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一、投資系統需要解決的管理問題
(一)對項目狀態的信息追蹤
一般來說投資的時間跨度和流程較長,其數據較為分散,執行時存在數據獲取難度較大、獲取不充分和獲取不及時等情況。
(二)對信息的分析
相關信息收集后,用什么樣的管理維度和報表來體現,以達到管理的需求。
二、系統搭建原則
(一)標準化
要在搭建時設立有一定高度的規劃和計劃指標體系,制訂統一的指標含義,讓相關的指標簡單準確,理解無歧義。
(二)集中化
要以指標體系為中心,建立集中的數據收集機制,以滿足數據的處理要求。
(三)靈活性
要滿足多種數據的多元處理要求,相關的模塊可開發、拓展,設計靈活性較強的管理預留,以滿足業務多樣發展時的管理需求。
(四)可靠性
系統自身要穩定可靠,參與提供數據交互的其他系統也要同樣如此。
三、應包含的具體內容
(一)預算編制、審批過程
預算的金額由基本的單價乘以數量得出,經由編制、初審、調整,到終審最終形成。在編制時,系統應考慮設計常用的指標單價數據庫,庫內包含常用的數據模型,如定額標準和經調研確定的經驗值范圍,預算編制者在申報時,對數據庫內含有的內容,只填列數量,系統自動得出金額。這樣一方面可以讓預算金額更科學客觀,避免人為主觀因素,提高預算的含金量;另一方面也讓審批更有效率,管理者有更多的精力放在項目的經濟性評價和可行性分析上,提高內控管理水平。
(二)項目工建設計
項目的工建設計包含圖紙的設計、用料的設計,其基礎是實地預勘。通過系統管理,將工建設計的圖紙、用料等信息,轉換為金額,與預算結合,項目的造價信息初步形成。工建歸口部門可以從系統實施項目計劃,工建管理,內部管理部門可以從系統了解項目的造價信息。
(三)接口設計
1.投資系統的項目信息與供應鏈系統和財務總賬系統接口
當企業購進原材料、工程物資后,會經過供應鏈的入庫流程,而出庫時則需關聯項目出庫,以便會計記賬到正確的核算項目,真實反映項目的成本。項目的信息在投資管理系統里初始化,包括項目編碼、名稱、責任部門、責任人等關鍵信息,把這些關鍵信息傳遞到供應鏈系統和財務總賬系統后,幾個系統都能夠使用統一的項目編碼和名稱等信息,避免出庫和核算錯位,減少流程中的信息不對稱風險,提高工作效率。
2.投資系統的合同信息與供應鏈系統和財務總賬系統接口
投資項目在合同簽訂后,需將合同信息與項目信息關聯。一般情況下,投資項目會有一到多個的合同,合同本身的編碼、金額、付款條件、付款計劃等信息,應從投資系統傳遞到供應鏈和財務總賬系統,與其實現信息框架一致,以便后續的合同執行和財務信息歸集。
3.供應鏈物料明細、財務總賬系統掛賬付款信息與投資系統接口
項目實施階段,從供應鏈系統領用物資后,應將領用的明細如業務單據號、出庫退庫類型、物料編碼、設備名稱型號、單價和金額等信息傳遞到投資管理系統,同時財務總賬系統中的掛賬金額即投資完成金額也一并同步。
(四)驗收、結算、轉固控制
驗收、結算和轉固是項目在建完成后的后期工作,同樣需納入系統管理。當項目立項時,應根據項目的專業類型確定初驗和終驗的參與部門,各部門驗收完成后,應按流程在系統內簽署結論后系統才能自動流轉到下一工作步驟,避免工作流不清晰,流程把控不嚴。結算模塊應參照預算編制功能,根據企業自身的結算管理辦法,將料工費的結算標準和定額數據庫化,實施科學有效的結算審計控制,結合其他應納入項目資本化的金額確定項目的最終造價。轉固的時點應按項目時間表按計劃完成時間進行,對超期未轉固的項目系統應提示給項目責任部門和財務部門。
(五)報表設計
從管理者信息需求的角度,通過前期設計的數據交互接口,應在投資系統中設計相關的管理報表,以形成相對完整的信息匯總。相關的查詢條件,應滿足單一和組合的查詢方式。投資預算,可設計年度預算投資規模與投資結構的統計報表,規模指金額,結構指投資科目,如有線電視行業的投資結構大致可分為基礎網絡、業務技術拓展、運營支撐和其他等大類,而基礎網絡又可分為管道、桿路、光纜、接入網設備等小類。項目執行情況,可按單個項目、責任單位或投資科目的多個維度進行展示,包括預算金額、立項金額、設計批復金額、合同金額、結算金額和投資完成額等。項目實施的進度,相關的時間節點,立項、設計、委托、開工、完工、初驗、終驗、結算等要在系統貫穿體現。合同的執行與付款情況,合同與項目的對應關系、簽約乙方、合同類型、采購編號、支付條件、支付方式、已完成合同金額等信息,也應及時反映滿足查詢。
作者:陳軼單位:重慶有線電視網絡有限公司