市政府低保檔案管理規(guī)定范文

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編者按：本文主要從加強低保檔案的管理結(jié)合我市實際情況特制定本規(guī)定；本規(guī)定所稱的最低生活保障檔案；低保檔案是我市城鄉(xiāng)困難群眾最低生活保障工作的真實記錄，是做好低保工作的基礎(chǔ)，是國家檔案信息資源的重要組成部分；低保檔案的管理工作由市民政局主管；低保檔案工作人員職責(zé)；低保檔案的整理與移交；低保檔案的查閱；低保檔案的開放與利用；進(jìn)行講述。其中包括凡是在低保工作過程中形成的具有查考和保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔、有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作需要明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理工作，居(村)民委員會(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)內(nèi)的低保檔案工作、執(zhí)行低保工作與檔案工作的法律法規(guī)、行政規(guī)章和業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)定、建立健全并執(zhí)行本單位低保檔案收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、移交、銷毀等規(guī)章制度、開發(fā)檔案信息，提供檔案利用、低保戶審批類文件材料，可以采用以下兩種方式中任意一種進(jìn)行整理、低保工作日常管理類的文件材料按照國家檔案局規(guī)定進(jìn)行整理歸檔、低保工作信息系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)、低保檔案保管期滿應(yīng)及時鑒定、區(qū)(縣)檔案館加強對低保檔案鑒定工作的指導(dǎo)，可根據(jù)具體情況確定低保檔案進(jìn)館范圍和要求、各單位要將低保檔案的查閱、借閱納入本單位檔案借閱利用制度、低保對象查閱本人低保檔案需提供有效證件，經(jīng)低保檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制、低保檔案管理部門應(yīng)向同級國家綜合檔案館提供低保管理類檔案電子目錄和紙質(zhì)目錄等，具體材料詳見：

第一條為了加強最低生活保障檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市居民最低生活保障條例》、《**省檔案管理條例》、《**省城市居民最低生活保障規(guī)定》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市最低生活保障檔案管理的實際情況，特制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的最低生活保障檔案(以下簡稱低保檔案)是指本行政區(qū)域內(nèi)各區(qū)(縣)人民政府民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處以及居(村)民委員會(社區(qū))等在最低生活保障工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是我市城鄉(xiāng)困難群眾最低生活保障工作的真實記錄，是做好低保工作的基礎(chǔ)，是國家檔案信息資源的重要組成部分。凡是在低保工作過程中形成的具有查考和保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔。低保檔案歸檔范圍和保管期限表可參考附件《**市低保檔案歸檔范圍和保管期限表》進(jìn)行編制。

第四條低保檔案的管理工作由市民政局主管，各區(qū)(縣)民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處分級負(fù)責(zé)，以鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處為主。同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作需要明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理工作，居(村)民委員會(社區(qū))應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)內(nèi)的低保檔案工作。

第五條低保檔案工作人員職責(zé)：

（一）執(zhí)行低保工作與檔案工作的法律法規(guī)、行政規(guī)章和業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)定，貫徹執(zhí)行上級有關(guān)低保工作和檔案工作的方針政策。

（二）對本地區(qū)、本部門低保個人檔案資料及低保工作中形成的文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，對下屬單位低保檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

（三）建立健全并執(zhí)行本單位低保檔案收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、移交、銷毀等規(guī)章制度，確保低保檔案的完整、安全。

（四）開發(fā)檔案信息，提供檔案利用。

第六條低保檔案的整理與移交

（一）低保戶審批類文件材料，可以采用以下兩種方式中任意一種進(jìn)行整理：

(1)以戶為單位進(jìn)行排列、組卷整理，并編制歸檔文件目錄。每年根據(jù)低保戶實際變更情況和低保金的增減情況，實行動態(tài)管理。

(2)以戶為單位按年度整理裝訂成冊進(jìn)行歸檔，并編制歸檔文件目錄。

（二）低保工作日常管理類的文件材料按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》、《**省<歸檔文件整理規(guī)則>實施規(guī)定》等規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。

（三）低保資金管理文件材料按照《會計檔案管理規(guī)定》等規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。

（四）照片、錄音、錄像等特殊載體的文件材料可參照《磁性載體檔案與保護(hù)規(guī)定》(DA/T15-95)、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)定》(GB/T18894-20**)、《照片檔案管理規(guī)定》（GB/T11821-20**）及《**市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)定（暫行）》等規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。

（五）低保工作信息系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)，按照《**省電子文件歸檔與管理規(guī)定》、《**市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》及其它有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，建立低保檔案數(shù)據(jù)庫，確保其可讀可用。

（六）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

（七）低保工作文件材料原則上應(yīng)在次年3月底前將上一年度的低保文件材料整理完畢后，移交本單位綜合檔案室。移交時應(yīng)編制檔案移交清冊，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。

（八）低保檔案保管期滿應(yīng)及時鑒定。鑒定應(yīng)在本單位分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，組成鑒定小組，按照保管期限表準(zhǔn)確判定檔案的存毀，提出初步存毀意見，并編制銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到指定地點銷毀。新晨

（九）各區(qū)(縣)檔案館加強對低保檔案鑒定工作的指導(dǎo)，可根據(jù)具體情況確定低保檔案進(jìn)館范圍和要求。

第七條低保檔案的查閱

（一）各單位要將低保檔案的查閱、借閱納入本單位檔案借閱利用制度，建立借閱審批手續(xù)和臺帳。

（二）低保檔案內(nèi)容凡涉及個人基本信息及隱私部分不得對外公布。上級單位、監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要查閱的，憑單位工作證明，經(jīng)低保檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

（三）低保對象查閱本人低保檔案需提供有效證件，經(jīng)低保檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制。

（四）低保檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得丟失、擅自銷毀、涂改檔案。

第八條低保檔案的開放與利用

(一)低保檔案管理部門應(yīng)向同級國家綜合檔案館提供低保管理類檔案電子目錄和紙質(zhì)目錄。

(二)國家綜合檔案館和低保檔案管理部門應(yīng)當(dāng)編制、公布低保管理類檔案利用指南和公開目錄，方便群眾利用。

第九條本規(guī)定由**市檔案局、**市民政局負(fù)責(zé)解釋。

第十條本規(guī)定自之日起施行。