小議高校加強檔案規范管治范文

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[摘要]高職院校檔案管理工作應該納入到信息化建設軌道,把檔案管理工作信息化建設作為學校全面發展的一環，使學校檔案管理工作適應、促進學校的全面發展和建設。在高職院校檔案管理工作信息化建設過程當中，更新觀念是前提，領導重視和支持是關鍵，標準的數據庫開發是根本，合理有效的投入是保障，穩定的專業工作隊伍是核心。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理工作；信息化建設

全國高職院校的校園網絡建設、信息化建設已經成為校園建設的基本起點，也是廣大領導和干部教師的共識，這無疑給學校檔案管理工作的信息化建設提供了難得的機遇。如何抓住當前校園網建設這一機遇,著力解決和協調好檔案的網絡建設問題，已成為高職院校檔案管理工作人員研究和思考的重點問題之一。

一、我國高職院校檔案管理的現狀

首先，管理不健全,職能也不夠明確。案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實物檔案等,而科研檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案等分屬各個業務部門、系(部)管理,在一個單位內形成了諸多部門管理檔案的格局,人力和物力都極大地分散了，服務觀念和效率也非常低。同時，也造成檔案管理的標準化、自動化和信息化的不易實施。

其次，檔案管理隊伍素質偏低。這當然也是有著很大的歷史原因的。我們原有的檔案管理工作模式，不僅造成高職院校檔案管理工作效益低下，同時，在管理觀念上也與現代信息化社會的時代脫節。

第三，經費投入不足。目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案信息化的實現仍然需要投入大量的資金。所以在學校檔案管理工作的發展和建設中，存在著相當一些弱勢問題。

建設的經費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案管理網絡,更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響各院校檔案信息化發展的最大障礙。

以上問題雖然嚴重制約了我國高職院校檔案管理工作的建設和發展。

二、高職院校檔案管理工作信息化建設的應對措施

1、更新觀念是高職院校檔案管理工作信息化的前提。

現代社會是個信息化的社會，也是個服務化的社會，任何事物的發生和發展，都離不開信息化和服務化這個前提。檔案管理工作信息化建設也必須清醒地認識和高度地依靠這個前提。檔案管理工作人員也必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,改進管理模式,自覺學習新的技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時代同步。

2、領導重視和支持是高職院校檔案管理工作信息化的關鍵。

學校領導是學校各項重大決策和建設和第一施行者，對學校的各項工作都有著決定性的影響，因此，高職院校檔案管理工作的信息化建設首先要取得學校主要領導的理解和大力支持。因此,首先領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持。其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的信息素質、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質,能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。

建議有關部門組織職業院校檔案信息化組織協調機構,從行政和技術兩個方面統一指導和規劃職業院校檔案自動化信息化建設,制定一系列有實際約束力的規范和標準,特別應該制定出信息化發展各階段的規劃,既有近期又有遠期的目標,以對全國職業院校檔案信息化工作進行實質性領導,統一思想,協調行動,開發高質量的應用軟件,集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫,破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面,真正實現職業院校檔案信息資源的共享。

3、標準的數據庫開發和建設是高職院校檔案管理工作信息化建設的根本。

標準化是自動化、信息化的前提。數據庫是檔案網絡建設的重要組成部分,是網絡的信息資源。要加強網絡建設,必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據,集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。此外還要加強對數據庫的維護工作,保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路,避免人力、物力、財力的浪費。各院校在組織協調部門的領導下,選用統一的高質量應用軟件,建立標準化的數據庫。

4、合理有效的投入是高職院校檔案管理工作信息化建設的切實保障。

檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務設備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。

5、專業穩定的工作隊伍是高職院校檔案管理工作信息化建設的核心。

檔案現代信息化建設,不僅需要從業人員的努力,更需要上級檔案業務部門的栽培,上級檔案部門應在過去的單純的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學習制度,規定各單位落實人員參加學習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。

檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分，也是高職院校發展和建設不可或缺的一部分，從高職院校的制度完善和可持續發展角度來看，檔案管理工作信息化建設更體現了高職院校在建設和發展過程中的諸多指標：學校管理制度是否完善、科學，領導的治校理念是否全面、均衡，學校教職工的工作教學科研環境是否優良，高職院校的發展理念是否充實，完備，等等。