檔案管理政策范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：當(dāng)?shù)禺a(chǎn) 檔案管理 對(duì)策

當(dāng)?shù)禺a(chǎn)管理部門主要利用房地產(chǎn)檔案，在管理活動(dòng)當(dāng)中，形成各種具有價(jià)值的登記材料，這些登記材料當(dāng)中記錄了房地產(chǎn)行政主管部門的房地產(chǎn)等級(jí)活動(dòng)等，具有憑證的作用，如果在城市建設(shè)和房地產(chǎn)管理當(dāng)中，發(fā)生房產(chǎn)糾紛和征地拆線等問題，可以發(fā)揮一定的作用，當(dāng)前房地產(chǎn)的檔案管理的現(xiàn)狀還存在一些問題，需要采取一些解決措施進(jìn)行完善。

一、房地產(chǎn)檔案管理的意義

在審批和建設(shè)以及管理當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案的過程中，其中檔案資料的載體形式包括文件、圖紙、音像等。房地產(chǎn)檔案具有動(dòng)態(tài)性和廣泛性特點(diǎn)，是城市規(guī)劃中的主要決策依據(jù)，也是我國財(cái)產(chǎn)清查的主要依據(jù)，可以將房地產(chǎn)糾紛和產(chǎn)權(quán)爭議等進(jìn)行解決，提供有效的參考資料。對(duì)于房地產(chǎn)檔案進(jìn)行合理的應(yīng)用，可以將房地產(chǎn)檔案的作用充分的發(fā)揮出來。避免發(fā)生浪費(fèi)的情況。針對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況，房地產(chǎn)檔案管理重視資料管理，但是檔案利用并沒有得到重視。重視檔案的信息的收集，檔案信息服務(wù)沒有得到重視，還沒有形成檔案信息檢索體系，檔案管理人員自身素質(zhì)也比較低。因此當(dāng)前需要將房地產(chǎn)進(jìn)行加強(qiáng)，合理的利用檔案信息，為決策機(jī)構(gòu)提供各個(gè)方面的信息服務(wù)，具有重要的意義。

二、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）房地產(chǎn)檔案的利用率比較低

建立房地產(chǎn)檔案，主要是為了提供給人檔案用戶進(jìn)行使用，可以使資源的利用率得到有效的提高，從房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，當(dāng)前房地產(chǎn)檔案的開放度比較低，如果檢察院需要利用相關(guān)的房產(chǎn)資料，也具有一定的難度，對(duì)于平常的人們，很難真正利用房地產(chǎn)檔案資料，將彼此的糾紛進(jìn)行化解，進(jìn)行實(shí)際實(shí)施也具有很大的困難。

（二）當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案信息的服務(wù)形式比較單一

房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)的形式比較單一，用戶對(duì)于房地產(chǎn)信息的各種需求無法得到滿足，當(dāng)前房地產(chǎn)服務(wù)是有限的，客戶對(duì)于自身當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案信息的需求無法得到滿足，需要利用各種渠道，獲取需要的知識(shí)。房地產(chǎn)當(dāng)安全管理人員沒有及時(shí)的編排信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，房地產(chǎn)管理部門需要補(bǔ)錄已經(jīng)形成的產(chǎn)權(quán)登記檔案，但是建國以來的管理文件，并沒有得到有效的補(bǔ)錄，很難進(jìn)行查找，這樣一來，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案信息資源更新的速度就會(huì)變得比較慢，信息的實(shí)際內(nèi)容也會(huì)比較變得比較枯燥，信息的形式也非常的單一。

（三）房地產(chǎn)檔案檢索體系不夠完善

在信息化背景的影響下，在各行各業(yè)當(dāng)中，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所占的比重逐漸增多，要想是房地產(chǎn)檔案管理工作得到完善，工作人員在房地產(chǎn)檔案管理工作過程中引入信息化技術(shù)，并且得到有效的管理成果。利用信息化技術(shù)，使房地產(chǎn)檔案管理變得更加便利，但是與此同時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理也面臨著隱患危機(jī)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有很強(qiáng)的虛擬化，在這個(gè)虛擬的環(huán)境當(dāng)中，還沒有形成比較成熟的規(guī)章制度進(jìn)行有效的約束。房地產(chǎn)管理人員需啊喲建立科學(xué)的管理體系，但是針對(duì)實(shí)的房地產(chǎn)檔案管理工作，工作人員并沒有對(duì)其引起注意，使房地產(chǎn)檔案出現(xiàn)遺漏和丟失的情況，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案管理也因此出現(xiàn)管理方面的危機(jī)。

