檔案整理注意事項范文

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第1篇

關鍵詞：現階段；財政監督；檔案管理工作；注意事項

1現階段財政監督檔案管理工作的注意事項

1.1保證檔案資源的全面性和系統性

財政監督檔案管理不同于一般的檔案管理，涉及的內容繁多，不僅有財政收支管理，也有會計監督工作；不僅有金融市場管理，也有國有資產監督，這些工作不僅包括行政方面的管理也包含黨建方面的管理，這些各個領域的不同工作加在一起組成了財務監督檔案管理的系統，財政監督檔案是以財政檔案為基礎而存在的，因此財政監督檔案理應服務于財政管理檔案，同時也應該體現出監督管理的特點，圍繞財務、會計管理和金融等工作建立起詳細健全的管理檔案，努力形成一個真實科學、全面系統的財政監督檔案管理體系。

1.2將信息技術在財政監督檔案方面帶來的利益最大化實現

現代化網絡信息技術的發展在各行各業都被廣泛應用，若將信息技術應用在財政監督檔案管理中將給財政監督檔案管理部門帶了許多便利，這給檔案工作管理帶來了新的機遇，網絡的發展不僅縮短了人與人之間的距離也很大程度上縮短了人與信息之間的距離，因此企事業單位應該將信息技術充分利用到財政監督檔案的管理中，與此同時，企事業單位也應該考慮到計算機的配置問題，首先計算機要有過硬的硬件配置，這樣有利于檔案管理工作的順利進行，其次企事業單位也要比較選擇合適的管理軟件，使檔案的信息管理能夠符合當前自動化技術的數據要求和標準。以上問題處理好的同時，企事業單位還需要注意加強財政監督檔案的數據庫的創建和管理，這可以方便檔案管理人員通過計算機網絡將信息資源進行快捷傳輸、有效利用、及時反饋，也可以大大提高財政監督檔案信息的準確率和全面性[1]。

1.3培養檔案管理人員的綜合素質和業務能力

首先，作為一名檔案管理人員必須有強烈的責任感和良好的職業素養，在工作過程中要做到認真負責、愛崗敬業、有強烈的學習精神和創新意識，能夠做到一邊工作一邊進步，在思想層面和政治層面上提高自己，在工作中要秉承著服務于財政大局的工作理念，為財政監督檔案工作的發展和進步貢獻出自己的力量。其次，財政監督檔案管理工作有很強的業務要求，檔案管理人員要想出色的完成工作必須有專業的知識儲備和較強的業務能力，應該對財政監督檔案的具體情況和具體內容有一定的了解并努力掌握，對財政監督檔案的收集、整理、統計等工作做到精通，有良好的學習能力和學習意識，通過學習不停的豐富自己、提高自己，只有如此才能在工作中做到游刃有余、輕車熟路，以及時應對最新的機遇挑戰，更好的服務于財政監督檔案管理工作[2]。

1.4加強日常管理和日常積累

財政部門不同于一般的管理部門，它是一個具體的政府工作部門，它獨特的工作性質決定了財政工作的繁多與雜亂，因此與其他不同工作部門交涉產生的工作檔案就有多種形式和多種種類，這些財政檔案的特點就給財政監督檔案提出了關于檔案如何管理如何積累的問題，而結合日常的工作經驗，為了保證檔案管理的工作目的的實現和檔案工作水平的提升，各企事業單位應該更加關注檔案的積累并且對檔案進行統一且集中的管理。目前各企事業單位的財政部門對文件和材料基本上都能做到及時記錄歸檔，也基本上都能保證檔案的完整性和齊全性，但是卻不能保證對檔案進行統一性的集中管理，有很大一部分檔案沒有歸檔，仍然在個人手里保存，這回對財政監督檔案的準確性產生影響，所以，財政部門應該按照財務文件材料的范圍進行歸檔，盡量達到檔案管理的齊全完整的歸檔標準，還應該加大對檔案集中管理的工作力度，要求各個崗位的工作人員把檔案的移交作為首要工作任務，保證檔案交接過程順暢、檔案安全完整，為財政監督檔案管理工作打好基礎[3]。

2結束語

通過信息化方式對財政監督檔案信息進行處理可以令財政監督檔案信息與其他部門的各類信息更好的緊密結合在一起，從而成為一個完整的檔案系統，這種系統的出現，為人們更好的利用信息提供了很大的方便，也能幫助人們更好的利用檔案信息為財政部門工作。在此同時也需要培養檔案管理人員的業務能力、加強檔案的日常管理和日常積累，努力做好財政監督檔案的管理工作。這無論是對機關事業單位還是社會企業來說都是百利而無一害的。

參考文獻

[1]王曉晨.財政監督檔案管理工作之管見[J].黑龍江檔案，2012（04）:138.

