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為了加大效能監察工作力度,全面提高企業管理工作效率和經營管理水平,有效提升公司風險防范能力,我們**公司正式啟動了“興渤海協同辦公知識管理平臺”即“OA辦公管理平臺”的開發項目,高科技手段的運用與高科技含量的注入,進一步加強和規范了企業內部管控體系,促進企業持續穩定的發展,不僅使公司快速地建立起一個彈性、靈活、高效、安全的電子化協同辦公與知識管理環境,而且大大推動了效能監察工作。
一、主要做法
(一)構建電子商務平臺,提高工作效率。
我們公司利用前臺的OA系統和業務應用系統,連接功能強大的中間件,配合后臺的大型數據庫,使得整個企業的知識鏈和業務鏈真正處于高度可開發、可利用、可控制、可循環的狀態,并且能夠所有的信息,使企業咨詢的流通性和可利用性大大提高。經過商務平臺建設,公司OA平臺主要實現了以下四個方面的功能,即“兩建立兩實現”:建立起內部通訊平臺;建立起信息平臺;實現了公文流轉的自動化,以及流轉過程的實時跟蹤與監控;實了現文檔管理的自動化,各類知識和信息有序地進行存儲,并可按權限進行查詢使用。公司和有關部門充分利用視頻系統召開會議、部署工作,節約會議成本,提高會議效率。推進平臺辦公,向基層提供了快速、高效、便捷的服務。在這樣的平臺監控下,各個職能部門則重點從強化內管、強化服務、強化指導、強化監管四個方面著手,加強部門建設,通過查找問題與整改落實,筑牢員工思想防線。
(二)構建電子監察系統,促進高效廉潔。
完善了公司電子監察系統,對全公司各個要害部門各個環節進行了實時在線視頻和語音監控;通過電子監察系統,進行自動預警、出示黃牌或紅牌,生成預警信息、《督辦通知書》、《監察建議書》,并通過統一基礎平臺將監察數據實時傳送給公司監察機關,及時發現和糾正查處重大問題決策環節、工程項目招投標和在建項目的管理、財務管理環節中可能存在的違規違紀等現象。具體地講,就是“四個加強”。一是加強了重大問題決策環節的效能監察。
公司堅持重要事項集體決策,研究制定公司重要的規章制度、工作思路、工作要點、發展規劃和工作部署;研究全年財務決算、決算計劃以及其他重要事項等,均由黨政領導或主管部門提出議題,主管部門擬訂方案,提出修改完善意見,最后由領導班子集體研究決定。
例如:《御景華庭2012年2季度營銷方案》、《S7方案設計成果匯報》起草人以會議加會簽形式審批;年度節點計劃→季度考核報告(季度考核結果作為績效考核依據)→周例會(各部門匯報上周工作完成情況及下周工作計劃)后形成會議紀要。二是加強了對重要干部任免集體研究的效能監察。堅持重要干部任免集體討論、民主決策、紀委監督制度,凡公司主管級以上干部的任免,都能夠嚴格按照集體討論、民主決策的程序進行。經研究決定后,利用辦公平臺將消息至OA辦公平臺上;三是加強了對工程項目招投標和在建項目的管理環節的效能監察。成本管理流程分為:合格分供方審批→招標文件審批→中標結果審批→合同審批→工程結算。所有成本管理流程均由起草人發起,再由運營部及相關部門共同審批后,再報總經理審批。公司在2011年為規避風險、提高工作效率、規范管理組織編寫了合同范本;四是加強了對財務管理環節的效能監察。資金管理分為:年度資金計劃→月度資金計劃→單筆資金支付申請(計劃內和計劃外)年度資金計劃→各部門上報→財務匯總月度資金計劃→各部門上報→財務匯總。各部門主管經理及運營經理審核,財務經理匯總、總經理審批后下發各部門。目前公司各項工作均納入了流程管理,避免了個人獨斷專行,擅自作出重大決策等問題,基本建立并遵守科學民主決策的程序。
二、工作體會
(一)實現異地辦公,OA平臺是提升效能監察的基礎。只要有網絡,領導外出也可以通過網絡登陸辦公管理系統了解本單位各部門的情況,可登陸遠程監控系統簽發文件,通過權限的控制,實現安全的辦公環境。
(二)實現政務公開,OA平臺是提升效能監察的條件。打造陽光機關,增加工作透明度。OA協同管理軟件作為公司的管理平臺,企業內部所有員工將第一時間可以分享企業的信息。而對于信息的管理也是非常到位的,每一個企業信息必須經過企業的管理層來審批。這樣既避免了信息孤島的產生,讓信息流得到科學的管理。
(三)實行電子存檔,OA平臺是提升效能監察的載體。通過OA平臺建設,不僅能快速查閱各種文件,提高工作效率,減輕工作人員負擔。同時,可以實現對風險點的全過程監控,把問題消滅在萌芽之中。
通過OA辦公管理平臺的管理與應用,有效提升了公司的效能監察工作層次。員工尤其是中層以上的管理人員的管理意識、責任意識、合規意識和風險意識得到進一步樹立,責任心增強了,企業的管理規范了。全公司各個部門堅持按流程操作,及時發現管理中存在的問題,使管理不斷升級。公司的關鍵環節工作按權限得到有效控制,很大程度上促進了黨風的廉政建設。“保障生產、服務發展”等效能監察活動的開展,推動源頭治理及黨風廉政建設不斷深入,為維護企業持續、穩定、健康發展創造有利條件,為確保年度各項工作目標的實現提供了紀律保證。