各部門檔案管理范文

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第1篇

關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。

1、房地產企業項目公司檔案管理現狀

1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。

1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。

2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法

2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。

3、總結

針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。

參考文獻：

[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

[3]董桂英：房地產企業的檔案管理[J].蘭臺世界，2006.4.

第2篇

檔案資料的收集是醫院檔案信息資源建設的一項重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎，直接影響醫院檔案管理的質量。尤其是涉及到信息的準確性、真實性與全面性，進而影響醫院檔案信息的有效使用，醫院經濟效益的提高。現實中有些部門的人員對材料歸檔認識不清，認為自己部門較為重要的材料理應由自己保管，不向檔案部門移交。使本應歸檔的檔案材料留存于個人手中，影響了檔案信息的完整與全面。

面對存在的問題，我們醫院與時俱進，將績效考核工作引入到檔案的收集工作中，對各部門檔案工作進行科學合理的考核，促進了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問題。

一、績效考核理論概述

績效考核，最早由美國提出并實施。該理論主要關注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與被考核者發生關注關系的多方主體，以此對被考核者進行全方位、多維度考核的過程。該考核理論較之于傳統的績效考核理論優勢在于變傳統的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的考核作為被考核對象的唯一來源，而是將在組織內部與各部門之間有關的多方主體均作為績效考核的來源。

績效考核理論被應用于內部對各科室的考核過程中，因其科學性和客觀性獲得青睞。績效考核可以按照檔案工作的好壞來進行績效考核，按分數的多少，發放績效獎。

二、績效考核理論在檔案考核中的應用

在對各部門檔案收集整理過程中，檔案部門、各業務部門都是與被考核的部門相關的主體。據此，在對各部門檔案考核過程中，考核主體應包括檔案部門和其他平行業務部門。其中，檔案部門作為指導和考核各部門檔案工作的主要機構，在考核過程中占主導地位，屬于被考核對象的上級指導機構，因此在考核中占較大權重（大于50%）。其他平行業務部門屬于同級的考核機構，占較小權重。各部門在具體應用過程中，應根據本單位的具體情況確定不同的權重比例。

三、具體考核辦法

對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、檔案室考核相結合的方式進行全方位立體式考核。同時，根據各部門和行政各部門形成檔案性質的不同，逐科按接收標準分別進行考核。

（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經檔案部門和各業務部門考核后，由檔案部門將所得分值進行加權平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內容及相應的考核分數，按考核標準，如果達不到相應的標準，就要扣分，每個部門抽調一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據考核得分，排成名次，每月對每個部門考核一次，按考核分值以此發放績效獎勵。這樣就能夠真正達到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。

（二）考核評定標準。檔案部門對各業務部門的考核及各業務部門間的互評考核均包括 ：組織領導（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項（10分）六個方面。組織領導主要考核業務部門領導對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業務部門移交檔案的數量和整理質量，以加大檔案收集的力度，促進部門立卷質量的提升；安全措施主要考核各業務部門檔案的保存和對所管資料的保管條件，促進平行立卷的規范化；加分項考核檔案創新和理論研究，以促進業務部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進一步提升檔案員素質。

（三）考核評定的特點

1.注重多元主體考核

變原來的僅由檔案部門單一主體考核為現在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調動了基層檔案部門對檔案的關注和參與醫院檔案管理的積極性。

2.注重量化考核

考核辦法共分4個一級指標10個二級指標，每個指標對應不同的考核分值，考核內容涵蓋了檔案管理關注的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進了檔案管理的規范化、科學化建設。使全員都能按考核指標及系數，拿到獎勵，達到了公平性。

3.注重過程評價

堅持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實時跟蹤和評價。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫院則是在每個月都對各業務科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時了解和掌握本部門檔案工作的質量以及存在的問題，以便整改提高。

四、考核的實踐效果

自將績效考核應用于我院的各項工作考核中，有效促進了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質量，取得了較好的效果。

一是互評這一環節，通過對其他部門移交檔案的實際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現狀，更好地促進檔案員改進本部門檔案工作。

二是各部門都積極履行職責，主動作為，全面加強對本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關工作協調機制，為順利推進檔案管理，起到了推動作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎。

三是由于全方位多角度的對工作成果進行考核，考核結果公平性和可信度更高。我們將考核結果作為月績效考核及年度績效考核，以此發放績效獎，作為獎勵各部門移交檔案的主要依據，并且得到了各部門的一致好評。

第3篇

1.檔案管理規范化意義

檔案是相關人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結晶，也是項目施工企業的歷史記錄。在未來出現問題時，檔案管理能通過提供相關證據和憑證，準確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準確地反映了施工過程中的詳細流程，并在一定程度上保證了工程的質量安全和人員安全，對于工程事故分析、責任認定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經驗，增強工程項目人員的自身素質，實現對檔案規范化管理。通過對檔案進行規范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉化成推動工程設計行業的實際生產力。

2.檔案管理規范化辦法

（1）加強管理人員專業水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業范圍較廣，形成的檔案材料內容不可避免地紛繁復雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內容準確規范，首先需要加強檔案管理人員的相關能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關專業技術水平，經常補充學習檔案管理工作的新知識新方法，并能應用現代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經常與各部門保持溝通聯系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進行檔案管理的培訓工作，增強其對檔案法律法規的了解和檔案管理的責任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進行規范化操作培訓，明確各部門檔案收集、整理責任，優化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規范性，加快檔案管理效率，提高檔案準確性與真實性。

（2）建立健全檔案管理規范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細數據的匯總，是在日后進行維護管理、改建拆除等所必須具有的參照標準，收集數據的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數據圖紙等的規范性和準確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業構成，如水電、機電、建筑、勘探、設計、施工等，這使得檔案類別具有復雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關法律規范對檔案實行規范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規范化措施

首先應明確檔案管理人員的職責，由單位主管領導直接負責檔案管理工作，逐級向下實現檔案管理責任制，把檔案管理制度的建設和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進行，為工程設計單位的檔案管理日常運行提供質量保證。并設立專門檔案室，由專業人員負責對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統計和保管利用方面全程進行管控，從實際出發，對檔案的保管期限和使用類別等詳細檔案數據，編制索引工具。并充分利用計算機網絡系統和先進軟件技術對檔案信息實現信息化、規范化管理，有目的、有計劃地加強對檔案工作人員的規范化管理培訓工作，使其能系統性地掌握專業技術和先進理念。構建一個利于檔案管理工作發展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機制，促進檔案人員的積極性。按績效對其進行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機制，保證檔案管理隊伍的穩定和專業，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規范化建設。

結語