檔案系統(tǒng)管理范文
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第1篇
檔案信息自動化系統(tǒng)，是一項需要綜合的運用多個專業(yè)的知識、多個學科的概念，同時結(jié)合多個部門的工作進行協(xié)調(diào)的較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。而系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展到目前階段，在管理方面還存在有一些不足之處，諸如檔案信息的規(guī)范化和標準化仍需進一步的提高，自動化系統(tǒng)的建設(shè)沒有針對整體的水平進行改進，同時，在人才管理者一方面，也存在有一定的缺陷和不足。所以，深入細致的對存在的問題進行研究，并且提出加強系統(tǒng)管理的新思路，將是下一階段工作當中的重點環(huán)節(jié)。
1. 推進自動化，提升檔案的標準化以及規(guī)范化水平
全面的推進檔案信息管理系統(tǒng)的自動化水平，首要的一點就是需要針對檔案的規(guī)范化以及標準化的水平進行提高和改進，此項工作是展開一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。就目前階段而言，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，是標準化和規(guī)范化的發(fā)展比較的滯后，并且相關(guān)的應(yīng)用軟件也比較亂，這些存在的問題都在很大程度之上制約了管理系統(tǒng)的發(fā)展和進步。而當前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有關(guān)設(shè)備的缺乏，而是針對硬件設(shè)備的功能，沒有進行有效的開發(fā)，進而設(shè)備也就難以發(fā)揮其應(yīng)有的效應(yīng)。檔案信息自動化，應(yīng)該包含整個檔案管理工作的各個細小的環(huán)節(jié)，最為重要的，是檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，同時針對檔案標準的建立，也需要逐步的完善和落實，達到全面實施的目的和效果。檔案規(guī)范化和標準化，其本身而言，也是一項系統(tǒng)性的工程，要想全面的推進檔案管理的自動化建設(shè)發(fā)展，就必須要抓好檔案標準化和規(guī)范化的工作，兩者相輔相成、互相促進，進而合理的推動檔案自動化系統(tǒng)的不斷前進與改進。
2. 提升檔案信息管理系統(tǒng)的整體性水平
根據(jù)當前階段系統(tǒng)的思想理論以及集成化的具體需求，檔案信息自動化的建設(shè)，應(yīng)該是針對整個系統(tǒng)的水平進行發(fā)展，使得整個系統(tǒng)可以得到穩(wěn)步的提高，并且其中各個組成的系統(tǒng)，橫向以及縱向的發(fā)展都需要達到一定的標準和水平，以此為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)來進行連通，發(fā)揮出系統(tǒng)的整體性的優(yōu)勢和效應(yīng)，提升整個系統(tǒng)的綜合運行能力。如果其中某一個節(jié)點或者是某一個極為重要的節(jié)點，存在有障礙，都可能會對整個系統(tǒng)的運營造成極大的不利影響。所以，還需要對每一個節(jié)點的應(yīng)用能力和裝備的水平進行提升，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定持續(xù)、健康的發(fā)展。在實踐的工作當中，可以鼓勵并且支持一些先進的單位首先提升自身的水平和能力，并且在一些較為先進的單位，進行水平較高的試點工作，來逐步的取得推廣使用的效果和經(jīng)驗，并且對存在的問題進行實時的總結(jié)和歸納，得出系統(tǒng)發(fā)展的新思路。這樣的工作，對于提升系統(tǒng)整體性的水平，有著巨大的幫助。
3. 加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對當前階段檔案信息自動化系統(tǒng)管理的新思路有著大致上的了解和掌握。接下來，將針對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的加強以及人才管理工作的發(fā)展，進行全方位的研究，力求更進一步的為相關(guān)工作的進步和發(fā)展，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。
有重點、有針對性的對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進行加強，是完善相關(guān)工作的一個必須的環(huán)節(jié)。從目前階段檔案信息自動化系統(tǒng)的整體性建設(shè)上來進行分析，文件的處理向信息管理過渡的這一個階段，還存在有一定的問題和不足，而完善這一階段工作的首要步驟，就是需要針對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進行加強和整改。開發(fā)并且建設(shè)起完善健全的數(shù)據(jù)庫，是國家檔案信息工作的核心內(nèi)容，同時也是一項基礎(chǔ)性的工作項目。數(shù)據(jù)庫的含義，是依靠現(xiàn)今發(fā)達的信息管理技術(shù)，對有關(guān)的檔案信息資料等，進行科學化的管理，進而更加方便利用。建立其完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是一項長期性的任務(wù)，并且較為復(fù)雜，還需要經(jīng)過一個由低到高、由單個向整體發(fā)展的過程。經(jīng)過相關(guān)的試點工作，數(shù)據(jù)庫的檢驗還需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且統(tǒng)一建設(shè)工作當中的相關(guān)認識，將計算機科學技術(shù)與檔案信息管理的工作相互有機結(jié)合起來，有關(guān)的工作人員密切的配合，保證工作的萬無一失。同時，建設(shè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還需要面向應(yīng)用和開發(fā)，使用頻率以及數(shù)據(jù)效率的考核，來逐步的突出數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的活性，突出系統(tǒng)的重點和要點，由單一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)逐步的向整體性的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)展。當前，需要將數(shù)據(jù)庫的完善和提升與各個單位的目錄庫建立起來，并且通過網(wǎng)絡(luò)的形式，將各個開放式的數(shù)據(jù)庫群連接起來，進而使得系統(tǒng)自動化的效率可以大大的提升和改進。
4. 重視人才管理
