人事檔案日常管理范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；人事檔案管理；現(xiàn)狀；舉措

中圖分類(lèi)號(hào)：G637 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1008-3561（2017）14-0035-01

高中學(xué)校人事檔案是存儲(chǔ)教職員工信息以及學(xué)生個(gè)人信息的重要?dú)v史記錄，其內(nèi)容主要由有價(jià)值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說(shuō)明元素組成。學(xué)校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對(duì)教職員工以及學(xué)生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時(shí)對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)也具有重大的影響。因此，完善高中學(xué)校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學(xué)校人事檔案的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理活動(dòng)，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權(quán)威性、可靠性的檔案信息服務(wù)。

一、高中學(xué)校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

（1）對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因?yàn)閷W(xué)校的教育水平測(cè)定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關(guān)系，加之學(xué)生自身檔案意識(shí)薄弱，所以易于造成學(xué)校忽視學(xué)生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無(wú)實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，值得一提的表面管理工作也就是為了應(yīng)對(duì)上一級(jí)部門(mén)的檢查而進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性也令人擔(dān)憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專(zhuān)業(yè)度。在某些高中學(xué)校會(huì)存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學(xué)校檔案管理的工作人員所學(xué)專(zhuān)業(yè)與檔案管理無(wú)關(guān)。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學(xué)、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學(xué)生的在校檔案模糊、無(wú)實(shí)際意義，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。

（3）學(xué)校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學(xué)校對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先檔案歸類(lèi)不細(xì)致，過(guò)于簡(jiǎn)單；其次對(duì)于檔案的實(shí)效期限管理失當(dāng)，以致堆積過(guò)多而混淆了對(duì)近期收集檔案的處置；再次，對(duì)于應(yīng)當(dāng)銷(xiāo)毀檔案的處理沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋蛔詈螅瑱n案室的日常工作缺乏明確的責(zé)任制度。長(zhǎng)此以往，就會(huì)出現(xiàn)管理者對(duì)檔案疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案遺失、歸類(lèi)位置混亂，甚至忽視對(duì)檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。

二、完善高中學(xué)校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識(shí)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到日常管理工作內(nèi)容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過(guò)宣傳引導(dǎo)等形式，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識(shí)度，讓其明晰檔案本身的重大價(jià)值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會(huì)以自我感性認(rèn)知去處理檔案收集、整理、歸類(lèi)等相關(guān)工作事項(xiàng)，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無(wú)故銷(xiāo)毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。信息數(shù)字化是當(dāng)今時(shí)展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)，也就是說(shuō)現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴(lài)”，適應(yīng)潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。這樣，一方面加強(qiáng)了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對(duì)于檔案管理者而言，工作量也相應(yīng)減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學(xué)術(shù)要專(zhuān)攻，管理也要專(zhuān)攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，那么在日常管理工作中一定會(huì)事半功倍，因?yàn)橹挥芯邆淞己脤?zhuān)業(yè)素質(zhì)的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開(kāi)發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導(dǎo)致檔案操作規(guī)范不明確、問(wèn)責(zé)制度不清晰。部分工作人員基于自我意識(shí)或者經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理檔案，短期內(nèi)問(wèn)題可能不大，時(shí)間一長(zhǎng)，檔案越積越多，問(wèn)題則逐一暴露出來(lái)。這種缺乏客觀性和科學(xué)性的處理方法，很容易導(dǎo)致檔案信息的冗長(zhǎng)、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)，對(duì)失效檔案的管理不及時(shí)。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開(kāi)發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責(zé)可問(wèn)，是解決檔案管理問(wèn)題行之有效的方法。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內(nèi)所有活動(dòng)最客觀的證明，它的影響力和價(jià)值性是不可替代的。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強(qiáng)對(duì)檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識(shí)，促使檔案管理人員樹(shù)立更加嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、科學(xué)的態(tài)度來(lái)處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實(shí)際意義。切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動(dòng)高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬長(zhǎng)松.學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2011（18）.

