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第1篇

【摘要】新時(shí)期，文書檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，使自身的發(fā)展與社會發(fā)展節(jié)奏相適應(yīng)，并通過不斷地開拓創(chuàng)新，提高檔案整理和歸檔質(zhì)量。為了進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理改革工作的有序開展，強(qiáng)化和規(guī)范檔案管理工作，本文先著重分析了現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出一些提高管理質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期；文書檔案；年度整理；歸檔；質(zhì)量

文書檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，在基層各單位檔案工作中占據(jù)著非常重要的地位。文書檔案歸檔質(zhì)量的好壞是一個(gè)單位檔案工作水平的具體體現(xiàn)，它對于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項(xiàng)政策來促進(jìn)文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號令”的實(shí)行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現(xiàn)階段文書檔案管理的細(xì)節(jié)上來看，仍然存在一些亟待改善的環(huán)節(jié)。

一、現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問題分析

（一）重視程度不夠。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，因此在工作中也并不重視這方面的關(guān)注和投入，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質(zhì)量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯(lián)系比較少，知識結(jié)構(gòu)更新緩慢，從而導(dǎo)致文書管理工作的效率和質(zhì)量都比較低。

（二）文書檔案收集存在困難。在實(shí)際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)存在“重經(jīng)營、輕檔案”的錯(cuò)誤思想，在這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員工作的積極性和主動性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認(rèn)真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機(jī)銜接起來。

（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。很多機(jī)關(guān)單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員的培訓(xùn)進(jìn)行較多的投入，長期缺乏專業(yè)的理論知識培訓(xùn)，這樣就會使職工在文書檔案管理的相關(guān)知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進(jìn)步的信息技術(shù)相適應(yīng)，難以滿足新時(shí)期文書檔案管理工作的各項(xiàng)要求。

（四）現(xiàn)代化程度比較低。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入不足等原因，導(dǎo)致很多機(jī)關(guān)單位庫房的設(shè)備難以滿足文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的最低要求，檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)和信息化程度也比較低，從而導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為檔案管理效率提高的一個(gè)重要原因。

二、新時(shí)期提高文書檔案整理歸檔質(zhì)量的策略分析

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機(jī)關(guān)單位整體管理水平的一個(gè)重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識，及時(shí)把檔案材料上交整理存檔。嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時(shí)，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常給予正確的指導(dǎo)和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進(jìn)一步做好文書檔案工作。

（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的工作人員隊(duì)伍是新時(shí)期做好文書檔案管理工作，提高管理質(zhì)量和管理水平的必要條件。針對這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導(dǎo)，加強(qiáng)文書檔案管理工作人員對國家文書檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的認(rèn)識和了解，從而有效促進(jìn)工作人員檔案意識和思想覺悟的提高。另一方面，要對文書檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)給予充分的重視，通過各項(xiàng)培訓(xùn)工作來促進(jìn)職工專業(yè)素質(zhì)和技能的提高，為新時(shí)期文書檔案管理提供人力資源支持。

（三）提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。科技化和信息化是時(shí)展的潮流趨勢，所有行業(yè)都開始將信息技術(shù)應(yīng)用于本行業(yè)中，使其更好地推動行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應(yīng)時(shí)展的潮流，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動化手段應(yīng)用到文書檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實(shí)現(xiàn)真正的文書檔案管理信息化。

總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時(shí)期，信息技術(shù)飛速發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，這就為文書檔案管理提供了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識文書檔案管理工作的重要性，并加強(qiáng)這方面的資金、人力等方面的投資，通過創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，促進(jìn)文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的方向發(fā)展。

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第2篇

一、知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征

知識產(chǎn)權(quán)是一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，一種特殊的、受到專門法律保護(hù)的無形的智力成果權(quán)。按照我國現(xiàn)行《民法通則》規(guī)定，我國境內(nèi)的自然人、法人及社會單位依法享有包括動產(chǎn)、不動產(chǎn)及智力成果的所有權(quán)。這些智力成果權(quán)包括人們常說的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及鄰接權(quán)、其他智力成果權(quán)如集成電路設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會單位所擁有的商業(yè)秘密等。

