淺析醫藥公司存貨管理問題與措施范文

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［摘要］通過供應鏈的存貨管理辦法大幅降低公司的庫存量和庫存成本，提高存貨周轉速度，減少對資金的占用，最終增強企業在行業中的競爭力。本文通過對醫藥公司采購端管理現狀、存貨日常管理現狀以及銷售端管理現狀存在的問題及原因分析，提出了解決問題的一些具體措施。

［關鍵詞］供應鏈;存貨管理;問題分析;措施

存貨是企業的重要資產，對存貨進行管理是企業資金運用的重點內容。面對近年來我國出臺的一系列減少藥品流通環節、降低藥品成本的政策，中小型藥品流通企業面臨著前所未有的危機。

一、醫藥公司采購端存在的問題

(一)缺少供應商評選機制醫藥公司對于供應商的合法銷售資質有嚴格的審核，然而取得藥品銷售資質的供應商很多，藥品質量卻參差不齊。在選擇藥品的供應商時，采購人員往往是選擇報價最低的那家，然而這家供應商的藥品穩定性好不好、交貨能否準時準確，卻沒有考慮。這就使得公司每月都會收到一些不符合收貨標準的藥品。造成這種狀況出現的原因有很多，比如供應商包裝不到位、運輸途中保管不當、藥品自身質量的穩定性差等。然而很多醫藥公司卻沒有針對這個問題進行改進。究其原因，是管理層沒有供應商管理的意識。有些供應商因為價格低廉得到了合作機會，但藥品質量問題不僅給企業帶來經濟損失，還會傷害客戶對企業的信任，不利于公司以后的業務開展。

(二)采購計劃存在“牛鞭效應”牛鞭效應是指，商品需求在供應鏈中不斷放大的一種現象。這種需求量的放大在圖表上的顯示，猶如一根揮舞的牛鞭。而產生“牛鞭效應”這種現象的原因，大多都是因為供應鏈上的信息沒有得到充分共享，企業們無法預知消費者的實際需求量，卻都盡量避免缺貨造成的損失。除了藥品供應鏈信息共享不暢這個原因外，公司訂立采購計劃采取的方式是銷售員根據本月銷售額，預測下月藥品市場需求。采購員根據銷售部門提供的市場預估需求，再考慮公司現有存貨，編制采購需求計劃。與其他行業相比，醫藥需求市場雖然相對穩定，但是難免會發生一些突發狀況。這種多依據以往經驗而制定的采購計劃，難免缺乏前瞻性，導致公司對市場需求的變化不能及時響應，采購處于被動地位。

(三)采購退回責任不明確醫藥公司現行的采購管理制度，考慮到了采購流程中的各個環節，然而對采購退回這一現象卻沒有明確規定，公司的采購流程還不夠完善。由于進貨量大、供應商多，加之還有路途遙遠或天氣惡劣等客觀因素存在，公司每月都會收到一些不符合收貨標準的藥品，就需要聯系供應商進行退換貨的相關事宜。在進行藥品驗收時，一旦發現不符合質量要求的藥品，堅決不能入庫。應及時聯系供貨商，反饋情況進行退貨。并根據合同約定，結合實際情況給予一定的貨款扣押。

二、公司存貨日常管理存在的問題

(一)盤點清查工作不到位盤點清查工作是存貨在庫質量的保證。公司需要加大倉庫的盤點力度，并設定按時保質的盤點計劃。通過盤點和系統數據作對比，發現賬目不對的物品并進行追查確保系統數據的準確性。通過日常盤點，可以發現有質量問題的藥物，并進行及時處理，同時日常盤點可以發現倉庫物品擺放的不良隱患，一些存在隱患的地方可以得到及時的解決。合理的盤點計劃，確保了倉庫存貯藥品的合理性和安全性，同時對藥品的質量也是一種保證。

(二)存貨出庫環節內部控制失效醫藥公司在存貨出庫環節內部控制的失效體現在，藥品出庫時，公司的倉儲人員并沒有履行出庫相關的制度，沒有認真進行檢查復核。倉庫保管員有時會偷懶，不會綜合考慮實際情況，只看表單辦事，提貨單上寫著需要發貨便安排發貨，不管數量多少，也不會去確認數據的真實性，認為只要按照單據辦事就不會存在問題，同時若出錯后公司蒙受的損失和自己也沒有關系，缺乏責任感。制單人給出的單據會存在來自多個方面的錯誤，如果倉庫沒有足夠的責任意識，公司蒙受損失也是常有的事。而復核員有時會迫于及時發貨的壓力，簡化復核程序，對藥品是否符合出庫條件并不認真檢查，所以導致有些藥品包裝出現破損、或藥品已超過有效期以及其他異常情況時，仍然正常出庫發至下游藥店或者醫院，下游客戶收到這種質量有問題的藥品，自然會選擇聯系公司進行退換貨工作。

三、公司銷售端管理存在的問題

(一)客戶付款不及時醫藥公司銷售端存在的主要問題是客戶付款不及時。中小型藥品流通企業在藥品供應鏈上處于相對弱勢地位，其下游客戶多為公立醫院等醫療機構，而醫院并不缺供應商。為吸引客戶展開合作，醫藥公司多以賒銷方式擴大銷售規模，應收帳款不斷增大。如果應收貨款無法按時收回，將會占用企業大量資金，造成企業現金流斷裂，阻礙企業的可持續發展。

