檔案處理方式范文

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第1篇

本預(yù)案所指災(zāi)害是指因地震、潮濕、塵埃、高溫、光照、水淹、火災(zāi)、盜竊、鼠害、蟲害、有害氣體、盜竊等引起的對檔案保護(hù)造成的危害。

災(zāi)害應(yīng)急工作應(yīng)當(dāng)遵循預(yù)防為主、常備不懈的方針，貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、反應(yīng)及時、措施果斷、密切配合、齊抓共管的原則。

一、災(zāi)害應(yīng)急指揮組織機(jī)構(gòu)

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

區(qū)檔案局（館）成立檔案災(zāi)害事故應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組的基礎(chǔ)上，成立應(yīng)急行動領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)緊急情況下的指揮調(diào)度工作。由局長（館長）任組長，親自抓、負(fù)總責(zé)，分管副局長（副館長）和科長任副組長，靠上抓，并堅決實行責(zé)任追究制，確保領(lǐng)導(dǎo)、措施、工作“三到位”。

（二）應(yīng)急行動機(jī)動隊

全局（館）工作人員經(jīng)嚴(yán)格培訓(xùn)后，組成應(yīng)急行動機(jī)動隊，專門負(fù)責(zé)應(yīng)急處理工作（成員見上）。

二、指揮組織機(jī)構(gòu)職責(zé)

1、全面負(fù)責(zé)市中區(qū)檔案館重特大安全事故應(yīng)急救援的指揮、組織和協(xié)調(diào)工作。

2、接到事故報告后，迅速趕赴現(xiàn)場，了解情況，制定應(yīng)急救援方案。

3、組織有關(guān)部門、單位立即開展現(xiàn)場救援，盡快轉(zhuǎn)移館藏的檔案集料及相關(guān)設(shè)備。

4、根據(jù)實際工作需要，緊急調(diào)用必要的物資、設(shè)備、場地和人員。

5、迅速查清事故類別、影響范圍、檔案資料、相關(guān)設(shè)備和經(jīng)濟(jì)損失等情況，及時向上級有關(guān)部門報告。

三、災(zāi)害緊急處理措施

（一）事故報告

發(fā)生災(zāi)害事故發(fā)生后，必須立即將災(zāi)害事故概況分別報所歸口管理部門、區(qū)安監(jiān)局等相關(guān)部門，區(qū)委、區(qū)政府及主要領(lǐng)導(dǎo)，必要時要通知公安、安監(jiān)等部門迅速趕赴事故現(xiàn)場開展搶險救災(zāi)。并在12小時內(nèi)報送書面報告。書面報告包括以下內(nèi)容：發(fā)生災(zāi)害事故時間、地點；事故的類型及規(guī)模；事故的簡要經(jīng)過、檔案資料、相關(guān)設(shè)備及直接經(jīng)濟(jì)損失的初步估計；事故原因、性質(zhì)的初步判斷；事故搶救處理的情況和采取的措施；需要有關(guān)部門和單位協(xié)助處理的有關(guān)事項；事故的報告單位（加蓋公章）、簽發(fā)人和報告時間。

區(qū)檔案局（館）成立檔案災(zāi)害事故應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組接到事故報告后，要立即報告區(qū)委、區(qū)政府主要領(lǐng)導(dǎo)，必要時同時通知公安、安監(jiān)等部門迅速趕赴事故現(xiàn)場開展搶險救災(zāi)。

（二）現(xiàn)場保護(hù)

災(zāi)害事故發(fā)生后，檔案館必須采取有效措施，嚴(yán)格保護(hù)事故現(xiàn)場。因防止事故擴(kuò)大，減少檔案資料損失以及疏通交通等原因需要移動現(xiàn)場物件時，要做出標(biāo)志、拍照、詳細(xì)記錄和繪制事故現(xiàn)場圖，并妥善保存現(xiàn)場的重要物證。