正因?yàn)橹R產(chǎn)權(quán)屬于財(cái)產(chǎn)權(quán)，所以知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征明顯體現(xiàn)出與所有權(quán)同樣的“對世權(quán)”特征，也就是說，知識產(chǎn)權(quán)的主體即知識產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人依法所擁有的知識產(chǎn)權(quán)，并非對特定人而是對除知識產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法擁有知識產(chǎn)權(quán)的專有權(quán)。

注意到知識產(chǎn)權(quán)的這個(gè)“對世權(quán)”特征，對于開展知識產(chǎn)權(quán)檔案管理具有直接與重大意義。因?yàn)橥ǔ６裕覀兯煜さ摹艾F(xiàn)行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應(yīng)）在相當(dāng)大的程度上是以社會組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體、社會經(jīng)濟(jì)組織等）內(nèi)部形成的文件為主，其服務(wù)對象基本上是“內(nèi)部人”而非“外部人”為主的。但是知識產(chǎn)權(quán)可以說是從其形成開始，就是針對知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產(chǎn)權(quán)檔案與我們傳統(tǒng)意義上的“企業(yè)檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。

二、知識產(chǎn)權(quán)的依法取得與保護(hù)特征

按照《民法通則》規(guī)定，人們對財(cái)產(chǎn)權(quán)的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產(chǎn)權(quán)作為一種民事權(quán)利，既可以通過“生產(chǎn)”的原始方式如申請專利、商標(biāo)注冊、發(fā)表著作等方式取得，也可以通過對專利權(quán)轉(zhuǎn)讓、注冊商標(biāo)轉(zhuǎn)讓等傳來取得方式依法取得。這是一個(gè)知識產(chǎn)權(quán)的明顯特征，而知識產(chǎn)權(quán)檔案最大的作用正在于保存知識產(chǎn)權(quán)取得的過程及其相應(yīng)的結(jié)果――也就是各種類型的知識產(chǎn)權(quán)文件。

以專利權(quán)的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，申請人應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定向我國專利管理機(jī)關(guān)――國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應(yīng)的程序?qū)＠暾堖M(jìn)行審查（對于發(fā)明專利這個(gè)審查過程包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查；對于實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利則只進(jìn)行形式審查）以后，根據(jù)《專利法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的具體內(nèi)容對其申請分別做出駁回、補(bǔ)正、公開或授權(quán)決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復(fù)審、專利無效的行政復(fù)議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權(quán)的取得是按照我國相關(guān)法律進(jìn)行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數(shù)量激增，所以雖然專利局在不斷擴(kuò)大審查員數(shù)量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時(shí)間往往比較長，少則一兩年，多則數(shù)年，在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中不考慮這個(gè)現(xiàn)實(shí)是不可能的。

商標(biāo)權(quán)的取得與專利權(quán)有許多類似的方面，就不再多說。

著作權(quán)的取得，有一些與專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)的不同方面。各種著作權(quán)如文字、圖像、圖形（包括符合著作權(quán)規(guī)定的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、建設(shè)物設(shè)計(jì)圖）、實(shí)物模型、計(jì)算機(jī)軟件等等，是在作品發(fā)表之后就隨之取得的。為了更有效保護(hù)作品，可以采取進(jìn)行版權(quán)登記的方式進(jìn)行更加有效的保護(hù)。在知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)中，需要更加注意商業(yè)秘密的保護(hù)，由于商業(yè)秘密具有只有少數(shù)人知曉的特點(diǎn)，就更加需要及時(shí)歸檔，以保全證據(jù)。

在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利）知識產(chǎn)權(quán)之后，知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人（專利權(quán)人、商標(biāo)權(quán)人、著作權(quán)人等等）就可以依法對侵犯自己知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規(guī)定的方面更加需要保持檔案證據(jù)。