三、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)對(duì)策

（一）提高用戶對(duì)于房地產(chǎn)檔案的利用

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，房地產(chǎn)檔案用戶可以享受到更多的信息服務(wù)，可以為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)提供有效的服務(wù)。房產(chǎn)權(quán)管理部門可以研發(fā)出有關(guān)房產(chǎn)檔案的再現(xiàn)管理系統(tǒng)，用戶可以針對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)，實(shí)現(xiàn)在在線查詢和房屋產(chǎn)權(quán)辦理等，提高房產(chǎn)權(quán)信息的利用率。對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整合，結(jié)合當(dāng)前二手房的交易情況，使用戶可以具備有關(guān)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始的檔案資料，可以有效的保障二手房的合法交易，使我國二手房市場可以更加有秩序的進(jìn)行下去，房地產(chǎn)檔案部門可以取得一定的經(jīng)濟(jì)收益。

對(duì)房地產(chǎn)的原始資料進(jìn)行利用，并且結(jié)合各種類型的房產(chǎn)糾紛的案件，可以使案件的解決變得更加快速，使法院的辦案效率得到提高，產(chǎn)權(quán)人自身的合法權(quán)益也會(huì)得到保障，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案管理部門也會(huì)具備一定的社會(huì)效益。整合房地產(chǎn)檔案信息，城市規(guī)劃和房管部門可以利用動(dòng)態(tài)的房地產(chǎn)檔案信息，相關(guān)的部門也會(huì)得到比較準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，制定出科學(xué)的城市規(guī)劃，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況，將房地產(chǎn)檔案經(jīng)濟(jì)的作用充分的發(fā)揮出來。

（二）實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化管理

當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理方面存在很多的問題，主要是因?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案管理無法跟隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)變革帶來的變化沒有得到適應(yīng)，房地產(chǎn)檔案在管理的過程中具有很多的漏洞。要想將房地產(chǎn)檔案管理進(jìn)行有效的提升，需要利用一些先進(jìn)的管理手段和技術(shù)設(shè)備，結(jié)合科學(xué)流程，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作給予規(guī)范，轉(zhuǎn)化人工記錄，利用智能輸入進(jìn)行取代，這樣在輸入的過程中，就會(huì)減少出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差的情況。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案掛歷的現(xiàn)代化，需要提高房地產(chǎn)檔案管理人員的知識(shí)技能水平，需要將國家上比較先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)積極的引進(jìn)到國內(nèi)，需要定期舉行當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，將泛地產(chǎn)檔案管理人員自設(shè)的知識(shí)儲(chǔ)備和技能進(jìn)行提高，使房地產(chǎn)檔案管理和當(dāng)今社會(huì)保持同步發(fā)展。

（三）完善房地產(chǎn)檔案信息檢索體系

針對(duì)房地產(chǎn)檔案材料，需要進(jìn)行詳細(xì)的整理和分類，有效的核查檔案信息，及時(shí)的處理其中存在的問題，合理的編排房地產(chǎn)檔案，采取科學(xué)的分類，并且建立出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋z索標(biāo)準(zhǔn)，使更多的用戶可以享受到房地產(chǎn)答案信息，用戶只要檢索需要的信息，就可以迅速的找到，并且可以得到比較便捷的服務(wù)，除此以外，信息的防病毒工作需要得到有效的注重，需要針對(duì)房地產(chǎn)檔案，建立備份，并未定期清理垃圾，這樣一來，信息檢索系統(tǒng)才可以保持施工保持順利。

（四）提高檔案的利用效率

檔案管理資料源自人們的生活，還要服務(wù)于人們的生活，房地產(chǎn)檔案資料是從人們的生活當(dāng)中發(fā)展來的，如果人們有真的需要，就要向人民展示房地產(chǎn)資料。可以增加網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)節(jié)，當(dāng)今社會(huì)電子科技非常發(fā)達(dá)，人們可以享受到來自檔案帶來的福利。需要定期樹立檔案資料，并且實(shí)現(xiàn)定期更新，并且定期進(jìn)行更新，使檔案的資料可以更加符合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。避免出現(xiàn)陳數(shù)據(jù)和陳檔案的情況。

（五）提高管理人員的素質(zhì)

使檔案管理人員的再教育和培訓(xùn)需要得到加強(qiáng)，需要提高檔案管理人員的自深圳專業(yè)素質(zhì)，還要具備一定的心理學(xué)素質(zhì)，對(duì)用戶的需求特征進(jìn)行分析，管理人員還要具有很高的道德品質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，堅(jiān)持以人為本，對(duì)用戶進(jìn)行管理。與此同時(shí)，還要針對(duì)管理人員的信息技術(shù)，進(jìn)行培訓(xùn)，優(yōu)化檔案信息的界面。

結(jié)束語：

房地產(chǎn)管理工作自身具有很強(qiáng)的政治性，房地產(chǎn)檔案管理工作是非常重要的，房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)工作人員需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)解決其中的問題，使檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，更好的服務(wù)人民。

