檔案工作的服務性范文
前言：我們精心挑選了數篇優質檔案工作的服務性文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
檔案管理工作水平與時展不適應的現象導致檔案工作開展起來困難重重，特別是對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作人員不應該只是檔案的看護人員，自身還應該不斷發展，成為能夠適應社會現代化建設需求的專業型檔案人才。在新的歷史時期，檔案工作只有從思想、業務以及專業知識等多方面不斷提高，才能更好適應新時期檔案工作的需求，解決檔案管理不到位的現象，從而保證利用檔案提供更好的個性化服務。
一、新時期檔案工作面臨的嚴峻挑戰
1.知識經濟到來所帶來的挑戰
進入新世紀以后，逐漸步入到知識經濟時代的道路，當今社會是以知識為基礎，以高新技術為支撐，以創新性的智力為重要依托，依靠知識和信息不斷促進自身向前發展。在這樣的大背景之下，社會對檔案工作的傳統運行模式和工作方式提出了很多全新的要求。在日常工作中，可供我們利用的檔案不僅包括了紙質文書檔案，同時還包括了科學技術材料、專業版學術材料、聲音、影像材料以及事物檔案等多種形式，在利用檔案進行個性化服務過程中，要求能夠在較短的時間內，方便、快捷的查詢到自己所需要的信息，這是新時代檔案新消息服務的總體趨勢，并且這種趨勢已經開始沖擊我們傳統的檔案服務模式，給檔案管理部門帶來極大的挑戰。
2.檔案服務工作面臨的思想障礙
在檔案個性化服務過程中，檔案管理部門中一些工作人員陳舊的思維在很大程度上影響著檔案工作的順利開展。很多工作人員已經習慣了按照既定的規章制度和條條框框的工作模式，只是在片面上強調工作的繼承性、一致性和統一性，缺少辯證的統一理念。在日常工作過程中，只是照抄照搬過去落后的工作思路和工作模式，循規蹈矩，導致了在工作中墨守陳規，創新能力不足，按部就班的開展檔案服務工作。在新形勢下，檔案服務事業發展面臨著很多問題，而針對這些問題還沒有提出對應的解決對策，也沒有任何人的經驗可以借鑒。面對新形勢下所出現的思想問題，需要我們解放思想，不斷更新觀念，這樣才能保證在不斷探索中獲得經驗。
3.檔案利用工作出現了全新的變化
在服務主體方面，過去的服務主要以黨政機關為主，而新時期的服務對象主要是服務企業事業單位，為群眾服務。在服務態度方面，過去主要是以等待人員前來詢問和咨詢，服務方式十分的被動，被服務主體對服務部門存在很大的抱怨，檔案服務不能做到以人為本，個性化服務。而新世紀對檔案服務方式提出了更高的要求，要求檔案部門主動向利用者工檔案服務工作，并做到檔案服務的一對一個性化針對服務。在服務手段上，過去主要是向被服務人員提供原始紙質檔案，檔案服務的信息化程度較低，而現如今的檔案服務手段需要借助互聯網、計算機等多項技術為被服務人員提供網上檔案查閱工作。在服務模式上，過去檔案部門的服務模式主要是單一向用戶提供檔案服務工作，而現如今除了要高效利用好檔案館進行檔案查閱之外，還應該積極開展信箱，電話咨詢等多種方式，為用戶提供多樣化的檔案服務工作。
二、新形勢下檔案工作個性化對策分析
1.保證主動服務
檔案部門主動服務的對象是檔案的利用人員，新時期做好檔案個性化服務需要進行多元化的內容服務，要做好各種檔案的服務工作。在服務工作開展過程中，可以利用查詢、復制等方式對檔案進行推廣，保證用戶所需要的檔案能夠被高效、便捷的利用，最終提供便捷的服務。在檔案工作開展過程中，主動服務是一個創造性的理念，是新形勢下，檔案服務工作的必由之路。在實際工作中要保證樹立全新的服務理念，不斷強化檔案工作人員的服務意識，要從過去傳統的檔案管理向著檔案信息系統管理轉變，改變過去僅限于提供紙質檔案的被動服務模式。在工作中還要正確處理好檔案資料的收集和檔案新秀服務之間的關系，通過對檔案進行深度的挖掘、開發和分析，切實提升檔案的信息質量。在工作中要樹立以質量求生存的服務理念，不斷提升服務質量，改變過去等待用戶上門服務的被動服務模式，要積極主動為用戶提供主動服務，在拓展檔案利用深度和廣度方面不斷加大服務力度，從而切實提升檔案服務工作的整體工作水平。
2.積極運用現代化信息技術
進入新世紀以后，隨著計算機技術、電子信息技術以及互聯網技術的發展和應用普及，檔案管理工作逐漸由過去的手工操作向著現代機械設備操作管理方向轉變。由過去的實際檔案管理向著電子信息化檔案管理轉變，這也是時展的必然產物。對現階段我國檔案工作的現狀來看，檔案電子化儲存和信息化服務對檔案部門既是挑戰又是機遇。在新的歷史時期需要檔案部門在社會環境中重新定位，做好檔案信息化建設過渡期的檔案信息利用工作。實踐證明，如果沒有現代化技術和設備應用到檔案管理工作，檔案信息資源的開發和利用就根本不能進行，也根本談不上所謂的科學合理的利用檔案信息資源。在進行檔案服務過程中，運用現代化的信息處理技術和手段進行檔案信息開發，能夠極大的提升檔案開發和能力的和效率，從而切實提升檔案信息資源利用的效率和檔案管理機構的服務質量和水平。