三、知識產(chǎn)權(quán)的程序性特征

簡而言之，知識產(chǎn)權(quán)法律體系中的各個(gè)單行法（專利、商標(biāo)、著作權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件登記等）都屬于“程序法”，即規(guī)定知識產(chǎn)權(quán)各項(xiàng)權(quán)利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規(guī)定的法律程序進(jìn)行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，必須時(shí)刻關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)的這種程序性特點(diǎn)。檔案管理人員所耳熟能詳?shù)脑谑占須w檔文件的過程中，應(yīng)當(dāng)“尊重文件的形成規(guī)律，保持文件形成特點(diǎn)，體現(xiàn)文件形成過程及結(jié)果”就具體表現(xiàn)在整個(gè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進(jìn)行館藏管理。

例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關(guān)程序，可以把整個(gè)專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權(quán)階段這樣三個(gè)階段。那么，在收集整理專利檔案時(shí)，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內(nèi)文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時(shí)間特征進(jìn)行整理，這就可以保持整個(gè)專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產(chǎn)權(quán)檔案，就必須對知識產(chǎn)權(quán)法律程序特征有一個(gè)全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產(chǎn)權(quán)檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。

四、知識產(chǎn)權(quán)依法取得經(jīng)濟(jì)效益特征

我們知道，財(cái)產(chǎn)權(quán)都可以產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，知識產(chǎn)權(quán)同樣可以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關(guān)規(guī)定，股東可以以貨幣、實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)（自己所擁有的專利、注冊商標(biāo)）、非專利技術(shù)（技術(shù)訣竅）、土地使用權(quán)等作價(jià)出資；同時(shí)規(guī)定，股東在以實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)或者土地使用權(quán)出資的，應(yīng)當(dāng)依法辦理其財(cái)產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。

除此以外，作為一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人還可以通過“知識產(chǎn)權(quán)貿(mào)易”的形式、以專利或者商標(biāo)權(quán)許可、轉(zhuǎn)讓等方式取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。

現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)可以說是一個(gè)建立在自由貿(mào)易基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體制，在推崇自由貿(mào)易主義的市場經(jīng)濟(jì)競爭中，法律所許可的給予知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的一定程度及范圍上的技術(shù)壟斷與市場壟斷行為，對于強(qiáng)化企業(yè)乃至一個(gè)國家或者地區(qū)的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強(qiáng)大的知識產(chǎn)權(quán)壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產(chǎn)權(quán)獲取直接經(jīng)濟(jì)利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產(chǎn)大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費(fèi)，而我國企業(yè)則在除去必要的成本后，，只能獲得區(qū)區(qū)1美元的“利潤”；另一方面，企業(yè)甚至可以把自己擁有的專利技術(shù)等知識產(chǎn)權(quán)設(shè)法變成國際標(biāo)準(zhǔn)，從而全面引導(dǎo)、控制市場走向。

在我國相當(dāng)多的企業(yè)中，滿足于OEM生產(chǎn)、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業(yè)比比皆是，而關(guān)注自主技術(shù)創(chuàng)新、重視技術(shù)積累、著眼于未來市場的企業(yè)卻比較稀少，通過技術(shù)貿(mào)易獲取高額回報(bào)則更為罕見。在各種類型的技術(shù)貿(mào)易中，都需要以有效、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的檔案為依據(jù)，才能夠取得的。在我國引進(jìn)技術(shù)的過程中，已經(jīng)不止一次地發(fā)生過我國企業(yè)由于不重視或者不了解知識產(chǎn)權(quán)特征，而遭受嚴(yán)重?fù)p失的案例，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。

五、知識產(chǎn)權(quán)的法律性憑證特征

檔案本質(zhì)特點(diǎn)之一就是原始憑證性或者原始證據(jù)性，而在知識產(chǎn)權(quán)中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。

知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利的最大特點(diǎn)之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產(chǎn)權(quán)法律性文件來支持，一個(gè)覆蓋了知識產(chǎn)權(quán)活動全過程的、對全部有效知識產(chǎn)權(quán)過程形成文件予以歸檔保存的知識產(chǎn)權(quán)檔案，才能在知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法使用及依法進(jìn)行維權(quán)時(shí)取得積極主動地位。