參考文獻(xiàn)：

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第2篇

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員 人事檔案 檔案管理 重要性 措施

近年來，我國改革的日益推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，極大地促進(jìn)了人員的流動(dòng)，隨之產(chǎn)生了流動(dòng)人員的檔案管理問題。一般來說，人事檔案主要是來自于人事管理過程之中，其中主要記載著一個(gè)人的基本情況，如學(xué)歷、工作、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、晉升等各方面內(nèi)容。關(guān)于流動(dòng)人員檔案管理工作，國家頒布實(shí)施多項(xiàng)制度，明確提出有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視這一項(xiàng)工作。對(duì)于流動(dòng)人員檔案管理單位來說，其應(yīng)當(dāng)選擇各種有效方法，切實(shí)加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，推動(dòng)社會(huì)不斷向前發(fā)展，并充分保證人才處于合理的流動(dòng)狀態(tài)之中。鑒于此，本文指出流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要性，提出相應(yīng)的有效措施，希望能夠與業(yè)界同人共同探討這一個(gè)課題。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性分析

人事檔案與勞動(dòng)者的利益息息相關(guān)，并且對(duì)人事檔案工作體系的完整性具有一定的影響。因此，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作具有非常重要的意義。

（一）適應(yīng)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展

做好流動(dòng)人員人事檔案管理是建立與完善社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必要要求，故而只有建立以市場主導(dǎo)的人力資源配置體制，做好流動(dòng)人員人事檔案管理，方能有效地促進(jìn)人才合理流動(dòng)機(jī)制的完善。對(duì)此，筆者認(rèn)為應(yīng)注重做好人員人事檔案的管理，更新傳統(tǒng)的管理模式，促進(jìn)單位人向社會(huì)人的轉(zhuǎn)變，以此滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

（二）落實(shí)社會(huì)公平、政治民主、構(gòu)建和諧社會(huì)的需求

有效地做好流動(dòng)人員人事檔案的管理工作，這是與構(gòu)建和諧社會(huì)的要求相適應(yīng)的，依法治檔也是做好流動(dòng)人員人事檔案管理制度的重要途徑。要構(gòu)建一個(gè)和諧的社會(huì)，應(yīng)將法治融入國家與社會(huì)生活中去，故而做好人員人事檔案的管理也一定要向法治的道路上前進(jìn)。由此，做好流動(dòng)人員人事檔案管理能夠有效地滿足促進(jìn)落實(shí)社會(huì)公平、政治民主與構(gòu)建和諧社會(huì)的需求。

（三）有助于人才資源的科學(xué)配置

利用開展流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，能夠保證人才資源不斷趨向于科學(xué)配置，具體來說：能夠促使單位貫徹用人的自，并能促使人才自主擇業(yè)；同時(shí)，有助于進(jìn)一步疏通人才進(jìn)出渠道，將各種人才流動(dòng)的體制掃清，促使單位不斷改革用人制度，并且能夠推動(dòng)政府部門轉(zhuǎn)變職責(zé)，使其服務(wù)空間不斷拓寬。

（四）為企事業(yè)單位的選人用人提供指導(dǎo)

就企事業(yè)用人單位而言，利用人事檔案能夠幫助他們準(zhǔn)確選用人才、評(píng)價(jià)人才，促使他們科學(xué)管理人才。同時(shí)，人事檔案里面對(duì)流動(dòng)人員的經(jīng)歷、表現(xiàn)以及工作狀況等進(jìn)行了記載，包括受教育程度、工作經(jīng)歷等等，同時(shí)其中的信息具有非常高的權(quán)威性。其一，流動(dòng)人員和用人單位雙方的合法權(quán)益往往能夠利用人事檔案來進(jìn)行描述，其二，人事檔案能夠推動(dòng)雙方形成良好的人事關(guān)系。

（五）有助于人才從“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”

通過有效管理流動(dòng)人員人事檔案，能夠營造一種良好的環(huán)境，利用該環(huán)境，人才能夠順利完成“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”這一個(gè)過程。由于受到傳統(tǒng)體制的束縛，人才流動(dòng)或多或少會(huì)受人事檔案的影響，導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)中“人走檔不走”這一問題非常普遍，這樣就使流動(dòng)人員的生活、工作面臨一系列的困難。流動(dòng)人員在身份認(rèn)定、就業(yè)、工齡計(jì)算等方面，均離不開人事檔案為其提供證明。基于此，應(yīng)當(dāng)對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案加強(qiáng)管理。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理的有效措施

