唐代文書檔案制度對行政工作的現實意義范文

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唐朝規定政府各部門都要定期向史館送交檔案材料，這樣就保證了史料的來源。大量的檔案得以在史館中統一保存，史館也成為了唐朝時期國家最大的檔案保管機構。最后，地方也要將行使效用后的重要文書保存在各官府中。縣級管理機構中，長官為縣令，下設主簿、錄事的官吏復雜文書、檔案工作。鎮、關也都設有專門負責文書、檔案方面管理事務的官吏。

檔案管理制度與行政工作

唐朝檔案管理機構設置十分成熟，檔案種類也相當完備。按照性質和作用，檔案的主要種類有政務檔案、起居注、時政記、天文檔案、甲歷檔案、戶籍檔案、記賬檔案、地圖檔案八大類。這些不同種類的檔案是國家行政管理的重要工具，其嚴格的檔案管理制度保障了國家管理的有序進行。

1.為建立健全國家的法律體系提供了借鑒。對于新建立的國家，統治者需要盡快制定國家的律法，為建立健全的國家統治制度奠定基礎。唐朝的統治者在政治變動的時期，就非常注重搜集和整理前朝的檔案，以滿足完善本朝統治制度的需要。如唐朝的《武德律》就是以《開皇律》為藍本制定的。

2.為政務處理利用提供方便。唐代的檔案管理制度將具有參考價值的資料都保存起來，這樣，統治者在處理一些政務時就可以作為參考。如，在審理案件時，如果律法的規定不是很明確，就可以翻閱前判案檔案查閱相似案例作為參考。中書舍人在起草文書時，也要參照存檔制敕舊本。處理公務過程中形成的公務文書，是對歷史真實的記錄，還具有憑證的作用。若公務處理事后發生爭執，或發生紕漏官員推諉責任時，可以將以前有關文書檔案拿來查證權責。

3.提高了唐王朝政府工作的效率。唐王朝在當時文治武功卓著，經濟發達，是世界上最富強的國家之一，這與嚴格的勾檢制度有緊密的聯系。首先唐朝的勾檢官必須依照律法的規定以律令格式為依據進行勾檢制度，而并非以自己的意志為參照行事。勾檢工作的準繩客觀而統一。其次，唐朝定下了嚴格的“程限”制度，以律法的形式規定了官員的辦事程限，還設置勾檢官督促付諸實現，這樣就保證了行政效率，避免了拖延現象。在勾檢制度和律令的約束下，唐王朝國家機關行政管理十分高效。

為唐王朝國家管理提供積極的保障

1.人事檔案與行政管理。唐王朝是我國封建社會的鼎盛時期，君主賢明，人才濟濟。這與唐朝的甲歷檔案管理制度有十分重大的關系。唐王朝以官員的人事檔案甲歷作為量才授官的重要依據。為了保證甲歷的真實性，每屆銓選前，都要由門下、中書、上書三省的官員與本部門的甲庫令共同核驗甲歷，三省甲庫中的甲歷資料完全相符的人才能報請吏部授官。三省甲庫互不隸屬，互相牽制，這樣的人事檔案管理為銓選作弊起到一定的制約功能。

2.地圖檔案與行政管理。統治者要完成對國家的治理，對內就必須對國家的地域分布和風土人情有一定的了解，對外就要了解他國的區域分布和風土人情，這些都要依靠地圖來完成。統治者歷來重視對地圖資料的收集。如隋在統一戰爭中，就十分重視收集這些圖集。統一后，隋朝將州郡重新劃分，為了說明這些州郡的地理位置、隸屬關系以及重要的河流道路關口等情況，需要編制并借助大量的地圖檔案。地圖檔案的存在除了以上作用外，還為統治者各項政令的實施提供了依據。如唐王朝時劃分全國行政區域的《十道圖》、《海內華夷圖》等，這使得唐王朝在治理天下時更有針對性。

