檔案管理基本流程范文

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第1篇

關鍵詞：會計檔案；質(zhì)量管理；過程方法

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01

會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經(jīng)濟發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務計劃的數(shù)據(jù)源，又是進行科學經(jīng)濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經(jīng)驗、智慧和技術的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質(zhì)量控制方法，對會計檔案進行全過程質(zhì)量管理，是當前加強會計檔案建設，提高會計檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現(xiàn)實意義。

一、會計檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)

（一）理論依據(jù)

檔案管理學的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學的基本原理應當是會計檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強調(diào)會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會計檔案質(zhì)量控制方法的研究應當建立在對會計檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責分析的基礎之上。

（二）法規(guī)標準依據(jù)

遵循法規(guī)標準的規(guī)定和要求，是保證會計檔案質(zhì)量的根本途徑。會計檔案管理的相關法規(guī)標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權條例》。

（三）實踐依據(jù)

在充分依據(jù)檔案學基礎理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎之上，加強會計檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會計業(yè)務實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質(zhì)量控制方案。

二、基于過程的會計檔案質(zhì)量控制方法

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質(zhì)量控制方法進行具體研究。

（一）會計檔案收集階段的質(zhì)量控制

第一，嚴格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應結合本單位會計檔案形成的特點和規(guī)律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應嚴格遵照會計部門保管一年期滿應移交歸檔的規(guī)定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會計檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）會計檔案鑒定階段的質(zhì)量控制

第一，嚴格遵循標準規(guī)范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關標準規(guī)范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應當嚴格遵守銷毀工作流程。

（三）會計檔案整理階段的質(zhì)量控制

在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會計檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內(nèi)容，完整填寫卷內(nèi)文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫案卷目錄。

（四）會計檔案利用階段的質(zhì)量控制

第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網(wǎng)絡平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊

參考文獻：

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[5]閆漢東.談會計檔案收集工作[J].檔案天地,2006,04.

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[7]唐力,張靖.會計檔案的科學管理和利用[J].交通財會,2005,06.

第2篇

〔關鍵詞〕實驗室；圖片檔案；管理系統(tǒng)

雖然目前實驗室信息管理系統(tǒng)在國內(nèi)趨于普遍應用，但是還不夠成熟，缺少全面的相關輔助數(shù)據(jù)。當前的圖片檔案管理工作也對管理系統(tǒng)有新的智能化需求，因此本研究的目的是在實驗室管理系統(tǒng)中建立圖片檔案管理子系統(tǒng)，以完善實驗室管理系統(tǒng)功能，更好地服務客戶。

1整體框架

整個系統(tǒng)的軟件框架分為3個層次（圖1），分別是集成平臺層、應用系統(tǒng)層和基礎設施層。應用系統(tǒng)層由業(yè)務系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)構成。業(yè)務系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)又分別由多個子系統(tǒng)構成。本研究主要介紹應用系統(tǒng)層中辦公系統(tǒng)下的子系統(tǒng)圖片檔案管理系統(tǒng)。圖1系統(tǒng)框架圖片檔案管理系統(tǒng)主要包括以下3個技術平臺。門戶平臺。使用OracleWebCenterSpace技術搭建統(tǒng)一的應用訪問門戶平臺。用戶可以通過門戶平臺進行網(wǎng)上辦公、協(xié)同工作。門戶平臺能夠?qū)贸绦蜻M行開發(fā)和重用，并且提供單點登錄功能。使圖片檔案管理系統(tǒng)能夠集成在門戶平臺之上，這樣此系統(tǒng)即可以作為門戶平臺上的一個功能模塊，展現(xiàn)在用戶面前，用戶可以進行圖片檔案管理的相關工作。通過統(tǒng)一平臺、單點登錄的管理模式，有效地解決了多個系統(tǒng)、多點登錄、入口分散的問題。流程管理平臺。借助BPM組件，完成圖片檔案管理系統(tǒng)中全部審批流程設計。通過引入此平臺，進行固化工作流程，審批人提交審批動作后，系統(tǒng)立刻自動將任務流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)，同時將處理動作和審批意見記錄到數(shù)據(jù)庫中。有效地解決了線下審批周期長、歷史數(shù)據(jù)難以統(tǒng)計的問題，提高了工作效率，便于進行問題追溯。內(nèi)容管理平臺。使用OracleWebCenterContent技術搭建內(nèi)容管理平臺，用于存放圖片檔案管理系統(tǒng)中的圖片。支持非結構內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可以創(chuàng)建指定在檢入、搜索或查閱內(nèi)容信息時顯示哪些元數(shù)據(jù)值的概要信息。可以使用數(shù)字資產(chǎn)管理器功能快速查找、分組、轉(zhuǎn)換和下載各種大小、格式和分辨力的圖像，以滿足業(yè)務需求。在整個平臺上搭建的軟件系統(tǒng)采用的是B/S模式，用戶可以在任意一款當前的主流瀏覽器上進行訪問，非常方便。無須客戶端軟件的安裝和維護，并且易于學習和操作，減輕了運維的負擔，使信息管理部門能夠在桌面維護方面節(jié)省出一定的人力資源。三層體系結構，這樣使系統(tǒng)結構更清晰明確，有利于后期系統(tǒng)的維護和升級。

