閱覽室管理論文：項(xiàng)目管理對閱覽室遷移的影響范文

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作者：尚捷單位：江蘇技術(shù)師范學(xué)院圖書館

項(xiàng)目啟動

項(xiàng)目啟動階段需要完成項(xiàng)目立項(xiàng)、任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、著手項(xiàng)目具體準(zhǔn)備等工作。江蘇技術(shù)師范學(xué)院圖書館搬遷工程從2009年2月開始全面啟動，到2009年10月底基本結(jié)束，實(shí)現(xiàn)新館的全面開放。是一項(xiàng)目標(biāo)非常明確、期限要求明顯、工作量巨大、復(fù)雜程度較高的工程，需要圖書館各部門人員、勤工儉學(xué)學(xué)生、搬家公司協(xié)同完成，因此我們將圖書館搬遷工程確立為項(xiàng)目，進(jìn)行項(xiàng)目管理。

圖書館搬遷工程的目標(biāo)就是在學(xué)校規(guī)定的時(shí)間實(shí)現(xiàn)新館全面開放，具體工作包括：搬遷前總館、分館部分圖書的磁條更換、所有圖書的打包、設(shè)備清點(diǎn)整理；搬遷過程中總館分館圖書、設(shè)備的整合；搬遷到館后的圖書上架整理、設(shè)備安裝調(diào)試、家具擺放到位等等一系列復(fù)雜工作。根據(jù)搬遷項(xiàng)目的特征，成立以圖書館館長、圖書館部門主任、圖書館工作人員、勤工儉學(xué)學(xué)生為主的圖書館搬遷項(xiàng)目組。

項(xiàng)目組分為幾個子項(xiàng)目組，部門主任作為各子項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，根據(jù)具體任務(wù)分配子項(xiàng)目組成員，打破常規(guī)狀態(tài)下按圖書館業(yè)務(wù)流程實(shí)行的職能組織模式，使各職能部門按照搬遷項(xiàng)目要求進(jìn)行人員重組，組成臨時(shí)的團(tuán)隊(duì)，原有的業(yè)務(wù)職能讓位于搬遷項(xiàng)目，形成5個子項(xiàng)目組，加強(qiáng)子項(xiàng)目組之間的橫向溝通，通過各子項(xiàng)目組的工作進(jìn)度的管理，保證搬遷項(xiàng)目的總體進(jìn)度。所有子項(xiàng)目組人員由子項(xiàng)目經(jīng)理直接管理，各子項(xiàng)目組經(jīng)理由項(xiàng)目經(jīng)理———館長統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理。按搬遷項(xiàng)目不同階段，將項(xiàng)目劃分為搬遷前準(zhǔn)備和搬遷及搬遷后整理兩個階段，項(xiàng)目經(jīng)理和子項(xiàng)目經(jīng)理始終不變，根據(jù)不同階段任務(wù)對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行適時(shí)調(diào)配。

項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃作為項(xiàng)目管理的重要階段，在項(xiàng)目中起承上啟下的作用，項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)定了誰在什么時(shí)候該做什么、該用多大代價(jià)做到什么程度，是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展工作的行動指南，項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控的依據(jù)，也是項(xiàng)目收尾的依據(jù)。因此項(xiàng)目計(jì)劃是對項(xiàng)目任務(wù)或工作進(jìn)度進(jìn)行計(jì)劃并安排一個可操作的進(jìn)度，以確保實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的階段。項(xiàng)目計(jì)劃包括工作分解（WBS）和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。

（一）搬遷項(xiàng)目分階段工作分解（WBS）

WBS（WorkBreakdownStructure）是項(xiàng)目中所有工作的邏輯分解和層級結(jié)構(gòu)。主要是把一個項(xiàng)目整體分解為易于管理、控制的若干個子項(xiàng)目或工作任務(wù)，是制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、確定項(xiàng)目資源需求的基礎(chǔ)。通過對圖書館搬遷項(xiàng)目的兩個階段的任務(wù)做詳細(xì)分析，按不同階段工作分解結(jié)構(gòu)，把圖書館搬遷項(xiàng)目分解為可執(zhí)行的、具有先后順序和層級結(jié)構(gòu)的最小單元任務(wù)，并將其分別落實(shí)到5個子項(xiàng)目組。

