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公文行文規(guī)則范文

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公文行文規(guī)則

行文規(guī)則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則,有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效,避免公文旅行,阻止部分公文進入不必要的流通過程,抑制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關的行文關系,即各級機關之間公文的授受關系,它是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權(quán)范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響,規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型:

第一類,處于同一組織系統(tǒng)的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類,處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間存在指導與被指導關系。第三類,處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類,非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關之間,無論級別高低,均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。

根據(jù)公文授受機關的工作關系不同,可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中,上行文是指下級機關向上級機關發(fā)送的公文,如報告、請示等;下行文正好相反,是上級機關向下級發(fā)送的公文,如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中,同級機關和不相隸屬機關相互發(fā)送公文都是平行文,如函等。

行文的基本規(guī)則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規(guī)則:

一、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規(guī)則

這條規(guī)則要明確兩點:一是按機關隸屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求;下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示,上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外,在我們國家現(xiàn)行管理體制中,還形成了一種各業(yè)務部門上下垂直的條條關系,其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導,大部分和上級業(yè)務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系,但在業(yè)務上的確存在指導與被指導的關系,也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的要求是,行文的內(nèi)容應是本機關職責范圍內(nèi)的事項,而不能超出,超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關事務,不僅在實踐中行不通,而且會造成政令混亂。當然,不相隸屬機關之間也有公文往來,那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等,而不存在請示、報告或布置任務的性質(zhì)。

二、授權(quán)行文的規(guī)則

這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務需要下級政府和有關部門的支持與配合,按隸屬關系和職責范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時,這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說,這個部門可向本級政府請示,經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后,向下級政府行文。在操作中,應將文稿擬好,由本部門領導簽署,請本級政府分管領導審批。經(jīng)政府領導審批后的文稿,在行文時,才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳(室)的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)(內(nèi)部事務除外)。各級政府辦公廳(室)以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu),對外行文都是代表政府和部門的,與本級政府和本部門的公文具有同等效力,下級機關(部門)都應貫徹執(zhí)行,可不在文首或文中標注“經(jīng)***同意”的字樣。

三、聯(lián)合行文的規(guī)則

這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間,部門與部門之間,上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯(lián)合行文;政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間,就某些互相有關的業(yè)務,經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文,既可聯(lián)合向上行文,也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應當確有必要,單位不宜過多。

四、一般情況下不越級行文的規(guī)則

不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則,破壞了,就會造成混亂,也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況,如發(fā)生重大的事故、防汛救災等突發(fā)事件或上級領導在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題,可越級行文,特事特辦,但要抄送被越過的上級機關。否則,受文機關對越級公文,可退回原呈報機關,或可作為閱件處理,不予辦理或答復。

五、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機關職責范圍行文,如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協(xié)商,或雖經(jīng)協(xié)商但未達成一致意見,不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為,會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發(fā)現(xiàn)這種情況,有權(quán)責令糾正或撤銷這類公文?,F(xiàn)實中,這類情況時有發(fā)生,因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題,應提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通,通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領導者個人的規(guī)則

“請示”直接報送領導者個人,其危害性大體上有三點:一是未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記,成了“帳外公文”,公文的流向、處理情況不得而知,查無蹤跡,成了“斷線的風箏”;二是這類公文到了領導同志手里,領導同志也頗為難,批,沒有部門的審批意見,只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事,往往失去決策的科學性;不批,也有可能影響報送單位的工作;三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”,到有關部門要錢要物,借領導批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈?。所以,領導同志一般不受理這類直報的請示,而退給文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦,這便形成了公文“倒流”,它破壞了公文處理的正常程序,造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項,由此而上報的“請示”,最好也應主送該領導所在的機關,并在公文中作出說明。收文機關在分辦時,自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

七、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規(guī)則

這條規(guī)則包括三項內(nèi)容:一是一文一事。機關或部門都有明確分工,各自只能辦理職責范圍內(nèi)的事,如果一文數(shù)事,必然涉及幾個主管部門,給公文交辦帶來困難,即使勉強交辦出去,可能誰也不愿牽頭辦理,造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內(nèi)容是要求答復的事項,主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式,以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送,上級機關一般不予受理。如果辦理,會造成機關之間相互等待或意見不統(tǒng)一,增加協(xié)調(diào)難度,影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內(nèi)容是未決事項,在上級機關還沒有批準前,向下級機關抄送透露,會引起不必要的誤會或矛盾,不利于工作的開展。因此,請示事項只能在上級機關答復或批準之后,通知下級機關。新晨

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種,適用范圍有明顯的界限,不能混用?!皥蟾妗笔窍蛏霞墮C關匯報工作,反映情況,或向上級機關提出意見、建議,供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復,如果報告中夾帶請示事項,很容易誤事。如果既想?yún)R報工作,讓上級掌握,又想請示解決問題,一般有兩種辦法解決:一是將“報告”和“請示”分開,形成兩份公文分別上報;二是以請示公文為主,將報告的內(nèi)容作為附件,附在請示后面作為背景材料,讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn),按規(guī)范的程序辦理,機關都設有專司公文處理的文秘機構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是:“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收,拆封,清點分類,登記,擬辦,分辦,催辦;“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿,分送領導簽批,然后再回到文秘機構(gòu)登記編號,繕印,校對,用印,分發(fā),分發(fā)前,要經(jīng)過復核或第一讀者認真閱讀無誤后,才可照單分發(fā)。這樣,無論是公文收進或發(fā)出,都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關,就能保證公文在機關有秩序地運轉(zhuǎn),規(guī)范辦理,提高機關辦事效率,保證公文質(zhì)量。

行文規(guī)則中還要說明的是黨的領導機關根據(jù)工作需要,可向同級政府及部門或下級政府機關行文;而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經(jīng)批準的報刊上全文的行政法規(guī)和規(guī)章,應視為正式公文依照執(zhí)行,可不再發(fā)文。發(fā)文機關可印制少量文本,供存檔備查。

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