石油企業(yè)建立數(shù)字文檔中心應(yīng)用探討范文
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隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化在國家和社會中的發(fā)展中起到了越來越重要的作用。信息技術(shù)正逐步成為國家科技創(chuàng)新、經(jīng)濟發(fā)展方式轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的重要手段，并越來越受到國家重視。在石油行業(yè)，信息技術(shù)得到了更加廣泛的應(yīng)用，國內(nèi)外各石油公司也把如何應(yīng)用信息技術(shù)、促進(jìn)傳統(tǒng)生產(chǎn)方式轉(zhuǎn)變作為一項重要的研究課題，并逐步推動石油行業(yè)信息化從“數(shù)字油田”建設(shè)，逐步邁向以自動化、智能化為主要標(biāo)志的“智能油田”建設(shè)的新階段。但就信息化方面而已，國內(nèi)石油企業(yè)的信息化水平則遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于國外大型石油企業(yè)，在文檔管理方面也是如此。目前，國內(nèi)大部分石油企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔或者分散式的電子文檔的形式儲存文檔。在這些文檔管理模式之下，不僅文檔的安全性得不到保證，也無法做到有效的權(quán)限分配和審計功能。一旦發(fā)生紙質(zhì)損毀或者硬盤故障，就會導(dǎo)致文檔的丟失，或者影響文檔的使用。
一、國內(nèi)石油企業(yè)現(xiàn)行文檔管理方式存在的問題
1.紙質(zhì)文檔管理存在的問題
國內(nèi)石油企業(yè)的文檔來源眾多，很大一部分都是使用紙質(zhì)媒介進(jìn)行存儲，比較重要的紙質(zhì)文檔經(jīng)過一系列審核流程之后，都會被歸檔并放入檔案室或檔案館進(jìn)行存儲，并再次通過紙質(zhì)媒介建立相應(yīng)的屬性和目錄以方便檢索和借閱。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方式會帶來諸多的問題。（1）不利于文檔保存。紙質(zhì)媒介有著易臟、易碎等缺點，容易沾染灰塵和污漬，特別是隨著時間的推移，紙質(zhì)媒介會變的發(fā)黃，干裂，上面記錄的內(nèi)容也會變得模糊。就算保存的再仔細(xì)再小心，這種情況也無法避免。而且由于某些文檔較長，紙張數(shù)量較多，極易發(fā)生缺頁、殘頁等現(xiàn)象。如果紙質(zhì)文檔遭到損壞，在沒有副本的情況下，其內(nèi)容也將永欠缺失。（2）不利于文檔的查閱、分享。如需查看和借閱文檔，首先要對文檔的目錄進(jìn)行檢索，而這些目錄大多也是由紙質(zhì)媒介形成。這就需要人為的去按照一定的規(guī)則，并且根據(jù)一定的屬性去翻閱這些目錄，從中找出目標(biāo)文檔的存放位置。找到存放位置后，還要從眾多的文檔中將這些文檔取出，并且?guī)ё摺Ｈ绻璧奈臋n數(shù)量龐大，可能還要借助汽車等載體將文檔運走。這些工作都會耗費大量的人力、物力，甚至影響工作的積極性。（3）不利于成本的降低。一方面，存放紙質(zhì)文檔需要空間，隨著文檔數(shù)量的增加，存放空間也必須不斷擴充，文檔的管理人員也需要不斷的增加；另一方面，紙質(zhì)文檔對于紙張的消耗也會不斷的增加。這不僅使得企業(yè)成本上升，也將不利于節(jié)能環(huán)保的實現(xiàn)。
2.電子文檔管理存在的問題