（三）現(xiàn)場救援

應(yīng)急行動機(jī)動隊和各有關(guān)單位接到通知后，要立即趕赴現(xiàn)場，并根據(jù)實際情況成立現(xiàn)場指揮部和現(xiàn)場保衛(wèi)、醫(yī)療救護(hù)、后勤保障等緊急救援小組，組織有關(guān)部門迅速開展搶險救災(zāi)工作，力爭將損失降到最低程度。

1、在發(fā)生地震、水淹、火災(zāi)、盜竊、有害氣體、盜竊等災(zāi)害事故時公安、安監(jiān)、環(huán)保等部門要立即采取有效措施控制危險源，測定事故危害區(qū)域及程度，采取封閉、隔離等措施。

2、鑒于檔案資料載體的特殊性，實施應(yīng)急救援、搶救時，所用的設(shè)備和材料應(yīng)盡可能避免損害檔案資料。

3、在發(fā)生火災(zāi)、盜竊、有害氣體、盜竊等災(zāi)害事故時，鑒于檔案資料的保密性，必要時可由公安、交警等部門要迅速組織警戒，維護(hù)現(xiàn)場秩序，疏導(dǎo)車輛、人員，并對肇事者要采取必要的強制措施，防止其逃逸。

3、在發(fā)生火災(zāi)、盜竊、有害氣體、盜竊等災(zāi)害事故時，如有傷員，衛(wèi)生部門要立即組織急救隊伍搶救傷員。有關(guān)醫(yī)院要及時提供救護(hù)所需設(shè)備、藥品，相關(guān)部門要積極配合做好搶救工作。

4、在發(fā)生鼠害、蟲害等災(zāi)害事故時，應(yīng)急行動機(jī)動隊工作人員應(yīng)在相關(guān)部門和人員的協(xié)助下，立即采取有效措施進(jìn)行滅鼠、滅蟲，最大限度的減少檔案資料的損失。

5、有潮濕、塵埃、高溫等情況發(fā)生，工作人員應(yīng)立即利用現(xiàn)有庫房設(shè)備，按照相關(guān)規(guī)定及時調(diào)節(jié)庫房溫濕度。

6在發(fā)生火災(zāi)、水淹、有害氣體等災(zāi)害事故時，應(yīng)立即尋找并切斷事故源，防止事故的進(jìn)一步發(fā)展擴(kuò)大。

7、區(qū)財政準(zhǔn)備一定的應(yīng)急救援資金。各有關(guān)部門要確保搶險救災(zāi)物資供應(yīng)和運輸。

8、遇有重大災(zāi)害事故發(fā)生初期，檔案館工作人員應(yīng)積極采取自救措施，防止災(zāi)害事故擴(kuò)大。

（四）其它事項

1、本《預(yù)案》是檔案館災(zāi)害事故發(fā)生后，實施搶險救援并協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行事故調(diào)查處理的指導(dǎo)性預(yù)案，在實施過程中可根據(jù)實際情況靈活處理。

2、任何單位和個人都有支援檔案館災(zāi)害事故搶險救災(zāi)的義務(wù)。在搶險救災(zāi)過程中由指揮部緊急調(diào)用的物資、設(shè)備、場地和人員，任何單位和個人都不得阻攔或拒絕。

四、災(zāi)害事故的預(yù)防

1、檔案庫房選址和建筑質(zhì)量符合規(guī)范要求。檔案庫房的地址對檔案的安全保管關(guān)系極大，因此新建檔案庫房因選擇環(huán)境有利于檔案保管，地勢高，不受有害氣體影響的地址。檔案館是長久保管檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，新建檔案館舍應(yīng)符合國家制定的《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，構(gòu)造堅固耐久，要防6極地震。

2、做好庫房的基礎(chǔ)防潮工作，一是升高地面，二是設(shè)防潮層，并定期檢查。一旦發(fā)生墻體潮濕現(xiàn)象，要及時通知有關(guān)人員做好補救工作，確保檔案不受影響。

