施工企業文檔管制工作思索范文

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作者：梁丹單位：中國水利水電第六工程局有限公司

檔案內容不齊全，存放方式不達標

水電施工企業主要以工程成立項目部，而工程項目部會隨著工程進度不同而呈現期限的不確定性。而且期間工程人員流動性大，資料搜集和整理工作會隨人員的變動而出現變化或遺漏，從而導致整個檔案內容的不齊全。很多水電施工企業不能做到《企業檔案管理規定》中要求的檔案存放方式中“八防”和無“八機”的規定，同時企業檔案立卷說明、鑒定報告、檢查記錄不完善。

檔案整理方法落后，信息檢索效率不高

國內大多水電施工企業的檔案管理仍采取人工作業的方法，人工進行整理編目。落后的手工方式，勞動量大、耗時多、效率低，阻礙了檔案管理人員對科技檔案管理工作的開發。雖然目前部分企業引入了計算機對檔案的管理，但大部分是將計算機管理功能確立在檔案目錄編制、統計等基礎性工作上，功能設計過于單一，綜合處理技術欠缺，沒有從根本上革新檔案整理方法。而且傳統的手工檢索嚴重制約了檔案信息檢索效率的提高。此外，檔案需求者直接到檔案室翻閱檔案，加重了檔案文件的調閱磨損程度。

強化水電施工企業檔案管理的對策

1、完善檔案管理制度，健全檔案管理網絡

實行“統一領導、分層管理、隨機檢查、季度考評”的檔案管理辦法，建立“三同步”的檔案管理制度。即項目準備與資料收集同步，項目施工過程與檔案資料形成同步，項目竣工驗收與項目檔案驗收同步。將檔案管理工作貫穿到工程規劃、實施及驗收的全過程。同時，水電施工企業應設立專職檔案管理部門，聘請專業檔案管理人員，對企業檔案實施專業化、獨立性、集中性管理。搭建各項目部門之間的協調與溝通平臺，建立覆蓋整個企業、涉及項目全過程的資料共享、高效傳遞、及時、通暢的檔案管理網絡。

2、加強檔案工作的信息一體化與標準化管理

檔案工作的信息一體化建設是基于文件生命周期理論，借助計算機和網絡技術，從系統方法論的角度出發，對文件和檔案管理工作進行科學規劃和統籌管理，使之向系統化和規范化方向發展，從而發揮各自應有的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。標準是社會在生產和實踐中對重復事物和事物規律認識總結的必然結果。必須通過各式各樣的檔案管理工作進行分析，總結出其存在的統一的特征、方法等，然后借助現代先進技術制定統一的執行標準，進而確保水電施工企業檔案管理工作向有秩序化、合理化、科學化和最佳化方向發展。

3、引入知識管理理念，提升檔案管理水平

知識管理指通過應用現代化先進技術對知識資源(顯性知識資源和隱性知識資源)進行科學管理，使恰當的知識在適當的時候服務于恰當的人，以幫助管理者做出高效的最佳的決策，進而促進知識創新與具體目標的實現。知識管理涵蓋了知識的獲取、整理、吸收、傳遞、傳播和運用環節。隨著信息飛速發展、知識時代的到來，傳統的企業檔案管理模式已經不能適應企業的發展需求，從知識資源的角度去分析和推動企業檔案管理十分必要。要讓企業檔案管理向知識管理邁進，讓檔案資源變成一種無壁壘的資源形式，實現檔案的快速互動、交流、共享與創新。而且企業檔案的知識管理理念的引入，可以促進企業檔案的文化功能建設。企業檔案具有存檔、助研、信證、擴產和教化等文化功能，知識管理的文化建設體現在創造知識、學習知識、分享知識上，基于知識管理的水電施工企業檔案管理，將加快知識管理文化建設與企業檔案文化的有機結合，促進企業檔案文化功能建設的進步。

4、構建基于Web的企業檔案管理集成系統

紙質檔案資料的電子化改造，是充分運用現存的計算機網絡技術將水電施工企業檔案錄入、歸類、查閱等工作流程與先進科學技術有機結合起來，進而改變過去落后的手工作業方式，提高企業的運行效率的工作前提。但由于水電施工企業具有動態多變性，導致了企業的檔案信息業存在著繁雜性與多變性，因此，在企業檔案資料電子化改造時必然會出現大量重復工作的情形，鑒于此，應從水電企業檔案資料的共性出發設計合理的功能模塊(組件)，當出現新的檔案信息或信息發生變化時，只需打開具體的功能模塊，對其進行小范圍修改即可，而且可以盡量做到數據結果和視圖結構相結合，增強檔案資料的可視度。

結語

在經濟社會轉型、信息時代、知識時代來臨的大背景下，水電施工企業檔案管理作為企業管理的一項重要基礎工作，其模式、方法和理念也必須隨之革新。時代在變化，社會在發展，水電施工企業檔案管理工作的物質基礎和社會環境都在產生變化，因此檔案管理工作思路也必須堅持與時俱進，與已有的檔案資料基礎、科技水平、企業發展狀況相適應進行及時調整與完善，進而促進水電企業的健康發展與中國水電事業的持續前。