人事檔案歸檔范文
前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質人事檔案歸檔文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
一、人事檔案管理中存在的問題
這些年來，隨著單位團體的適應改革和市場的經濟發(fā)展的需求，人事檔案工作變得日益重要，人事檔案工作從實際中出發(fā)進行了許多積極有益的探索，取得了一定的成效。然而隨著大量的人才流動，市場中人才的挖掘，一年又一年的應屆畢業(yè)生等等大量人力資源的加入，人事檔案的數(shù)據(jù)變得日益龐大。
第一，對人事檔案管理的重要性缺乏認知。人事檔案工作不像其他工作一樣，它的沉默性導致了其不容易為人所注視，同時在這個領域中也不容易取得明顯的成績。長時間下來，就產生了這樣的一種情況，很大部分人員包括部分的領導干部都對人事檔案管理工作存在著一些錯誤的理解，很容易會認為人事檔案工作是最簡單的文職類工作，抄抄寫寫，記錄一下，保存一下，常規(guī)性的事務類工作，得不到應有的重視。在他們眼中這種人事歸檔工作只不過是資料的整合，不能為公司帶來經濟的收益。只要保管好不丟失，需要的時候能外調出來查閱一下就可以了。所以，一些單位往往忽略了人事檔案管理的工作，甚至在議事日程上不把人事管理工作納入到其中，從而衍生出一個現(xiàn)象，說起來重要的事情、在安排方面卻變成了次要，在眾多項目的情況下容易忘掉，用起來的時候又突然需要。這樣導致了人事檔案的工作長時間處于被動的應付狀態(tài)，很難高質量地去為單位團體和單位領導等提供完善服務。
第二，人事檔案的管理手法相對落后。這是得不到重視而衍生出來的一大問題。人事檔案管理的方式在這個計算機普及的社會上，還處于手工操作的尷尬局面。缺乏對現(xiàn)代科學技術手段的應用是最大的問題，管理水平與認知水平過于落后。作為一個信息系統(tǒng)檢索速度慢，根本就無法適應更新人才資源的開發(fā)條件和人才競爭快速提升的高效率標準。
最后，檔案管理員的管理水平有待提高。目前大部分的管理員只是簡單地接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術加工裝訂還有做好防火、防蛀、防霉倉管工作，即他們通常說的“抄抄寫寫，守好攤子，不漏不泄，查閱外借”，工作單調產生職業(yè)厭倦。
二、探究新時代人事檔案歸檔收集工作的改革
推進人事檔案信息管理的進步，有利于加強和認知檔案信息的開發(fā)利用。人事檔案信息只有通過利用最大化，才能展現(xiàn)潛在價值。
首先，提高對人事檔案的認識，了解其重要性。現(xiàn)今社會人事工作面臨著許多新的情況和問題，無疑之中人事檔案管理的要求有了新的準則，其工作的重要性已經不再是過去中那種傳統(tǒng)的資料整理，更需要的是如何去整合優(yōu)化。只有通過認真學習關于人事檔案管理的方針和對策，進一步認識人事工作的重要性，才能更好地規(guī)范人事檔案管理，實現(xiàn)新時代的檔案管理的改革。另外，還需擴大人事檔案的收集范圍。
其次，要健全人事檔案的管理制度，提高人事檔案管理的管理化水平。人事檔案管理工作基本上都是一些瑣碎繁多的工作，如果沒有完善健全的規(guī)章管理制度，很容易就會出現(xiàn)無章可循的局面。人事檔案管理制度的完善與制定，主要是從實際出發(fā)，把握好信息需求，嚴格規(guī)范檔案材料收集歸檔等重要任務。嚴謹排查各種虛假信息，使人事檔案更加科學、全面、完整地為人所利用，為領導考察任用提供準確的人才信息。
再者，加強人事檔案管理的現(xiàn)代信息化建設。人事檔案數(shù)據(jù)說白了就是人才信息庫，只有合理整合利用信息資源，才能更有效更大限度地發(fā)揮其作用，發(fā)掘出潛在的人才。加強人事檔案管理的現(xiàn)代信息化，能夠提高工作效率與資料的搜索整理功能。手工操作階段的人事檔案歸檔收集已經費事，傳輸速度慢，信息更新不及時，已經無法適應這個社會的需求。要提高人事檔案工作的效率，就需要更新對檔案管理的輔助工具。
最后，應加強檔案管理員的管理水平。單位對檔案管理員制訂有效的晉升獎勵的激勵機制，促進他們提高自身的工作勝任力，改變檔案管理員簡單的管理員、投遞員的身份，使新時期的干部人事檔案管理員變成人力資源開發(fā)利用的直接參與者。提高自己的能力，要掌握文書學、檔案學、檔案保護技術學、檔案學史等等基本知識及組織文字材料的寫作能力，具備檔案宣傳和展覽、領導學、管理圖書館學等相關專業(yè)知識外，還應掌握外語技能，并具備穩(wěn)定的心理特質、較高的道德水平、較強的成就動機以及較強的演講能力。
總之，人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)提供了創(chuàng)新的機遇，同時也能發(fā)揮出人事檔案為單位團體帶來的最大效益。新時代人事檔案歸檔和收集必須全面全效，掌握其有用之處，才能是追隨人才市場發(fā)展的基本趨勢。
參考文獻
第2篇
關鍵詞：人事檔案材料；編排；歸檔；流程；計算機；優(yōu)化方案
學歷、職稱、執(zhí)業(yè)資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來自不同部門甚至不同單位，大多雜亂無章且沒有標注檔案編號，因此，要對材料進行編排。以人事檔案排架采用員工號編排法為例，傳統(tǒng)的流程分三個環(huán)節(jié)：按材料上的姓名逐一在紙質或電子版檔案名冊中查找將序號（或檔案編號）數(shù)字標注在材料上給材料排序。這時，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數(shù)十份，多則數(shù)千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號（或編號）這個環(huán)節(jié)比較繁瑣，需要花費一定的人力和時間。
怎樣精減流程、實現(xiàn)高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優(yōu)化方案，利用計算機完成全部或部分人工編排材料的環(huán)節(jié)。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。
1 已實現(xiàn)辦公自動化管理的材料，其編排可由計算機自動完成
最有代表性的就是每年全體員工的工資變動表，目前，各單位勞資部門已基本配備計算機工資管理系統(tǒng)。
1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序的，準備打印工資表前，只需在系統(tǒng)里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標注序號、排序，可直接一一對應，將工資表依次放入人事檔案卷夾。
1.2 人事檔案采用其他編排方法時，如四角號碼、員工號，等等，可以在工資管理系統(tǒng)中輸入每個人員的檔案編號，打印工資表前,選擇按檔案編號排序也可以達到同樣的效果。
2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計算機可完成部分人工操作的環(huán)節(jié)——瞬間“批量查找”材料序號（或編號）
人事檔案材料形成部門送交材料存檔時，會制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時，將登記表上的名單與材料逐一核對無誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數(shù)量較多時，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計算機代替人工操作打下了一個良好的基礎。
