高校教學檔案數字化管理措施范文

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摘要：高校教學檔案是直接記錄和反映高校日常教學及教學管理過程中形成的、具有保存價值的文件資料。隨著信息化技術的快速發展，高校教學檔案數字化管理對提升教學質量、科研水平以及強化高校教學管理等具有積極的現實意義。本文在分析高校教學檔案數字化管理現實意義及特點的基礎上，重點就如何做好高校教學檔案數字化管理提出了對策建議，為提升高校教學檔案提供參考。

關鍵詞：教學檔案；數字化；高校；應用概述

高校教學檔案是直接記錄和反映高校日常教學及教學管理過程中形成的、具有保存價值的文件資料的總稱。2008年《高等學校檔案管理辦法》明確提出“高等學校應當設立專項經費加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。信息技術與高校教學檔案管理深度融合，極大地提升了高校教學檔案管理效率。因此，高校要結合自身實際，做好教學檔案數字化工作。

1高校教學檔案數字化管理的現實意義

隨著信息技術的快速發展，大數據、云存儲、網絡技術在檔案領域得到了充分的應用，為高校教學檔案數字化管理提供了技術支持和保障。

1.1教學活動推廣的需要

將高校教學檔案數字化處理，能夠將記錄教學活動的音視頻、PPT等特殊的教學檔案，以及各種紙質介質教學檔案數字化，能夠極大地方便教學活動的推廣。如，參加教育部精品課程評選，通常需要將高校特色教學檔案進行數字化后上報參評，以提升高校特色課程的知名度和學科建設。此外，教學檔案數字化能夠利用學術會議、課程研討、文化活動等形式實現跨區域或者跨高校間的教學交流，較傳統教學檔案管理相比，數字化教學檔案能夠實現教學檔案無損害展示。

1.2檔案管理工作的需要

信息化時代的到來，包括教學檔案在內的高校檔案數字化建設已經是適應大數據時代的迫切需要，也是檔案管理工作的主流。數字化時代，教學檔案的存儲、傳遞、檢索、分類等基礎性工作發生了巨大變化，教學檔案數字化管理能夠極大地降低管理時間成本和資金成本，實現了高校教學檔案管理效率和質量的飛躍。此外，也是適應新時期高校教學理念及教學手段變革的需要，大數據時代，高校教學中已經引入了數字化技術和手段，教學檔案作為高校教學工作的重要成果，對其進行數字化管理也是適應數字時代變革的需要。

1.3數字校園建設的需要

隨著信息化、數字化技術在各個行業中應用的不斷深入，數字校園已經成為高校發展的趨勢。在數字校園背景下，高校的教學、教務以及學術和科研等所形成的海量教學信息，相互影響相互促進，數字化技術及其應用已經成為提升教學質量、強化行政管理以及學術研究的重要助推器。例如，大數據分析技術，能夠展示不同階段學生最感興趣的課程以及社會熱門課程的發展變化等。這是教學檔案數字化的優勢所在，也是高校數字化校園建設的重要內容。

2高校教學檔案數字化特點

高校教學檔案數字化，是將數據技術、信息技術以及網絡技術融合應用于高校教學檔案管理中，使其較傳統介質檔案管理呈現出明顯特點。

2.1文檔一體化

數字背景下，教學檔案管理工作既能夠實現內部調整，也能夠實現教學檔案管理與教學文件管理有機銜接，共同整合于教學管理系統中，強化了教學文件的全生命周期的統一管理和控制，實現了教學文件與教學檔案的一體化。教學檔案文檔一體化突破了文件與檔案之間的界限，從教學文件誕生便對其進行有效管理，即數字化歸檔，并對歸檔、管理及利用等文件管理流程全程監控，從而實現對教學數字文件的原始性和可靠性認證。

2.2平臺虛擬化

數字化時代，高校檔案管理部門會借助現代數字技術、互聯網技術以及計算機技術，建立覆蓋各個學科、院系在內的教學檔案管理數據庫，搭建虛擬網絡數字檔案室，在虛擬數字檔案室里實現教學檔案的跨地域（高校內設多個院系）跨學科跨院系的集中統一虛擬化管理。在教學檔案虛擬管理背景下，檔案部門便可以根據數字檔案信息實現主動服務，教學檔案的需求客體如師生、行政管理人員則可以通過登錄該虛擬平臺，隨時隨地地查詢所需教學檔案資料。

