檔案的數字化管理范文
前言：我們精心挑選了數篇優質檔案的數字化管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
1．標準規范建設。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。房產檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。
2．基礎設施建設。主要指房產檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮房產檔案信息化的整體效益。
3．應用系統建設。主要內容包括房產檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房產檔案信息化建設的效益和房產檔案信息服務的效果。
4．檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房產檔案全文及專門數據建設。
5．人才隊伍建設。房產檔案數字化管理，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。
第2篇
1 照片檔案數字化管理的重要性
隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。
首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。
第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數字化管理現狀分析
近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。
2.1 管理制度不完善
國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。
與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。
2.3 安全隱患嚴重
數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。
3 加強照片檔案數字化管理的對策
3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度
數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機制
歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。
3.3 加強安全保護
各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。
第3篇
關鍵詞：檔案信息安全；數字化；管理
檔案信息的管理關系到整個部門、單位、行業甚至國家的信息安全問題。目前，檔案信息的數字化管理模式已經廣泛應用于各行各業之中，這時，數字化管理對檔案信息的安全保障系統是否完善成為數字化管理模式發展和完善自我的關鍵點。
一、采用數字化模式對檔案信息進行安全管理的重要作用
隨著計算機管理技術、數字化管理技術的飛速發展和不斷革新，其功能不斷增強，涉及領域不斷拓寬，計算機數字化管理技術逐漸融入人們生產生活以及各行各業之中，為行業內的發展與創新創造了更多的可能性，為行業的整體發展鋪設了良好的平臺；同時，計算機數字化管理技術也為行業間的交流與鏈接提供了可能性。檔案信息是一個單位或企業非常重要的信息，是商業機密，其安全性必須得到保證，否則，企業的發展甚至生存都將受到嚴重影響。將數字化管理應用于保障檔案信息安全中去，企業或單位的檔案信息安全將得到更加強有力的保證，而且，檔案信息的數字化管理模式是一種科學有效的管理體系，可以提升全體員工的積極性和參與程度。這樣，企業或單位的凝聚力將得以提升，工作效率也將隨之得到提高，企業或單位的發展與進步將得到保證。
二、檔案信息存在的相關安全問題
檔案信息的安全性受到多個方面的影響，例如自然環境方面的影響、技術方面的影響、管理方面的影響、國家政策方面的影響和社會形勢方面的影響等。
（一）計算機網絡引發的安全問題
如今，大部分企業的數字化檔案信息管理都運用計算機進行運行和維護，企業所采用的計算機網絡一般為互聯網與局域網聯合使用，內外聯系卻又相互分離和獨立。局域網系統之間、局域網相對于互聯網系統雖然屬于相互隔離狀態且設置了防衛措施和相關系統，但仍然不可避免會出現網絡安全問題。
（二）外來產品和技術所具有的安全問題
我國的檔案信息管理系統相關技術、產品、系統等的發展較西方發達國家比較落后。因此，我國的檔案信息管理系統多為國外引進產品，從軟硬件、應用軟件、操作系統到數據庫大都是進口產品。引入的產品未根據企業自身的實際情況進行一定的改動和調整，這將阻礙檔案信息管理系統發揮其正常作用，也將導致出現一些安全問題。
