檔案管理的方法范文

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第1篇

一、新醫改背景下醫院檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的重視度不夠

雖然檔案管理對醫院管理工作有著重要作用，但由于其工作性質屬于行政類，與醫院主體醫療性質不同，在許多醫院中，普遍存在著做好醫療服務即可、行政類工作不重要的觀點，缺乏對檔案管理工作的深度重視。在這種環境下，大多醫院檔案管理意識較為淡薄，將其視為可有可無的工作，沒有形成良好的檔案管理基礎，導致檔案管理工作無法持續、有效的開展，管理混亂、檔案丟失等問題都較為常見，嚴重降低了檔案管理工作效果。

（二）檔案管理的制度存在缺陷

管理制度是管理工作開展的依據，就當前醫院檔案管理制度而言，還存在著一些缺陷，主要體現在：首先，責任制度不明確，沒有明確規定檔案管理的權利和責任，管理人員行為較為散漫，缺乏工作責任心和積極性，導致檔案管理工作拖沓、遲滯，工作效率低下[1]。其次，制度落實度較差，部分醫院在檔案管理制度方面提出了一些要求，但在實際當中，由于缺乏足夠的認識和有效的監督，檔案管理依然習慣于傳統的工作方法，沒有嚴格按照制度要求進行，也給檔案管理水平提升造成阻礙。

（三）檔案管理人員的素質較差

管理人員是檔案管理工作開展的直接執行者，其素質水平高低決定著檔案管理的水平。然而，在實際當中，檔案管理人員素質較差在各個醫院中普遍存在，許多檔案管理人員是由護士、文員等其它崗位轉職而來的，沒有專業、系統的檔案管理知識，對檔案的各個工作環節并不清楚，只是通過摸索、總結來完成工作，既無法保證工作的可靠性，也降低了工作效率，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步。

（四）檔案管理的設備、方法落后

在新醫改背景下，醫院為提升自身醫療服務水平，將大量人力、物力和財力向臨床、藥物和人員等方面傾斜，在檔案管理方面投入嚴重不足，甚至挪用檔案管理方面的經費，導致檔案管理的設備無法及時更新，檔案柜陳舊、檔案室簡陋，缺乏良好安全防護措施，嚴重影響了檔案管理工作質量。此外，在檔案管理方法上，依然有許多醫院采取傳統的手工、文本建檔管理方式，信息化水平較低，既造成人力、物力資源的浪費，也降低了檔案管理效率、準確性。

二、新醫改背景下醫院檔案管理的創新方法

（一）加強對檔案管理的重視

為提高醫院檔案管理水平，首先要加強對檔案管理的重視，充分認識到檔案管理對醫院發展的重要作用，提升檔案管理的地位，樹立全員管理理念。首先，從領導層來說，建立專門的檔案管理負責小組，給予檔案管理足夠的支持，與其它部分進行溝通協調，及時解決檔案管理管理工作發生的問題，促進檔案管理工作進步。其次，從基層人員來說，端正工作態度，積極完成檔案管理的相關任務，總結工作經驗，改正以往不良工作習慣，正確認識自身工作的積極意義，使檔案管理朝著規范化、高效化方向發展[2]。

（二）完善檔案管理的制度

良好的管理制度能夠對檔案管理工作進步起到事倍功半的效果，完善檔案管理制度也有著十分重要的作用，具體措施包括：首先，創新管理制度。結合新醫改的要求和醫院的實際情況，借鑒現代管理模式的經驗，對檔案管理制度進行搭檔創新，制定符合醫院需求的制度模式，為醫院檔案管理工作高效、持續發展提供支持。其次，明確責任制度。責任制度是檔案管理制度能夠有效落實的重要保障，明確的責任制度應當將檔案管理的相關責任劃分到具體的崗位、個人身上，激發人員工作責任心和積極性，使管理人員嚴格按照制度要求完成檔案管理工作。

（三）采取現代化管理手段

隨著科學技術的不斷進步，現代化管理手段的效率、準確性大幅度提升，是醫院檔案管理工作應當重視的內容。因此，在醫院檔案管理中，要積極引入先進的現代化管理手段，加強信息化建設，才能有效促進檔案管理水平的提升，具體包括兩個方面：首先，加強硬件設施的引入。在現代化管理模式中，對存儲空間、硬件等提出了更高要求，醫院應當結合自身實際情況，加大在設備方面的經費投入，購置計算機、掃描儀等先進設備，為檔案管理工作提供便捷手段。其次，強化信息化技術使用。信息化技術應用是管理工作效率提高的有效措施，醫院檔案管理中，建立統一的檔案信息管理平臺，將所有檔案信息納入到此平臺中，實現檔案信息的共享和實時傳輸，對檔案查詢、使用有著重要作用。