3、檔案庫房的門窗要堅固密閉，既保溫防塵又防盜。庫房內(nèi)不能鋪設(shè)明電線，并配有特殊照明、通風(fēng)、溫濕測試、去濕（加濕）、空調(diào)、報警消防、安全監(jiān)護(hù)、運輸?shù)仍O(shè)備以及檔案裝具。

4、檔案館工作人員要按時記錄庫房溫濕度，并及時調(diào)節(jié)庫房溫濕度，庫房管理人員能夠正確使用和操作各種設(shè)備，出現(xiàn)問題及時解決。

5、檔案館工作人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行消毒，并放置防蟲劑、滅鼠設(shè)施等，有效防止蟲害、鼠害的發(fā)生。

第2篇

一、引言

城市的發(fā)展是需要遵循一定的規(guī)律，并符合城市發(fā)展的具體特征，要想讓一個城市能夠健康發(fā)展就要對該城市檔案信息資源進(jìn)行有效的理論指導(dǎo)，城市房屋檔案管理是城市管理的重要組成部分，我國相關(guān)領(lǐng)域都對該方面有了深入的研究，并取得了很大的進(jìn)步。但是城市建設(shè)速度的加快傳統(tǒng)的城市房屋建筑檔案管理方式已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需求，目前城市房屋建筑檔案管理中存在的問題主要包括：1.管理意識比較淡薄，人們對城市房屋建筑檔案管理的重視度不夠高。2.責(zé)任主體比較混亂且保存周期不統(tǒng)一。3.城市房屋建筑檔案管理的難度較大，并且管理手段比較落后。4.城建檔案管理人員對檔案工作不夠精通，導(dǎo)致整理出來的資料無法使用。針對以上問題可以看出，我國當(dāng)前的城市房屋建筑檔案管理中存在的問題直接影響到城市建筑的未來發(fā)展，對此要給出相應(yīng)的解決對策，本文就對改善城市房屋建筑檔案管理的措施進(jìn)行詳細(xì)的研究。

二、改善城市房屋建筑檔案管理的措施

1.加強城建檔案法制建設(shè)

隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，檔案接收的任務(wù)也越來越重，在嚴(yán)重缺少經(jīng)濟(jì)制約的條件下，需要對法律法規(guī)以及相應(yīng)制度進(jìn)行進(jìn)一步的建設(shè)，并從制度上加強對城市建筑檔案的管理力度，確保檔案的整體水平與質(zhì)量。近些年來，我國相繼推出了很多有關(guān)建筑方面的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等等，根據(jù)這些規(guī)律法規(guī)再充分結(jié)合當(dāng)?shù)爻鞘械膶嶋H情況，就能實現(xiàn)對城市房屋建設(shè)的有效管理，同時隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們應(yīng)該把握住難得的機(jī)會充分利用計算機(jī)技術(shù)來完成人類無法完成的事情，利用這種高科技的手段能將管理的事物變得更加簡單，以往人工需要很長時間做完的工作計算機(jī)只需要幾分鐘，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在城市房屋建筑檔案中就能建立起數(shù)字化檔案，對城市檔案管理有很大的幫助。

