單位財務科會計檔案管理制度范文

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第一章總則

第一條為加強財務部門未移交公司檔案室的會計檔案的管理，規范會計檔案歸檔、使用行為，制定本制度。

第二章會計檔案的分類

第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料以及其他與財務管理、會計核算業務有關的各種資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，分類如下：

1．會計憑證。

（1）現金憑證。

（2）銀行存款憑證。

（3）轉賬憑證。

（4）材料領用單等單獨裝訂的憑證附件。

2．會計賬簿。

（1）總賬、明細賬：包括日記賬及各種明細分類賬。

（2）備查賬：包括應收應付票據備查賬以及銀行結算單據傳遞登記簿等各種備查賬、登記簿。

3．報表。

（1）會計報表：包括快報、月報、季報、年報等。

（2）成本報表。

（3）基建報表。

（4）預算報表。

（5）納稅申報表：包括各種稅費及出口退稅的納稅申報表。

（6）各子公司會計報表。

4．發票。

（1）發票存根：包括專用發票、普通發票、稅務收據等已開具發票的存根。

（2）抵扣聯。

5．合同。

（1）借款合同：包括基建借款、技改借款、流動資金借款、銀行承兌匯票等各種銀行貸款合同、抵押合同。

（2）技術合同：包括技術開發、轉讓、咨詢、服務等合同。

（3）購銷合同及加工、勞務合同。

（4）運輸合同。

（5）財產租賃合同。

（6）其他合同。

6．計算機軟件、數據盤。

（1）計算機安裝盤、說明書。

（2）應用軟件：包括“用友”財務軟件、預算軟件、決算軟件、企業基礎信息填報軟件、出口退稅填報軟件等各種應用軟件。

（3）數據備份：會計電算化數據備份、財務預算決算數據備份、企業基礎材料數據備份等各種計算機數據備份。

7．其他資料。

（1）工資表。

（2）應收、應付款項對賬資料。

（3）銀行存款對賬單及余額調節表。

（4）企業基礎材料。

（5）產權登記、變動、年檢資料。

（6）會計工作移交表。

第三章會計檔案的整理和裝訂

第三條“計算機軟件、數據盤”類中的計算機安裝盤、說明書，以及各種應用軟件由財務部門系統管理人員保管。

第四條會計報表、年度成本報表、預算報表除按保管期限交公司檔案室歸檔保管外，財務部門經辦的各崗位會計人員還應留存一份。

第五條以下資料各經辦人可以留存，并應報送會計主管留存保管。

1．上報集團公司、三線辦等外單位及上級單位的各種材料。

2．各種債權債務訴訟糾紛的復印件。

3．各項資產財務會計制度，包括財稅部門、集團公司以及公司的各項資產財務會計制度。

4．除貸款、抵押合同之外的各種與銀行貸款有關的資料，以及銀行貸款停計息掛賬優惠政策等各種貸款資料。

5．涉稅文件，包括企業稅收優惠政策、出口退稅政策等各種文件資料以及納稅檢查的各種資料。

6．各子公司除會計報表外的各種資料。

7．審計資料，包括集團公司對工廠審計、內部審計、工程審計以及其他專項審計材料。

第六條每年形成的財務資料應及時匯集、整理，財務部門應分門別類立卷裝訂成冊。

第七條原始憑證大于記賬憑證，應將原始憑證逐張折齊于記賬憑證，防止原始憑證破碎損壞。

第八條根據記賬憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應寫明憑證的起迄號、裝訂日期，并由會計主管蓋章。

第九條裝訂成冊、總賬、銀行和現金日記賬都應有編號，在年度終了后，必須檢查有無缺頁或漏頁、錯號和重復號。

第十條在年終了后，活頁賬必須另行裝訂，裝訂前由記賬人員認真檢查有無缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。

第四章會計檔案的移交

第十一條當年財務檔案在年度終了后，暫時由財務部門保管一年，至第二年第一月，由財務部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。

第十二條財務部門與檔案室交接檔案時，必須認真核對，做到賬物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。

第十三條財務部門必須按時將應歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點收，不得推諉拒絕。

第十四條檔案室接收保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時，需經財務部門領導同意后，會同原經辦人共同拆封，以分清責任。

第十五條尚未履行完畢的合同，仍由經辦會計人員保管，待履行完畢后交檔案管理人員保管。新晨

第五章會計檔案的查閱

第十六條查閱會計檔案，應在專設的登記簿上登記，查閱完畢，查閱人應按原歸檔位置放置。

第十七條凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，應做好登記，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱協議、合同及其他重要技術資料必須經總經理同意方可查閱。

第十八條本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦好手續，當天歸還，如超過兩天以上者，須經領導批準簽字后才能借出，但須如期歸還。

第十九條向外單位（包括公司其他部門）提供時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經會計主管批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

第二十條經會計主管批準，可以向外單位提供原始憑證復制件，并應當在專設的登記簿上登記，由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。借出的檔案不得擅自復制、涂改、拆散、損壞，不得轉借他人或外單位，如有違反者，視情節輕重嚴肅處理。

第二十一條凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件，一律不外借。

第六章附則

第二十二條本制度由財務部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。

第二十三條本制度自公布之日起。