（四）建設高素質管理隊伍

在新醫改背景下的醫院檔案管理工作中，其技術性、專業性和復雜性程度都顯著提升，對檔案管理人員素質水平要求也不斷提高，在此背景下，建設一支高素質的管理隊伍十分必要[3]。首先，加強對管理人員的培訓，提高其對先進管理經驗、專業技術的掌握水平，提升其綜合素質，更好地適應檔案管理工作的需求，從而促進檔案管理水平的提升。其次，建立考核與評價機制，對檔案管理人員技能水平、職業道德素質等展開考核與評價，并給予相應的獎勵與懲罰，激發其工作積極性，實現檔案管理工作的進步。

結語

第2篇

關鍵詞：基建工程 檔案管理 方法

隨著我國建設社會主義現代化進程的加快，基建工程項目得到大范圍的開展，大量的基建檔案成為檔案管理人員所關注的重點。盡管國家在基建工程的開展中不斷規范相關的法律法規，但基建檔案的管理依然存在一定問題，需要不斷優化完善。基建檔案作為基礎工程建設的重要部分，對于我國基礎設施工程的建設有著重要意義，因此在發展基建工程建設的同時也要加強基建檔案的管理。

一、基建檔案的作用

基建檔案作為檔案的一種，其中包括文字、圖表、圖紙以及相關的音視頻文件等，基建檔案的出現是在工程項目開始建設到結束的整個過程中，涉及到多個部門的施工管理文件。基建檔案作為施工建設管理的重要內容，是施工過程記錄的重要數據，對于工程項目的施工、檢驗、竣工驗收以及日后的維修等具有重要的價值，更是相關部門管理的重要檔案。對于基建工程而言，是社會發展、單位水平提高的重要提現，同時也作為一項重要的基礎工作。在基建項目建設的過程中通過檔案的形式對建設過程進行規律、系統、規范的記錄存儲，可以為以后工程項目的發展以及過程中問題及時的解決起到不可忽視的作用。系統完善的基建檔案作為作為技術人員成果的提現，有助于增強相關人員的技術水平，推動單位技術水平的提高，有助于單位自身檔案管理以及施工水平的規范化、合理化發展。

對于基建工程而言，項目的開始都是根據統一的建設任務書以及總體設計進行的，整個項目作為幾個單體項目的綜合，在項目預算上進行統計評估，行政管理上具有獨立的組織形式。由于不同的基建項目具有不同的特點，因而相應的基建檔案本身的技術水平、技術要求以及檔案管理的難度都有區別。基建檔案作為工程初期階段招投標、文件編報、工程施工、竣工檢測等不同階段的最為完整的記錄，是工程建設的重要資料依據，更是有關建設單位維權以及相關單位維護合法利益的保障。為了促進基建工程的順利開展，需要對基建檔案進行統一管理，并且定期對其進行收集、分類以及整理，從而有效加強基建檔案的實用性，為后續基建工程的開展提供必要的服務。在基建項目開建的初期，需要對項目整體情況進行考察審核，在項目前期需要作出符合需求的可行性研究，做好選址以及土地規劃等工作，這些工作的開展需要用以往的基建檔案作為建設依據。此外，基建檔案更是工程后期竣工驗收的重要依據和材料憑證。因此，加強基建檔案的管理工作，對于基建工程建設有著重要的作用。

如上所述，基建檔案作為基建工程最為完整詳細的記錄，對于工程后期的完善以及使用過程中的維修、改造具有重要的意義。基建檔案真實有效的體現了基建工程在施工以及管理中的全部過程，加強基建檔案的管理和歸檔，不僅僅有助于后期工程建設，更有助于促進對基建工程的監督。對于工程事故的處理，基建檔案有著重要的作用，可以為事故問題的解決提供數據以及技術依據。因此，加大對基建檔案的管理力度，是提高基建工程質量、管理水平以及維護人民財產權益的重要保障。

二、基建檔案管理存在的問題

首先，基建檔案管理工作的重視程度有待加強。為了抓住新時期的發展機遇。國家提出了一系列的改革發展政策，不斷完善國家基建工程的管理體制，明確工程建設、管理的法律法規，制定了基建檔案的管理標準，這也是對傳統基建檔案管理的挑戰。基建檔案本身具有工期長、環節多以及涉及部門較多的特點，因而基建檔案也就比一般的檔案復雜，只有將基建檔案的管理系統化，才能有效完整的做好基建檔案的管理工作。在實際檔案管理中為了追求經濟利益以及工程進度，很多單位沒有給予基建檔案管理足夠的重視，進而出現了基建工程建設與基建檔案歸檔不協調，甚至由于工程管理水平不高導致的基建檔案的遺失和損壞的情況。