2數(shù)據(jù)庫設計

圖片檔案基本信息表：檔案id號，申請單據(jù)編號，總序號，年度，分類，歸檔日期，歸檔經(jīng)辦人，狀態(tài)，攝影者，地點，時間，人物，背景，事由，備注，檔案編號的4位序號，縮略圖id號，原圖id號，小圖id號，備用字段。其中檔案id號為主鍵。圖片檔案信息下載申請單據(jù)信息表。申請下載id號，標題，開始時間，結束時間，描述，附件名稱，附件id號，附件內(nèi)容id號，流程角色，借閱人，當前審批節(jié)點，文檔類型，借閱時間，備用字段。其中申請下載id號為主鍵。下拉列表值信息視圖。列表id號，列表類型，列表類型描述，對應值id號，對應值代碼，含義，描述，是否有效。流程審批歷史信息視圖。記錄id號，流程id號，流程類型，審批人，實際審批人，審批內(nèi)容，審批狀態(tài)，審批日期，審批結果，單據(jù)編號，當前審批節(jié)點，當前審批節(jié)點描述。

3系統(tǒng)功能

基本信息錄入。上傳圖片后，系統(tǒng)對圖片進行處理，在內(nèi)容管理平臺上存儲縮略圖、小圖、原圖3種不同規(guī)格型號的圖片，最后進行基本數(shù)據(jù)的錄入，將所有信息存入數(shù)據(jù)庫。在正式發(fā)起檔案審批流程前，創(chuàng)建人可以進行查詢、修改、添加、刪除操作。圖片檔案審批流程。通過梳理實際業(yè)務情況，設計兩個工作流程，包括檔案的流程和檔案的下載流程。在檔案流程審批完成后，通過年度和分類的提取，生成檔案編號和總序號。在檔案下載流程審批完成后，申請人能進行相關信息的下載。管理權限。對于不同權限的使用者進行操作設置，不同的使用者僅能見到并下載權限之內(nèi)的檔案。例如檔案管理員能見到、編輯并下載所有的圖片檔案資料。各部門檔案管理員能見到部門內(nèi)的檔案并下載。普通使用者僅能下載自己提交的檔案，對其他檔案如有下載需求，需要發(fā)起圖片檔案的下載申請流程。統(tǒng)計查詢。能夠從不同的維度，通過各個字段的組合查詢，對檔案的信息進行檢索、閱覽。也可點擊高級查詢，添加數(shù)據(jù)庫中所有的字段，作為查詢條件，進行搜索。實現(xiàn)了對海量內(nèi)容數(shù)據(jù)，做到多維度自由檢索與實時查詢。能通過固定的字段對檔案進行升序或降序的排列，便于進行數(shù)據(jù)管理。

4作用和意義

第3篇

摘 要 隨著我國科技的進步，檔案管理領域取得了一定經(jīng)驗，但社會的進步需要檔案管理模式共同進步，同時檔案客戶對檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進行了深入的研究和探討。

關鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式

在市場經(jīng)濟發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門領導需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國國情的檔案管理體制[1]。現(xiàn)代檔案管理應逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎上研究檔案管理體制對社會發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門領導以及檔案管理人員共同對此方法進行研究，進而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國檔案管理體制到達新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。

一、基于公共管理視閾的檔案管理方法

所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個管理模式可以為公眾提供高效的服務。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準和方向，使檔案管理方式更為專業(yè)，進而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務。檔案管理應該注重服務好檔案用戶，以檔案用戶為主體，關注用戶的體驗和感受，進而使得檔案管理能夠不斷進步[2]。

二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念

（一）承擔社會責任

檔案管理需要對社會以及公眾負責，社會責任是推動檔案管理的動力和基礎，要想實現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔社會責任。陳舊的檔案管理主要責任是為政治工作人員負責，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔的是社會責任，不僅對社會發(fā)展負責，而且對廣大群眾負責。

（三）統(tǒng)一管理理念

檔案管理想要向公共管理方向前進，就要做到對待公共人群實行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對于社會各個階層的公眾都要一視同仁，嚴格按照檔案管理制度開展工作，可以面向社會開放的檔案要向廣大公眾開放并提供統(tǒng)一服務，在服務過程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標準，不得為特殊職位人員“開后門”，使其享有特殊化服務，工作人員對檔案用戶的要求和相應的工作流程應該是統(tǒng)一一致的。

三、基于公共管理視閾的檔案管理方式

（一）采集群眾意見的方式

檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶是廣大的社會公眾，檔案管理工作開展過程中，群眾就可以對檔案管理工作提出意見，管理人員吸取公眾的意見，對未來向更多的用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務實有裨益。檔案管理部門采集群眾的意見加以改進，這樣不但可以幫助檔案管理工作進步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。

（二）檔案資源信息化

隨著電子化信息時代的到來，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進了社會的不斷發(fā)展，同時也需要檔案管理部門和領導者重視起信息資源的開發(fā)，這對檔案管理未來的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進檔案管理的進程。檔案管理的基本流程詳見圖一

圖一 檔案管理流程圖示

結束語：

總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對我國當前的市場經(jīng)濟發(fā)展有關鍵作用，因此，檔案管理部門領導和檔案管理人員應該對這一發(fā)展方向深入探究并促進其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會公眾，承擔的主要責任為社會責任。與此同時，檔案管理部門需要定期為檔案管理人員組織培訓，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)，同時管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1] 曹玉.公共管理視閾下檔案管理的實踐范式研究[J].檔案與建設，2012（7）：15-17，63.