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在事業單位中這種現象極為嚴重。超標用車、超標用房、甚至瓜分侵占國家固定資產的情況較為普遍。帳面的固定資產以及固定資產制度完全變成一紙空文。最后,財務管理水平不高。不規范的做法導致的必然結果就是財務管理無所作為。
財務管理的制度不健全。行政事業單位的財務管理制度與現行的經濟發展完全不相適應,改革了的經濟與一成不變的事業單位的財務管理不相協調。財務管理制度的不健全主要表現有:首先,專項資金的管理沒有量化指標,沒有量化的考核依據,至使專項資金的非法占用、隨意瓜分、個人挪用現象長期存在。其次,由于事業單位固有的領導一言堂致使年終清理和財務結帳往往不能如期完成,甚至責任不清。
行政事業單位的會計核算不恰當。導致核算不恰當的恰恰是事業單位最大的流弊所在。國家財政對事業單位往往是只撥款不審核,撥款有量化指標,但是具體的審核卻無人問津。事業單位從不評價資金的使用效益。不同于企業,事業單位從不精打細算,項目支出人為的不進行細化、透明化。事業單位缺乏一個嚴謹的預決算、計劃制度。
國家盡快制訂事業單位財務管理制度,設立專門的制約領導權力的機制。首先,國家應盡快針對事業單位的流弊制訂專門的財務制度,形成財務直屬國家,事業單位領導無權過問財務工作的態勢。并設立專門的廉政機構,對領導權力進行制衡。
嚴格固定資產管理制度。對固定資產的管理一到要不流于帳面,由上級部門定期對事業單位的固定資產情況進行徹查、清理、盤點,發現問題嚴肅處理,嚴厲追究事業單位領導者的責任。
加大財政監督管理力度。首先,一定要對事業單位的財務管理工作全面整頓,革除流弊。切實加強會計道德教育工作。嚴格會計基礎工作,培養會計人員會計職業道德,提高會計人員的思想、業務素質。其次,列開支標準清單,透明化支出渠道。制定出一整套科學、合理、規范的經費支出標準,超出標準直接追究領導者行政責任甚至法律責任。在全國的行政事業單位強制執行,并由獨立于該事業單位的上級部門嚴格審核。最后,對財政專戶進行專戶專控、專戶專管、專戶專用,嚴格管理,嚴格審核。每一筆支出務求詳細注明用途、列出明細、列出責任人以方便對專戶的審核。專戶與任何內部帳戶之間禁止劃轉,所有的支出完全通過財政專戶撥款解決。
從高校財務生態入手建設良好的內控環境
1.建立合理財務組織構架為內控體系打好基礎。財務部門的組織構架:第一級為部門負責人(處長);第二級副處長;第三級其他業務科室。設置專門的內部控制部門,全面負責監督、檢查及財務分析工作。內控部門直接對處長負責,其他業務科室由副處長負責。細化內控部門工作職責,針對工作流程找出風險點,詳細分析風險,把風險劃分為三個等級,依據風險等級確定內控部門工作主次。各業務科室隨時接受內控部門的檢查。在業務科室的職能設置時實現互相牽制。
2.嚴格遵循不相容職務分離控制原則設置崗位。各業務科室工作職責按照不相容職務分離控制的原則設置,初步隔離風險。這條措施在財務工作中已經得到了較好的實施,進一步優化工作流程高效與控制達到平衡。每一步具體業務辦理通過兩個及以上環節。
3.制定切實可行的崗位輪換制度。結合高校的實際情況確定科學的輪崗年限,崗位輪換成為一項剛性要求,任何崗位沒有例外。實現剛性輪崗的基礎是財務人員業務能力均衡,特別是一些技術含量較高的崗位,要考慮輪崗要求,要有人才儲備,加強培訓,全面提高財務人員業務素質。工作流程標準化、工作崗位的科學設置也是影響剛性輪崗的重要原因。
4.借助先進技術推進內控執行。借助先進技術把風險控制嵌入到財務系統,把授權、預算、項目等控制手段完美地在系統中體現,在業務流程執行的過程中,完成控制。
5.建立內控制度的實施與評價體系。內控部門組織內控制度的實施與評價。首先,內部控制部門在人員配備上一般要求業務能力強、職業道德高,且配備的人數能夠滿足工作的需要。具體工作為:(1)負責工作標準化流程的建立;(2)按照風險等級確定工作目標,對風險較大或影響較大環節實行直接控制。收入模塊中應收款項的設置;銀行對賬單對賬、銀行余額平衡表的編制;財務網絡平臺管理;預算年度控制數的生成;項目添加等方面實行直接控制;(3)實時監控標準化工作流程的實施;(4)開展內部控制檢查,實施內控制度評價。不斷推進內控制度建設。