（一）完善管理體制

對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)推行集中統(tǒng)一、歸口管理，人力資源社會(huì)保障部門屬于該項(xiàng)工作的主管機(jī)構(gòu)，同級(jí)黨委組織機(jī)構(gòu)對(duì)其具有指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。具體來說，流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)當(dāng)通過縣級(jí)及以上人力資源社會(huì)保障機(jī)構(gòu)、人才服務(wù)與公共就業(yè)組織授權(quán)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)代為開展管理，別的沒有通過授權(quán)的單位，無權(quán)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理。對(duì)個(gè)人保管檔案的行為一律禁止。對(duì)于那些跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，具體可以通過工作單位與戶籍所在地的公共就業(yè)與人才服務(wù)組織進(jìn)行管理。

（二）完善經(jīng)費(fèi)保障制度

國家相關(guān)部門明確指出，從今年1月1日開始，將人事關(guān)系檔案相關(guān)費(fèi)用取消，包括借閱費(fèi)、傳遞費(fèi)、保管費(fèi)、證明費(fèi)等。基于此，地方相關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)將流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)免費(fèi)提供給相關(guān)人事部門。同時(shí)，各地必須把該項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，經(jīng)費(fèi)數(shù)額具體應(yīng)當(dāng)根據(jù)所保管的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量而定。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施加大資金投入力度，以充分確保該項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

（三）認(rèn)真做好檔案收集工作，使其內(nèi)容不斷完善

流動(dòng)人員人事檔案管理中，檔案材料能夠?yàn)槿耸聶n案的利用提供前提條件。為充分發(fā)揮人事檔案的作用，其中的材料一定要全面，同時(shí)要真實(shí)。一般來說，可以通過下面的措施來收集檔案資料：構(gòu)建收集網(wǎng)絡(luò)并不斷對(duì)其完善，在此基礎(chǔ)上，來收集流動(dòng)人員的檔案材料，這個(gè)過程中，一般應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案材料形成的具體特點(diǎn)，通過各種收集方式（跟蹤、定向、定時(shí)等）來收集；利用和用人單位或流動(dòng)人員簽訂人事檔案管理合同的方式，明確兩者的權(quán)責(zé)，還應(yīng)采取相應(yīng)的有力措施，保證材料能夠及時(shí)歸檔；對(duì)那些接收或流出的檔案材料，無論誰都不能將其扣留，一定要保證其齊全性。

（四）努力提升檔案管理工作者的素質(zhì)

流動(dòng)人員認(rèn)識(shí)問題非常復(fù)雜，在管理其檔案的過程中，具有很大的難度。對(duì)那些檔案管理工作者而言，在平時(shí)的工作中，可以利用參加培訓(xùn)、自學(xué)等途徑，使自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)不斷提升。對(duì)于檔案管理單位來說，應(yīng)當(dāng)多為工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，具體可以通過舉辦培訓(xùn)班、開展業(yè)務(wù)報(bào)告會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等方式，調(diào)動(dòng)員工的學(xué)習(xí)積極性，使他們綜合素質(zhì)不斷提高。也可以通過引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才的方式，注入新鮮血液，帶動(dòng)整體素質(zhì)的提升。

（五）引入信息化管理方法

首先，檔案資料電子化。為方便對(duì)檔案進(jìn)行管理，一般而言，可通過現(xiàn)代化設(shè)備技術(shù)，例如掃描儀、電腦等，把檔案保存在電腦中，并通過有關(guān)技術(shù)來處理檔案信息，把資料盡可能的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，然后對(duì)其實(shí)施信息化管理，這樣應(yīng)用計(jì)算機(jī)就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的查閱、利用等，同時(shí)還能夠在很大程度上降低人員流動(dòng)引起的偽造、涂改等不良現(xiàn)象。其次，檔案庫管理現(xiàn)代化。利用信息化技術(shù)來管理檔案庫，構(gòu)建起人事檔案數(shù)據(jù)庫，并不斷對(duì)其完善，利用internet構(gòu)建起開放的數(shù)據(jù)庫群。

（六）注重檔案利用，全力開發(fā)人才資源

在一大批的流動(dòng)人員之中，存在著許許多多的高學(xué)歷、高職稱的專業(yè)人才，而如何有效地開發(fā)這些人才資源亦成為一項(xiàng)較為重要的工作。而要做好流動(dòng)人員人事檔案管理，既要充分發(fā)揮檔案信息，為人才的科學(xué)配置提供保障，又需提升科學(xué)的管理水平，以此建立流動(dòng)人員基本信息數(shù)據(jù)庫，為人才資源的大力開發(fā)作準(zhǔn)備。

三、結(jié)束語

綜上所述，為提高流動(dòng)人員的檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)完善管理機(jī)制，完善經(jīng)費(fèi)保障制度，做好檔案收集工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，應(yīng)用信息化管理方法，只有這樣，才能真正將流動(dòng)人員人事檔案管理工作做好，為人才合理流動(dòng)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