第2篇
關鍵詞:人性化 人事檔案 管理服務
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)10-222-01
傳統的檔案管理模式是物本管理,檔案員工作重點在于整理、保管檔案和日常利用工作,而在建設和諧社會的今天,檔案工作的核心應該轉到服務上來,其目標是讓利用者滿意,確立以人為本的服務理念,更新服務觀念,最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務的內涵出發,人性化要求符合人的需求的行為,人事檔案人性化管理與服務是上級和下級之間,檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動形式。一方面,以尊重、關懷使用者為宗旨,與使用者進行心貼心地溝通、交流,建立相容、平等、互利的關系,創造和諧、溫馨的文化氛圍;另一方面,任何一個組織都是一個有機的整體,組織中各個部門之間相互協作、配合才能正常運轉,檔案工作中的人性化管理與服務能夠在組織機構的運轉中發揮作用,使組織的正常功能得到高效發揮。
一、檔案工作中的人性化管理
人本管理作為正確認識和處理人與其他生產要素的辯證關系,重視人的智慧、創造力及其主導、能動和決定性作用,將人作為“活力源”而形成的關于人的科學理念。人性化的管理則是將組織中的每一個個體作為關注中心,把調節、控制和管理人的行為看作是管理好整個組織系統的關鍵,把調動人的積極性和創造性看作是搞好整個管理工作的根本。
1.管理方式的變更。傳統的管理把人視為經營的手段、人僅僅是機械的延伸、研究人只是為了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”為中心,把人各層次需求的自我實現作為管理的核心,創造一種促進人不斷學習和積極發展的氛圍,使之成為組織成員的共同愿望,使組織成員自發進行內在的知識積累,然后在此基礎上實現個人及組織潛力的外化,形成個人的自我實現和組織的創新發展。
檔案管理工作雖然人員較少,組織結構簡單,但也存在著個人目標與組織愿景協同一致的問題,重視情感管理,營造舒暢、和諧的工作環境同樣顯得重要。通過情感管理可以激發人的動力,充分發揮其積極性和創造性,提高管理效能和服務質量。
2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特點,在于它主要不是依靠權利影響力(如上級的發號施令),而是依賴于員工的心理過程,依賴于從每個員工內心深處激發的主動性、內在潛力和創造精神,因此具有明顯的內在驅動性。檔案管理層級在人員、組織方面存在著有利條件,比如服務的專業性、針對性強,應用上更顯直接;工作開展靈活性高,往往一人身兼多職,責任劃分清晰,不易相互扯皮推諉;人員結構層次少,便于提高管理的科學性、準確性和系統性;傳遞信息及時有效。結合這些特點,更應該發揮靈活高效的優勢,引入柔性管理手段,為各項業務的開展創造有利條件。除了針對各級檔案管理人員,檔案管理還有面向使用者的一面。在目前表現得較為突出的矛盾通常集中在制度層面。比如檔案借閱時對借閱者戒心重,處處登記,時時監督,手續繁瑣,使利用者處于被防范的地位,易產生逆反心理和對立情緒。引入柔性管理,在具體的條款內容上,既作出嚴格規范,又要采用委婉、溫馨的語句取代“不準”、“不允許”、“嚴禁”、“不得”等強硬語句,以提醒的方式溝通,切實體現對使用者價值和權利的充分認同,將人文關懷外顯于各個業務環節和服務細節中,這樣才利于建立良好融洽的關系,才能將硬性的規章制度柔化為人性化的基于自律的管理模式。
3.管理人員素養提升。檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術上,但最終還需要既有良好職業道德,又擁有專業檔案管理及其他相關學科的知識,并掌握計算機技能的工作人員來實現。檔案員的素質應當不斷地通過崗前培訓、日常業務培訓、雙向交流、派出學習等方式提高。檔案員所具有的服務意識、服務能力、服務禮儀等對使用者的心理有很大的影響。如果在服務過程中不僅有“百問不厭”的服務精神,而且具備“百問不倒”的服務素質,態度和藹、誠懇,服務積極、認真,說話和氣、禮貌,這種和諧的人際氛圍很自然地會被對方所接受、所感染,服務的價值也將得到提升。另外,身體動作,面部表情,穿著打扮,空間利用等在內的非語言因素也將在很大程度上反映職員的職業素養。在建立培訓交流機制的同時,完善監督、考核機制也是各級檔案員素質提升的有力保障,通過對工作的完成情況、績效結果、群眾評議的考核考查,可以查缺補漏,發現問題,及時改進,同時也是增強檔案員的責任意識,激發其內在動力,主動地提升自身素養、提高工作效率的有效途徑。