（三）安全保障措施和系統不完善
隨著計算機在中國的普及，計算機安全技術也日益成熟和完善，各種防病毒、殺病毒、防黑客入侵；安全漏洞掃描、檢測和訪問權限設置等技術正為計算機及網絡安全保駕護航。但是，這些產品的完善程度和規范程度還有待加強，對于保障整個企業的檔案信息安全的重任來說，還有很大的發展進取空間。不安全的網絡環境加之未完善的網絡安全保障系統的組合，使得數字化管理檔案信息的安全問題頻出。
三、使數字化管理檔案信息趨向安全化的有效措施
（一）全面規劃檔案信息數字化安全管理
為提升數字化管理檔案信息的安全性，對數字化管理檔案信息活動進行全面規劃具有舉足輕重的作用。全面規劃就是在對數字化檔案信息安全性能進行評估后，預測安全風險，并綜合考慮自然因素和社會因素等盡快制定出規避或解決該風險的策劃和方案。這是一種有效的檔案信息安全保障方式，能夠使企業事先做好防范措施，做好應對風險的準備，以致在風險來臨時能夠快速應對、從容不迫。企業所遭受的創傷也將因此減小到最輕。同時，全面規劃檔案信息數字化安全管理，也能夠協調各部門，加強部門之間的協作與交流，從而提升了企業的凝聚力，這對企業來說彌足珍貴。
（二）實行信息訪問及操作安全控制機制
對檔案信息系統的訪問權限進行控制是數字化檔案信息管理中常見的一種安全控制方法。它可以起到防止數字化管理中檔案信息被非法訪問和利用的作用。訪問控制機制由幾部分組成，各部分之間相互協調、共同作用。
1.檔案信息數字化系統的訪問權限控制。通常，數字化檔案信息管理系統都設置有登錄界面，登陸者需輸入賬號、密碼和驗證碼等信息進行系統識別過程，其中若有任何一項不符合條件，該登陸者將無法進入檔案管理系統。訪問權限控制機制將能夠進入系統與無訪問權限的用戶進行分類，這是信息安全系統控制機制的第一道防線。
2.檔案信息數字化系統的操作權限控制。檔案信息數字化系統的操作權限控制就是對不同用戶所能夠觀看的系統內信息、所能操作執行的系統內文件、設備進行分類設置。例如：校園教務管理系統就對學生和管理員進行了分類設置，學生只擁有閱讀與復制檔案中某一個文件的權限，而管理員具有更改所有文件信息和限制學生登錄系統的權限。3.信息分類和信息安全控制。在對檔案信息進行數字化管理時，管理人員應將信息整合成不同文件、目錄，并為其設定訪問屬性。不同用戶在對檔案信息進行訪問時對應不同的訪問信息控制表，用以在網絡系統內部根據此控制程序進行運行。屬性可以控制用戶訪問、復制、剪切、刪除該文件信息的權限，以保證檔案信息不被隨意篡改，防止用戶誤刪文件或信息導致系統出現問題，影響檔案信息的真實準確性，同時也對數字化檔案系統的安全性能造成負面影響。
（三）實行信息傳輸安全控制機制
1.進行實施網絡監測。數字化檔案信息管理系統的管理員應對網絡進行實時監測，對服務器進行設置，使之記錄下用戶訪問檔案信息系統的情況。對不正常訪問情況，服務器應及時進行報警，使管理員能夠收到消息盡早做出維護工作和防范措施。如果有不法用戶試圖強行進入系統，服務器應自動記錄其嘗試次數，當到達一定次數時將該賬戶鎖定。
2.對網絡節點和端口進行控制。為強化數字化檔案信息系統的安全性能，可以在網絡服務器端口應用自動回呼設備，加之靜默型調制解調器進行保護，且可以采用節點加密形式進行身份識別。用戶在登錄系統時需要出示將能夠證實其身份的驗證產品，例如：U盾、磁卡。安全秘鑰等，待系統對登錄信息和驗證物進行搭配與核實后方可進入。這提升了安全指數，增加了一些非法用戶破解用戶信息登入檔案管理系統的難度。
3.對檔案信息進行加密處理。數字化檔案信息具有不完全公開性的特點，為了維護系統的這一特性，可以輔之以信息加密技術對檔案信息安全性能加分。對信息加密的方法多種多樣，信息加密后的嚴密程度取決于安全密鑰的長度。對信息加密的方法使通過各種各樣的加密算法組合起來形成的，對信息加密的方法能夠滿足以小成本低代價提供高效用的安全保護功能的需求和目標。
（四）數字化檔案信息管理員自身的信息安全控制
數字化檔案信息管理員是接觸檔案信息最全面的人員，也是具有更改、刪除、添加檔案信息權利的人員，是檔案信息的管理者、守護者，是檔案系統的運行者，同時也是數字化檔案信息安全問題的制造者。管理員自身的檔案信息安全意識和安全問題處理能力都將對檔案信息以及系統造成直接影響。若管理員自身對相關法律法規概念不熟悉，對檔案信息管理的規范和標準等定義不清晰，將直接增加數字化檔案信息管理的安全風險系數。因此，應定期對管理人員進行專業技能培訓和安全意識塑造，監督管理員熟練掌握數字化檔案信息安全管理的相關內容、要求和方法。綜上所述，在對檔案信息進行數字化管理時，保證檔案信息的安全是重中之重。因此，應從多個方面進行控制和預防，對出現的安全問題進行及時徹底且科學合理的解決。
參考文獻
[1]李旭,薛真真,黃湘武,張韜.企業數字化檔案信息安全管理研究[J].機電產品開發與創新,2010,9(23):64-65.
