檔案整理知識(shí)范文

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第1篇

【摘要】新時(shí)期，文書(shū)檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，使自身的發(fā)展與社會(huì)發(fā)展節(jié)奏相適應(yīng)，并通過(guò)不斷地開(kāi)拓創(chuàng)新，提高檔案整理和歸檔質(zhì)量。為了進(jìn)一步促進(jìn)文書(shū)檔案管理改革工作的有序開(kāi)展，強(qiáng)化和規(guī)范檔案管理工作，本文先著重分析了現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出一些提高管理質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期；文書(shū)檔案；年度整理；歸檔；質(zhì)量

文書(shū)檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，在基層各單位檔案工作中占據(jù)著非常重要的地位。文書(shū)檔案歸檔質(zhì)量的好壞是一個(gè)單位檔案工作水平的具體體現(xiàn)，它對(duì)于檔案利用工作的開(kāi)展具有非常重要的影響和意義。近年來(lái)，我國(guó)通過(guò)各項(xiàng)政策來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案立卷的改革，大大提高了文書(shū)檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號(hào)令”的實(shí)行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理的細(xì)節(jié)上來(lái)看，仍然存在一些亟待改善的環(huán)節(jié)。

一、現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）重視程度不夠。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，因此在工作中也并不重視這方面的關(guān)注和投入，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質(zhì)量就難以得到有效的保障。再加上文書(shū)檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯(lián)系比較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)更新緩慢，從而導(dǎo)致文書(shū)管理工作的效率和質(zhì)量都比較低。

（二）文書(shū)檔案收集存在困難。在實(shí)際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對(duì)文書(shū)檔案的收集和整理，這主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)存在“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的錯(cuò)誤思想，在這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員工作的積極性和主動(dòng)性低下，在文書(shū)檔案收集方面不用心、也不認(rèn)真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機(jī)銜接起來(lái)。

（三）文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。很多機(jī)關(guān)單位由于不重視文書(shū)檔案管理工作，因此沒(méi)有對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)進(jìn)行較多的投入，長(zhǎng)期缺乏專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)培訓(xùn)，這樣就會(huì)使職工在文書(shū)檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能方面停滯不前，無(wú)法與不斷進(jìn)步的信息技術(shù)相適應(yīng)，難以滿(mǎn)足新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的各項(xiàng)要求。

（四）現(xiàn)代化程度比較低。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入不足等原因，導(dǎo)致很多機(jī)關(guān)單位庫(kù)房的設(shè)備難以滿(mǎn)足文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的最低要求，檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)和信息化程度也比較低，從而導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為檔案管理效率提高的一個(gè)重要原因。

二、新時(shí)期提高文書(shū)檔案整理歸檔質(zhì)量的策略分析

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視。在各單位的管理過(guò)程中，文書(shū)檔案管理都是必不可少的，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并在全體職工中大力宣傳，把文書(shū)檔案工作作為提高機(jī)關(guān)單位整體管理水平的一個(gè)重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識(shí)，及時(shí)把檔案材料上交整理存檔。嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時(shí)，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常給予正確的指導(dǎo)和必要的督促，幫助工作人員解決文書(shū)檔案管理中遇到的問(wèn)題，進(jìn)一步做好文書(shū)檔案工作。

（二）提高文書(shū)檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的工作人員隊(duì)伍是新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作，提高管理質(zhì)量和管理水平的必要條件。針對(duì)這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過(guò)理論教育和思想指導(dǎo)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員對(duì)國(guó)家文書(shū)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的認(rèn)識(shí)和了解，從而有效促進(jìn)工作人員檔案意識(shí)和思想覺(jué)悟的提高。另一方面，要對(duì)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能素質(zhì)給予充分的重視，通過(guò)各項(xiàng)培訓(xùn)工作來(lái)促進(jìn)職工專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能的提高，為新時(shí)期文書(shū)檔案管理提供人力資源支持。

（三）提高文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。科技化和信息化是時(shí)展的潮流趨勢(shì)，所有行業(yè)都開(kāi)始將信息技術(shù)應(yīng)用于本行業(yè)中，使其更好地推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。文書(shū)檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應(yīng)時(shí)展的潮流，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中來(lái)，例如辦公自動(dòng)化手段應(yīng)用到文書(shū)檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書(shū)檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實(shí)現(xiàn)真正的文書(shū)檔案管理信息化。