二、檔案工作中的人性化服務
檔案工作中的人性化服務應該是一種以人為本的服務理念和方式,它以尊重、關懷使用者為宗旨,與使用者溝通、合作,提高使用者對檔案工作的滿意度,促進檔案所承載信息效用的最大化。有學者將人性化服務的特征歸納為:服務理念的人本化、服務態度的人情化、服務方式的多樣化、服務設計的人格化和服務環境的生態化。
1.服務理念變革。傳統的檔案管理以“物”為本,重“物”輕“人”的現象由來已久。人性化服務理念要求服務從以檔案為中心向以使用者為中心轉移。檔案工作的目的是為了應用,要實現其價值就必須樹立以使用者為中心的服務理念,檔案員要從使用者的實際需要和利益出發,理解、關心和尊重使用者。服務導向要求檔案員不僅要以現實需求為主,還要能夠預見和挖掘服務對象潛在的需求及其變化趨勢,利用自身具備的專業知識協助使用者準確表達信息需求,進而將檔案工作的開展建立在具有科學依據的分析判斷之上。例如本單位職工的人事檔案保存在上級管檔機關,不方便及時查閱,提供信息時,本單位可以與人事檔案相對應,為專業技術人員建立技術檔案,提供考核、學歷、職稱、獎懲等方面的信息材料,可以保存重份人事檔案材料或檔案復印件,為職工提供及時方便的信息查詢服務。
2.歸檔方法改進。人事檔案是個人基本信息、學習及工作經歷、德、能、勤、績、獎懲狀況的綜合記錄,是歷史、全面地記載個人綜合信息的載體,是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要信息和依據,它在人才的選拔、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用。歸檔材料一直以來是由組織人事部門收集和管理的。這種“背靠背”方式形成的個人檔案,難免發生錯誤。因此,歸檔內容的透明化也成為檔案人性化服務的一個改進方面。收集個人信息要公開,收集的方式方法程度要讓當事人知道,人事檔案的建立者和管理者應以適當的方式告知當事人其人事檔案的建檔的程序和內容,當事人知悉有關個人檔案的建立、處理、保存和利用的情況,當事人如有需求,可以查詢本人檔案目錄。這樣做利于消除個人對人事檔案的神秘感,更好地發揮人事檔案的作用。
3.工作環境優化。人性化的環境,能超越其物化外表,而成為精神的、人為的審美世界,成為一種可以對使用者施以教化的富有審美意義的文化環境。物理環境方面,布局合理、環境優美、標識醒目、具有個性的閱檔室服務環境,足以使使用者感受尊重知識、尊重人才的人文關懷,營造人性化服務環境,必須從觀念和設計入手,將情感化、以人為本的理念貫穿其中。閱檔室墻壁上應標明歸檔制度、借閱制度、保密制度等事項,室內溫度、濕度、光線、色彩力求令人舒適愉悅,除庫房外,可有盆景、花草的點綴,高雅字畫裝飾,人文關懷的功能布局,會使利用者減輕工作的緊張感。人文環境方面,工作人員應該提高服務意識、端正服務態度、提升服務質量,通過文明用語和恰到好處的體態語言使讀者產生賓至如歸的感覺,努力營造一個和諧的環境,使使用者能夠全方位地感受到環境與人的親和力,真正為其營造一種無微不至的人文關懷環境。
第3篇
【關鍵詞】檔案；創新；服務
近年來，隨著計算機技術、網絡技術在檔案部門的大力普及與發展，檔案信息資源服務的基礎和手段正逐漸向數字化、網絡化方向轉變。基于網絡的檔案信息服務作為一種趨勢，不僅是服務手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實踐的重點。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。
一、更新服務思想觀念
檔案工作服務機制是創新的前提，創新的前提是觀念的更新。創新檔案工作服務機制，要求我們解放思想、轉變觀念、統一思想，樹立正確的、全新的檔案服務意識，樹立檔案工作為社會服務、為政治服務、為經濟服務、為領導服務、為人民群眾服務的觀點。根據我國現狀，現代的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于生產管理活動的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建成小康社會服務。要通過計算機網絡為經濟社會提供服務，就必須加強各項事務管理，促使檔案管理科學化、現代化。
二、創新服務手段
（一）建立檔案網頁，開展網上利用服務。檔案部門要充分利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索，為各部門提供更好的服務。目前，國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上檔案查閱服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
（二）建立電子文件檔案數據管理中心。加強與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數據管理中心。該中心設在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在綜合檔案室的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上本單位的各部門通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到綜合檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。
三、開展多種服務
（一）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活環境，使人們更注重信息的時效性，希望能通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
（二）提供查詢和咨詢服務。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網上進行快速通信，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務。
（三）開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關部門制定文件的人員逐年增多。為適應新形勢的發展，必須進一步轉變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學管理和使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，從數據庫中得出最主要的經驗有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高。
四、拓展服務領域
（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越來越復雜，越來越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務實體，發展檔案產業。在信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。
對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為結構調整服務；開發市場信息，為保護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。
（三）檔案管理將進入社會信息網絡的新天地。伴隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。
檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。檔案人員除了要繼續做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴大服務內容外，一方面要配合現代的營銷手段，同領導及專業人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現優勢、樹立良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場；另一方面要從網上獲取有效信息為領導經營決策、為生產建設發展提供服務，主動地、全過程地提、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰。
【參考文獻】
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