隨著國內(nèi)信息化進(jìn)程的不斷加速，大多數(shù)企業(yè)都開始使用PC終端和辦公軟件開展工作，這就會形成大量的電子文檔。但是，國內(nèi)大多數(shù)石油企業(yè)并沒有將這些電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，而是讓它們分散在各個員工的PC終端里。就算是統(tǒng)一管理，也是以文檔服務(wù)器等簡單形式展開。如設(shè)立一臺公用PC終端，劃分若干個盤符，通過局域網(wǎng)滿足基本的文檔上傳下載功能。這樣的管理方式也會帶來諸多問題。（1）文檔的安全性得不到保障。一方面，PC終端或文檔服務(wù)器極易發(fā)生當(dāng)機、硬盤損壞等故障。由于沒有備份機制或高可用機制，PC終端一旦癱瘓，其內(nèi)部存儲的電子文檔都將無法使用。如果硬盤數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，將導(dǎo)致電子文檔永久消失。（2）文檔的保密性得不到保障。由于PC終端或文檔服務(wù)器缺乏審計機制，且權(quán)限控制機制過于簡單，將很容易出現(xiàn)文檔服務(wù)器產(chǎn)生信息安全問題，進(jìn)而出現(xiàn)電子文檔發(fā)生丟失、泄密等一系列問題。（3）文檔的分享性得不到保障。由于電子文檔大多存放在個人的PC終端中，只能通過人為交流，拷貝至移動存儲等方式進(jìn)行分享。即使是使用簡單的文檔服務(wù)器，其檢索機制也相對較慢，更無法應(yīng)對大并發(fā)量的狀況。
為解決上述文檔管理過程中出現(xiàn)的問題，國內(nèi)石油企業(yè)可以根據(jù)自身的特點和需求，建立屬于自己的數(shù)字文檔中心系統(tǒng)，從而科學(xué)的、有效的管理自己的文檔。目前，在國內(nèi)應(yīng)用較多，比較著名的內(nèi)容管理解決方案主要有IBM公司的FileNet平臺、Opentext公司的Livelink平臺等。下面以IBM公司的FileNetP8平臺為例，展示應(yīng)當(dāng)如何建立數(shù)字文檔中心系統(tǒng)。
1.數(shù)字文檔中心系統(tǒng)開發(fā)平臺的基本介紹
IBM公司的FileNetP8平臺是一款優(yōu)秀的企業(yè)內(nèi)容管理解決方案。利用它在內(nèi)容管理方面的強大功能，可以輕松的完成企業(yè)級的文檔管理。FileNetP8平臺的基本框架（圖1）由容引擎CE（ContentEngine）、流程引擎PE（ProcessEngine）、應(yīng)用引擎AE（ApplicationEngine）和轉(zhuǎn)換引擎RE（RenditionEngine）四部分組成。內(nèi)容引擎主要管理范圍廣泛的企業(yè)內(nèi)容和對象；流程引擎為管理業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)提供服務(wù)；應(yīng)用引擎則是平臺的展示層，F(xiàn)ileNetP8自帶一個名為WorkplaceXT的應(yīng)用軟件，可以實現(xiàn)數(shù)字文檔中心的大多數(shù)功能，適用于不需要做二次開發(fā)的中小型石油企業(yè)。但是由于其過于死板，界面不夠友好等缺點，大多數(shù)石油企業(yè)還是應(yīng)該充分利用FileNetP8平臺的特性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，最終形成適合自身的應(yīng)用界面。
2.數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的硬件架構(gòu)
為保證數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的高可用性，在設(shè)計其硬件架構(gòu)時應(yīng)考慮采用實時應(yīng)用集群技術(shù)以及負(fù)載均衡技術(shù)，來加強系統(tǒng)的穩(wěn)定性。同時，在性能允許的情況下，可以使用虛擬化技術(shù)，以部分虛擬機來充當(dāng)服務(wù)器，達(dá)到提升管理效能，降低成本的目的。以下給出一種較為通用的硬件架構(gòu)：如圖2所示，該架構(gòu)由三臺引擎和應(yīng)用服務(wù)器，兩臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，以及一臺離線控制網(wǎng)關(guān)服務(wù)器組成。