總的來(lái)說(shuō)，在各單位管理工作中，文書(shū)檔案管理都是必不可少的部分。新時(shí)期，信息技術(shù)飛速發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，這就為文書(shū)檔案管理提供了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作的重要性，并加強(qiáng)這方面的資金、人力等方面的投資，通過(guò)創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的方向發(fā)展。

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第2篇

一、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征

知識(shí)產(chǎn)權(quán)是一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，一種特殊的、受到專(zhuān)門(mén)法律保護(hù)的無(wú)形的智力成果權(quán)。按照我國(guó)現(xiàn)行《民法通則》規(guī)定，我國(guó)境內(nèi)的自然人、法人及社會(huì)單位依法享有包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)及智力成果的所有權(quán)。這些智力成果權(quán)包括人們常說(shuō)的專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及鄰接權(quán)、其他智力成果權(quán)如集成電路設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會(huì)單位所擁有的商業(yè)秘密等。

正因?yàn)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)屬于財(cái)產(chǎn)權(quán)，所以知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征明顯體現(xiàn)出與所有權(quán)同樣的“對(duì)世權(quán)”特征，也就是說(shuō)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主體即知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人依法所擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并非對(duì)特定人而是對(duì)除知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人以外的所有人具有效力，換句話(huà)說(shuō)，就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專(zhuān)有權(quán)。

注意到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這個(gè)“對(duì)世權(quán)”特征，對(duì)于開(kāi)展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理具有直接與重大意義。因?yàn)橥ǔ６裕覀兯煜さ摹艾F(xiàn)行檔案”（姑且這樣說(shuō)，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對(duì)應(yīng)）在相當(dāng)大的程度上是以社會(huì)組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織等）內(nèi)部形成的文件為主，其服務(wù)對(duì)象基本上是“內(nèi)部人”而非“外部人”為主的。但是知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以說(shuō)是從其形成開(kāi)始，就是針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對(duì)象的。這或者是知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與我們傳統(tǒng)意義上的“企業(yè)檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。

二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的依法取得與保護(hù)特征

按照《民法通則》規(guī)定，人們對(duì)財(cái)產(chǎn)權(quán)的取得方式包括原始取得、傳來(lái)取得兩種方式，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為一種民事權(quán)利，既可以通過(guò)“生產(chǎn)”的原始方式如申請(qǐng)專(zhuān)利、商標(biāo)注冊(cè)、發(fā)表著作等方式取得，也可以通過(guò)對(duì)專(zhuān)利權(quán)轉(zhuǎn)讓、注冊(cè)商標(biāo)轉(zhuǎn)讓等傳來(lái)取得方式依法取得。這是一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的明顯特征，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案最大的作用正在于保存知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得的過(guò)程及其相應(yīng)的結(jié)果――也就是各種類(lèi)型的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。

以專(zhuān)利權(quán)的取得為例。按照我國(guó)《專(zhuān)利法》與《專(zhuān)利法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定向我國(guó)專(zhuān)利管理機(jī)關(guān)――國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專(zhuān)利局提出專(zhuān)利申請(qǐng)，專(zhuān)利局在接收到專(zhuān)利申請(qǐng)文件后即按照相應(yīng)的程序?qū)?zhuān)利申請(qǐng)進(jìn)行審查（對(duì)于發(fā)明專(zhuān)利這個(gè)審查過(guò)程包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查；對(duì)于實(shí)用新型專(zhuān)利和外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利則只進(jìn)行形式審查）以后，根據(jù)《專(zhuān)利法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的具體內(nèi)容對(duì)其申請(qǐng)分別做出駁回、補(bǔ)正、公開(kāi)或授權(quán)決定。如果專(zhuān)利申請(qǐng)人不服專(zhuān)利局做出的審查決定，還可以依法提出專(zhuān)利復(fù)審、專(zhuān)利無(wú)效的行政復(fù)議，或者在中級(jí)人民法院提訟。由此可見(jiàn)，專(zhuān)利權(quán)的取得是按照我國(guó)相關(guān)法律進(jìn)行的。附帶說(shuō)一句，由于我國(guó)近年來(lái)專(zhuān)利申請(qǐng)的數(shù)量激增，所以雖然專(zhuān)利局在不斷擴(kuò)大審查員數(shù)量，也仍然不能滿(mǎn)足需要，專(zhuān)利申請(qǐng)的審查時(shí)間往往比較長(zhǎng)，少則一兩年，多則數(shù)年，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中不考慮這個(gè)現(xiàn)實(shí)是不可能的。