(二)缺乏對第三方物流的監管醫藥公司目前還沒有能力組建運輸車隊，所以公司的采購主要依靠上游供應商配送，銷售配送則全部都是采用外包制的模式，公司幾乎全部的銷售配送業務都需要依靠第三方物流公司進行。但并不是所有物流公司都可以進行合作，JM公司是藥品流通企業，銷售配送的主要商品是藥品，為了保證藥品的質量，物流運輸必須要有相應的資質資格。

四、醫藥公司存貨日常管理的優化措施

(一)開展存貨管理意識的培訓制度不僅要完善，更重要的是貫徹執行。如果缺乏認真落實的意識，不能執行，那么再完善的制度也是一紙空文，一樣無法起到他應有的作用。因此，要重視強化管理層人員及普通員工的內控意識。一方面，綜合辦公室應發揮人事職能，加大對企業文化及企業內部相關制度的培訓，要求新員工認真學習企業文化的核心內容和相關內控制度，將這些制度納入新員工培訓體系，嚴格考核新員工學習并熟悉理解企業制度的認知度，使新員工深度理解企業文化及內控制度的核心。另一方面，公司也可以多次組織豐富多彩的交流活動。通過定期交流學習可以及時發現不足，促進公司成長。挑選出內控制度的特色，將優秀的經驗與員工集體分享，獲取普遍適用的做法，鼓勵員工學習，進行公司各部門之間的推廣和宣傳。對于問題百出，執行不周的現象，要告誡員工及時改正，認真分析問題出現的原因和后果，借鑒學習并修改完善新的制度體系，給員工灌輸和培訓新的制度。除此之外，辦公室可以研究有關培訓的會議報告，送給總經理審批，通過之后要組織相關部門和人員進行交流探討，并將交流結果以書面形式張貼到宣傳欄，供每位員工借鑒學習。

(二)設立存貨管理監督職能只靠對管理人員和工作人員意識上的培訓是不夠的。員工的自覺性還需要相關部門的監督，才能發揮最大作用。要對公司現行的質量管理制度進行有效的內部監督，公司就需要細化內控體系維護和監督檢查的管理工作，讓具體部門負責不同的工作，劃清各自的權限和職責，做到各司其職，還要針對不同工作制定不同的監控程序和具體方法要求。比如，當藥品出庫時復核員檢查出問題，那么責任就在倉儲部;若藥品出庫卻被退回，那么責任在復核員。同時，質量管理部門也要定期檢查內控制度的落實情況，對倉儲人員進行嚴格調查，一旦發現問題或不足，就要及時報告給管理層，并征求員工的集體意見，修改并完善相關制度。在完善公司存貨內部控制監督體系時，除了設立專門的監督部門，還可以把“人”這一因素考慮進去，實現人與監督制度互相制約，互相促進，形成一個良性循環。此外，為了杜絕存貨關鍵崗位人員勾結舞弊，確保整個流程監督作用的實現，應進行崗位輪換制度。

(三)制定存貨管理績效考評機制一套完整合理，健康自洽的內部控制系統，不能只靠監督，還應有合理的績效考核體系和激勵機制，來激發員工對內控制度執行的積極主動性，以及檢驗內部控制的效果如何。公司人事人員應該確保存貨內控績效考核的可操作性，借鑒學習存貨業務相關流程，計劃出成套的可實施性量化考核標準。以采購部為例，就要重視采購退回率指標，若這一指標過高，說明供應商的選擇存在問題。銷售部門則要時時刻刻關注藥品銷后退回率這一指標，若出現銷后退回，一定要明確是公司的責任，還是第三方物流的責任。公司要特別重視與存貨管理相關的考核指標，這些指標的完成情況還要定期上報給管理層人員，管理人員要認真嚴格的對各項指標進行考核并分析，并在績效考核過程中實施有效的績效溝通和績效獎勵，以形成有效的激勵機制，還要分析考核結果找出各部門存在的問題并及時修改，嚴厲懲罰指標考核沒通過的個人和相關部門。

(四)提高存貨管理信息化水平不僅在供應鏈上需要流暢的信息共享系統，公司內部的信息化水平也要提高。存貨管理信息化技術的完善不僅能保證公司在第一時間得到準確的信息，而且能確保公司內外部信息的有效傳遞，這不但能使公司質量管理控制制度得到有效實施，還能使風險管理工作得到進一步保障。在信息化系統中明確相關崗位的職責和權限，確保各個環節即請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估、退貨等有序進行。在系統中設置每個重要崗位的權限，各部門不能擅用別的部門的權利，也不能濫用自己的權利，單獨的一個部門或個人都沒有進行整個業務過程的權限，保證各部門各崗位之間不分離但又相互制約和監督管理。除了利用信息化系統執行具體制度，還可以建立能使公司內部可以有效交流的信息交流系統。要確保公司的所有管理人員能獲取充分的信息來正確做出決策，保證公司各部門員工擁有有效的渠道進行溝通。

［參考文獻］

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作者：王思琦 單位：佳木斯大學