施工企業(yè)文檔管制工作思索范文

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作者：梁丹單位：中國水利水電第六工程局有限公司

檔案內(nèi)容不齊全，存放方式不達標

水電施工企業(yè)主要以工程成立項目部，而工程項目部會隨著工程進度不同而呈現(xiàn)期限的不確定性。而且期間工程人員流動性大，資料搜集和整理工作會隨人員的變動而出現(xiàn)變化或遺漏，從而導(dǎo)致整個檔案內(nèi)容的不齊全。很多水電施工企業(yè)不能做到《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中要求的檔案存放方式中“八防”和無“八機”的規(guī)定，同時企業(yè)檔案立卷說明、鑒定報告、檢查記錄不完善。

檔案整理方法落后，信息檢索效率不高

國內(nèi)大多水電施工企業(yè)的檔案管理仍采取人工作業(yè)的方法，人工進行整理編目。落后的手工方式，勞動量大、耗時多、效率低，阻礙了檔案管理人員對科技檔案管理工作的開發(fā)。雖然目前部分企業(yè)引入了計算機對檔案的管理，但大部分是將計算機管理功能確立在檔案目錄編制、統(tǒng)計等基礎(chǔ)性工作上，功能設(shè)計過于單一，綜合處理技術(shù)欠缺，沒有從根本上革新檔案整理方法。而且傳統(tǒng)的手工檢索嚴重制約了檔案信息檢索效率的提高。此外，檔案需求者直接到檔案室翻閱檔案，加重了檔案文件的調(diào)閱磨損程度。

強化水電施工企業(yè)檔案管理的對策

1、完善檔案管理制度，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理、隨機檢查、季度考評”的檔案管理辦法，建立“三同步”的檔案管理制度。即項目準備與資料收集同步，項目施工過程與檔案資料形成同步，項目竣工驗收與項目檔案驗收同步。將檔案管理工作貫穿到工程規(guī)劃、實施及驗收的全過程。同時，水電施工企業(yè)應(yīng)設(shè)立專職檔案管理部門，聘請專業(yè)檔案管理人員，對企業(yè)檔案實施專業(yè)化、獨立性、集中性管理。搭建各項目部門之間的協(xié)調(diào)與溝通平臺，建立覆蓋整個企業(yè)、涉及項目全過程的資料共享、高效傳遞、及時、通暢的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2、加強檔案工作的信息一體化與標準化管理

檔案工作的信息一體化建設(shè)是基于文件生命周期理論，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)方法論的角度出發(fā)，對文件和檔案管理工作進行科學規(guī)劃和統(tǒng)籌管理，使之向系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展，從而發(fā)揮各自應(yīng)有的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。標準是社會在生產(chǎn)和實踐中對重復(fù)事物和事物規(guī)律認識總結(jié)的必然結(jié)果。必須通過各式各樣的檔案管理工作進行分析，總結(jié)出其存在的統(tǒng)一的特征、方法等，然后借助現(xiàn)代先進技術(shù)制定統(tǒng)一的執(zhí)行標準，進而確保水電施工企業(yè)檔案管理工作向有秩序化、合理化、科學化和最佳化方向發(fā)展。

3、引入知識管理理念，提升檔案管理水平

知識管理指通過應(yīng)用現(xiàn)代化先進技術(shù)對知識資源(顯性知識資源和隱性知識資源)進行科學管理，使恰當?shù)闹R在適當?shù)臅r候服務(wù)于恰當?shù)娜耍詭椭芾碚咦龀龈咝У淖罴训臎Q策，進而促進知識創(chuàng)新與具體目標的實現(xiàn)。知識管理涵蓋了知識的獲取、整理、吸收、傳遞、傳播和運用環(huán)節(jié)。隨著信息飛速發(fā)展、知識時代的到來，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求，從知識資源的角度去分析和推動企業(yè)檔案管理十分必要。要讓企業(yè)檔案管理向知識管理邁進，讓檔案資源變成一種無壁壘的資源形式，實現(xiàn)檔案的快速互動、交流、共享與創(chuàng)新。而且企業(yè)檔案的知識管理理念的引入，可以促進企業(yè)檔案的文化功能建設(shè)。企業(yè)檔案具有存檔、助研、信證、擴產(chǎn)和教化等文化功能，知識管理的文化建設(shè)體現(xiàn)在創(chuàng)造知識、學習知識、分享知識上，基于知識管理的水電施工企業(yè)檔案管理，將加快知識管理文化建設(shè)與企業(yè)檔案文化的有機結(jié)合，促進企業(yè)檔案文化功能建設(shè)的進步。

4、構(gòu)建基于Web的企業(yè)檔案管理集成系統(tǒng)

紙質(zhì)檔案資料的電子化改造，是充分運用現(xiàn)存的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將水電施工企業(yè)檔案錄入、歸類、查閱等工作流程與先進科學技術(shù)有機結(jié)合起來，進而改變過去落后的手工作業(yè)方式，提高企業(yè)的運行效率的工作前提。但由于水電施工企業(yè)具有動態(tài)多變性，導(dǎo)致了企業(yè)的檔案信息業(yè)存在著繁雜性與多變性，因此，在企業(yè)檔案資料電子化改造時必然會出現(xiàn)大量重復(fù)工作的情形，鑒于此，應(yīng)從水電企業(yè)檔案資料的共性出發(fā)設(shè)計合理的功能模塊(組件)，當出現(xiàn)新的檔案信息或信息發(fā)生變化時，只需打開具體的功能模塊，對其進行小范圍修改即可，而且可以盡量做到數(shù)據(jù)結(jié)果和視圖結(jié)構(gòu)相結(jié)合，增強檔案資料的可視度。

結(jié)語

在經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型、信息時代、知識時代來臨的大背景下，水電施工企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，其模式、方法和理念也必須隨之革新。時代在變化，社會在發(fā)展，水電施工企業(yè)檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和社會環(huán)境都在產(chǎn)生變化，因此檔案管理工作思路也必須堅持與時俱進，與已有的檔案資料基礎(chǔ)、科技水平、企業(yè)發(fā)展狀況相適應(yīng)進行及時調(diào)整與完善，進而促進水電企業(yè)的健康發(fā)展與中國水電事業(yè)的持續(xù)前。