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綜合協(xié)調(diào)工作,也是在*年“全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)”強(qiáng)調(diào)提出后,逐步強(qiáng)化的一件新任務(wù)。之所以強(qiáng)調(diào)要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮協(xié)調(diào)作用,背景是隨著改革開(kāi)放,各種新的矛盾突出,如歷史與現(xiàn)實(shí)的矛盾,舊的法規(guī)、條例阻礙著新的生產(chǎn)力的發(fā)展;又如人們思想上左與右、社與資等認(rèn)識(shí)上的矛盾糾纏不清,也影響著各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí);特別是各方面、各局部之間利益的矛盾等等,如不加以協(xié)調(diào),就會(huì)意見(jiàn)分歧,政出多門(mén),嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹,阻礙改革開(kāi)放與國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)展。*年,中央領(lǐng)導(dǎo)同志在談到辦公廳的任務(wù)時(shí),再次明確要求要“對(duì)黨委決策前后的一些矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)”,指出“一個(gè)重大決策從制定到實(shí)施,要做大量的協(xié)調(diào)工作”。過(guò)去,秘書(shū)部門(mén)特別是秘書(shū)長(zhǎng),也有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作的任務(wù),但強(qiáng)調(diào)的不太夠,從80年代以后,綜合協(xié)調(diào)成為新時(shí)期秘書(shū)部門(mén)的又一項(xiàng)重要職能。
協(xié)調(diào)本來(lái)是現(xiàn)代社會(huì)生活中的一種普遍現(xiàn)象。其本來(lái)意義是指通過(guò)協(xié)商與調(diào)解,簡(jiǎn)化矛盾,協(xié)同動(dòng)作,統(tǒng)一行為,以利共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。然而,從領(lǐng)導(dǎo)的角度理解,協(xié)調(diào)是指領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)及時(shí)的調(diào)整,使各項(xiàng)工作、各個(gè)部門(mén)有機(jī)地互相配合,以便消除內(nèi)耗,順利地完成任務(wù),達(dá)到既定的目的。因此,協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)的基本職能之一。協(xié)調(diào)工作寓于領(lǐng)導(dǎo)的一切工作之中,領(lǐng)導(dǎo)者無(wú)論制定決策、貫徹決策、統(tǒng)一下屬的認(rèn)識(shí)、團(tuán)結(jié)干部群眾,以及在處理日常事務(wù)的大小工作中,都需要做好協(xié)調(diào)工作。從秘書(shū)的角度理解,協(xié)調(diào)就是秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo),在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下,調(diào)整和改善人際之間、部門(mén)之間、工作之間的關(guān)系,促使各種矛盾縮小或消除,促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化與和諧化,以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過(guò)程。
秘書(shū)協(xié)調(diào)工作,在秘書(shū)工作中占有重要地位。
(1)秘書(shū)部門(mén)的位置,通常處于各種利害矛盾和政策矛盾關(guān)系的交匯點(diǎn)。在一個(gè)地區(qū)或單位內(nèi)外之間,如果發(fā)生了需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題,一般都得找這些地區(qū)與單位的領(lǐng)導(dǎo)出面解決,并首先須將有關(guān)問(wèn)題的信息,包括問(wèn)題產(chǎn)生的原因、背景,解決問(wèn)題的方針、辦法,進(jìn)行協(xié)調(diào)的方法、步驟等,收集起來(lái),綜合研究,反映給領(lǐng)導(dǎo)參考采納。這些工作,都正是秘書(shū)部門(mén)的任務(wù),必須經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén)去完成的。
(2)秘書(shū)部門(mén)的參謀、助手作用和“不管部”性質(zhì),決定了領(lǐng)導(dǎo)人需要做協(xié)調(diào)工作時(shí),首先會(huì)找秘書(shū)部門(mén)或秘書(shū)人員協(xié)助進(jìn)行,有時(shí)甚至?xí)跈?quán)秘書(shū)出面主持或參與協(xié)調(diào)的大部分過(guò)程。由于秘書(shū)部門(mén)一般不管理具體的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù),而又全面掌握各方面的情況信息,是一個(gè)綜合部門(mén),比較超脫,它代表的是領(lǐng)導(dǎo)整體的利益而不是某個(gè)局部的利益,也就自然成為最適合協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好綜合協(xié)調(diào)的部門(mén)。