2.提高檔案歸檔的質(zhì)量

在新形勢條件下，城建檔案工作者也要時刻明確自己的職責(zé)，不能只是等待建設(shè)單位主動移交檔案，這樣不僅檔案工作的效率不高同時也影響整個的工程建設(shè)，因此作為城建檔案的工作人員應(yīng)該在思想上以及行為上都認(rèn)真仔細(xì)，做到多動腦、多動手、愛崗敬業(yè)、勤奮刻苦，真正樹立起為人民服務(wù)的觀念，增強自身工作的積極性與主動性，再加上與相關(guān)建設(shè)單位的進(jìn)一步溝通，才能真正掌握檔案資料收集與管理的具體情況，同時建設(shè)單位在簽訂責(zé)任書的時候，要進(jìn)行相關(guān)信息的登記還要有固定的業(yè)務(wù)人員根據(jù)項目信息到施工現(xiàn)場去檢查并指導(dǎo)，讓服務(wù)工作做到有的放矢。城市房屋建筑檔案管理的分析與研究會涉及到很多方面的內(nèi)容，因此對房屋建筑檔案的管理與研究要從不同的角度去考慮，只有做到精心細(xì)致的研究才能提高檔案管理的水平。項目工程文件的歸檔是以建設(shè)單位為主，要施工與監(jiān)管相互分工才能實現(xiàn)全部文件的歸檔工作，建設(shè)單位與施工單位是合同的關(guān)系，因此工程檔案的管理不能依靠行政的方式，而是應(yīng)該通過法律、合同以及相應(yīng)計劃保證施工文件準(zhǔn)確、及時的歸檔。還要多重視對檔案信息的開發(fā)工作，充分發(fā)揮出檔案信息資料的作用，這也是檔案工作最根本的宗旨，這需要城建管理部門以及管理人員更加適應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮出工作的積極性與主動性，加強對信息資料的利用，采用現(xiàn)代的管理手段開展更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分利用檔案信息資源來促進(jìn)我國城市房屋建筑檔案的迅速發(fā)展，并發(fā)揮出信息資源的效益與作用。

3.提高業(yè)務(wù)管理與技能水平

檔案管理質(zhì)量的好壞，一定程度上取決于檔案工作人員，由于城市建筑檔案的內(nèi)容比較多并且涉及到了城市建設(shè)的多個方面，對此就需要檔案管理人員不斷的探究新的業(yè)務(wù)知識與技能，既要有工程技術(shù)方面的知識又要擁有解決實際問題的能力，此外，城市建設(shè)檔案館中常會請一些具有豐富檔案管理經(jīng)驗的人員來傳授經(jīng)驗，并通過交流與學(xué)習(xí)對檔案管理知識進(jìn)行補充，這樣能讓檔案管理人員的管理觀念以及業(yè)務(wù)水平得到提高，對提高檔案管理工作的工作效率與工程檔案的歸檔質(zhì)量都有很大的幫助。對工作人員的培訓(xùn)工作可以通過培訓(xùn)班的形式，以及施工管理單位或者檔案管理人員進(jìn)行專門的崗位培訓(xùn)，通過培訓(xùn)能讓他們充分認(rèn)識到城市建筑檔案的重要性，并了解城市建設(shè)的法律以及法規(guī)，嚴(yán)格把關(guān)培訓(xùn)考試在考試合格之后將崗位培訓(xùn)合格證書進(jìn)行發(fā)放，在日常工作中也要多檢查確保檔案人員是持證上崗，才能保證工程檔案的準(zhǔn)確性與完整性，為提高檔案的質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。城市建筑檔案要想跟上時展的步伐，就要采取行之有效的措施同時加大收集的力度，確保檔案資料的完整與準(zhǔn)確，從而提升工程檔案的歸檔質(zhì)量確保城建檔案工作水平的提高，這樣才能更好的服務(wù)于城市規(guī)劃以及相應(yīng)的管理工作。

第3篇

關(guān)鍵詞：檔案信息 方法概念 主題

一、有序化及其方法

“有序化”是檔案信息處理的核心問題。要有序地排列檔案實體或者是表征檔案的信息線索，采用使檔案存儲的目的得以實現(xiàn)，使利用存取比較方便。

為了使文件形成過程中的有機(jī)聯(lián)系得以保持，一般會采用分類的方法在實體控制中，有序化的實現(xiàn)一般是直接進(jìn)行排列組合對檔案實體。檔案的基本特征在智能控制中形成檢索標(biāo)識來表達(dá)通過著錄，或者對檔案進(jìn)行主題分析通過標(biāo)引并且賦予檢索標(biāo)識對結(jié)果，有序化通過規(guī)則的排列這些形成的信息線索來實現(xiàn)。

