

關(guān)鍵詞：測繪成果；檔案；管理

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

目前檔案的重要作用被人們所忽視，檔案管理工作成了“說起來重要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的工作。加強規(guī)范檔案管理制度、配備先進的檔案管理設(shè)備、提高檔案管理水平是大多數(shù)測繪單位重點工作。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）硬件設(shè)施差。沒有設(shè)立專用檔案室，存檔室、閱檔室不明確?！傲馈痹O(shè)備不配套；檔案在長期保存過程中材料出現(xiàn)霉變、蟲蛀，影響檔案的使用。檔案夾不統(tǒng)一，影響檔案的美觀整潔、完整。

（二）人力資源配備不足。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，目前大部分測繪單位的檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在分管工作上，對于大量的需要裝檔的資料只是機械的放入檔案袋中，不分類、歸檔、鑒別、裝訂，在領(lǐng)導(dǎo)要求或上級管理部門檢查時才關(guān)注一下檔案室的管理，成了一個擁有檔案鑰匙的保管員

（三）檔案管理人員責(zé)任心不強。沒有認真及時的到各部門、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，被動式工作，導(dǎo)致檔案材料收集不全；有時將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，長時間不管不問，沒有及時將材料進行鑒別歸檔；對檔案材料內(nèi)容未認真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。

（四）干部職工對檔案的認識不足。填寫如履歷表、年度考核表等類似的表格時，有的人能省則省，認為不會有人看，敷衍了事。有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員，送交材料不及時，造成檔案材料收集不全甚至丟失。

（五）檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案人員交接手續(xù)不嚴格。按照檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責(zé)任重大的工作，檔案管理人員離崗或調(diào)動工作時，移交手續(xù)不按程序辦理。新的管理人員礙于面子，該檢查的不檢查，該簽字的不簽字，使檔案交接變成只是交接一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容和基本要求。其次是檔案材料交接不及時，往往人員檔案調(diào)離了存檔部門部分檔案材料還在原存檔部門，造成界限不明，責(zé)任不清，以致出現(xiàn)檔案材料數(shù)量缺失。

（六）檔案管理手段落后。目前大部分測繪單位檔案還僅限于紙面管理，檔案管理軟件落后或沒有配備，現(xiàn)代化水平不高，滯后于干部檔案制度改革的收入開展。檔案管理人員一直采取手工檢索、編輯，致使檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料、目錄不能及時更新的情況。調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方法，不能建立上下互聯(lián)數(shù)據(jù)庫，檔案管理信息化程度低。

二、建立健全檔案管理制度機制

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性很強的工作，特別在社會主義市場經(jīng)濟形勢下，管好用好檔案，對于人才使用、資源開發(fā)起著重要作用。因此，要按照國家《檔案法》的要求，緊密結(jié)合測繪單位的實際，要健全完善文件資料的收集管理、歸檔范圍、歸檔要求、檔案利用、檔案銷毀、檔案管理人員職責(zé)等各項管理制度，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。分管這項工作的領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)部門，要定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作情況，確保各項制度的落實。

三、抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理有其內(nèi)在規(guī)律和特定要求。應(yīng)選用政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的同志從事檔案管理工作，根據(jù)單位檔案管理工作量配備檔案人員數(shù)量。不論專職還是兼職的檔案員，都要定期或不定期地進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識和新技能?？刹扇⒓訖n案部門培訓(xùn)班、上級機關(guān)組織的檔案管理工作交流和平時檔案工作的檢查指導(dǎo)等形式，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)?；鶎訙y繪單位的檔案工作人員應(yīng)該做到多專多能，只有這樣，才能適應(yīng)收集、分類、編研等工作的需要。