其中，三臺引擎和應(yīng)用服務(wù)器分別是web應(yīng)用服務(wù)器、內(nèi)容引擎服務(wù)器和流程引擎服務(wù)器，Web應(yīng)用服務(wù)器主要用來數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的前端應(yīng)用，可以使用虛擬機；內(nèi)容引擎服務(wù)器主要用來存儲和管理電子文檔、視頻、圖片等范圍廣泛的企業(yè)內(nèi)容及對象，因此需要較大的存儲容量，可以通過存儲陣列來進(jìn)行擴充；流程引擎服務(wù)器主要用來為檔案借閱、文檔推送等流程提供服務(wù)和支持。兩臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器使用oracle數(shù)據(jù)庫，并使用oracle的實時應(yīng)用集群技術(shù)（OracleRAC），將兩臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器做集群。此外，還需部署一臺服務(wù)器用作離線控制網(wǎng)關(guān)，當(dāng)進(jìn)行涉密文檔或檔案的借閱時需要通過網(wǎng)關(guān)進(jìn)行加密，然后再由專門的離線控制客戶端進(jìn)行解密，從而提高了電子文檔的安全性。
3.數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用
按照石油企業(yè)的規(guī)模和結(jié)構(gòu)，可以選擇兩種方式來建立數(shù)字文檔中心系統(tǒng)。一種是以整個企業(yè)作為單位建立數(shù)字文檔中心系統(tǒng)，這種方式比較適合中小型石油企業(yè)；一種是以企業(yè)下屬的分公司為單位建立分公司級的數(shù)字文檔中心，通過定期上傳或其他方式統(tǒng)一保存至總公司的數(shù)字文檔中心系統(tǒng)，這種方式比較適合國有特大型石油企業(yè)。基于FileNetP8所搭建的數(shù)字文檔中心系統(tǒng)還可以與AD域進(jìn)行集成，通過單點登錄技術(shù)可以免除用戶名和密碼的輸入，并在登陸的同時快速讀取用戶信息，便于權(quán)限的管控。
4.電子文檔管理
在電子文檔管理方面，數(shù)字文檔中心系統(tǒng)應(yīng)包含個人文檔、部門文檔、檔案中心三大模塊，并配以快速檢索和全文檢索兩種模式，以方便查看和借閱。個人文檔模塊用來存儲和管理用戶個人的電子文檔。可以通過設(shè)置“我的文檔”、“我的借閱”、“我的共享”、“我的收藏”、“我的檢出”等幾個子模塊來實現(xiàn)。（1）“我的文檔”模塊：用來存儲和管理用戶自己的電子文檔。由于上傳至個人文檔模塊的電子文檔只屬于用戶個人，所以應(yīng)對其進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，只能由用戶個人及數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的管理員進(jìn)行操作，其他用戶無權(quán)對其進(jìn)行任何操作。（2）“我的借閱”模塊：用來顯示用戶借閱的電子檔案及借閱信息，如借閱天數(shù)、到期時間、當(dāng)前狀態(tài)等，并對其中的檔案進(jìn)行查看、下載等操作。（3）“我的共享”模塊：用來顯示用戶之間共享的電子文檔，分為“他人給我共享的”以及“我給他人共享的”兩個列表。用戶對被共享的文檔只能執(zhí)行查看和下載操作。（4）“我的收藏”模塊：和IE瀏覽器用的收藏夾的功能一樣，用來收藏用戶常用的文件夾、文檔路徑等。（5）“我的檢出”模塊：用來顯示用戶已檢出的文檔，或?qū)ζ溥M(jìn)行檢入或取消檢出等操作。