第3篇

國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出了檔案治理法治化的目標(biāo)：“基本形成較為完整的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、高效的檔案法治實(shí)施、嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督、有力的檔案法治保障的檔案法治體系，檔案法治治理能力和水平顯著提升。檔案工作體制機(jī)制更加完善，在國家治理中的基礎(chǔ)支撐作用明顯增強(qiáng)。”[1]而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，將其落實(shí)到檔案行政管理部門，其最主要的工作內(nèi)容就是“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”，只有將“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”落到實(shí)處，才能使“檔案法治治理能力和水平顯著提升”。

所謂“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”，就是檔案行政管理部門要依法行政，嚴(yán)格履行《檔案法》賦予的監(jiān)督職能，依法對(duì)檔案事務(wù)和檔案行政相對(duì)人進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)管。

就檔案行政管理部門以往依法監(jiān)管檔案事務(wù)和檔案行政相對(duì)人來說，檔案行政管理部門做得并不好，是方法簡單，效果一般。主要的監(jiān)管方法就是實(shí)施檔案行政監(jiān)督檢查（簡稱“行政檢查”），也就是我們檔案部門常說的檔案執(zhí)法檢查。就是這單一的方法其效果也不理想，存在很多問題。特別是市縣檔案行政管理部門存在的問題就更多。據(jù)對(duì)河南檔案執(zhí)法檢查現(xiàn)狀調(diào)研，一般一個(gè)縣（市、區(qū)）的“檔案行政管理部門每年大約只對(duì)其八分之一的單位進(jìn)行了檔案行政執(zhí)法。顯然，這個(gè)執(zhí)法力度，是很不夠的。從實(shí)地調(diào)研和平時(shí)掌握的情況看，全省縣（市、區(qū)）級(jí)檔案行政管理部門的檔案行政執(zhí)法確實(shí)是個(gè)軟肋，個(gè)別縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門有時(shí)一年連一次檔案行政執(zhí)法都沒有”。[2]即便是對(duì)很少一部分被檢查的單位，“但面對(duì)違法事實(shí)，在履行法定職責(zé)時(shí)，往往過多考慮到單位與單位之間、個(gè)人與個(gè)人之間的關(guān)系，礙于情面，在實(shí)施行政處理時(shí)，常常是避重就輕、厚此薄彼，處理結(jié)果也往往不盡如人意，大多以責(zé)令整改為主，致使個(gè)別單位出現(xiàn)改了又改的現(xiàn)象，檔案行政處理停留在淺層次上”。[3]很顯然，這些現(xiàn)象的存在離“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”和應(yīng)有的“檔案法治治理能力”都有很大的距離。

要改變上述現(xiàn)狀，落實(shí)國家檔案局提出的檔案治理法治化的目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案行政監(jiān)管的研究，實(shí)施科學(xué)有效的監(jiān)管，將科學(xué)監(jiān)管落實(shí)到檔案行政管理部門具體的檔案行政行為中，以增強(qiáng)檔案治理能力。而科學(xué)有效的監(jiān)管既是檔案治理能力提升的體現(xiàn)，也是檔案治理法治化的重要標(biāo)志。同時(shí)，也是實(shí)現(xiàn)檔案治理法治化的重要研究課題之一，本文就此做一些探索，以期為我國檔案治理法治化和治理能力建設(shè)提供借鑒和參考。

2 實(shí)施科學(xué)有效監(jiān)管的方法與途徑

實(shí)施科學(xué)有效監(jiān)管的方法與途徑應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面入手：

2.1 分類監(jiān)管。一般來說，檔案行政管理就是對(duì)產(chǎn)生與管理檔案的組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)進(jìn)行監(jiān)管。“檔案事務(wù)由管理體制、組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)、運(yùn)行模式及物質(zhì)保障等形式性要素和管理制度、歸檔范圍、保管期限、利用服務(wù)、安全設(shè)施等實(shí)質(zhì)性要素構(gòu)成。”[4]但是，由于產(chǎn)生與管理檔案的組織機(jī)構(gòu)千差萬別，有黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，也有社會(huì)團(tuán)體組織、民營企業(yè)，等等，由于這些組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)不同，其檔案工作的內(nèi)容也不相同，因此，對(duì)它們既不能夠，也不可能用某種相同的單一方式進(jìn)行監(jiān)管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類，選擇不同的監(jiān)管方法，以適應(yīng)不同類別的組織機(jī)構(gòu)的特性。