四、做好檔案管理基礎(chǔ)性工作

檔案管理基礎(chǔ)性工作的好壞，直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量和使用效率。做好檔案管理基礎(chǔ)性工作，可從四個方面來進行。一要注重完整。檔案材料具有穩(wěn)定性、永久性特點，因此，要求內(nèi)容真實、項目全面、與結(jié)論相關(guān)的鏈條完整。如有缺失，想法補齊，保持檔案的完整性。二要注重規(guī)程。做好原始檔案的整理工作，及時進行分類、編目；建立檔案查閱登記制度，以便準(zhǔn)確快捷地提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。三要注重安全。要優(yōu)化檔案保管條件，增加安全設(shè)施，做好防火、防盜、防霉變、防蟲蛀鼠咬等問題發(fā)生，確保檔案安全。四要注重保密。根據(jù)檔案材料性質(zhì)確定密級與保存期限，檔案材料要在保密環(huán)境下開展檔案利用。檔案銷毀，要符合監(jiān)銷規(guī)定。

五、加強檔案管理硬件建設(shè)

檔案管理硬件建設(shè)是必不可少的一個方面，具體講就是要有單獨存放檔案的檔案室和檔案柜。目前，一些基層測繪單位由于辦公用房比較緊張，辦公室、檔案室合二為一的現(xiàn)象比較普遍，這樣很不利于檔案的安全保存和保密使用。隨著辦公條件的改善，沒設(shè)獨立檔案室和檔案柜的單位，一定要設(shè)法加以解決，因為很多檔案材料是不可再生的。檔案管理人員應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映情況，提出建議，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案管理硬件建設(shè)的重視和支持。

六、加強檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)社會為宗旨而開展的一項多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式?；鶎訙y繪單位檔案信息化建設(shè)重點抓好三個方面的工作：一是抓好檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成資源配置合理，特色突出，使用便捷，計算機檢索系統(tǒng)實用化，以此提高檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力。二是抓好檔案管理人員綜合素質(zhì)。思想素質(zhì)：要政治堅定，工作熱情，作風(fēng)嚴謹，事業(yè)心強；業(yè)務(wù)素質(zhì)：熟練運用信息工具，能及時捕捉、有效鑒定、加工提煉檔案信息。三是抓好檔案信息規(guī)范化建設(shè)。努力做到檔案信息著錄規(guī)范化，檔案信息儲存規(guī)范化，檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)規(guī)范化。通過加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

七、實例分析

（一）規(guī)范房產(chǎn)測繪檔案地址編號（歸檔編號）

以市屬實測檔案為例：01S-02-20110001，“01”表示為市屬，“S”表示為實測，“02”表示檔案的存放位置為市屬實測檔案架的第二行，“20110001”為檔案編號。

（二）測繪成果檔案的索引和目錄

1.總目錄

XX測繪成果檔案總目錄

2.分目錄

a.市屬房產(chǎn)實測成果檔案

b.市屬房產(chǎn)預(yù)測檔案、市屬房產(chǎn)交易（新測項目）檔案、區(qū)縣實測成果檔案、區(qū)縣房產(chǎn)交易（新測項目）成果檔案參照上表編制目錄。

c.未完成果檔案

d.施工圖

參考文獻：

[1] 蔡紅,李月琴,張寅.中小裝飾企業(yè)信息化整體解決方案研究[J]. 科技管理研究. 2010(14)

[2] 沈觀根.航天企業(yè)信息化建設(shè)與建議[J]. 航天制造技術(shù). 2008(05)

[3] 2009年武漢市基礎(chǔ)測繪成果會召開[J]. 城市勘測. 2009(06)

[4] 饒紅旗.工程項目電子設(shè)計文件自動歸檔的方案研究[J]. 中國勘察設(shè)計. 2006(11)