外部特征和內(nèi)部特征是檔案基本特征的兩個方面，外表顯而易見的檔案特征是檔案的外部特征，保管期限、責(zé)任者、題名、文本、文號、密級等文件屬性都需要外部特征；主題和對象等在檔案內(nèi)部敘述的內(nèi)容這是檔案的內(nèi)部特征。一般會采用主題法或分類法對檔案信息進(jìn)行排列組合為了表現(xiàn)檔案的內(nèi)部特征。一般會采用時序法、代碼法和字順法等對檔案外部特征進(jìn)行表現(xiàn)。

按照地區(qū)編號系統(tǒng)、圖紙編號系統(tǒng)、文件發(fā)文編號系統(tǒng)和產(chǎn)品編號系統(tǒng)等的某種代碼系統(tǒng)排列就是代碼法。按照文件內(nèi)容涉及的時間或者是文件形成的實際進(jìn)行的順序排列就是時序法。按照例如文件責(zé)任者的字序等某種特定名詞的筆畫筆形或者字母順序排列的就是字順法。為了對某些檔案內(nèi)部的信息單元之間的互相聯(lián)系進(jìn)行表現(xiàn)也會采用這些方法，不只是表達(dá)外部特征的時候也會采用這些方法。還會采用這些方法在實體控制中用來進(jìn)行對特殊載體或者專門檔案以及作為副本保存的檔案的處理上。

總之，處理檔案信息的關(guān)鍵就是有序化。為了使檔案信息的作用得到更好的發(fā)揮，因為檔案信息因處理的目的不同而具有不同的特點所以需要采用的方法也不同。

二、檔案信息處理語言

要實現(xiàn)檔案信息的有序化，必須借助人工語言來表達(dá)檔案信息處理的狀況。對檔案信息根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行組織，其“近期”的目的無論是在實體控制還是在智能控制上都是為了檢索、得到這些信息再根據(jù)同樣的規(guī)則。運用一種規(guī)范化的語言是必須的為了便于進(jìn)行這一過程，描述和表達(dá)出檔案信息的組織狀況和排列位置，以便取得所需的信息按照這種語言在檢索的時候。

比較表征檔案信息的檢索標(biāo)識和情報提問之間的相符性的過程就是所謂的檢索。命中文件找到所需的信息就要做到檢索標(biāo)識與情報提問一致；要繼續(xù)查尋當(dāng)不一致的時候，直到兩者一致為止對已經(jīng)比較了的標(biāo)識就必須跳過。一種能夠溝通雙方思想彼此能夠理解的語言就需要在檢索人員和檔案信息處理人員之間使用為了相符性比較過程的順利完成。這種對檢索人員與信息處理人員的事項進(jìn)行統(tǒng)一，對檔案檢索與存儲兩個過程進(jìn)行聯(lián)接對檔案信息處理工作用于保障的語言就是檔案信息處理語言。他是人工語言根據(jù)信息處理的需要說創(chuàng)建的。

由詞匯和語法構(gòu)成檔案信息處理語言，是一個符號系統(tǒng)用于思想的交流同自然語言一樣。代碼、類目或類號、檢索詞等表達(dá)概念的標(biāo)識詞匯是它的主要詞匯。往往稱為標(biāo)識把它的語詞因為它的語義即書面形式比較重要，在語音和語詞方面不太重要。

檔案信息處理語言具有以下幾項基本功能作為情報檢索語言的一個分支：

對特定事物的概念標(biāo)識和有關(guān)規(guī)則能夠相當(dāng)專指和唯一表達(dá)，加以描述檔案內(nèi)容與某一些外表特征，便于進(jìn)行相符性比較與檢索用語，可以保證順利實現(xiàn)檢索過程的一套符合人們習(xí)慣的簡明、扼要的用語；對內(nèi)容相同及相關(guān)文件進(jìn)行集中通過對標(biāo)識所代表概念之間相互關(guān)系進(jìn)行顯示的辦法；使文件或信息線索組織化或系統(tǒng)化通過有序排列標(biāo)識。

