水電中心機關檔案監管辦法范文

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根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《省檔案管理條例》以及《省機關檔案工作目標管理等級考評辦法》的要求，特制定本辦法。

一、收發文件

（一）收文及閱文

1、收文。

（1）各級各類文件的收發歸檔，均由辦公室辦理，其他部門應予密切配合。各股室收到來文，應先交辦公室，辦公室嚴格履行收文登記手續。

（2）、辦公室接到文件后，要及時送領導或有關股室，不得延壓，應在收文的當天登記閱文完畢。

2、閱文。

（1）、領導或有關股室對送閱的文件，應及時處理，并在處理單上簽字和寫明處理意見。一般文件閱后要及時退回辦公室，“三密”文件閱后應在當天下午下班前送到辦公室交給保密員收藏，如需續閱應在次日上班時辦理續借手續。

（2）、閱文時嚴禁使用“三色筆”（即鉛筆、圓珠筆和彩色筆）在文件和處理單上簽名或勾畫。

（二）發文、復印及辦理

1、發文。辦公室嚴格履行發文登記。起草簽發文件必須按規定格式書寫，字跡要清晰，擬稿人簽名，經辦公室把關后交領導簽發，由收發員登記編號，打印校對無誤后按時下發。

2、復印。復印“三密”文件必須經領導批準，復印一般性文件必須經分管領導批準，打印、復印一般資料、表格經辦公室主任簽字后辦理。未經簽批一律不打印、復印。

3、辦理。上級有關業務文件，辦理期間由辦理股室留存，辦畢后交辦公室，辦公室每年清收一次。清收本著誰簽字誰負責，遺失的重要文件要追究簽收人的責任。

二、立卷歸檔

（一）立卷

1、立卷原則

文書立卷必須遵循“保文件之間的歷史聯系，保證齊全、完整，反映機關工作歷史的面貌，便于保管和查找利用”的原則。

2、立卷歸檔范圍。

機關在工作中形成和使用的公文及其他有關資料（印模、照片、錄音、錄像等），凡能反映本機關工作活動，具有查考利用價值的，均屬立卷歸檔范圍，留存的文件材料必須正文和底稿成套，另留一份作資料，其范圍主要有：

（1）、上級主管部門召開的需要貫徹執行的會議文件，材料及領導講話。

（2）、本級機關的文件、報告、請示及上級的批復等。

（3）、下級機關的報告、請示及本級機關的批復等。

（4）、本級機關的工作計劃、總結、典型經驗、專題材料等。

（5）、本級機關黨、團、工會活動形成的文件材料。

（6）、本級機關干部、職工的任免、調動、獎懲、招干、招聘及黨團干部職工名冊等。

（7）、本級機關職工的工資報表、職工年度定期報表等。

（8）、本級機關所屬機構的設立、撤并、年檢、換證等。

（9）、本級機關及系統內的財產、物資登記及轉移憑證。

（10）、國家機關頒發的必須執行的法規文件。

三、文書檔案時限

根據《機關檔案工作條例》中關于機關文件歸檔時限的要求局機關各股（室）的文件、資料，除會計檔案在本股室留存一年外，其余均在當年底整理收齊后交給檔案室，綜合檔案應在次年第一季度完成上年度的文書歸檔工作。

四、歸檔質量

1、應歸檔的文件材料必須齊全、完整。

2、文件材料按其內容的內在聯系，合并整理、立卷。

3、歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值分類整理、立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

五、檔案的清退、銷毀

根據《檔案法》的規定，檔案經過鑒定后，對已沒有保存價值的資料或保管期限已滿的檔案進行清退或銷毀時，要嚴格執行審批手續，填寫好清退或銷毀清冊；對立卷歸檔的文件、材料定期進行檢查，發現問題及時報告處理。

本辦法各二級單位參照執行。