商標(biāo)權(quán)的取得與專(zhuān)利權(quán)有許多類(lèi)似的方面，就不再多說(shuō)。

著作權(quán)的取得，有一些與專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)的不同方面。各種著作權(quán)如文字、圖像、圖形（包括符合著作權(quán)規(guī)定的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、建設(shè)物設(shè)計(jì)圖）、實(shí)物模型、計(jì)算機(jī)軟件等等，是在作品發(fā)表之后就隨之取得的。為了更有效保護(hù)作品，可以采取進(jìn)行版權(quán)登記的方式進(jìn)行更加有效的保護(hù)。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)中，需要更加注意商業(yè)秘密的保護(hù)，由于商業(yè)秘密具有只有少數(shù)人知曉的特點(diǎn)，就更加需要及時(shí)歸檔，以保全證據(jù)。

在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利）知識(shí)產(chǎn)權(quán)之后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人（專(zhuān)利權(quán)人、商標(biāo)權(quán)人、著作權(quán)人等等）就可以依法對(duì)侵犯自己知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的人予以追究，在這種情況下，對(duì)具有法律追溯規(guī)定的方面更加需要保持檔案證據(jù)。

三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的程序性特征

簡(jiǎn)而言之，知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律體系中的各個(gè)單行法（專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件登記等）都屬于“程序法”，即規(guī)定知識(shí)產(chǎn)權(quán)各項(xiàng)權(quán)利的取得、使用、終止等一切活動(dòng)，都必須依照規(guī)定的法律程序進(jìn)行。對(duì)于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，必須時(shí)刻關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這種程序性特點(diǎn)。檔案管理人員所耳熟能詳?shù)脑谑占須w檔文件的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)“尊重文件的形成規(guī)律，保持文件形成特點(diǎn)，體現(xiàn)文件形成過(guò)程及結(jié)果”就具體表現(xiàn)在整個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過(guò)程中需要按照這種程序性特征來(lái)組織案卷和進(jìn)行館藏管理。

例如，在專(zhuān)利的申請(qǐng)過(guò)程中，按照專(zhuān)利法的相關(guān)程序，可以把整個(gè)專(zhuān)利申請(qǐng)審查過(guò)程劃分為申請(qǐng)階段、審查階段、授權(quán)階段這樣三個(gè)階段。那么，在收集整理專(zhuān)利檔案時(shí)，就可以按照專(zhuān)利申請(qǐng)審查階段組織案卷、排列卷內(nèi)文件，不能按照文書(shū)檔案中常用的按照文件形成的時(shí)間特征進(jìn)行整理，這就可以保持整個(gè)專(zhuān)利審查程序中形成的文件完整無(wú)缺。所以，管理好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，就必須對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律程序特征有一個(gè)全面、完整、清晰的了解，否則的話(huà)，會(huì)給知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的提供利用帶來(lái)不必要的混亂與麻煩。

四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)依法取得經(jīng)濟(jì)效益特征

我們知道，財(cái)產(chǎn)權(quán)都可以產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，知識(shí)產(chǎn)權(quán)同樣可以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。例如，按照我國(guó)1998年頒布的《公司法》中的相關(guān)規(guī)定，股東可以以貨幣、實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)（自己所擁有的專(zhuān)利、注冊(cè)商標(biāo)）、非專(zhuān)利技術(shù)（技術(shù)訣竅）、土地使用權(quán)等作價(jià)出資；同時(shí)規(guī)定，股東在以實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專(zhuān)利技術(shù)或者土地使用權(quán)出資的，應(yīng)當(dāng)依法辦理其財(cái)產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。