第2篇

【關鍵詞】房建工程施工；監理資料；整理；準備要點；注意事項

一、房建工程施工監理資料整理準備的工作要點

房建工程施工前監理資料整理準備的工作要點主要包括：（1）制定適合本項目的資料整理制度。房建工程開工前，監理機構要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構的每位監理人員的監理資料管理職責分配清楚，明_檔案管理人員日常工作流程，特別是監理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現職責空白。在實際工作中，根據每位監理人員崗位職責，將監理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監理人員發生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結合資料形成流程，根據資料形成流程對每個施工控制環節的資料做出具體要求，并要向監理機構每位監理人員及施工單位有關人員在監理交底會上進行傳達，統一要求，以使整個工程資料達到規范化、標準化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對項目監理部需要配備一個業務精煉、思想意識和責任心強的資料管理人員。作為一個檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業及公司制定的相關法律、法規、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監理資料整理的注意事項

1、房建工程施工前監理資料整理的注意事項。（1）相關資質文件搜集與審核的注意事項。監理機構發出進場通知，施工單位入駐現場后，檔案管理人員應依據本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質，并將現場人員與投標文件或合同文件對應，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規定制定的注意事項。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規定，對來往文件的格式也進行詳細的規定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監理規范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產生混亂。（3）監理日記、監理日志填寫分工要做出明確規定的注意事項。無論監理日志是作為監理機構的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監理人員的工作記錄，監理機構都應在駐場后做出明確要求，確定好，每份監理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規模比較大、專業比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規模比較小，建議一個監理機構只記錄一份監理日志便可，同時要確定每份監理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監理資料整理的注意事項。（1）施工期間不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現象；針對現場日志、記錄的填寫除了要求規范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環節，無論是上級機關來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發登記，并對文件的內容詳細了解，在總監批示后轉相關人員進行傳閱，如有必要應復印下發，并對文件要求落實的內容進行跟蹤，確保文件第一時間相關責任人能夠及時了解，有利于工程現場監理控制。看似是一個小小的環節，但是關系重大，也體現了一個項目監理部程序化管理的水平。（3）定期對施工單位形成的檔案資料進行審查，這項工作基本在監理合同中都會明確注明，即使沒有注明，監理也有義務和權力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應經常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數碼相機，在工程中也進行了應用，但大部分拍攝的是現場存在問題的照片，很少能夠找到監理人員的影子，不能體現現場監理的工作。在將來寫材料的時候將會是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經常下工地，對現場監理人員的工作進行影像記錄，工程現場如有條件也要進行監理人員現場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗收資料整理的注意事項。（1）對現場形成的監理記錄文件進行系統整理，例如監理日志、監理現場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統的按照分部工程統一歸檔。監理日志可能包含的內容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗資料整理的注意事項。該工作在開工前就應由專業的試驗工程師或現場監理工程師統籌安排，根據檢測計劃制定現場可執行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數據的現象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統計、并對混凝土及砂漿進行質量評定，也是判定該分部工程質量合格和優良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現施工單位自檢于監理抽檢不相符的情況。

結束語

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對形成的檔案經常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監理工程師和施工單位及時落實，以便檔案管理工作更好的開展。

參考文獻：

[1]張桂鳳.關于建筑工程資料收集與整理的要點分析[J].世界華商經濟年鑒，2012（3）

第3篇

    關鍵詞:電子檔案;整理;保護

    1前言

    電子檔案,是指通過計算機磁盤等設備進行存儲,與紙質檔案相對應,相互關聯的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體,是將實 體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動,只有引入正確的軟件,硬件與足夠的背景細節,這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端,以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。現在電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。[1]我們的電子文件現階段存在著快速的信息爆炸增長的問題,所以我們需要迫切的去對信息資源進行管理,只有整理好了科研、教學、生產以及基建等才能順利的進行,電子檔案的價值也能得到長期的利用,所以我們要認識到電子檔案整理和保護的重要性,并對它們進行更加深入的研究。

    2電子檔案的整理

    3電子檔案的管理保護