2.1 當人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序時
2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號”和“材料姓名”復制粘貼到Excel工作表中（見圖1），
此時，A列中的“交接號”、B列中姓名的排列順序與送交來的材料順序是一致的。沒有“交接號”的，在工作表中添加一列即可。
2.1.2 選中A、B兩列數(shù)據(jù)排序主要關鍵字選“材料姓名”確定（見圖2），此時，B列的姓名已按其漢語拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號”數(shù)字的位置也相應發(fā)生變化。
2.1.3 在C列加入一列“序號”（見圖3），這列數(shù)字即是為材料排序的順序號。
2.1.4 選中A、B、C三列數(shù)據(jù)排序主要關鍵字選“交接號”確定，這時，A列的“交接號”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們可以為C列序號數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色（見圖4）。
2.1.5 將C列的序號數(shù)字逐一對應抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊中逐一地查找序號這一環(huán)節(jié)。序號數(shù)字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫時，抄的是這一列的內容。最后，將材料按序號數(shù)字順序排列，再依次“對名入冊”，放入檔案卷夾。
2.2 當人事檔案采用其他編排方法時，又可分為兩種情況。
2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時，可以利用Excel的“高級篩選”功能。
2.2.1.1 新建一個Excel工作簿。將人事檔案名冊（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號”復制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個“檔案編號名單”（圖5中A1～B11區(qū)域）；將A1單元格“檔案姓名”標題復制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），
再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區(qū)域）。單擊A1單元格數(shù)據(jù)篩選高級篩選單擊“條件區(qū)域”輸入框選中A14～A20確定。此時，“檔案編號名單”區(qū)域少了幾行（見圖6），Excel已經以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號名單”中自動把它們篩選了出來，其余的姓名則被隱藏了。
2.2.1.2 擊打開sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號”、“材料姓名”復制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來的“檔案姓名”、“檔案編號”復制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號”。
2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關鍵字排序。如圖8所示，此時，B、C兩列中的姓名已一一對應，計算機已經為材料找到了它們的編號和序號。
2.2.1.4 全選表格，以“送交號”為主要關鍵字排序，如圖9所示，此時，A列的“交接號”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們?yōu)椤皺n案編號”、“序號”兩列數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數(shù)字都抄寫在對應的材料上。在給材料實體排序時，就按標注的“序號”數(shù)字順序排列，相對更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時，則可按材料上標注的“檔案編號”來“對號入座”。
2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號”為主要關鍵字排序。我們只需將E列的序號數(shù)字對應抄寫在材料上，然后，按序號順序排列即可。
3 人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優(yōu)化方案的特點
3.1 簡單易學。主要運用到了Excel的“排序”和“高級篩選”功能。了解Word、Excel基本運用的人事檔案管理人員可以較快掌握。
3.2 實用性強，材料數(shù)量越多，利用計算機編排材料的效率就越顯著。
3.3 人事檔案材料形成部門的辦公自動化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡便。
3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計算機編排材料的步驟也有所不同。可根據(jù)實際情況，靈活地采取合適的計算機優(yōu)化方案。
參考文獻：
第3篇
【關鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作
為了指導醫(yī)院進行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標和醫(yī)院的業(yè)務建設過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎工作內容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進行業(yè)務考核和工作調動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。
二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，關于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉等程序更加規(guī)范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內容是臨床工作，按照此工作性質，業(yè)務、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學、醫(yī)務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負其責，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫(yī)務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫(yī)院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。
四、結語
綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設置檔案管理室，應提供更規(guī)范的檔案管理服務。為此，醫(yī)院管理者應從服務的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。
【參考文獻】
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.