2.1.1 對(duì)于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管，要全方位地從嚴(yán)監(jiān)管。也就是要對(duì)其檔案管理體制、組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)行模式及人財(cái)物保障、檔案管理制度、歸檔范圍、檔案保管期限、檔案利用服務(wù)、檔案安全設(shè)施等方面按照檔案法律法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行全面嚴(yán)格的監(jiān)管。對(duì)于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)的檔案事務(wù)之所以要全方位地從嚴(yán)監(jiān)管是因?yàn)槠湫纬傻臋n案不僅對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)具有保管利用價(jià)值，對(duì)國家也具有保管利用價(jià)值;而且其檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財(cái)政負(fù)擔(dān)的。因此，“對(duì)國家機(jī)構(gòu)形成的檔案及檔案工作的監(jiān)管要嚴(yán)于對(duì)社會(huì)組織形成的檔案及檔案工作的監(jiān)管，這既合情也合理”。[5]

2.1.2 對(duì)于民營企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)則重點(diǎn)監(jiān)管那些涉及國家利益、社會(huì)安全和民生的組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)。對(duì)于這部分組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管，也應(yīng)當(dāng)分為兩類：其一，對(duì)于那些由公共財(cái)政支持的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管基本上涉及其整個(gè)檔案事務(wù)，對(duì)其檔案事務(wù)的監(jiān)管內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是全面的，可近似于對(duì)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管。對(duì)其監(jiān)管內(nèi)容應(yīng)包括檔案事務(wù)的各個(gè)要素，既有實(shí)質(zhì)性要素也有形式性要素。之所以對(duì)這部分組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管要實(shí)施近似于對(duì)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管，是因?yàn)樗鼈冃纬傻臋n案不僅對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)具有保管利用價(jià)值，對(duì)國家也具有保管利用價(jià)值，而且其檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財(cái)政支持的。其二，是對(duì)非公共財(cái)政支持的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)的監(jiān)管，對(duì)其的監(jiān)管不應(yīng)當(dāng)涉及全部檔案事務(wù)。對(duì)其檔案事務(wù)的監(jiān)管內(nèi)容則應(yīng)是重點(diǎn)的，而非全面的。主要應(yīng)當(dāng)注重對(duì)實(shí)質(zhì)性要素的監(jiān)管，而對(duì)形式性要素不做強(qiáng)制性的統(tǒng)一要求，甚至可以不管。之所以對(duì)其注重對(duì)實(shí)質(zhì)性要素的監(jiān)管，是因?yàn)樗鼈兩婕皣依妗⑸鐣?huì)安全和民生。對(duì)它們的監(jiān)管，主要應(yīng)當(dāng)限定在法律法規(guī)所規(guī)定的義務(wù)性、禁止性條款上。對(duì)其在檔案事務(wù)上是否履行了其應(yīng)盡的義務(wù)，是否有違反禁止性條款的行為發(fā)生進(jìn)行監(jiān)督。只要其不違反禁止性條款的規(guī)定，履行了義務(wù)，具體如何實(shí)施形式性要素，則是其自己的事情，?n案行政管理部門無需監(jiān)管，也無權(quán)監(jiān)管。因?yàn)椋S著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，許多企業(yè)與社會(huì)組織已經(jīng)采用了不同的檔案管理體制、組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)、運(yùn)行模式。檔案行政管理部門既無力也不應(yīng)當(dāng)要求其采用與政府機(jī)關(guān)相同的形式要素。如果非要強(qiáng)制其按相同的形式要素來管理檔案工作，則實(shí)際上是一種亂作為。

2.1.3 對(duì)于其他一般民營企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)，則應(yīng)當(dāng)采取一般的宣傳、培訓(xùn)、指導(dǎo)等的監(jiān)管方式。對(duì)民營企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管，傳統(tǒng)的宣傳、培訓(xùn)等共性的監(jiān)管方法仍然行之有效。當(dāng)然，這些監(jiān)管工作并不一定非要檔案行政管理部門來做，這些監(jiān)管工作可以“通過政府購買服務(wù)的方式，由高校、檔案學(xué)會(huì)協(xié)會(huì)、檔案館、檔案中介等專業(yè)機(jī)構(gòu)提供。檔案行政管理機(jī)構(gòu)需要做的是，做好宣傳、培訓(xùn)的計(jì)劃、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)與要求等，選擇合適的專業(yè)機(jī)構(gòu)，并對(duì)其履約情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督”。[6]