除此以外，作為一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人還可以通過(guò)“知識(shí)產(chǎn)權(quán)貿(mào)易”的形式、以專(zhuān)利或者商標(biāo)權(quán)許可、轉(zhuǎn)讓等方式取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。

現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)可以說(shuō)是一個(gè)建立在自由貿(mào)易基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體制，在推崇自由貿(mào)易主義的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中，法律所許可的給予知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的一定程度及范圍上的技術(shù)壟斷與市場(chǎng)壟斷行為，對(duì)于強(qiáng)化企業(yè)乃至一個(gè)國(guó)家或者地區(qū)的整體競(jìng)爭(zhēng)力具有舉足輕重的作用，如果擁有強(qiáng)大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取直接經(jīng)濟(jì)利益，例如我們所熟知的我國(guó)作為DVD生產(chǎn)大國(guó)，每年要向歐、美、日等DVD專(zhuān)利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專(zhuān)利使用費(fèi)，而我國(guó)企業(yè)則在除去必要的成本后，，只能獲得區(qū)區(qū)1美元的“利潤(rùn)”；另一方面，企業(yè)甚至可以把自己擁有的專(zhuān)利技術(shù)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)設(shè)法變成國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，從而全面引導(dǎo)、控制市場(chǎng)走向。

在我國(guó)相當(dāng)多的企業(yè)中，滿(mǎn)足于OEM生產(chǎn)、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業(yè)比比皆是，而關(guān)注自主技術(shù)創(chuàng)新、重視技術(shù)積累、著眼于未來(lái)市場(chǎng)的企業(yè)卻比較稀少，通過(guò)技術(shù)貿(mào)易獲取高額回報(bào)則更為罕見(jiàn)。在各種類(lèi)型的技術(shù)貿(mào)易中，都需要以有效、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的檔案為依據(jù)，才能夠取得的。在我國(guó)引進(jìn)技術(shù)的過(guò)程中，已經(jīng)不止一次地發(fā)生過(guò)我國(guó)企業(yè)由于不重視或者不了解知識(shí)產(chǎn)權(quán)特征，而遭受?chē)?yán)重?fù)p失的案例，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。

五、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律性憑證特征

檔案本質(zhì)特點(diǎn)之一就是原始憑證性或者原始證據(jù)性，而在知識(shí)產(chǎn)權(quán)中，對(duì)檔案所具備的這種法律特征簡(jiǎn)直可以說(shuō)是不謀而合。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的最大特點(diǎn)之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律性文件來(lái)支持，一個(gè)覆蓋了知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)全過(guò)程的、對(duì)全部有效知識(shí)產(chǎn)權(quán)過(guò)程形成文件予以歸檔保存的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，才能在知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法使用及依法進(jìn)行維權(quán)時(shí)取得積極主動(dòng)地位。

因此，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過(guò)程中，堅(jiān)持做到保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律文件的完整、系統(tǒng)、有效，保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件的直接證據(jù)特征與證據(jù)鏈特征，就成為保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的基本要求，這樣，知識(shí)產(chǎn)權(quán)人在依法主張自己的權(quán)利、合法使用自己的權(quán)利過(guò)程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進(jìn)行管理，必然達(dá)不到知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)中的要求。

如在整理專(zhuān)利申請(qǐng)文件過(guò)程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來(lái)沒(méi)有什么意義的文件、如寄發(fā)專(zhuān)利申請(qǐng)時(shí)的掛號(hào)信收據(jù)、專(zhuān)利審查機(jī)構(gòu)向企業(yè)寄發(fā)專(zhuān)利文件時(shí)的信封、寄發(fā)各種費(fèi)用（如申請(qǐng)費(fèi)、專(zhuān)利申請(qǐng)維持費(fèi)、注冊(cè)費(fèi)、年費(fèi)等等）時(shí)的費(fèi)用憑證和專(zhuān)利審查機(jī)構(gòu)出具的費(fèi)用收據(jù)等等，實(shí)際上都應(yīng)當(dāng)作為專(zhuān)利檔案的收集內(nèi)容。因?yàn)檫@些看起來(lái)好像沒(méi)有什么作用、但是實(shí)際上可以證明專(zhuān)利申請(qǐng)過(guò)程完整性的文件，在必要時(shí)就是具有法律效力的有力證據(jù)。而那些侵權(quán)人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據(jù)鏈特征的。

