閱覽室管理論文：項目管理對閱覽室遷移的影響范文

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作者：尚捷單位：江蘇技術師范學院圖書館

項目啟動

項目啟動階段需要完成項目立項、任命項目經理、建立項目團隊、著手項目具體準備等工作。江蘇技術師范學院圖書館搬遷工程從2009年2月開始全面啟動，到2009年10月底基本結束，實現新館的全面開放。是一項目標非常明確、期限要求明顯、工作量巨大、復雜程度較高的工程，需要圖書館各部門人員、勤工儉學學生、搬家公司協同完成，因此我們將圖書館搬遷工程確立為項目，進行項目管理。

圖書館搬遷工程的目標就是在學校規定的時間實現新館全面開放，具體工作包括：搬遷前總館、分館部分圖書的磁條更換、所有圖書的打包、設備清點整理；搬遷過程中總館分館圖書、設備的整合；搬遷到館后的圖書上架整理、設備安裝調試、家具擺放到位等等一系列復雜工作。根據搬遷項目的特征，成立以圖書館館長、圖書館部門主任、圖書館工作人員、勤工儉學學生為主的圖書館搬遷項目組。

項目組分為幾個子項目組，部門主任作為各子項目的項目經理，根據具體任務分配子項目組成員，打破常規狀態下按圖書館業務流程實行的職能組織模式，使各職能部門按照搬遷項目要求進行人員重組，組成臨時的團隊，原有的業務職能讓位于搬遷項目，形成5個子項目組，加強子項目組之間的橫向溝通，通過各子項目組的工作進度的管理，保證搬遷項目的總體進度。所有子項目組人員由子項目經理直接管理，各子項目組經理由項目經理———館長統籌協調管理。按搬遷項目不同階段，將項目劃分為搬遷前準備和搬遷及搬遷后整理兩個階段，項目經理和子項目經理始終不變，根據不同階段任務對項目團隊成員進行適時調配。

項目計劃

項目計劃作為項目管理的重要階段，在項目中起承上啟下的作用，項目計劃規定了誰在什么時候該做什么、該用多大代價做到什么程度，是項目團隊開展工作的行動指南，項目執行與監控的依據，也是項目收尾的依據。因此項目計劃是對項目任務或工作進度進行計劃并安排一個可操作的進度，以確保實現項目目標的階段。項目計劃包括工作分解（WBS）和項目進度計劃。

（一）搬遷項目分階段工作分解（WBS）

WBS（WorkBreakdownStructure）是項目中所有工作的邏輯分解和層級結構。主要是把一個項目整體分解為易于管理、控制的若干個子項目或工作任務，是制定項目進度計劃、確定項目資源需求的基礎。通過對圖書館搬遷項目的兩個階段的任務做詳細分析，按不同階段工作分解結構，把圖書館搬遷項目分解為可執行的、具有先后順序和層級結構的最小單元任務，并將其分別落實到5個子項目組。

（二）項目進度計劃

項目進度計劃就是確定項目活動的起始和完成日期。它是在工作分解結構的基礎上，對項目活動進行一系列的時間安排。通過項目進度計劃的制定,可以列出所有要執行的工作任務、各項任務之間的關系、完成各項任務預計的時間及各項任務的相關責任人，其目的是控制項目的時間，在實施過程充分利用資源，保證項目能在規定時間內完成。我們利用MicrosoftProject制定項目計劃，并將其保存為初始“比較基準”，作為下一步項目實施過程中根據具體實施情況進行計劃調整的參照。

首先，定義項目基本信息。根據圖書館搬遷項目的要求，定義項目開始日期為2009年2月23日，項目組織結構如圖1所示；定義常規工作時間，項目從開始日算起，向后排定工作日程。

其次，按照WBS分解任務表把子項目及相關的工作任務輸入MSProject新建項目文件的任務名稱欄中，進一步形成大綱式的詳細WBS。

再次，確定任務間的關系。根據WBS得到的各項目任務間的邏輯關系和層結構，確定每項任務的工期、開始時間、完成時間和項目之間的鏈接關系及各子項目的責任人，制定初始的項目進度計劃，形成項目進度計劃明細表及甘特圖。甘特圖通過活動列表和時間刻度形象地表示出項目的活動順序與持續時間，可以直觀地表明任務計劃在什么時候進行以及實際進展與計劃要求的對比，并能用于評估工作進度。

項目實施

項目實施的過程就是把項目計劃付諸實踐的過程，實施項目計劃包括項目執行和項目控制兩個方面的工作，一方面要按照項目計劃控制工作進度、配置不同階段的人力資源；另一方面要定期將實施過程中實際進度與計劃進度進行分析比較，根據實施情況不斷更新進度計劃，以達到最佳效果。

我館的搬遷項目的實施依據為前文所述利用MSProject制定的圖書館搬遷項目計劃“比較基準”。根據“比較基準”的項目進度計劃明細表和甘特圖科學實施整個搬遷工程，5個子項目由子項目經理分別管理，齊頭并進。在第一階段準備工作結束后，按照項目組織結構圖將第二階段團隊人員調整到位，開始搬遷及搬遷后整理階段的計劃實施。館長（項目經理）定期召集5個子項目經理（各部主任）檢查監測實際進度，比較分析計劃實際執行情況與“比較基準”的偏差，適時調整修改項目計劃，并根據新版計劃控制下一步的項目執行過程，形成了一個封閉的循環系統，整個搬遷項目的進度控制過程就是在這種封閉的循環系統中不斷運行的過程。

項目收尾

項目收尾階段主要工作是館長（項目經理）對項目成果正式驗收，對照圖書館搬遷項目的最終目標———新館的全面開放進行檢查，召集5個子項目經理（各部主任）按照項目計劃檢查：各部門負責的設備是否按期安裝到位、書刊上架按期是否整理到位、各業務流程工作是否按期準備到位。驗收后進行新館運行系統和模式做開館前的預演練，分析匯總尚需完善的工作，并及時由相關子項目經理負責組織人員解決處理。