2.2 協(xié)同監(jiān)管。檔案工作與各行各業(yè)的工作有著千絲萬縷的聯(lián)系，只靠檔案行政管理部門“單打獨(dú)斗”難以起到應(yīng)有的監(jiān)管效果，檔案行政管理部門單獨(dú)進(jìn)行監(jiān)管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在許多方面檔案行政管理部門的監(jiān)管都難以觸及。因而，應(yīng)當(dāng)采取協(xié)同監(jiān)管的方式，形成合力，實(shí)施“大監(jiān)管”。檔案協(xié)同監(jiān)管體系建設(shè)的最終目標(biāo)是通過營造良好的外部環(huán)境，鼓勵(lì)檔案事業(yè)有序健康發(fā)展，有效防范各種不利于檔案事業(yè)發(fā)展的因素，著力促進(jìn)檔案事業(yè)各參與主體的規(guī)范及自律機(jī)制，推動(dòng)我國檔案事業(yè)朝著更加專業(yè)和高效的方向發(fā)展。探索建立多主體間協(xié)同治理協(xié)同監(jiān)管的運(yùn)行方式和機(jī)制。具體來說，主要包括如下內(nèi)容：

2.2.1 建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)監(jiān)管合力。以“專業(yè)分工、條塊分割”為特征的傳統(tǒng)檔案行政監(jiān)管體制，暴露出各個(gè)部門壁壘、協(xié)調(diào)成本高和監(jiān)管漏洞等諸多弊端，難以適應(yīng)快速多變的信息化社會(huì)對(duì)檔案事務(wù)的監(jiān)管需求。當(dāng)前，順應(yīng)信息化時(shí)代要求，強(qiáng)化檔案行政管理部門和不同行業(yè)行政管理部門之間的合作和協(xié)調(diào)，構(gòu)建無縫隙、一體化的“整體型政府”已成為當(dāng)前公共行政改革的新趨勢(shì)。[7]對(duì)檔案事務(wù)的監(jiān)管也應(yīng)順應(yīng)這一趨勢(shì)，在進(jìn)一步細(xì)化各個(gè)部門監(jiān)管職責(zé)的基礎(chǔ)上，著力構(gòu)建跨部門的協(xié)同監(jiān)管體制。建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的主要部門（如國資委、工商局、民政局等）為成員的監(jiān)管協(xié)調(diào)委員會(huì)，制定協(xié)調(diào)監(jiān)管策略、方法，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)監(jiān)管檔案事務(wù)。盡快設(shè)立聯(lián)席會(huì)議，建立健全信息溝通共享機(jī)制、信息披露機(jī)制和違法違規(guī)行為協(xié)查機(jī)制，開展跨部門綜合執(zhí)法，形成監(jiān)管合力。

2.2.2 構(gòu)建檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門依法分工協(xié)同監(jiān)管的模式。檔案事務(wù)的協(xié)同監(jiān)管不僅需要檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門多主體各司其職，共同參與，更需要各主體之間圍繞共同目標(biāo)凝聚共識(shí)，依法依托統(tǒng)一協(xié)同的監(jiān)管平臺(tái)，互聯(lián)、互通、互動(dòng)、互助，形成有機(jī)的協(xié)同監(jiān)管體系。第一，在建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，建立多種形式的協(xié)同監(jiān)管交流協(xié)商機(jī)制。轉(zhuǎn)變檔案行政管理部門“單打獨(dú)斗”的傳統(tǒng)監(jiān)管模式，通過多種形式的對(duì)話和協(xié)商，檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門共同商討檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的矛盾與問題，研究解決策略，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)同監(jiān)管各主體間的充分溝通，彼此尊重，凝聚共識(shí)。第二，依法規(guī)范檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門各自對(duì)檔案事務(wù)的監(jiān)管邊界，明確各自的監(jiān)管責(zé)任，積極主動(dòng)地協(xié)同監(jiān)管，特別是要注意管好檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門監(jiān)管檔案事務(wù)的結(jié)合部，消滅“?糲潞凇保?不留漏洞，不留空白地帶。第三，加強(qiáng)檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門具體監(jiān)管工作的互動(dòng)互助。通過一定的溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門的有效互動(dòng)，為對(duì)方和雙方檔案事務(wù)的結(jié)合部的監(jiān)管范圍執(zhí)法提供信息，互動(dòng)幫助提高檔案事務(wù)監(jiān)管執(zhí)法的精準(zhǔn)度。

2.2.3 積極鼓勵(lì)社會(huì)力量和公眾參與監(jiān)管，充分發(fā)揮社會(huì)的協(xié)同監(jiān)管作用。面對(duì)眾多的民營企業(yè)和其他社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)，僅僅依靠檔案行政管理部門單一的監(jiān)管主體，顯然很難監(jiān)管到位。因此，應(yīng)當(dāng)積極鼓勵(lì)社會(huì)力量和公眾參與監(jiān)管，通過檔案行政管理部門、社會(huì)第三方力（包括檔案學(xué)會(huì)、檔案中介機(jī)構(gòu)等）和社會(huì)公眾“三位一體”監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行合作協(xié)同監(jiān)管，充分發(fā)揮社會(huì)的協(xié)同監(jiān)管作用。

2.3 創(chuàng)新監(jiān)管。科學(xué)監(jiān)管的動(dòng)力是開拓創(chuàng)新，對(duì)檔案事務(wù)監(jiān)管的創(chuàng)新，主要應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