三、分類與分類法語言

分類語言是創(chuàng)建的人工語言為了對分類過程與成果進(jìn)行表述且方便進(jìn)行檢索，也簡稱分類法。使用最廣泛和歷史最悠久的檢索語言在文獻(xiàn)工作中就是分類法。

等級體系分類法和綜合分類法是根據(jù)不同的構(gòu)成原理進(jìn)行區(qū)分的。依據(jù)概念劃分與概括原理構(gòu)成的是第幾體系分類法，依據(jù)概念分析與綜合原理構(gòu)成的是綜合分類法。體系分類法被用于實體和智能控制在檔案工作中。

概念分類是分類法的基礎(chǔ)。對概念外延的邏輯方法根據(jù)某一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行揭示就是分類，也稱為劃分在邏輯學(xué)上。區(qū)分和歸類是分類包含的兩層意思。對事物用某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分是區(qū)分，把事物集合成類的過程根據(jù)事物的特征和性質(zhì)稱為歸類。劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類角度和分類標(biāo)準(zhǔn)就是用以結(jié)合與區(qū)別不同事物的某種屬性。

以下邏輯規(guī)則是分類一般應(yīng)遵守的：1）為了避免各子類自己的相互重疊和交叉只能用一個劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行每次劃分時，但可以進(jìn)行多次劃分對事物。2）其母類的外延應(yīng)該等于各子類的外延之和，并且不小于外延之和。3）劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合分類目的屬性和事物的本質(zhì)這樣才能是分類的實用性和科學(xué)性得以保證。

分類法據(jù)以揭示和組織檔案信息的基礎(chǔ)就是以上規(guī)則。

分類法作為概念標(biāo)識或詞語的是類目或類號。對文件的內(nèi)容或其他特征進(jìn)行表達(dá)和對人們的檢索需要進(jìn)行滿足都會運用這些詞語，同時編排檢索工具和組織檔案上架的依據(jù)也會用這些詞語。

概念等級體現(xiàn)具有秩序井然、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)和脈絡(luò)清晰的特點是分類法按照概念之間的同一、并列、交叉和從屬等邏輯關(guān)系組織類目而形成的，概念之間的相互關(guān)系可以通過同位類的平等排列和上下位的等級排列等手段來顯示，還可以用配備類目索引、設(shè)立交替類目、注解類目含義和使用方法等手段。等級結(jié)構(gòu)是這些方法中的主要手段，大量的概念隸屬關(guān)系和相關(guān)關(guān)系可以明顯直接的顯示用等級結(jié)構(gòu)，分類法語言的重要特色就是等級機(jī)構(gòu)，這種語言同時還根據(jù)這種等級結(jié)構(gòu)別稱為等級體現(xiàn)分類言語。

以下優(yōu)點都是采用分類法組織與初戀檔案信息所具有的：因為范圍較廣適于族性檢索。以文件所涉及的事物、問題、學(xué)科或?qū)I(yè)、形成機(jī)構(gòu)、社會職能和年度為中心集中與之有關(guān)的信息是分類法的特點，所以容易快速查找全面許多事物或者是某一方面的有關(guān)信息在同一方面；容易死瀏覽性檢索的要求得到滿足還可以自由的縮小或擴(kuò)大檢索范圍在一定程度上。分類檢索標(biāo)識的網(wǎng)羅能力很大，系統(tǒng)性也非常良好因為它的排列是按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行的，因此在查尋過程中可以使檢索中鳥瞰全面、觸類旁通把最符合需要的信息找出來；對于人們“即類求書”的檢索習(xí)慣很符合，多種功能都具備。不僅組織館藏可以用，對于檔案報道的統(tǒng)計和檢索工具的編制工作都可以用這種方法。

