小議工程設計檔案管理的規(guī)范化范文

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由于工程項目的管理工作涉及到的部門比較多，檔案管理目前還沒有一個較為規(guī)范的管理操作流程，許多需要收集的檔案存在于多個部門多個人員手中，而且工程建設的施工隊伍流動性較大，往往是這一小工程完工驗收后就進入下一施工環(huán)節(jié)，檔案還未收集，施工隊伍已經(jīng)撤離。而且工程項目施工專業(yè)性較強，懂檔案管理的人員不一定懂工程施工，而會工程施工的人員一般都不懂檔案管理，相互間還缺乏溝通渠道和時間，使得檔案管理工作與其他部門相脫節(jié)，即使收集到了工程檔案，質(zhì)量也參差不齊，諸如表格制作不規(guī)范、圖表設計尺度不一、設計更改未加以標注，因而檔案不具有真實性，對工程項目的全貌不能準確從檔案中反映出來。另外不少工程材料標準未能統(tǒng)一，既有隨意更改涂抹的，又有使用圓珠筆或復印件的情況，使得圖紙資料識別度不高，影響檔案可靠性。

1.檔案管理規(guī)范化意義

檔案是相關人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結(jié)晶，也是項目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來出現(xiàn)問題時，檔案管理能通過提供相關證據(jù)和憑證，準確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準確地反映了施工過程中的詳細流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對于工程事故分析、責任認定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗，增強工程項目人員的自身素質(zhì)，實現(xiàn)對檔案規(guī)范化管理。通過對檔案進行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動工程設計行業(yè)的實際生產(chǎn)力。

2.檔案管理規(guī)范化辦法

（1）加強管理人員專業(yè)水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準確規(guī)范，首先需要加強檔案管理人員的相關能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補充學習檔案管理工作的新知識新方法，并能應用現(xiàn)代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門保持溝通聯(lián)系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進行檔案管理的培訓工作，增強其對檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進行規(guī)范化操作培訓，明確各部門檔案收集、整理責任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準確性與真實性。

（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進行維護管理、改建拆除等所必須具有的參照標準，收集數(shù)據(jù)的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機電、建筑、勘探、設計、施工等，這使得檔案類別具有復雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關法律規(guī)范對檔案實行規(guī)范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規(guī)范化措施

首先應明確檔案管理人員的職責，由單位主管領導直接負責檔案管理工作，逐級向下實現(xiàn)檔案管理責任制，把檔案管理制度的建設和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進行，為工程設計單位的檔案管理日常運行提供質(zhì)量保證。并設立專門檔案室，由專業(yè)人員負責對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計和保管利用方面全程進行管控，從實際出發(fā)，對檔案的保管期限和使用類別等詳細檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和先進軟件技術(shù)對檔案信息實現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計劃地加強對檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進理念。構(gòu)建一個利于檔案管理工作發(fā)展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調(diào)動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機制，促進檔案人員的積極性。按績效對其進行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機制，保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設。

結(jié)語

對工程設計單位而言，工程設計文件是其主要產(chǎn)品，是廣大工程設計人員辛勤勞動的智慧結(jié)晶，是工程設計單位實力和技術(shù)水平的有力體現(xiàn)，更是所有工程設計從業(yè)人員寶貴的無形資源。檔案管理工作對工程設計單位的重要性是不言而喻的，做好項目檔案管理工作，不僅是保證工程項目質(zhì)量的基礎，也是追究相關責任人員的重要依據(jù)。而當前仍有部分人員未重視檔案管理，在管理過程中存在著諸多問題，急需相關人員采取有效措施進行改善解決，為檔案管理工作走向規(guī)范化、現(xiàn)代化提供基礎。

作者：羅鳳梅單位：中國輕工業(yè)南寧設計工程有限公司