檔案管理的分類方法范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟(jì)；知識管理；檔案管理

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01

一、知識經(jīng)濟(jì)的主要特征

一是知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對面培訓(xùn)，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識經(jīng)濟(jì)時代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理上，因為企業(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費(fèi)時間長。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。

（二）信息時代企業(yè)檔案管理中存在的問題

一是收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時間長。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應(yīng)用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實現(xiàn)。

二是網(wǎng)絡(luò)化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進(jìn)行及時、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。

三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實際工作規(guī)律或習(xí)慣，因為絕大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

三、企業(yè)檔案管理與知識管理的關(guān)系

企業(yè)知識管理就是通過一定手段，把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤。

1.知識資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當(dāng)然，顯性知識也是從隱性知識轉(zhuǎn)變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實感到是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質(zhì)是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。

2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。

（1）企業(yè)檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應(yīng)用到工作中，并創(chuàng)新知識、創(chuàng)新工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。

（2）企業(yè)檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源規(guī)范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結(jié)合實際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識不能及時或?qū)崟r應(yīng)用的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進(jìn)行，避免了知識類檔案還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的。

第2篇

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營也提出了更高的要求,在新形勢下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運(yùn)營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動或離任前,必須對其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎(chǔ),對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長補(bǔ)短,不斷對自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

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第3篇

[關(guān)鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化

[中圖分類號]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02

將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效性分析。計算機(jī)的出現(xiàn)實現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實行文檔一體化提供了技術(shù)支持。

一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的

（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫的經(jīng)過的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。

（二）高校檔案信息化管理的目的

在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應(yīng)該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進(jìn)行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學(xué)院，每一個學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過程中都會建立自己學(xué)院的檔案，這時，就應(yīng)該在分類中運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。

二、實行高校檔案管理信息一體化的方法

（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查

說到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實這是檔案調(diào)查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會有一定的根據(jù)性。還能對整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。

（二）采取自動化檔案管理模式措施

在高校檔案管理的過程中，計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財務(wù)管理各個領(lǐng)域。因為檔案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復(fù)雜，而計算機(jī)整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機(jī)的計算整理模式。利用這種方法，首先實現(xiàn)了信息存儲檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機(jī)上制定一個線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會自動生成，一旦出現(xiàn)波動計算機(jī)可以自動通過比對實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說是實現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現(xiàn)在社會中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。

（三）在檔案管理的軟件上實施工作統(tǒng)一性

在自動化進(jìn)行的同時，計算機(jī)在整理檔案的過程中，往往會出現(xiàn)工作過程中計算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應(yīng)該在檔案管理的過程中計算機(jī)整理時要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫的紕漏。并根據(jù)實際情況，對軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯誤的可能性。

三、高校檔案管理信息一體化的重要性

高校的檔案管理一體化，其實主要應(yīng)用的方法就是利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，利用計算機(jī)的特殊軟件進(jìn)行檔案管理，另外，必要時還能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點(diǎn)，所以會根據(jù)不同的院系，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類，然后根據(jù)分類進(jìn)行歸納，制作表格，制作圖像，找到數(shù)據(jù)變化規(guī)律，另外，可以將數(shù)據(jù)放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數(shù)據(jù)尋找的時間，增加了數(shù)據(jù)的整理效率。另外，除了這些特點(diǎn)，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點(diǎn)，其一就是在整理過程中將信息統(tǒng)一進(jìn)行匯總總結(jié)可以建立一個關(guān)系網(wǎng)，增加高校中各大學(xué)院之間的聯(lián)系性，這個方法還能將學(xué)院之間進(jìn)行對比，找到各個學(xué)院之間檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和不足，這樣可以便于學(xué)院之間的學(xué)習(xí)和改正。第二就是可以在高校工作的時候?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)的規(guī)范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)要進(jìn)行字體合適等必要地方的統(tǒng)一規(guī)范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數(shù)字的比對檢查數(shù)據(jù)。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團(tuán)結(jié)性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學(xué)和教職工人員都會統(tǒng)一積極的進(jìn)行培訓(xùn)，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發(fā)揮。