第3篇

測繪地理信息檔案資料是城市規(guī)劃和管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，具有使用數(shù)據(jù)量大、保存時間久、使用頻率高、修改頻率高、管理過程復(fù)雜等特點，給現(xiàn)行的檔案的保存、管理和利用方式帶來困難。數(shù)字檔案管理技術(shù)作為解決檔案存儲問題，提高檔案管理效率的有效手段，已得到廣泛應(yīng)用。本文基于北京市測繪地理信息檔案現(xiàn)狀，分析了測繪檔案保存、管理和利用的特點和難點，并就應(yīng)用數(shù)字檔案館技術(shù)解決現(xiàn)存問題的成效進行了預(yù)估。

［關(guān)鍵詞］

測繪地理信息檔案現(xiàn)狀 數(shù)字檔案管理

1引言

近年來，由于人口劇增導(dǎo)致的交通擁堵、資源緊缺、環(huán)境污染等綜合問題日趨嚴峻，城市發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)越來越多。測繪地理信息資料作為城市精細化管理和規(guī)劃的基礎(chǔ)，現(xiàn)勢性和豐富程度備受重視。2008年，北京市政府了《北京市人民政府關(guān)于進一步加強測繪工作的實施意見》（京政發(fā)［2008］11號）進一步明確了縮短基本比例尺地形圖的更新周期以滿足社會發(fā)展的需要，由此引起測繪地理信息檔案資料的增速明顯提升，給檔案管理增加了困難。另外，隨著測繪地理信息行業(yè)的信息化建設(shè)日漸深入，電子成果等伴隨著紙質(zhì)檔案歸檔成為主流歸檔形式。因此，電子成果作為信息化產(chǎn)物，也成為一項重要的測繪地理信息檔案，增加了檔案管理、使用、更新和永久保存的內(nèi)容。此外，部分檔案由于保存年限太久、頻繁翻閱使用或更改等原因，給紙質(zhì)檔案的永久保存造成困難，影響了測繪地理信息服務(wù)職能的發(fā)揮。

2檔案現(xiàn)狀

2．1存量現(xiàn)狀

目前，北京市的測繪地理信息檔案資料包括基礎(chǔ)測繪、工程測量、航測遙感、地理信息項目成果等各類檔案。按照檔案介質(zhì)主要分為紙質(zhì)檔案、電子檔案和實物檔案，其中電子檔案以光盤、硬盤和磁帶作為主流保管介質(zhì)。按照檔案內(nèi)容主要分為基礎(chǔ)測繪成果資料、基本比例尺地形圖圖紙、航測遙感成果、專業(yè)測繪和工程測量成果資料、國家測繪標(biāo)準(zhǔn)、項目資料、測繪數(shù)據(jù)歸檔光盤等。歷史檔案最早可追溯至清朝乾隆時期，近年來按照《北京市基礎(chǔ)測繪技術(shù)規(guī)程》進行數(shù)據(jù)更新，檔案數(shù)量大，內(nèi)容豐富，是進行城市變遷研究的重要資料。測繪地理信息檔案分類標(biāo)準(zhǔn)首先遵循《中國檔案分類法》中對測繪行業(yè)檔案分類規(guī)定。對于國家標(biāo)準(zhǔn)中沒有的內(nèi)容，遵循地方標(biāo)準(zhǔn)。隨著北京市測繪數(shù)據(jù)更新周期縮短以及地理信息相關(guān)的信息化項目增多，導(dǎo)致測繪地理信息檔案數(shù)量增幅上漲。此外，由于北京市城市建設(shè)日新月異，帶動了與之相關(guān)的詳細測量、竣工測量、管線測量、撥地規(guī)劃路等檔案變更頻繁?？傮w來講，測繪地理信息檔案存量現(xiàn)狀呈現(xiàn)出數(shù)量多、類別全、增速快、變更頻繁等特點。