2.3檔案數字化

數字化技術的應用，能夠實現紙質介質、電子檔案、照片檔案、視音頻檔案以及錄像教學檔案的數字化。所謂教學檔案的數字化，就是利用現代信息技術，將紙質教學檔案、電子檔案以及其他載體的教學檔案轉化為數字化數據信息，并利用計算機進行管理。與傳統檔案管理模式相比，教學檔案數字化管理具有存儲空間小、查詢利用便捷等特點，是當前高校教學檔案管理的發展趨勢。

3高校教學檔案數字化管理對策

3.1完善教學檔案數字化保障措施

與傳統紙質教學檔案管理模式相比，教學檔案數字化管理需要更強的技術、更專業的隊伍支持和保障。1）提高認識。高校領導及檔案部門負責人和具體操作人員要高度重視教學檔案數字化建設，協調、爭取高校內外部相關部門、院系及廣大師生的支持，把教學檔案數字化工作納入到高校整體發展規劃，并為其提供必要的物質保障和資金支持。2）完善制度。制度是高校檔案數字化的基礎和外部保障，高校要結合自身實際，建立健全高校教學檔案數字化標準、利用、崗位職責等管理制度，使數字化管理有章可循、有據可依。3）夯實基礎。高校應為教學檔案數字化提供高速掃描儀、相機等必要的數據采集設備；存儲器、硬盤等存儲設備，服務器、交換機等網絡設備，以及數字化加工軟件、檔案管理系統等軟件系統。此外，還要配備一定數量的專業人員，為教學檔案數字化管理提供人力、物力等支持和保障。

3.2優化教學檔案數字化管理流程

優化高校教學檔案數字化管理流程：1）整理。根據《檔案著錄規則》要求，對已經裝盒歸檔的高校教學檔案進行審核、拆盒、拆除裝訂、頁面修復整理。這是教學檔案數字化管理的基礎。2）掃描。利用數字化技術，將已經整理好的紙質教學檔案進行掃描，讀取文檔信息，其他載體的檔案則通過數據鏈接等方式，建立教學檔案的內部聯系。3）圖像處理。利用專門的軟件和人工處理方式，將掃描后的教學檔案信息進行檢查、糾偏、去污、裁邊、ORC文字識別處理等，提高數字化質量。4）圖像存儲。根據圖像存儲格式，按照教學檔案特點采用一份文件一個檔號的形式，將處理的數字檔案進行存儲。5）目錄建庫。建立數據格式，以及直接或間接利用XML文檔，建立教學檔案數據交換目錄索引數據庫。6）數據掛接。把教學檔案數字化所形成目錄數據庫、圖像數據庫，利用網絡技術，及時將其加載至數據服務器終端，實現所有教學檔案目錄的檢索調閱。

3.3強化教學檔案數據庫建設

高校教學檔案數據庫建設是高校檔案數字化的基礎和核心，是將教學檔案數字化所形成的數據信息，結合高校教學檔案管理目標要求，整合成數據集合。具體來說，主要包括基礎教學檔案數據庫和專題教學檔案數據庫兩個部分。1）教學檔案全文數據庫。主要由全文數據庫和目錄數據庫兩部分組成。其中，全文數據庫，是將已經整理后的教學檔案利用OCR文字識別技術將電子文件全文錄入到專門的數據庫，以實現后期教學檔案查詢利用時的內容檢索，也是高校教學檔案數字化建設的更高目標。2）教學檔案目錄數據庫。主要包括教學檔案中的卷內目錄、案卷目錄中的年度、題名、檔號、保管期限、形成日期、主題詞等，也就是將一份教學檔案的基本要素全部錄入到數據庫，從而為后期檔案目錄檢索實現檔案查詢奠定扎實基礎。

3.4健全教學檔案數字化安全體系

高校教學檔案數字化管理也要解決傳統紙質介質檔案所不曾遇到的安全問題，重點是要做好軟硬件安全管理。首先是要完善教學檔案數字化安全管理機制，加強日常安全監督檢查，提升檔案工作人員的安全意識、責任意識。此外，在高校教學檔案數字化建設及管理應用過程中，要明確檔案（館）室、院系、人員的不同職責劃分，兌現具體的獎懲措施，嚴格做好教學檔案的安全性、保密性。加強數字化檔案應用軟件的安全管理，完善安全技術保障，如利用多級權限設置及密碼管理等，避免教學檔案數據的非法訪問、篡改及破壞等。硬件安全管理，則需要聯合高校內部的計算機專業人員，做好設備故障、損害以及載體破壞的預防性措施，做好教學檔案數字化備案，積極應用數據備份及檔案數據信息的恢復機制，做好高校教學檔案的數據備份和維護工作。

參考文獻：

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作者：范杰 單位：西北民族大學