3.戶籍檔案與行政管理。封建社會，人口的數量直接關系到國家的財政。建立完善的戶籍制度，據此征收賦稅是國家的重要管理方式。唐朝在人口盤查和登記上十分嚴格，以便獲得國家人口的真實數據。若出現瞞報或錯誤的情況，相關人員還會受到嚴厲的懲罰。唐朝對戶籍的管理也十分完備，戶籍的編制、呈報、保存都有詳細的規定。戶主根據政府的規定對自己家里的人口及受田畝數情況如實登記到登記簿。這個登記簿在當時稱為“手實”，鄉里將“手實”交給縣里作為編造戶籍的依據。為了防止隱匿農業戶口現象，唐代的僧人也有固定的戶籍。嚴格的戶籍制度使得國家直接控制的人口數量大大增加，為推行以人丁為標準計稅的“租庸調”制奠定了基礎。唐中期以后，政治混亂，戶籍紊亂不堪，無法再推行“租庸調”制度，改為實行以資產為宗的“兩稅法”，其實，這種征收稅賦的方式還是以戶籍為依據的，也需要借助戶籍檔案來實行。

4.對唐朝修史事業發展起到促進作用。唐朝完善的檔案管理為修史事業的興起提供了可能。唐王朝非常重視對檔案的收集和整理，并將各部門定期移交資料作為規定，大量的檔案資料集中起來，成為修史的原始材料。在唐統治者的提倡與支持下，唐代史學異常繁榮，誕生了“二十四史”經典史學名著系列。

唐代檔案管理制度的問題與局限

1.唐代將檔案工作的有關規章提升到法律的高度，對我國古代檔案管理工作作出了極大的貢獻。但是，對檔案的立法律令具有依附性，在《唐律疏議》與《唐六典》中可以看到是作為國家法典的附屬部分存在的。另外，檔案的立法，是出于維護統治者封建專制的需要，為了維護統治階級的利益，其約束對象只能是那些被統治者，即那些社會底層的廣大人民，對統治者和管理者是不起作用的。

2.唐朝時期，將甲歷作為選官的重要依據。這就成了一些人鉆營的目標。在管理嚴格的情況下，營私舞弊的出現幾率要小些。一旦管理松懈，甲歷選官的制度將會迅速滋生腐敗。唐中期，政局動蕩，甲庫管理也受到沖擊。利用甲歷營私舞弊的局面迅速滋生并蔓延，銓選混亂，甚至有官吏操縱銓選大權的現象產生，給唐王朝的治理埋下了隱患。武太后臨朝時期，不再重視甲歷選官的制度，而“委令史句直，以為腹心”，造成官員補授失序，銓選混亂。有冒名頂替的，有花錢買的，還有“試判之日求人代作者”。天寶十一年（752），右相楊國忠在自己家里就進行選官。一些人為了獲得高官厚祿，賄賂檔案管理官員。檔案管理官員便利用自己的職務之便，涂改、偽造甲歷。從唐中期開始，極端混亂的甲庫管理狀態，給銓選工作帶來了極大的影響。

檔案是對社會實踐的最原始的記錄，對社會管理具有重要的參考價值。唐王朝在借鑒前朝檔案管理經驗的基礎上，加入自己的實踐經驗對文書檔案管理進行了完善，開啟了檔案管理的制度化和系統化的先河，為后世留下了寶貴的檔案管理經驗，提升了檔案管理在行政管理中的影響力和地位。雖然檔案管理還存在著諸多的問題，但是，它獨具的優越性是不容抹殺的。如獨具特色的甲歷檔案銓選制度，在唐朝前期起著舉薦優秀人才的良好作用，這為我國的檔案利用和官吏管理工作都提供了一個全新的思路。后代的封建王朝都采用同樣的制度與方法來對國家的事務和官吏進行管理。同時，不同于以往的從檔案史的范疇著手，從歷史的角度來研究唐代的檔案管理工作的做法，為我們的研究提供了一個新的視角。（本文作者：谷新忠單位：河北大學）