最后，人才管理方面的工作，對于檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)和完善，也具有重要的作用和意義。全面的推進檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)，其關(guān)鍵，還是人才的建設(shè)。所以，在實踐的工作當中，還需要不斷的加強對于人才的培訓和教育，進而造就一大批有著極強的工作能力、極佳的工作經(jīng)驗以及專業(yè)化的技術(shù)水平的人才隊伍，這一點工作，現(xiàn)階段也是受到了廣泛的關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)，其骨干的力量，是計算機技術(shù)的隊伍，所以，其專業(yè)技能水平的高低以及素質(zhì)的高低，對于整個自動化系統(tǒng)的建設(shè)有著直接的影響。目前階段部分單位的人才隊伍不夠穩(wěn)定，人才流失的現(xiàn)象時有發(fā)生。所以，還需要針對這一方面進行必要的改進。同時，針對計算機技術(shù)人員的培訓和教育，也是一個重要的工作，需要有針對性的對其進行思想政治教育，培養(yǎng)工作人員崇高的事業(yè)精神以及奉獻精神，有組織、有計劃的進行進修，掌握基礎(chǔ)的計算機信息管理方面的知識，并且不斷的學習新的知識，對知識的結(jié)構(gòu)進行更新。在工作條件以及待遇之上，給予必要的關(guān)心和照顧，使得人才可以專注于日常的工作，同時，還需要形成人才成長以及流動的體系，掌握其中的規(guī)律，進而形成一套合理科學的人才結(jié)構(gòu)，為自動化信息管理系統(tǒng)的建立和完善，打下堅實的基礎(chǔ)。
5. 結(jié)束語
綜上所述，根據(jù)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理和建設(shè)的新思路進行研究和分析，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對存在的問題進行探究，并且對改進的方案對策進行了闡述，力求更進一步的為有關(guān)工作的發(fā)展和前進，做出積極的貢獻。
參考文獻
[1]張強.淺議現(xiàn)代化的檔案信息自動化管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展【M】.檔案管理資訊，2009.10：45-46.
[2]何必群.試論檔案管理工作的加強改進以及管理模式的革新【J】.民營科技，2011.11：223-225.
第2篇
Abstract: The system management of file information automation is discussed.
關(guān)鍵詞:檔案;信息自動化;管理
Key words:file;information automation;management
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)03-0098-01
1推進自動化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進檔案自動化建設(shè),必須抓好檔案標準化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值得推廣的經(jīng)驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點,數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認識,堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應(yīng)當推行適應(yīng)的先進技術(shù),使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一,技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展,再進行每一項具體的決策。
5實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針,其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作,這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標準,硬軟件的選用,上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中,實行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題。
6充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目,在資金籌集和管理使用方面,較好的做法是多渠道籌措資金,實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合,資金使用上做到按項目管理,進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設(shè)發(fā)展計劃中立項,檔案信息自動化項目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決,為此耗費了各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理,有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用,這都有待于今后注意改進。
7重視人才管理
推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn),有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃組織進修,掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律,以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上,還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力,例如引入競爭機制,對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設(shè)的前提下,開展對社會有償服務(wù)等等。
第3篇
關(guān)鍵詞:檔案;信息;自動化;數(shù)據(jù)庫
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業(yè)從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
二、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一部的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
四、實事求是的改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這一是研究自動化系統(tǒng)管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結(jié)局方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
五、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設(shè)發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費了各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。
六、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算僅技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。