2．2管理現(xiàn)狀

在強化測繪地理信息檔案資料管理方面，通過制定管理規(guī)定，建立信息化系統(tǒng)和強化管理標(biāo)準(zhǔn)三個方面來解決測繪地理信息檔案資料的保存和利用問題?，F(xiàn)有的檔案管理規(guī)定涵蓋了歸檔內(nèi)容、歸檔時間、檔案整理方式、手續(xù)辦理和管理職責(zé)等多個方面。目前，測繪地理信息檔案管理采用人機結(jié)合方式，主要操作環(huán)節(jié)包括歸檔－入庫、借閱－歸還、借出－修改－重歸檔、統(tǒng)計報表、盤庫等。對于頻繁借閱的檔案類型，例如工程測量檔案，建立了專門的信息系統(tǒng)，用于辦理歸檔、借閱－歸還手續(xù)，并實現(xiàn)對借閱情況進行統(tǒng)計分析，為決策層提供參考依據(jù)。其余檔案，主要利用Excel表格完成對大部分檔案信息的維護工作，包括檔案名稱、歸檔時間、檔案編號等。此外，庫房盤點作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，依靠人工核對Excel表來完成，由于檔案數(shù)量大，excel表格數(shù)量多，給庫房盤點工作帶來極大困難。

2．3利用現(xiàn)狀

可供利用的檔案資料包括紙質(zhì)檔案和電子成果。常供借閱的紙質(zhì)檔案資料包括：規(guī)劃路、撥地、驗測、放線、竣測、詳測、市政、房地產(chǎn)測量、鑒定、規(guī)劃路、管線、文書、光盤等。按照利用方式主要分為歸檔、借閱、借出修改，規(guī)劃路檔案資料的修改最為頻繁。在所有紙質(zhì)檔案中，工程測量檔案借閱數(shù)量約占70％。常供借閱的電子成果資料包括控制點資料、數(shù)字地形圖等，目前對企事業(yè)單位和社會公眾公開提供［1］。

3現(xiàn)存問題

（1）頻繁的借閱給紙質(zhì)檔案帶來損毀風(fēng)險

在北京市城市規(guī)劃、城市建設(shè)、地形圖更新等過程中，相關(guān)測繪單位需要頻繁調(diào)閱檔案原件，包括控制資料、撥地、規(guī)劃路、房產(chǎn)測繪等相關(guān)檔案。由于外業(yè)環(huán)境較為艱苦，加之頻繁的調(diào)閱、復(fù)印等，使得檔案原件受到不同程度的損壞，更嚴重者甚至造成檔案原件的永久損毀和丟失。

（2）永久保存的歷史檔案亟待尋求更為徹底保存方式

歷史檔案資料，經(jīng)過多年保存，受到空氣中酸、堿等物質(zhì)的慢慢侵蝕，加之失水、以及氣溫變化帶來的破壞，許多紙張已經(jīng)十分脆弱，面臨消亡。此外，歷史檔案內(nèi)容多為手寫，目前手寫字跡已很難識別，如果任其發(fā)展下去，檔案內(nèi)容將無法使用。

（3）人工管理方式與檔案管理效率和利用率之間存在矛盾

紙質(zhì)檔案數(shù)量有限，無法同時提供多個單位借閱的使用，導(dǎo)致檔案利用率受限。目前，檔案管理，包括檔案借閱、歸檔、盤庫等，主要依賴人工維護的excel表格和紙質(zhì)單據(jù)，在管理過程中，需要維護多項冗余信息，且多個Excel表格記錄需保持同步，維護工作繁雜且易出錯。此外，檔案庫存位置查找過程中，依賴專業(yè)人員的經(jīng)驗，對工作人員的熟練程度要求較高。

（4）科技變革帶來的挑戰(zhàn)

隨著測繪地理信息行業(yè)信息化建設(shè)的逐步深化，測繪生產(chǎn)模式逐步向信息化和無紙化過渡，數(shù)字化成果的類型、數(shù)量、更新頻率不斷增多，針對電子成果的管理、更新和歸檔制度也在日趨完善［2］?，F(xiàn)行的以人工管理為依托，以紙質(zhì)介質(zhì)為載體的管理方式在管理數(shù)字化成果歸檔、管理、登記、變更以及借閱方面存在許多問題。

