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公文是聯(lián)系和處理工作的一種書面工具，在機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著及其重量作用。機(jī)關(guān)公文與其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受傳統(tǒng)與習(xí)慣的影響，對(duì)公文質(zhì)量的重量性普遍認(rèn)識(shí)不高，機(jī)關(guān)文秘人員受知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平所限，缺乏必要訓(xùn)練，使得機(jī)關(guān)公文在質(zhì)量上普遍偏低，影響了機(jī)關(guān)公文功效的正常發(fā)揮。

筆者僅就機(jī)關(guān)公文質(zhì)量的現(xiàn)狀等問題提出一些淺見，以便引起辦公部門的重視。

一、存在的問題

1、文件使用不當(dāng)，擬寫公文常有文種使用不當(dāng)?shù)那闆r，常見“報(bào)告”與“請(qǐng)示”文種混為一談。如擬寫公文標(biāo)題：《北安市人民法院購置檔案裝具的請(qǐng)示報(bào)告》，但文尾還寫有：特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)，顯而易見，這是一份請(qǐng)示文種公文，請(qǐng)求上級(jí)部門對(duì)文中的內(nèi)容給予批復(fù)。諸如此類，標(biāo)題用“報(bào)告”文種，內(nèi)容是“請(qǐng)示”，形式與內(nèi)容的不統(tǒng)一，這就是請(qǐng)示與報(bào)告不分，給收文機(jī)關(guān)的登記辦文者帶來誤導(dǎo)，公文擬寫文種使用不當(dāng)時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)延誤公文處理時(shí)限，推遲辦理的情況。

2、聯(lián)合行文不規(guī)范

時(shí)常會(huì)遇到在聯(lián)合行文過程中，有些主辦機(jī)關(guān)的辦文者感情用事，提出文尾蓋印章時(shí)，要尊重聯(lián)合行文單位，我們客氣一些，印章蓋在最后。這種提法是錯(cuò)誤的，兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)排列在前，應(yīng)該說這里不存在尊重、客氣的問題，誰主辦誰在前。

3、成文日期模糊不清

常見機(jī)關(guān)打字員將公文的成文日期打成擬文日期，聯(lián)合行文的公文成文日期誤打成本機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期或擬文日期。成立日期，關(guān)系文件的生效或形成時(shí)間。因此，必須寫得明確完整，一般的文件，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

4、發(fā)文字號(hào)編寫不規(guī)范

發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)，它的作用一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量便于管理；二是查找和利用文件時(shí)，可以作為文件的代號(hào)使用。

有的機(jī)關(guān)文秘人員調(diào)動(dòng)頻繁，工作出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，加之公文知識(shí)培訓(xùn)不夠，擬寫公文發(fā)文字號(hào)常出錯(cuò)誤。例如：有的公文發(fā)文字號(hào)編寫為×××字第1999（3）號(hào)，有的公文發(fā)文字號(hào)編寫為（1999）×××字第024號(hào)，以上兩例均不規(guī)范，機(jī)關(guān)代字后都多加“字”“第”兩字，造成機(jī)關(guān)代字不簡潔、明了、應(yīng)刪掉，發(fā)文字號(hào)應(yīng)按機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)依法排列，規(guī)范的發(fā)文字號(hào)如：北安市人民法院的發(fā)文字號(hào)是：北法發(fā)（1999）20號(hào)。

總之，提高公文質(zhì)量是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。它是立卷歸檔工作的基本條件，也是檔案部門開展工作的重要基礎(chǔ)，只要各級(jí)辦公部門加以重視，并有計(jì)劃地進(jìn)行檢查，采取必要的措施，及時(shí)糾正存在的問題，提高與保證公文質(zhì)量是可以做到的。

二、采取的措施

1、提高文秘人員的思想素質(zhì)。文秘人員要具備奉獻(xiàn)精神，求真務(wù)實(shí)的精神，開拓進(jìn)取的精神和精誠協(xié)作的精神，只要文秘人員具備了這四種精神，就一定會(huì)有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感和一絲不茍的精神，就能盡心盡力地完成工作任務(wù)。

2、提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在改革開放，市場經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，文秘人員為了適應(yīng)新形勢(shì)的需要，要博覽群書，加強(qiáng)各方面的修養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)好《文書學(xué)》、《檔案管理學(xué)》和《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》等專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，開展必要的文秘知識(shí)培訓(xùn)，使文秘人員練好基本功，適應(yīng)工作需要。

3、文秘人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性，不斷深入實(shí)際調(diào)查研究，全面熟悉本單位的工作情況，幫助領(lǐng)導(dǎo)出主意，想辦法，當(dāng)好參謀，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反映，卓有成效地完成好各項(xiàng)工作任務(wù)。

4、領(lǐng)導(dǎo)重視，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)文秘工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，教育全體干警認(rèn)清文秘工作的重要性和文秘工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用，克服只重視本單位的專業(yè)工作，輕視文秘工作的認(rèn)識(shí)。選擇文秘人員時(shí)，要把具有較高文化知識(shí)和各方面表現(xiàn)突出的同志選配到文秘崗位上來，同時(shí)，幫助文秘人員解決工作、生活中的實(shí)際問題，在政治待遇和生活待遇上要與其他庭、科、室同等待遇。