第2篇

一、人事檔案管理中所存在的突出問(wèn)題

對(duì)人事檔案管理的有效開(kāi)展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到進(jìn)一步完善，而且對(duì)不斷優(yōu)化技術(shù)人才的轉(zhuǎn)型管理等也有重要的推動(dòng)作用。在實(shí)際的人事檔案管理工作過(guò)程中還存在一些較為突出的問(wèn)題，比如個(gè)別工作人員沒(méi)有能夠充分履行自己的工作職能，而且對(duì)此也沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的理解過(guò)于片面化，誤認(rèn)為檔案管理工作的內(nèi)容就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)以及對(duì)檔案的保管。在人事檔案的收集制度上沒(méi)能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮。在人事檔案管理的具體手段上仍然沿用以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能較好的隨著社會(huì)發(fā)展需要而不斷創(chuàng)新。在一些單位中員工對(duì)基本的電腦知識(shí)以及日常的檔案管理軟件等專(zhuān)業(yè)技能都不具備，在查找檔案時(shí)還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和工作水平。

二、和諧管理理論的具體內(nèi)容

在我們通常熟知的管理學(xué)理論中，其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論，從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部各個(gè)部分的內(nèi)容在一定條件下保持在一種較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的和諧。對(duì)人事檔案管理單位來(lái)說(shuō)，通過(guò)一定的和諧管理理論手段，能夠使人力資源在管理能力上和服務(wù)水平上得到較快的發(fā)展和提升，隨著現(xiàn)代社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)壓力的增大，在日常的管理中將和諧管理理論作為自己工作的核心，并不斷將其進(jìn)行消化吸收，對(duì)日常事務(wù)中有效解決突出問(wèn)題具有重要的促進(jìn)作用。具體來(lái)講和諧理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，所謂和諧管理就是要將各部分的因素不斷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，這樣才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。具體是在檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所為的系統(tǒng)輸出簡(jiǎn)單來(lái)講，就是在一定條件下，在還未對(duì)原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而為最大化的服務(wù)狀態(tài)給表現(xiàn)出來(lái)的過(guò)程。第二，在和諧管理理論的知識(shí)構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的價(jià)值。利益實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對(duì)單位的組成成員進(jìn)行管理，單位在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，同時(shí)還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價(jià)值，員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且對(duì)其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。在和諧管理理論的具體實(shí)施過(guò)程中，要不斷在其精神層面上尋找和諧成分，在日常管理工作中在追求工作效率的同時(shí)，還要從系統(tǒng)各成員的內(nèi)心目標(biāo)出發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)效率的最大化。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用

在日常的檔案管理工作中，通過(guò)對(duì)管理學(xué)中和諧管理理論及其所存在的問(wèn)題等進(jìn)行綜合分析，從中可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個(gè)方面加以重視：

(一)在日常管理工作中，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作職能的要求并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能，在人事檔案管理的崗位分工過(guò)程中要做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識(shí)運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來(lái)，從而在一定條件下對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，在一定環(huán)境下降低在人事檔案管理過(guò)程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康地開(kāi)展。通過(guò)這種途徑可以有效地將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而可以幫助其較好地開(kāi)展人事任免工作和獎(jiǎng)懲措施。

(二)進(jìn)一步加快人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過(guò)程中要充分運(yùn)用和諧理論知識(shí)，在工作過(guò)程中可以構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而充分發(fā)揮人在主觀能動(dòng)性上的先天優(yōu)勢(shì)，也在一定條件下降低其在人事檔案管理過(guò)程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡(jiǎn)便的檔案管理方式就是電子檔案，但是電子檔案受到計(jì)算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常的工作管理當(dāng)中，要不斷地合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。而通過(guò)運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會(huì)更加方便和快捷，從而能夠較好地幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)員工做出正確的決策和分析。

(三)在日常工作中，要不斷地加強(qiáng)在人事管理中的程序交接流程，在人事檔案管理的交接過(guò)程中，其具體內(nèi)容需要更加嚴(yán)謹(jǐn)，而其自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中嚴(yán)格按照相關(guān)程序來(lái)進(jìn)行，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的完美交接。

第3篇

人事檔案管理是事業(yè)單位不可缺少的一項(xiàng)重要工作，做好這項(xiàng)工作能夠?qū)ぷ魅藛T有更為全面的了解，綜合考查其素質(zhì)、技能，作為人員調(diào)動(dòng)和晉升的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，信息技術(shù)在人事檔案管理中得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。在這樣的背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端日益顯露，越來(lái)越不適應(yīng)新時(shí)期人事檔案管理的需要，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施進(jìn)行完善。文章準(zhǔn)備探討新時(shí)期人事檔案管理的要求，指出存在的不足，并提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，希望能夠?yàn)榧訌?qiáng)新時(shí)期人事檔案管理的實(shí)際工作提供借鑒與參考。

2.新時(shí)期人事檔案管理的要求

新時(shí)期在信息技術(shù)的影響下，要求改進(jìn)人事檔案管理，根據(jù)新的要求開(kāi)展各項(xiàng)工作，這種要求體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1創(chuàng)新管理模式。改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新。例如，改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的繁瑣工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助，實(shí)現(xiàn)歸檔、查詢(xún)、借閱、轉(zhuǎn)移等各個(gè)流程的一體化，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，改變紙質(zhì)檔案管理繁瑣的形式，促進(jìn)管理水平的提高。

