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辦公室秘書電話禮儀范文

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辦公室秘書電話禮儀

OFFICE小姐的對(duì)外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽(tīng)電話禮儀,讓對(duì)方在您親切的話語(yǔ)中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對(duì)方會(huì)對(duì)您公司有極佳的印象。

通話時(shí)聲音不宜太大,讓對(duì)方聽(tīng)得清楚就可以,否則對(duì)方會(huì)感覺(jué)不舒服,而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。

接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。

接聽(tīng)電話時(shí),要詢問(wèn)對(duì)方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。

當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí),在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí),請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說(shuō)出指定受話人的行蹤。

當(dāng)你正在通電話,又碰上客人來(lái)訪時(shí),原則上應(yīng)先招待來(lái)訪客人,此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉,得到許可后掛斷電話。不過(guò),電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí),應(yīng)告知來(lái)訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

在電話中傳達(dá)事情時(shí),應(yīng)重復(fù)要點(diǎn),對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等,應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)。

如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名,而直接詢問(wèn)上司的去向,此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問(wèn):"對(duì)不起,請(qǐng)問(wèn)您是哪位?"

要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí),最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá),可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

聽(tīng)不清楚對(duì)方說(shuō)話的內(nèi)容時(shí),最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方給予改善。

如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對(duì)方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對(duì)方已掛斷電話,才能放下聽(tīng)筒。

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