2.3.1 改變監(jiān)管理念，實(shí)施陽光監(jiān)管。其一，建立檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度，公開監(jiān)管權(quán)力與事項(xiàng)。凡是涉及檔案行政監(jiān)管權(quán)力的，要在清單中一一列出，每一項(xiàng)監(jiān)管職權(quán)都必須明確列出與之對(duì)應(yīng)的職責(zé)，以及相關(guān)的責(zé)任追究內(nèi)容，做到有權(quán)必有責(zé)，權(quán)責(zé)相對(duì)等，防止檔案行政監(jiān)管權(quán)力的異化。凡是不涉及國家秘密和國家安全的，檔案行政管理部門都要把監(jiān)管事項(xiàng)、內(nèi)容、依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)等一一列出。按照政務(wù)信息公開的原則，充分向社會(huì)公開。并對(duì)監(jiān)管對(duì)象按照公開的監(jiān)管事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行監(jiān)管。其二，加強(qiáng)社會(huì)力量監(jiān)督。要保證檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單的實(shí)施效果，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)社會(huì)力量監(jiān)督。要讓社會(huì)群眾參與到檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度的運(yùn)行過程中來，增強(qiáng)社會(huì)群眾對(duì)檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單的認(rèn)同感。加強(qiáng)輿論宣傳，積極營造社會(huì)群眾監(jiān)督檔案行政監(jiān)管職責(zé)履行的氛圍。拓寬社會(huì)公眾參與渠道，搭建各種平臺(tái)，鼓勵(lì)引導(dǎo)社會(huì)群眾參與監(jiān)督檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度運(yùn)行的全過程，形成全社會(huì)廣泛參與的監(jiān)督格局，更促使檔案行政管理部門依法監(jiān)管。

2.3.2 改革監(jiān)管方式，采用多樣監(jiān)管。一是激勵(lì)型監(jiān)管。激勵(lì)型監(jiān)管，是指檔案行政管理部門使用物質(zhì)和精神誘因方式和手段間接引導(dǎo)檔案行政相對(duì)人為或不為一定的行為，以實(shí)現(xiàn)其既定的政策目標(biāo)的行政活動(dòng)方式。激勵(lì)型監(jiān)管容易使被監(jiān)管的檔案行政相對(duì)人接受而自愿實(shí)施特定行為從而實(shí)現(xiàn)監(jiān)管目標(biāo)。二是協(xié)商性監(jiān)管。協(xié)商性監(jiān)管是指為了實(shí)現(xiàn)檔案行政管理監(jiān)管目標(biāo)，“監(jiān)管主體與被監(jiān)管主體或第三方組織在對(duì)話協(xié)商的基礎(chǔ)上，共同制定監(jiān)管政策和目標(biāo)，并圍繞目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以契約或其他形式明確各自權(quán)利義務(wù)且付諸實(shí)現(xiàn)的監(jiān)管方式”。[8]協(xié)商性監(jiān)管極好地體現(xiàn)了合作治理理念。協(xié)商性監(jiān)管的優(yōu)勢(shì)在于：各方主體能夠更為廣泛地直接參與;創(chuàng)造性地解決監(jiān)管問題的機(jī)會(huì);避免訴訟的潛在可能。三是行政指導(dǎo)。檔案行政指導(dǎo)是指檔案行政管理部門針對(duì)特定的檔案行政相對(duì)人采用輔導(dǎo)、協(xié)助、勸告、建議、示范、告誡等非強(qiáng)制性的方法或手段，促使檔案行政相對(duì)人為或不為一定行為從而實(shí)現(xiàn)一定的檔案行政目的的行為。相對(duì)于其他監(jiān)管方式，被監(jiān)管的檔案行政相對(duì)人對(duì)是否接受指導(dǎo)具有行為選擇上的自主性。檔案行政指導(dǎo)以其簡便、靈活的特點(diǎn)，充分發(fā)揮出補(bǔ)充替代、協(xié)商疏通、引導(dǎo)促進(jìn)、預(yù)防抑制的作用，不但彌補(bǔ)了檔案法律法規(guī)的某些空白，而且充分調(diào)動(dòng)了檔案行政相對(duì)人的積極性。

2.3.3 改善“技管”條件，推行智能監(jiān)管。積極運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息化手段創(chuàng)新和加強(qiáng)檔案行政監(jiān)管。搭建檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門之間信息溝通平臺(tái)。加快檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門之間的監(jiān)管信息資源共享、互聯(lián)互通，全面整合各種檔案監(jiān)管信息資源，為檔案行政監(jiān)管提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，以提高檔案行政管理部門的檔案治理能力。

3 結(jié)語