4應(yīng)用數(shù)字檔案管理技術(shù)成效預(yù)估

4．1徹底實現(xiàn)檔案永久存護

借助數(shù)字檔案管理平臺的掃描數(shù)字化技術(shù)、海量電子檔案高速在線瀏覽，存儲、備份和保密技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的全部數(shù)字化［3］，將給現(xiàn)有檔案保存和利用方式帶來巨大變革。首先，對于珍貴的歷史檔案，將徹底解決瀕危歷史檔案的搶救性保護和永久保存難題［3］。其次，以借閱為目的檔案查詢和借出，將利用電子檔案綜合管理平臺實現(xiàn)自助查找和下載，介質(zhì)將由紙質(zhì)原件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的打印版，避免了紙質(zhì)檔案原件或副本暴露在外部環(huán)境中引起的損壞，減輕了管理人員的查閱工作量，同時，由于打印數(shù)量可由用戶自定義，一本檔案同時可滿足多用戶的使用需求，提高了檔案原件的利用率。此外，對于電子成果將逐步推動電子歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，在電子簽名、水印和版本控制等技術(shù)支持下完成歸檔過程，并實時提供在線瀏覽和借閱。

4．2提升檔案利用效率，提升測繪生產(chǎn)的信息化程度

數(shù)字檔案管理核心技術(shù)履行的職能包括：

（1）檔案管理職能：

包括日常檔案歸檔、借閱等辦公信息化，檔案庫房管理智能化、檔案利用情況的統(tǒng)計與報表等［4］；

（2）檔案服務(wù)職能：

在線綜合管理平臺滿足多用戶對電子檔案的在線快速瀏覽、查詢、借閱、下載和打印等需求，將傳統(tǒng)的人工管理過程借助計算機實現(xiàn)，滿足政府機關(guān)、企事業(yè)單位、生產(chǎn)部門和社會大眾提供測繪檔案的使用需求，提高檔案的利用率；

（3）檔案編研與信息挖掘職能：

以應(yīng)用為目的，對電子檔案庫多類檔案進行主題編研，對多類檔案蘊藏的信息進行深層次挖掘，發(fā)現(xiàn)新知識，服務(wù)于現(xiàn)有的科技項目［5］。應(yīng)用數(shù)字檔案管理技術(shù)，將提升測繪地理信息檔案管理的信息化程度，提升現(xiàn)有紙質(zhì)檔案利用廣度和深度。

4．3探索行業(yè)間的技術(shù)交叉，推動測繪科技創(chuàng)新

數(shù)字檔案管理技術(shù)結(jié)合地理信息行業(yè)的地理分析、室內(nèi)定位和虛擬現(xiàn)實技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案管理的虛擬化和智能化。利用地理信息檔案特有的位置信息結(jié)合二維碼識別技術(shù)，通過檔案的流向跟蹤，可以精細化的獲取與檔案相關(guān)聯(lián)的工程信息，為項目管理提供決策支持。在室內(nèi)定位和虛擬現(xiàn)實技術(shù)的支持下，可實現(xiàn)庫房管理的真三維可視化，為海量檔案管理提供有效的管理途徑，提升檔案管理效率。通過行業(yè)間的技術(shù)交叉，探索具有測繪地理信息行業(yè)特色的數(shù)字檔案管理解決方案，推動測繪科技的創(chuàng)新。

作者：趙凌美 趙春香 單位：北京測繪設(shè)計研究院

參考文獻

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［2］任麗濱，張小剛．淺析測繪檔案工作在新時期的機遇和挑戰(zhàn)［J］．測繪與空間地理信息，2009，32（4）：191－193．

［3］李培．測繪科技檔案發(fā)展戰(zhàn)略的思考［J］．測繪與空間地理信息，2004，27（5）：21－23．