（二）項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃就是確定項(xiàng)目活動的起始和完成日期。它是在工作分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目活動進(jìn)行一系列的時(shí)間安排。通過項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的制定,可以列出所有要執(zhí)行的工作任務(wù)、各項(xiàng)任務(wù)之間的關(guān)系、完成各項(xiàng)任務(wù)預(yù)計(jì)的時(shí)間及各項(xiàng)任務(wù)的相關(guān)責(zé)任人，其目的是控制項(xiàng)目的時(shí)間，在實(shí)施過程充分利用資源，保證項(xiàng)目能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。我們利用MicrosoftProject制定項(xiàng)目計(jì)劃，并將其保存為初始“比較基準(zhǔn)”，作為下一步項(xiàng)目實(shí)施過程中根據(jù)具體實(shí)施情況進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整的參照。

首先，定義項(xiàng)目基本信息。根據(jù)圖書館搬遷項(xiàng)目的要求，定義項(xiàng)目開始日期為2009年2月23日，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)如圖1所示；定義常規(guī)工作時(shí)間，項(xiàng)目從開始日算起，向后排定工作日程。

其次，按照WBS分解任務(wù)表把子項(xiàng)目及相關(guān)的工作任務(wù)輸入MSProject新建項(xiàng)目文件的任務(wù)名稱欄中，進(jìn)一步形成大綱式的詳細(xì)WBS。

再次，確定任務(wù)間的關(guān)系。根據(jù)WBS得到的各項(xiàng)目任務(wù)間的邏輯關(guān)系和層結(jié)構(gòu)，確定每項(xiàng)任務(wù)的工期、開始時(shí)間、完成時(shí)間和項(xiàng)目之間的鏈接關(guān)系及各子項(xiàng)目的責(zé)任人，制定初始的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，形成項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃明細(xì)表及甘特圖。甘特圖通過活動列表和時(shí)間刻度形象地表示出項(xiàng)目的活動順序與持續(xù)時(shí)間，可以直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行以及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對比，并能用于評估工作進(jìn)度。

項(xiàng)目實(shí)施

項(xiàng)目實(shí)施的過程就是把項(xiàng)目計(jì)劃付諸實(shí)踐的過程，實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃包括項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目控制兩個方面的工作，一方面要按照項(xiàng)目計(jì)劃控制工作進(jìn)度、配置不同階段的人力資源；另一方面要定期將實(shí)施過程中實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行分析比較，根據(jù)實(shí)施情況不斷更新進(jìn)度計(jì)劃，以達(dá)到最佳效果。

我館的搬遷項(xiàng)目的實(shí)施依據(jù)為前文所述利用MSProject制定的圖書館搬遷項(xiàng)目計(jì)劃“比較基準(zhǔn)”。根據(jù)“比較基準(zhǔn)”的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃明細(xì)表和甘特圖科學(xué)實(shí)施整個搬遷工程，5個子項(xiàng)目由子項(xiàng)目經(jīng)理分別管理，齊頭并進(jìn)。在第一階段準(zhǔn)備工作結(jié)束后，按照項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖將第二階段團(tuán)隊(duì)人員調(diào)整到位，開始搬遷及搬遷后整理階段的計(jì)劃實(shí)施。館長（項(xiàng)目經(jīng)理）定期召集5個子項(xiàng)目經(jīng)理（各部主任）檢查監(jiān)測實(shí)際進(jìn)度，比較分析計(jì)劃實(shí)際執(zhí)行情況與“比較基準(zhǔn)”的偏差，適時(shí)調(diào)整修改項(xiàng)目計(jì)劃，并根據(jù)新版計(jì)劃控制下一步的項(xiàng)目執(zhí)行過程，形成了一個封閉的循環(huán)系統(tǒng)，整個搬遷項(xiàng)目的進(jìn)度控制過程就是在這種封閉的循環(huán)系統(tǒng)中不斷運(yùn)行的過程。

項(xiàng)目收尾

項(xiàng)目收尾階段主要工作是館長（項(xiàng)目經(jīng)理）對項(xiàng)目成果正式驗(yàn)收，對照圖書館搬遷項(xiàng)目的最終目標(biāo)———新館的全面開放進(jìn)行檢查，召集5個子項(xiàng)目經(jīng)理（各部主任）按照項(xiàng)目計(jì)劃檢查：各部門負(fù)責(zé)的設(shè)備是否按期安裝到位、書刊上架按期是否整理到位、各業(yè)務(wù)流程工作是否按期準(zhǔn)備到位。驗(yàn)收后進(jìn)行新館運(yùn)行系統(tǒng)和模式做開館前的預(yù)演練，分析匯總尚需完善的工作，并及時(shí)由相關(guān)子項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織人員解決處理。