第3篇

一、重要性

在我國(guó)人力資源管理中，人事檔案是員工成長(zhǎng)過(guò)程中所形成的具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性的檔案材料，是一個(gè)單位人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)，檔案材料的完整也關(guān)系到員工自身的切身利益。

（一）選拔人才依據(jù)。在進(jìn)行人才選拔時(shí)，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過(guò)對(duì)人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場(chǎng)、能力評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過(guò)高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績(jī)考核等工作提供有效支持。所以說(shuō)，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個(gè)員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對(duì)于人才的公正評(píng)判。

（二）實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個(gè)員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長(zhǎng)也存在著千差萬(wàn)別。只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力資源的最佳配置，才能確保將每一個(gè)員工安排到最適合他的崗位上。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最佳配置，就必須對(duì)每一個(gè)員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。隨著時(shí)間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動(dòng)和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時(shí)人事檔案管理就顯得更加重要。

二、人事檔案管理弊端

現(xiàn)階段，我國(guó)在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會(huì)形勢(shì)存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機(jī)制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進(jìn)人才，對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動(dòng)的頻繁，檔案來(lái)源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對(duì)象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說(shuō)比以前要紛繁復(fù)雜許多。

（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長(zhǎng)過(guò)程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對(duì)個(gè)人工作能力、個(gè)性特點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)提倡多元化人才交流，員工對(duì)成長(zhǎng)過(guò)程中所形成的材料對(duì)個(gè)人影響的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，基層單位也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專(zhuān)業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時(shí)、缺項(xiàng)、缺失，影響了檔案的完整性以及時(shí)效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問(wèn)題。

（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開(kāi)展信息化的檔案資源管理是時(shí)展的趨勢(shì)，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會(huì)發(fā)掘更多檔案信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無(wú)法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說(shuō)展開(kāi)信息化的建設(shè)。

（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開(kāi)始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過(guò)程中存在著一些問(wèn)題。首先，檔案材料沒(méi)有進(jìn)行有效整合，各個(gè)部門(mén)分別按各自的方式方法管理對(duì)應(yīng)的材料，很少進(jìn)行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個(gè)員工的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進(jìn)行信息化管理的，也沒(méi)有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到實(shí)處還有很多工作要做。

三、檔案管理對(duì)策

（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因?yàn)榕f的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來(lái)記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專(zhuān)業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動(dòng)也是造成檔案資料不全面、缺失、時(shí)效性差的原因。基層單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員要專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。要及時(shí)收集、追蹤個(gè)人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強(qiáng)員工的個(gè)人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識(shí)以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時(shí)的工作業(yè)績(jī)、工作情況以及他們?cè)诨顒?dòng)中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時(shí)歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個(gè)人檔案內(nèi)容，還要將他們?cè)趯W(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。

（二）積極開(kāi)展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國(guó)各單位檔案資料也開(kāi)始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問(wèn)題。首先，檔案信息資源沒(méi)有進(jìn)行有效整合。其次，沒(méi)有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒(méi)有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力及安全意識(shí)是基層單位迫切需要做的工作。

（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的國(guó)情下，人事檔案管理也必須同市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相得益彰，來(lái)更好地為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制服務(wù)。人事檔案就是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，尤其是在全員聘任制已普遍開(kāi)展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠(chéng)信可靠的人事檔案托管機(jī)構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。

除了以上三點(diǎn)之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開(kāi)展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。

（四）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度。在目前基層人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，缺乏熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)、同時(shí)又能夠精通相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。所以人事管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案部門(mén)的管理人員加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了管理軟件的應(yīng)用、計(jì)算機(jī)的日常操作以及數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、圖像的處理等等，同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力培訓(xùn)，更新檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行相關(guān)考核后發(fā)放管理證。建議在未來(lái)開(kāi)展信息化的檔案建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，基層所有檔案管理工作人員務(wù)必持證工作，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案建設(shè)的理論知識(shí)，全面提高人事管理部門(mén)檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。