淺析科技檔案管理工作存在問題及對策范文
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1科技檔案簡述
1．1科技檔案的定義
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)(以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。
1．2科技檔案管理工作的重要意義
科技檔案管理工作是科技管理工作的重要內(nèi)容之一，它也是科技活動的重要環(huán)節(jié)?？萍紮n案不但可以揭示科研項(xiàng)目在實(shí)施過程中每個環(huán)節(jié)的實(shí)際狀況，還可以記載和反映項(xiàng)目研究的具體過程和每個細(xì)節(jié)。規(guī)范的科技檔案對于決策者來說，是不可或缺的決策資料，決策者可根據(jù)檔案記載的科研工作進(jìn)展等信息，進(jìn)行決策、總結(jié)工作和制定計劃［1］，以此確立研究方向與發(fā)展方向，最終確立未來總體發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)。
1．3科技檔案管理工作的基本原則及要求
科技檔案管理工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。各單位都應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求?？萍脊ぷ髦信c其相應(yīng)的檔案工作應(yīng)該執(zhí)行“四同步”:下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步;檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的累積情況同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定相關(guān)科技檔案材料同步;申報、登記和評審、獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具檔案歸檔情況證明材料同步。
2科技檔案管理工作中存在的問題
2．1資料收集不齊全、不完整
由于檔案管理人員到科研工作第一線宣傳指導(dǎo)工作不力，科技檔案管理相關(guān)制度、規(guī)范缺失，再加之科研項(xiàng)目組資料收集責(zé)任不明確，造成科技文件資料收集不齊全、不完整。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，推廣、應(yīng)用(橫向)項(xiàng)目相較于重點(diǎn)科技攻關(guān)項(xiàng)目，其文件材料的缺失率更高。
2．2資料整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)
科技檔案相關(guān)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)規(guī)章制度宣傳普及工作缺失或做得不到位。部分科研項(xiàng)目組對相關(guān)檔案制度不了解，又未能在項(xiàng)目研發(fā)初期結(jié)合本項(xiàng)目組實(shí)際情況指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集積累工作，以至于造成責(zé)任不明確、不到位。因?yàn)闆]有制度約束、參考，長期處于隨心所欲，任性收集整理的狀態(tài)，又因?yàn)闆]有相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可依只能根據(jù)自己的想法隨性收集，隨意整理，造成整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重影響了科技檔案的質(zhì)量。
2．3資料管理分散，歸檔責(zé)任不明確，移交不及時
根據(jù)當(dāng)前科技檔案管理現(xiàn)狀來看，科研項(xiàng)目資料管理分散，多頭管理，資料歸檔責(zé)任不明晰，導(dǎo)致移交檔案室的檔案出現(xiàn)不齊全、不完整的問題比較普遍。如科研計劃項(xiàng)目書等科技資料由項(xiàng)目組多人負(fù)責(zé)，資料散落在多人手中;設(shè)備的合同協(xié)議、檢測驗(yàn)收報告等資料由采購部門和項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)管理，管理分散，資料零碎，遺失現(xiàn)象多有發(fā)生。
2．4檔案利用率不高
目前多數(shù)科技管理部門對科技檔案以保管為主，科技檔案工作歷來重保管，輕利用。首先，作為科技檔案的主要利用者———科技工作者對科技檔案利用的主管意識不強(qiáng)，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息［2］。其次，因?yàn)榭萍紮n案收集和編纂工作開展不夠。截至目前，科技檔案管理相關(guān)部門依舊存在不能及時收集檔案文件的問題，導(dǎo)致在需要時不能滿足工作所需，而保存的部分內(nèi)容因含金量低，保密性差，有價值的信息沒能開發(fā)出來，無法實(shí)現(xiàn)科技信息資源的共享，起到相應(yīng)的作用，利用率不高［3］。
3改善措施
在科技檔案的收集整理及移交歸檔工作中，要嚴(yán)格遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，并注意保持科技檔案之間存在的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)而確?？萍紮n案完整、準(zhǔn)確。在科技檔案管理工作開展中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該提高檔案工作重要性的認(rèn)知程度，只有這樣才能確保各項(xiàng)工作更加高效開展。
3．1提高科技檔案的系統(tǒng)性和完整性
檔案收集是基礎(chǔ)工作，是搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)。只有將相關(guān)資料及時收集齊全、完整，后面的整理歸檔工作才能順利進(jìn)行。1)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視科技檔案工作，要把科技檔案管理工作納入科技管理工作中，實(shí)現(xiàn)與單位的同步發(fā)展。2)要加強(qiáng)科技檔案管理人員和科研人員的檔案意識，知曉科技檔案的重要性和科技檔案管理相關(guān)制度和規(guī)范，在工作中嚴(yán)格照此執(zhí)行，做到科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)、完整地收集積累科技文件材料。3)科技檔案管理人員要與科研項(xiàng)目組人員相互溝通配合，根據(jù)實(shí)際情況，按照檔案管理的科學(xué)規(guī)律擬定合理的管理流程和歸檔材料清單，確保項(xiàng)目組能夠在日常工作中做好科技文件材料的積累工作。各項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科技文件材料的形成和積累工作。從項(xiàng)目下達(dá)計劃任務(wù)之日起，就要向有關(guān)人員布置收集積累材料的任務(wù)，同時指定專人負(fù)責(zé)，責(zé)任人要在平常工作中，積極主動向項(xiàng)目承辦人收集辦理完畢的科技文件材料，對其及時進(jìn)行收集整理，確保應(yīng)歸檔的科技文件材料真實(shí)、齊全、系統(tǒng)、完整。