四、主題、主題詞與主題法語言

一定的內(nèi)容是任何檔案都必須具有的，主題就是出現(xiàn)在這些內(nèi)容中的對象、概念和想象。詞是主題的語言表現(xiàn)形式，一個主題就是一個概念，必須通過詞來對概念的內(nèi)容進(jìn)行表現(xiàn)。主題詞就是用以表達(dá)主題概念的詞匯。主題詞往往可以用來代表或標(biāo)識檔案本身或檔案的內(nèi)容主題。可以根據(jù)主題詞對檔案進(jìn)行查找將他們進(jìn)步編排按照字順。這些概念標(biāo)識是由名詞術(shù)語形成的對檔案所記載或反映的思物進(jìn)行了自己表達(dá)和描述，這種處理方法對檔案信息的編排是依據(jù)這些概念標(biāo)識的字順關(guān)系而進(jìn)行的。

主題法的基本特征就是描述，分為單元詞法、關(guān)鍵詞法、標(biāo)題法和敘詞法根據(jù)所標(biāo)識主題詞的種類不同。

比較專指、復(fù)雜的在概念上一般是標(biāo)題詞，這種主題標(biāo)識多為詞組在字面上。任何一個標(biāo)題詞都可以對一個文件主題進(jìn)行獨立精確的標(biāo)引是一個完整的標(biāo)識。手檢主題目錄及主題索引款目的標(biāo)目是標(biāo)題詞主要會用到的地方。單元詞是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能對檔案主題進(jìn)行描述的單詞。單元詞組配成標(biāo)題要到檢索的時候因為只是標(biāo)題的構(gòu)件，所以單元詞會更加的靈活相比標(biāo)題詞，更容易控制詞匯量。敘詞是一種后組式的主題標(biāo)識是在吸收多種情報檢索語言優(yōu)點的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。敘詞彌補了單元詞組配“噪音”的缺點，一般有標(biāo)識特征事物的專有名詞和各種基本概念的名詞術(shù)語組成，可以更為具體的對檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行揭示通過組配。

在組織和檢索檔案信息方面主題詞法有下述優(yōu)點：方便用于特性檢索。主題法揭示和組織與之相關(guān)的檔案信息主要以文件涉及的具體對象和問題為中心。在集中相同主題檔案的同時還可以把與該主題相關(guān)的文件頭蓋骨字順排列和參照系統(tǒng)聯(lián)系起來；在對細(xì)小概念與新事物方面具有較強的反映能力。主題詞法在標(biāo)識數(shù)量上基本不受限制，可以增加比較專指的和對新事物放映的主題詞在字順系統(tǒng)中，對這些概念進(jìn)行表達(dá)時還可以利用原有主題詞的組配。在字順系統(tǒng)中也容易檢索因為新舊概念和粗細(xì)概念處于同等地位；標(biāo)識具有較強的直觀性。自然語言是主題法的基礎(chǔ)，對檔案內(nèi)容用概念標(biāo)識直接進(jìn)行表達(dá)，用戶在檢索課題向檢索詞轉(zhuǎn)化時更加的容易；提供了較多的檢索途徑。可以分別標(biāo)引檔案涉及的各個主題在主題詞法中，還可以用幾個主題詞的組配來表達(dá)在有的時候，往往會賦予較多的標(biāo)識給每份文件或案卷，因此增多了被查到的機(jī)會。

總之，以上方法在檔案信息處理工作中都各自有各自的優(yōu)點，可以互補在實際應(yīng)用中，綜合各自的優(yōu)點根據(jù)實際情況進(jìn)行綜合運用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在實際工作中要多種方法結(jié)合，不能有所偏廢，應(yīng)該是相互滲透和吸取，是檔案信息的處理朝著一體化和綜合化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：