項目管理工作自身具有的獨立性、集成性,給其財務管控工作帶來一定的困難。而一旦在制度建設、落實措施等方面沒有行之有效的方法,那么往往項目管理中的財務管控工作難以發揮應有的作用,無法真正擔負起保駕護航的職能。
(一)財務管控工作的非全程性
財務管控的性質決定了其應當從項目立項之初就應當進入項目管理之中,發揮其應有的作用。但在不少企業中,往往由于對財務管控認識的不到位,導致財務管控與項目管理工作本末倒置。往往一些企業在項目立項之后才開始設置相應的財務管控制度,來實現項目管理目標。而對于項目立項之前的財務風險分析、財務信息決策輔助等工作給予的關注不夠,導致財務管控的非全程性,影響項目管理的風險防范工作的開展。
(二)財務數據整合的非規范性
財務數據的準確性、時效性決定了財務監控的質量。但在現行制度中,財務數據信息往往以月為單位進行核算,月底由項目建設各部門上報資金流量和支出情況,而后又財務部門進行分析和核算來監督資金流動情況。而一些市場的變化是具有動態性的,這種按月來監管的制度具有很大的時間滯后性,一些問題如果能夠及時發現是可以得到解決的,但由于時間差造成了不可彌補的問題。
(三)成本控制工作的非嚴肅性
財務監控的重要目的是控制項目建設成本。而控制成本就需要對項目成本進行有效核實,及時預測項目建設可能發生的變化來及時調整預算編制。但一些企業由于制度建設不健全,制度執行不嚴格,導致其成本核算往往具有極大的隨機性,項目管理者隨意更改預算計劃等問題時有發生,影響了成本的控制。
二、實現項目管理中財務管控優質高效的意見建議
針對當前項目管理中的財務管控工作的現狀與存在的問題,筆者認為提升財務管控質量,首先應當將財務管控的地位進一步強化,在制度建設、技術更新等方面做好工作。
(一)轉變觀念,實現財務管控全過程
無論是企業決策者,還是項目建設負責人員都必須樹立風險意識,從項目立項之初就應當實現財務管控的全過程。而不是當前項目開工了,才開始實現監管。一是項目建設前,加強風險預測。財務部門要在立項前對項目預算進行有效核算,從而為項目立項決策提供支持。財務人員作為企業資金的管理者,應當從投資與回報的角度,考量企業財務計劃與資金能夠支持項目建設,特別是在外部融資等方面充分考慮企業資源,確保企業整體財務安全,降低財務風險。二是項目建設中,實現財務監督。能夠及時對各類財務數據進行匯總、分析,及時發現和處理出現的財務問題,確保項目建設順利。財務部門要加強與項目管理部門的配合,及時對項目進行工程決算審計,將項目建設成本、費用以及資產進行分類收集管理,移交項目管理部門,為其工作開展做好依據,突出對現金流量的控制,及時按照合同要求支付和收攏資金。三是項目完成后,完成財務決算。項目完成后,及時進行項目決策,對資金收支情況、成本控制情況及時核算,并提交企業完成項目管理審核。并檢驗評估銷售、采購部門的運作情況,為企業高層決策提供準確數據支撐。
(二)豐富手段,實現財務管控全時限
項目建設風險從其立項之初就一直存在,特別是在市場變化劇烈以及各類不確定因素大量存在的情況下,項目建設風險是每個項目管理工作都必須正視的問題。對此,一方面,全面搜集財務信息。財務部門要將項目建設過程中的項目清單作為成本核算的基礎,詳細搜集和整理相關的財務信息,便于及時獲取成本數據,為項目管理提供支持。另一方面,建立項目跟進機制。做好項目費用跟蹤機制的建立,根據項目規模和內容,來制定不同的管理體制,實現財務管控的全時限。同時要加強財務數據反饋的及時性,實現財務管控與項目管理的同步化。特別是要建立完善的項目管理財務體系,實現以項目管理人為中心,相關部門為主體的管理體制,明確相關人員與部門的職責,制定項目管理責任制度,用項目成本控制項目建設,用預算編制核算項目執行,及時完成項目成本核算和審計。
(三)加強監管,實現財務管控全要素