部門文檔模塊用來存儲和管理企業(yè)下屬部門的電子文檔。各石油企業(yè)可以根據(jù)自身需求和規(guī)模設(shè)置子模塊和文件夾。較為常用的設(shè)置方法是按照企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，以樹形結(jié)構(gòu)的模式進(jìn)行設(shè)置和展示。如樹形結(jié)構(gòu)的第一級為企業(yè)的各部門，第二級為部門下屬的科室或各路工作，第三級為科室工作的具體細(xì)分，如綜合管理、黨群工作等，依次類推。鑒于部門文檔的目錄復(fù)雜，數(shù)量龐大，用戶可以按照“組”的形式劃分權(quán)限，管理文檔。首先根據(jù)各部門、各職位劃分若干組，如黨群工作部部門經(jīng)理組、黨群工作部崗位經(jīng)理組、黨群工作部文檔管理員組、黨群工作部用戶組等，再把相應(yīng)的用戶添加進(jìn)組。然后，根據(jù)企業(yè)自身的管理現(xiàn)狀和工作劃分，由部門文檔管理員把各組的權(quán)限添加到相應(yīng)的模塊、文件夾和文檔之上即可。同時，權(quán)限也應(yīng)進(jìn)行細(xì)分，如分為所有控制、修改、創(chuàng)建、查看等若干權(quán)限，以便于權(quán)限的精細(xì)分配。較為簡單和常用的權(quán)限分配為：部門經(jīng)理組、文檔管理員組擁有所有控制權(quán)，能夠執(zhí)行部門文檔的任何操作；崗位經(jīng)理擁有創(chuàng)建、查看權(quán)，能夠創(chuàng)建文件夾、上傳文檔并進(jìn)行下載查看；部門用戶組只擁有查看權(quán)，僅能夠下載和查看已上傳的文檔。這樣的權(quán)限設(shè)置及劃分擁有較強的靈活性，能夠達(dá)到“想讓誰看讓誰看，想讓誰刪讓誰刪”的效果。由于石油企業(yè)在科研、生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，且大多數(shù)檔案資料較為珍貴，保密性較強，但使用紙質(zhì)媒介存儲又不利于檔案的長期保存和借閱，所以通過數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的檔案中心模塊統(tǒng)一存儲和管理企業(yè)的檔案資料是行之有效的方法之一。
檔案中心模塊的目錄結(jié)構(gòu)可以按照石油生產(chǎn)過程進(jìn)行分類，如分為地質(zhì)勘探類、油田開發(fā)類、地球物理類等。權(quán)限也應(yīng)嚴(yán)格控制，除系統(tǒng)管理員和檔案管理員之外，企業(yè)所有人都不允許對檔案進(jìn)行任何操作。如需下載和查看檔案，必須發(fā)起檔案借閱流程，按照企業(yè)規(guī)定，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員審批通過后，才能下載和查看。并且要對借閱時長、打開次數(shù)、可否截屏、打印和轉(zhuǎn)發(fā)等做嚴(yán)格控制。控制機制由離線控制網(wǎng)關(guān)和離線安全系統(tǒng)完成。檔案下載和查看時必須通過離線控制網(wǎng)關(guān)進(jìn)行加密，借閱者則要在本機加裝離線安全系統(tǒng)才能打開已下載的檔案，從而保證檔案資料執(zhí)行審批后的權(quán)限。數(shù)字文檔中心系統(tǒng)還需具備強大的查詢功能，為用戶在查找文檔和檔案借閱時提供便利。一般情況下，系統(tǒng)可配備快速定位、高級查詢、全文檢索三種查詢方式以滿足用戶的各種查詢需求。快速定位是指通過輸入文件夾或文檔名稱的關(guān)鍵字，快速搜索出含有關(guān)鍵字的文件夾和文檔；高級查詢是指通過設(shè)置各種搜索條件，如名稱關(guān)鍵字、上傳日期、上傳用戶，以及其他各種屬性，將文件夾和文檔精確定位；全文檢索是指通過輸入想要查找信息的關(guān)鍵字，搜索出整個系統(tǒng)所有文檔中含有此關(guān)鍵字的文檔，并顯示該文檔含有關(guān)鍵字部分的摘要。三種查詢方式可以通過在FileNetP8平臺上進(jìn)行二次開發(fā)，或使用其自帶的WorkplaceXT并關(guān)聯(lián)全文搜索引擎實現(xiàn)。