其次，基建檔案管理意識有待加強。在對基建檔案進行管理的過程中，相關分管領導以及材料管理員的重視程度以及管理意識有待提高，對于基建檔案重要性的思想認識不夠，在對基建檔案進行管理的過程中管理人員不固定，從而造成基建檔案管理的不連續，檔案管理責任沒有具體到人，缺乏完善的檔案管理機制。同時，需要加強對基建檔案重要程度的宣傳力度，明確檔案管理責任人，提高對基建檔案管理責任人專業水平的要求，定期對其進行檢查監督，對于出現的問題及時處理，從而完善基建檔案管理程序，做好基建檔案的歸檔工作。因此，提高基建檔案的管理意識非常重要。

再次，傳統的基建檔案管理模式需要優化完善。新時期的基建工程與傳統的基建工程存在很大的區別，不僅僅在于基建工程的規模，工程建設周期以及相關配套設施也存在很大區別。要滿足新時期國家開發建設的需求，就要不斷及時的完善相關規章制度，加強對基建工程的質量管理。設立專門的基建檔案管理工作崗位，明確檔案管理人員的工作職責，提高檔案管理工作者的工作水平，設立專門的檔案室，提高對基建檔案管理的重視程度，促進檔案管理體制的不斷完善。建立統一完善的檔案工作管理標準，統一有關檔案管理部門的工作要求，提高基建檔案管理的規范性，加大對檔案管理的監督指導，制定完善有效的措施，是當前需要解決的重要問題。

三、加強基建檔案管理的方法對策

首先，樹立科學的檔案管理理念，不斷提高檔案管理意識，進而實現現代檔案管理的市場化和信息化，加大對《檔案法》的宣傳力度，保證新時期檔案管理人員充分理解基建檔案管理的重要性。同時，提高基建工程建設各級領導以及相關檔案管理人員的主動性，有效提高基建檔案的管理水平。加強檔案管理有關部門之間的平衡、協調，促進建設單位、設計單位、施工單位以及監理單位之間的配合。明確新時期檔案管理工作的重要性，盡快提高有關工作人員的責任感以及科學管理意識，保證基建檔案管理的規范性和完整性。

其次，完善基建檔案管理體制。對于傳統的基建檔案管理體制而言，存在很多不完善的地方，基建檔案管理相關的規章制度不夠健全。在現代基建檔案管理中，需要根據基建項目的實際情況以及特點，建立合適的工作標準以及管理制度，設計專門的基建檔案管理檔案，明確基建檔案管理人員的工作職責，建立完善基建檔案管理網絡體系，促進各相關部門之間的合作和配合。根據國情和單位基建工程情況以及國際先進管理模式，實行基建檔案現代化專業管理模式，制定基建檔案各項規章制度，依法治檔，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理。

再次，做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機制。基建檔案業務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。加強基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環節連著一個環節，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展以及日后的維修工作。所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態度，貫徹落實基建檔案工作的規定和措施。基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。

最后，加強檔案人員的業務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化等素質。檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業知識，優化知識結構，拓寬知識面。充分利用信息化，建立完善新時期的檔案管理體系，提高基建檔案管理水平。

總之，在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，做好基建檔案管理工作，實現基建檔案工作自身價值，才能提升單位管理水平和基建工程建設水平。

參考文獻：

[1]張梅. 如何做好基建檔案管理工作[J]. 咸寧學院學報，2009，02：124-125.

[2]張莉. 如何加強基建工程檔案管理[J]. 中小企業管理與科技（下旬刊），2009，05：20-21.

第3篇

一、檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員專業素養參差不齊

醫院檔案需要專業人士來進行相關的管理，但是目前大多醫院所聘用的管理人員一般都不是該專業畢業的，普遍存在檔案知識不夠豐富，對知識的駕馭能力不夠強，在管理的過程仍然會出現相當大的失誤現象[1]。

檔案管理人員的素養問題往往是醫院管理過程中容易被人忽略的一部分，加上管理人員在學歷、文化素養、專業素養等方面存在比較明顯的差異，造成了檔案管理的過程中出現不太均衡的現象，如部分人員表現較好，而小部分人員缺乏專業導致部分工作完成不夠完美，嚴重影響了管理工作的順利進行。