(3)秘書(shū)部門(mén)本身所作的各項(xiàng)工作中,也包含了大量需要協(xié)調(diào)而后才能完成的事情。諸如辦事、辦文、辦會(huì),都可能遇到各部門(mén)認(rèn)識(shí)與步調(diào)的不一致,利害與矛盾的干擾等,尤其在深化改革、擴(kuò)大開(kāi)放和加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中,既需要一個(gè)安定團(tuán)結(jié)的社會(huì)環(huán)境,需要通過(guò)大量的協(xié)調(diào)工作去正確處理人民內(nèi)部矛盾,又需要認(rèn)真聽(tīng)取和采納下級(jí)與群眾的意見(jiàn)和建議,才能正確決策,推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展。圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策,為決策服務(wù)的秘書(shū)協(xié)調(diào)工作,大為加重。秘書(shū)部門(mén)根據(jù)“三服務(wù)”的宗旨,做好綜合協(xié)調(diào)特別是政策性問(wèn)題的協(xié)調(diào),是突出發(fā)揮參謀助手作用的必然要求。
秘書(shū)協(xié)調(diào)的基本方法與注意事項(xiàng):首先,秘書(shū)協(xié)調(diào)是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、在秘書(shū)部門(mén)的職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行的。因此,必須了解研究領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的全局性、層次性、科學(xué)性、權(quán)威性、超前性等特點(diǎn),努力做到一要從全局出發(fā),盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的全局高度考慮問(wèn)題;二要按本層次的職權(quán)范圍辦事;三要講究協(xié)調(diào)的科學(xué)性,認(rèn)真細(xì)致地做好協(xié)調(diào)前期的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,如調(diào)查研究,研究政策,講究方式,選擇最佳時(shí)機(jī)等;四要在協(xié)調(diào)中注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信,特別是注意依法協(xié)調(diào)、公正協(xié)調(diào)和講究協(xié)調(diào)藝術(shù),完善協(xié)調(diào)事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行和督促檢查手段,使協(xié)調(diào)事項(xiàng)得以?xún)冬F(xiàn);五要加強(qiáng)預(yù)見(jiàn)性,超前、及時(shí)協(xié)調(diào),減少“馬后炮”,從被動(dòng)中力爭(zhēng)主動(dòng)。
其次,秘書(shū)協(xié)調(diào)既然是輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào),在大問(wèn)題上應(yīng)嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)所定的目標(biāo)要求進(jìn)行,加強(qiáng)請(qǐng)示報(bào)告,遵守秘書(shū)紀(jì)律,不擅自作主,不摻雜私心雜念處理問(wèn)題。在涉及重要的方針政策性問(wèn)題的協(xié)調(diào)中,應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)親自出面的,秘書(shū)要做好信息綜合、溝通聯(lián)系、事務(wù)準(zhǔn)備和有關(guān)文字工作等,并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)考慮不周的事情及時(shí)“參謀提醒”。對(duì)于在自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)協(xié)調(diào)中,則應(yīng)積極主動(dòng),大膽負(fù)責(zé),為領(lǐng)導(dǎo)分憂(yōu)解難,使領(lǐng)導(dǎo)能把精力解放出來(lái)去抓大事。
其三,由于領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性,而協(xié)調(diào)又貫穿于一切工作之中,秘書(shū)要想輔助領(lǐng)導(dǎo)把什么問(wèn)題都協(xié)調(diào)好,實(shí)際上是不可能的。因此,必須明確重點(diǎn),并充分依靠和調(diào)動(dòng)其他部門(mén)的智慧與力量,共同做好協(xié)調(diào)工作。一些有專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的問(wèn)題,諸如經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的協(xié)調(diào)、組織人事的協(xié)調(diào)、財(cái)務(wù)預(yù)算的協(xié)調(diào)等,則應(yīng)當(dāng)主要是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo),調(diào)動(dòng)有關(guān)部門(mén)的積極性,提出方案,適當(dāng)配合。秘書(shū)部門(mén)的力量有限,不可能事事都管,不要事事包攬。
其四,秘書(shū)協(xié)調(diào)要講究方法和藝術(shù)。不同的問(wèn)題、對(duì)象、時(shí)間、場(chǎng)合,有不同的協(xié)調(diào)方法,不可能一個(gè)模式。協(xié)調(diào)藝術(shù);是多學(xué)科知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的綜合運(yùn)用,它同協(xié)調(diào)者的理論、政治、文化修養(yǎng)都有關(guān)系,需要通過(guò)學(xué)習(xí)與實(shí)踐去培養(yǎng)。總理是秘書(shū)學(xué)習(xí)的好榜樣,他在外交事務(wù)中提出的“求同存異”原則的實(shí)踐,就是外務(wù)協(xié)調(diào)的典范。