3．2認(rèn)真做好資料整理
將收集來的資料按照歸檔要求進(jìn)行整理，不要破壞資料之間原來固有的聯(lián)系，應(yīng)根據(jù)專業(yè)合理劃分，方便查閱者利用。科技文件材料在整理過程中，要注意檢查其載體和書寫材料是否符合耐久性要求;其內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映科研、生產(chǎn)等活動的真實(shí)情況;科技文件材料是否規(guī)范、系統(tǒng)、齊全、完整，如卷內(nèi)文件的排序是否按照項(xiàng)目準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果申報、獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段順序依次排列，若不是，就應(yīng)該及時整改。
3．3積極參與，及時移交歸檔
3．3．1歸檔的基本要求歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映科研、生產(chǎn)等活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程;歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。科技文件材料，都應(yīng)當(dāng)做到書寫字跡工整、材質(zhì)優(yōu)良、圖樣規(guī)范清晰，有利于檔案長久保存。
3．3．2移交驗(yàn)收在歸檔前，應(yīng)該由分管領(lǐng)導(dǎo)和科技檔案管理人員審查驗(yàn)收。凡歸檔不符合要求的，不得進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算、鑒定、驗(yàn)收。凡未經(jīng)檔案歸檔驗(yàn)收的項(xiàng)目，不能申報評獎，不能新開項(xiàng)目。通過這些硬性措施，可提高歸檔的時效性和主動性。
3．3．3歸檔范圍凡是記述和反映本單位科研、生產(chǎn)、基建等活動，具有查考價值的各種圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等不同形式、載體的科技文件材料，均系科技檔案，都應(yīng)當(dāng)按照科技檔案歸檔要求立卷歸檔。
3．3．4歸檔時間研發(fā)周期較短的科研項(xiàng)目，應(yīng)該在其任務(wù)完成后由項(xiàng)目組資料責(zé)任人按照科技檔案管理相關(guān)規(guī)定整理、立卷，再經(jīng)科技檔案管理部門審核后，一次性歸檔;研發(fā)周期較長的，科技檔案管理人員可與項(xiàng)目組協(xié)商，按照項(xiàng)目進(jìn)度情況，按階段歸檔，并且在項(xiàng)目完成或者在取得階段性成果后30日內(nèi)，再向科技檔案管理部門辦理移交。科技檔案管理人員對所接收的檔案，經(jīng)過檢查一旦發(fā)現(xiàn)有不符合歸檔要求的，必須及時進(jìn)行必要的加工整理，以保證檔案質(zhì)量符合歸檔的規(guī)范要求。科技檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)工作的主動性，深入科研活動第一線，了解掌握本單位的科研活動特點(diǎn)，督促并指導(dǎo)各項(xiàng)目組相關(guān)人員嚴(yán)格按照科技檔案有關(guān)要求，及時將科研活動中形成的相關(guān)科技文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔。協(xié)助項(xiàng)目組擬定科技文件材料的歸檔范圍，指導(dǎo)檔案分類、排序、組卷、裝訂等細(xì)節(jié)問題。密切關(guān)注驗(yàn)收、鑒定等相關(guān)資料收集的工作環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對檔案形成過程的把控，把握好歸檔流程的各環(huán)節(jié)，以保障歸檔資料齊全、完整。
3．4加強(qiáng)開發(fā)，提升科技檔案利用價值
科技檔案具有很強(qiáng)的技術(shù)性，它包含了大量的科技知識和信息，是各單位的無形資產(chǎn)。開發(fā)利用是各單位科技檔案管理工作的最終目的，只有通過開發(fā)利用才能實(shí)現(xiàn)科技檔案的價值。管理科技檔案的最終目的是服務(wù)于科技工作、科技生產(chǎn)和科技管理者。為此，要讓科技檔案得到充分利用，一是，應(yīng)當(dāng)提高科技檔案系統(tǒng)中全引目錄的準(zhǔn)確性、易查性，讓科技檔案利用者在需要查找檔案時，可以通過關(guān)鍵詞查找，可簡便快捷地搜索到所查的檔案目錄，再找到需要的實(shí)體檔案，以此體現(xiàn)檔案的利用價值。二是，應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研、生產(chǎn)等需要，深層次地開發(fā)利用科技檔案信息資源，做好文獻(xiàn)編研工作，如編寫科技檔案目錄匯編、科技檔案文摘、科技成果匯編等為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。三是，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效率，通過建立健全科技檔案系統(tǒng)平臺，使用計算機(jī)全面輔助科技檔案管理等現(xiàn)代化手段，為檔案利用者提供良好的使用條件，使科技檔案查詢利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。
4結(jié)語
在科技檔案工作中，積累、管理、利用這三者的關(guān)系是緊密聯(lián)系且相互關(guān)聯(lián)的。積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用是最終目的。只有把科技檔案管理前期工作做得到位，基礎(chǔ)夯扎實(shí)，積累才能豐富厚重，管理才能得心應(yīng)手，利用率才能提高。
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作者：李群 單位：四川省計算機(jī)研究院