2.檔案管理的模式不夠完善

絕大多數的醫院在檔案管理這一塊上并未制定出符合自身醫院檔案管理的合理制度。通常醫院都采用各部門負責自己部門檔案的處理方法，如人事檔案由相關的人事部門負責，醫療病例方面的檔案由相關的醫療病例部門負責，而并未成立單獨的檔案管理部門來進行管理，失去了檔案管理的完整性。這樣各部門在某一環節上的脫節不僅會導致信息資料收集的效率不高，而且往往會造成信息的遺漏和資料的不全，不利于整個醫院的管理。

3.醫院管理者檔案管理意識較差

在醫院的管理過程中，醫院的發展和經營模式是醫院管理的側重點，而管理者對于檔案管理往往缺乏意識和重視度。管理者對檔案管理意識的淡薄會嚴重影響工作者對于檔案管理工作的積極性，很多工作者常常采用敷衍了事的態度，在處理檔案上不夠重視，工作馬馬虎虎，這也是很多檔案出現資料的不全的主要原因。

4.檔案管理水平低下，檔案缺失嚴重

用房緊張的問題時常會造成醫院一再縮減檔案管理室的面積，大多數的醫院檔案管理室比較狹小，空間往往不夠用，使用起來不方便。管理水平的低下制約了檔案管理的發展，嚴重影響了醫院現代化的發展。目前大多數的醫院收集整理檔案資料仍然采用手工的形式，電子計算機的普及并未在醫院檔案這一領域被完全推廣。手工收集資料，不僅會造成效率較低，而且會導致資料缺失嚴重，完整度不夠。

二、新醫改下改善檔案管理的措施

隨著新醫改的日益深入化，傳統的檔案管理模式已經不能很好地適應醫療事業的改革，在這樣的新時代新背景下，我們該如何改進檔案管理的方式，以適應并幫助醫療事業更好的發展是值得深思的問題。

1.加強檔案管理人員專業知識和素質的培養

檔案管理人員專業知識和素質很大程度上影響著檔案工作的進行，專業知識的匱乏和素質的高低不齊會導致檔案管理工作不能順利的進行。醫院應盡量的采用具有檔案管理專業知識的人才，也要加強部門成員有關知識的培訓，不斷地提高人員的專業知識和素養，使其工作和管理能力與時俱進，創建強大的檔案管理隊伍。在培訓的同時還應重視激發工作人員對于檔案管理的喜愛，培養他們的興趣，并在工作中適當的增加鼓勵和獎勵的政策以提高工作的積極性，創建強大的檔案管理隊伍。

2.改善現今檔案管理的模式

檔案管理受到原來越多人的重視，因此，建立一個專門的檔案管理部門是十分必要的。創建一個新的檔案管理部門，可有為檔案工作者提供一個良好的工作環境和氛圍，有效的提高工作效率。在檔案管理部門中可以根據其他部門的區別和需求分為病例檔案管理、人事檔案管理等幾個不同的小部門，形成獨立化，系統化的管理，同時也可以避免資料的缺少安全性的問題。在成立檔案管理部門的基礎上，要學會進行管理模式的創新，根據醫院發展的需要適當的做出相應的調整，如在檔案人力方面的管理和檔案開發等方面進行全方位的創新，以促進醫院更好的發展[2]。

3.加強醫院管理者的檔案管理意識

管理者的一舉一動牽動并影響著工作者的行為，當管理者重視，加強檔案管理時，工作者也會落實要實處。因此，管理者的檔案管理意識就顯得尤為重要。普及檔案管理的重要性，強化管理意識是改善檔案管理不可或缺的。

4.更新管理方式，實現管理的信息化

如今，信息化已經漸漸滲入我們每個人的生活中，信息化讓我們的生活更加的高效化，系統化。隨著時代的進步和發展，醫院的需求已經強烈的要求檔案管理方式要做出相應的調整，實現檔案管理的信息化。以醫院自身而論，建立一個強大的檔案網絡體制是實現檔案管理信息化的第一步[3]。同時也要加強信息化的建設和檔案資料保密性的建設。當然，在這一環節中，對管理人員電子計算機方面的有關培訓也是不可缺少的。

三、總結：

在新醫改的背景下，檔案管理必須隨著發展做出相應的改變才能更好地幫助醫院朝著現代化的方向發展。由于現在的檔案管理仍然存在著相當多的問題，醫院應學會緊跟時代的步伐，做出有效的改革，使檔案管理工作進入新的發展階段，從而更好地保證醫院整個發展管理的順利進行。

參考文獻：

[1]張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊 ，2011年（第6期）：219-221