因此，在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中，堅(jiān)持做到保持知識產(chǎn)權(quán)法律文件的完整、系統(tǒng)、有效，保持知識產(chǎn)權(quán)文件的直接證據(jù)特征與證據(jù)鏈特征，就成為保持知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的基本要求，這樣，知識產(chǎn)權(quán)人在依法主張自己的權(quán)利、合法使用自己的權(quán)利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產(chǎn)權(quán)檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進(jìn)行管理，必然達(dá)不到知識產(chǎn)權(quán)活動中的要求。

如在整理專利申請文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發(fā)專利申請時(shí)的掛號信收據(jù)、專利審查機(jī)構(gòu)向企業(yè)寄發(fā)專利文件時(shí)的信封、寄發(fā)各種費(fèi)用（如申請費(fèi)、專利申請維持費(fèi)、注冊費(fèi)、年費(fèi)等等）時(shí)的費(fèi)用憑證和專利審查機(jī)構(gòu)出具的費(fèi)用收據(jù)等等，實(shí)際上都應(yīng)當(dāng)作為專利檔案的收集內(nèi)容。因?yàn)檫@些看起來好像沒有什么作用、但是實(shí)際上可以證明專利申請過程完整性的文件，在必要時(shí)就是具有法律效力的有力證據(jù)。而那些侵權(quán)人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據(jù)鏈特征的。

第3篇

一、重要性

在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實(shí)性、動態(tài)性和機(jī)密性的檔案材料，是一個(gè)單位人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)，檔案材料的完整也關(guān)系到員工自身的切身利益。

（一）選拔人才依據(jù)。在進(jìn)行人才選拔時(shí)，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場、能力評價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個(gè)員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對于人才的公正評判。

（二）實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個(gè)員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實(shí)現(xiàn)了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個(gè)員工安排到最適合他的崗位上。要想實(shí)現(xiàn)對人力資源的最佳配置，就必須對每一個(gè)員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評價(jià)。隨著時(shí)間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時(shí)人事檔案管理就顯得更加重要。

二、人事檔案管理弊端

現(xiàn)階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會形勢存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機(jī)制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經(jīng)濟(jì)不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進(jìn)人才，對于一個(gè)單位的發(fā)展來說是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復(fù)雜許多。

（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長過程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對個(gè)人工作能力、個(gè)性特點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，隨著市場經(jīng)濟(jì)提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個(gè)人影響的重要性缺乏認(rèn)識，基層單位也沒有專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時(shí)、缺項(xiàng)、缺失，影響了檔案的完整性以及時(shí)效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。

（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開展信息化的檔案資源管理是時(shí)展的趨勢，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會發(fā)掘更多檔案信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設(shè)。

（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進(jìn)行有效整合，各個(gè)部門分別按各自的方式方法管理對應(yīng)的材料，很少進(jìn)行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個(gè)員工的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進(jìn)行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到實(shí)處還有很多工作要做。

三、檔案管理對策

（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因?yàn)榕f的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時(shí)效性差的原因。基層單位應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓(xùn)。要及時(shí)收集、追蹤個(gè)人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強(qiáng)員工的個(gè)人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時(shí)的工作業(yè)績、工作情況以及他們在活動中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時(shí)歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個(gè)人檔案內(nèi)容，還要將他們在學(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。

（二）積極開展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國各單位檔案資料也開始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進(jìn)行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。

（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經(jīng)濟(jì)體制相得益彰，來更好地為市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制服務(wù)。人事檔案就是在市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機(jī)構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。

除了以上三點(diǎn)之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。

（四）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度。在目前基層人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，缺乏熟悉業(yè)務(wù)知識、同時(shí)又能夠精通相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。所以人事管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案部門的管理人員加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了管理軟件的應(yīng)用、計(jì)算機(jī)的日常操作以及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、圖像的處理等等，同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力培訓(xùn)，更新檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)行相關(guān)考核后發(fā)放管理證。建議在未來開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，基層所有檔案管理工作人員務(wù)必持證工作，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案建設(shè)的理論知識，全面提高人事管理部門檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。