2.2重視信息技術(shù)運(yùn)用。在人事檔案管理中注重信息技術(shù)的運(yùn)用，建立統(tǒng)一信息化平臺(tái)，促進(jìn)管理水平的提高，將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來(lái)使用，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢(xún)，促進(jìn)管理水平的提高。

3.新時(shí)期人事檔案管理存在的問(wèn)題

盡管事業(yè)單位都注重對(duì)人事單位的管理，但由于受到制度、人員等因素的影響，當(dāng)前人事檔案管理中仍然存在不足，主要體現(xiàn)在思想認(rèn)識(shí)，管理制度、模式、人員等方面。

3.1思想重視程度不夠。很多單位將工作重心放在員工管理方面，對(duì)人事檔案管理工作不重視，忽視人事檔案管理對(duì)全面考察和評(píng)定員工的重要作用。在對(duì)員工進(jìn)行考察評(píng)價(jià)和晉升的時(shí)候，常常以調(diào)查和平時(shí)表現(xiàn)為依據(jù)，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。

3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理規(guī)章制度，對(duì)人事檔案管理的流程、要求、目的、工作人員職責(zé)等的規(guī)定不全面，難以有效規(guī)范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責(zé)不明確，管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂的局面，影響了人事檔案作用的充分發(fā)揮。

3.3管理模式比較落后。管理模式落后，很多事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)管理模式，對(duì)新時(shí)期對(duì)人事檔案提出的新要求認(rèn)識(shí)不夠，依照人工模式進(jìn)行人事檔案的收發(fā)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用不全面，制約了管理模式的創(chuàng)新，影響人事檔案管理水平的提高。

3.4管理人員素質(zhì)偏低。缺乏專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍，工作人員的素質(zhì)偏低，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理的運(yùn)用缺乏了解，不能熟練的進(jìn)行人事檔案管理的各項(xiàng)操作。

4.新時(shí)期人事檔案管理存在問(wèn)題的改進(jìn)對(duì)策

為了應(yīng)對(duì)人事檔案管理存在的不足，結(jié)合新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的要求，筆者認(rèn)為今后在實(shí)際工作中需要采取以下改進(jìn)對(duì)策。

4.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案管理的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位在重視員工管理的時(shí)候，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要作用，將其放在突出的位置，認(rèn)識(shí)其在全面了解和評(píng)定員工方面的重要作用。并在制度、人員、資金、現(xiàn)代信息技術(shù)等方面加強(qiáng)支持力度，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.2完善管理制度，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化。建立完善的人事檔案管理規(guī)章制度，有效規(guī)范人事檔案管理的各項(xiàng)工作。對(duì)人事檔案管理的流程、方法、目標(biāo)、要求進(jìn)行全面的規(guī)定，使管理工作有章可循。建立人事檔案管理責(zé)任制，明確管理人員職責(zé)，使他們?cè)谌粘９芾碇袊?yán)格遵循相關(guān)規(guī)范流程，確保管理工作有章可循。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員工作的熱情，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行，使他們?cè)谌粘９芾碇袊?yán)格遵循規(guī)定，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.3創(chuàng)新管理模式，重視現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用。重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，建立現(xiàn)代化管理操作平臺(tái)，在加強(qiáng)人事檔案紙質(zhì)管理的同時(shí)，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，促進(jìn)管理水平的提高。在具體工作中，對(duì)人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢(xún)、轉(zhuǎn)檔等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，利用操作平臺(tái)進(jìn)行操作和處理，提高管理工作的實(shí)效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠促進(jìn)管理水平的提高。

4.4加強(qiáng)管理培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。引起高素質(zhì)的管理人員，充實(shí)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，為做好新時(shí)期人事檔案管理準(zhǔn)備人才支持。事業(yè)單位還要加強(qiáng)管理隊(duì)伍培訓(xùn)工作，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)授課、進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方式，讓他們掌握人事檔案管理的具體操作流程和方法，促進(jìn)管理水平的提高。管理人員需要加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)、軟件等的操作，能夠靈活運(yùn)用這些技術(shù)進(jìn)行管理，提高管理效果。另外，管理人員還要提升自身修養(yǎng)，加強(qiáng)自身的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，管理技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵循管理工作的規(guī)章制度的各項(xiàng)規(guī)定，促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行和人事檔案管理水平的提高。