三、數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)點及意義
數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的建立，使得國內(nèi)的石油企業(yè)可以一掃傳統(tǒng)文檔管理體系的弊端，進(jìn)一步將石油生產(chǎn)、地質(zhì)研究等專業(yè)領(lǐng)域與信息化相融合，無論從經(jīng)濟效益方面還是從企業(yè)管理方面，都會對石油企業(yè)產(chǎn)生巨大的積極影響，其主要表現(xiàn)為：
第一，引入科學(xué)管理體系，實現(xiàn)知識和內(nèi)容的共享。隨著云計算技術(shù)和協(xié)同管理的發(fā)展，內(nèi)容管理和知識管理已經(jīng)成為新型IT應(yīng)用的核心，也是國內(nèi)石油企業(yè)必須要引入的新型管理理念。而數(shù)字文檔中心系統(tǒng)正是內(nèi)容管理和知識管理的集成和應(yīng)用。它不僅能夠儲存石油企業(yè)的內(nèi)容和知識，并且可以作為數(shù)據(jù)源，通過接口、中間件等方式與企業(yè)門戶、油藏數(shù)據(jù)庫等其他系統(tǒng)相連，完成整個企業(yè)的數(shù)據(jù)和知識的共享。
第二，節(jié)省工作時間，提高工作效率。數(shù)字文檔中心系統(tǒng)是石油企業(yè)文檔管理的信息化體現(xiàn)，它實現(xiàn)了文檔和檔案的分級、分層、規(guī)范的管理模式，快速便捷的知識共享手段，與傳統(tǒng)的文檔管理方式相比，數(shù)字文檔中心系統(tǒng)通過規(guī)范電子文檔和檔案的管理，省去了用戶在找尋、傳遞、運輸、審批傳統(tǒng)文檔和檔案中所花費的時間，提升了企業(yè)內(nèi)容和知識的分享能力，并且使得文檔和檔案更加易于編輯和歸類。
第三，嚴(yán)格管控，確保文檔和檔案的安全保密性。通過使用數(shù)字文檔中心系統(tǒng)，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔易臟、易碎、易丟失的問題。由于系統(tǒng)具備統(tǒng)一備份的功能，即使軟硬件同時遭到損壞，也能及時恢復(fù)，找回文檔和檔案，從而消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔損壞即永久丟失的缺點。而且，系統(tǒng)對于文檔和檔案權(quán)限的嚴(yán)格管控也是傳統(tǒng)的文檔管理方式所不能比擬的。所有的文檔和檔案都需要一定的權(quán)限才能查看，并且存有記錄可以溯源和追責(zé)。檔案更是需要進(jìn)行二級審批才能下載和查看，并通過離線安全系統(tǒng)根據(jù)需要防止其轉(zhuǎn)發(fā)、拷貝和打印，不像紙質(zhì)文檔只需復(fù)印打印即可進(jìn)行傳播。相較于傳統(tǒng)的文檔服務(wù)器，數(shù)字文檔中心系統(tǒng)中存儲的文檔和檔案都以加密的形式保存在內(nèi)容引擎服務(wù)器中，即使得到了服務(wù)器的硬盤，也無法讀取數(shù)據(jù)。
第四，節(jié)省資源、降低成本、低碳環(huán)保。數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的使用，一方面有效的減少了諸如資料室、檔案館等存儲紙質(zhì)文檔和檔案所占用的空間，節(jié)約了大量用于查詢、搬運文檔和檔案所耗費的人力物力；另一方面，由于數(shù)字文檔中心系統(tǒng)是共用系統(tǒng)，用戶不必將電子文檔存儲于個人電腦上，從而節(jié)約了電腦內(nèi)存、硬盤空間等硬件耗材。不僅如此，數(shù)字文檔中心系統(tǒng)的建立和使用，在為企業(yè)節(jié)省大量資源，降低成本的同時，還有效的推行無紙化辦公，大大節(jié)約了紙張的使用量，從而積極響應(yīng)了我國所提倡的低碳環(huán)保的理念。
作者：孫岳
