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在商務交往之中,商務伙伴之間合作的成功,是值得有關各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說,在激烈的競爭環境之中、涇渭分明的利益關系之下以及變幻叵測的商界風云之內,商務伙伴之間的合作的確來之不易,因此,它備受有關各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式,就是在商務往來中通常用以慶賀商務伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。
交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經建設、安裝完成的工程項目或大型設備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站、或飛機、輪船、火車、機械、物資,等等,經驗收合格后正式移交給使用單位之時,所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于,它既是商務伙伴們對于所進行過的成功合作的慶賀,是對給予過自己關懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝,又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機,為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。
交接的禮儀,一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關規范。通常,它具體包括交接儀式的準備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內容。以下,就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準備。準備交接儀式,主要要關注下列三件事:即來賓的邀約、現場的布置、物品的預備等等。
來賓的邀請,一般應由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責。在具體擬定來賓名單時,施工、安裝單位亦應主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔,不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下,參加交接儀式的人數自然越多越好。如果參加者太少,難免會使儀式顯得冷冷清清。但是,在宏觀上確定參加者的總人數時,必須兼顧場地條件與接待能力,切忌貪多勿得。
從原則上來講,交接儀式的出席人員應當包括:施工、安裝單位的有關人員,接收單位的有關人員、上級主管部門的有關人員,當地政府的有關人員,行業組織、社會團體的有關人員,各界知名人士、新聞界人士,以及協作單位的有關人員,等等。
在當今競爭激烈的國際商務舞臺上,如能熟練而恰當地運用禮儀知識,就有可能對業務產生事半功倍的效果,因此下列準則應當熟知:
知己知彼,入鄉隨俗 由于不同民族的文化背景對禮儀有很大影響,因此在與國外商家做生意時,要盡可能多地熟悉對方的商務習俗和節奏。當你代表公司洽談生意時,如能尊重對方的風俗習慣,使客戶心情舒暢,成功的概率就可能增大。為了避免交往中的失禮行為,事前應閱讀一些介紹客戶所在國的概況資料,了解問候用語、服飾規范、用餐知識、地理概況、赴約及贈禮習俗等。在異國他鄉,嘗一嘗當地的特色食品,學一學當地的言談舉止,有助于拉近彼此間的距離,并對業務的開展產生積極影響。
尊重對方,不妄加評判 不同的國家,做生意的方式會截然不同,不能因存在這種不同就認為對方不對。如歐美人認為,與人交談時目光注視對方表示著關注、真誠和尊敬,不愿與人對視是不善相處的人;而亞洲和非洲一些國家的人則認為,視覺會影響聽覺的注意力,他們以回避目光方式來表達對他人的尊重。因此,要時時站在對方的文化角度去觀察事物,動轍批評他人的做法,在國際商務活動中一向被視為不禮貌行為。如果你使主人或客人的處境難堪,即使是一時疏忽,也往往會給業務帶來嚴重損失。
友誼第一,生意第二 友誼的建立與業務的開展往往是密不可分的。對許多國家而言,在建立工作關系之前,往往需要建立相互間的信任。從禮儀的角度看,只關心生意是否做成是短視行為。一次商務會談能否成功,或取決于你打高爾夫球的水平,或有賴于主人在同你進餐或聽音樂會時對你的品位及性情的了解。國外許多商家都把建立彼此信任視為建立長期合作關系的必要“投資”。在歐洲和中東,如果對方認為你不可信賴,即便對你提供的產品感興趣,也不會同你做生意。在日本,商人們更重視建立在相互信任、彼此友好并能提供優質商品和服務基礎上的長期合作關系。
奧地利位于歐洲中部,是歐洲重要的交通樞紐。鐵路、公路、水運和空運四通八達,這無疑給來自四面八方的外國商人和游客提供了不小的方便。
奧地利社會福利制度非常完善并實行全國社會保險和救濟制度, 主要有醫療、失業、退休和事故四大類保險。是歐洲社會福利最好的國家之一。目前人均國民收入2萬多美元,平均2人擁有一輛小汽車。
近幾年,奧地利與我國的經貿、科技、文化與民間交往不斷增加。 據我國海關統計,去年兩國貿易額高達6億多美元,據說,今年的貿易 額有望大幅增加。奧國的主要出口產品有鋼鐵、機械、交通工具、化 工制品和食品。進口商品多為能源、原材料和消費品。
隨著我國與奧國經濟往來不斷增加,前往奧國訪問的商人逐年遞增,與奧地利商人接觸,必須特別注意各種禮節。因為奧國商人相當 正式、嚴肅。在從事商務活動時,尤其要注意頭銜。比如:外商若把部長誤稱為處長,那么在以后的商談中,準會麻煩百出。如果與奧地利人通信更要細心,務必正確無誤地冠上他的正式頭銜。如果他的名片上同時印有幾個官銜,要提前問清楚,哪一個是最重要的。另外還 要加上“博士、教授、工程師、經濟學家”等頭銜。
無論拜會公私單位,均需提前預約。參加商務談判一定要守時。 見面或分手時,切記與每個人親切握手。如應邀去吃午餐,千萬不要 搶著付錢,否則會認為你瞧不起他們,最好找機會回請一次午飯。若應邀吃晚飯或餐后聽歌劇、看戲,并不需要回請。但如請你去家里做客,切記帶上一束鮮花,以示對主婦的尊敬。