淺析檔案管理信息化建設(shè)問題與思考范文

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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

對(duì)事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)在其發(fā)展的過程中必不可少，很多事業(yè)單位在檔案管理中投入了大量的人力、物力、財(cái)力，但是，事業(yè)單位的檔案數(shù)量很多，而且分門別類。對(duì)此，迄今為止，很多事業(yè)單位在檔案管理上都有很多的問題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。現(xiàn)如今信息時(shí)代輕易解決了這一難題，很大程度上簡(jiǎn)化了檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

（一）檔案保管儲(chǔ)存不力。當(dāng)前，事業(yè)單位大多還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，紙質(zhì)檔案的管理很容易受到環(huán)境的影響，檔案管理保存不注意環(huán)境，最終導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在潮濕的環(huán)境中發(fā)霉。有的檔案年代久遠(yuǎn)很少翻看，容易被蟲蛀，這樣就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被蛀蟲啃食變得殘缺不全，從而造成檔案內(nèi)容的毀壞，造成單位重要信息的丟失。事業(yè)單位對(duì)檔案管理的需要量很大，有的工作人員在翻找檔案的時(shí)候不注意對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，有的紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)候出現(xiàn)老化，用力翻看就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案紙張破損，造成檔案資料殘缺，從而直接影響到事業(yè)單位的工作。

（二）檔案查詢工作強(qiáng)度大、費(fèi)時(shí)長(zhǎng)。有的事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，如果查詢檔案或者是借閱檔案需要檔案管理人員事先提出查詢檔案調(diào)度的申請(qǐng)，由上級(jí)管理部門批準(zhǔn)后才能讓檔案管理人員尋找。在等待檔案查詢調(diào)度的申請(qǐng)需要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，加上檔案管理人員在成千上萬的檔案中找到需要查詢的檔案，最終導(dǎo)致拿到檔案都是幾天以后的事了，影響工作時(shí)效。而且紙質(zhì)的檔案借閱時(shí)避免不了會(huì)有不同程度上的損壞，同一份檔案經(jīng)過多人的借閱可能會(huì)使檔案老化，最終導(dǎo)致出現(xiàn)頁(yè)面損壞、字跡不清楚、磨損等現(xiàn)象，所以，紙質(zhì)的檔案不容易保存。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。有的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模和經(jīng)費(fèi)的不足，對(duì)檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓(xùn)，檔案管理人員不知道其在平時(shí)的檔案管理工作中的任務(wù)和注意事項(xiàng)，只是知道最基礎(chǔ)的信息錄入，還不能保證信息的精準(zhǔn)性，沒有工作效率。與此同時(shí)，有的檔案管理人員在檔案分類的時(shí)候不能很好進(jìn)行細(xì)化，檔案管理工作效率低下，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作不熟練，工作起來任務(wù)完成效果低、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，遇到問題的時(shí)候不能及時(shí)匯報(bào)給上級(jí)部門，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案信息化管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加大資金投入力度。針對(duì)目前事業(yè)單位內(nèi)開展的信息化建設(shè)總體水平低下的情況，應(yīng)該從財(cái)力、人力等方面給予支持。在實(shí)施的時(shí)候，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)知到新時(shí)代背景下開展檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是發(fā)展趨勢(shì)，這樣利于推動(dòng)自身發(fā)展，是智能化辦公的重要組成部分。在實(shí)施的時(shí)候，應(yīng)該注明檔案管理信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，與此同時(shí)，通過和社會(huì)上公司之間的合作，把社會(huì)上的技術(shù)人才、資源等引入單位的檔案管理工作當(dāng)中，這樣有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）實(shí)行新型檔案數(shù)字化管理模式。檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲(chǔ)，把紙質(zhì)檔案利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，再存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫(kù)，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號(hào)等，方便以后的搜索和查找。這種新型的檔案數(shù)字化管理方法的推進(jìn)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上更好地實(shí)現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫(kù)，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時(shí)間，提升事業(yè)單位的工作實(shí)效。

（三）注重檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進(jìn)行全部檔案的建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位中各部門之間分散的信息進(jìn)行整理。檔案資料的整理應(yīng)該在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制之下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的國(guó)家檔案資源的有效配置，方便適應(yīng)檔案資源的社會(huì)共享。其次，利用數(shù)字化對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，保證實(shí)體的紙質(zhì)檔案資料全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對(duì)于相應(yīng)的圖片，需要采用技術(shù)性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺(tái)再對(duì)檔案信息進(jìn)行分門別類，盡量運(yùn)用最簡(jiǎn)單的方式呈現(xiàn)出相關(guān)檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實(shí)效。

（四）健全檔案信息化安全監(jiān)督制度。在建立事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，需要重點(diǎn)注意檔案信息的安全性能，保證檔案在嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管之下進(jìn)行。首先，需要設(shè)立檔案查閱的訪問制度，把事業(yè)單位工作人員的信息全部錄入到檔案管理信息化系統(tǒng)當(dāng)中，對(duì)不知道身份的訪問者進(jìn)行攔截并核對(duì)其IP地址和相關(guān)身份信息，保障檔案信息的保密性能。其次，需要注意事業(yè)單位內(nèi)部人員的訪問，把每一個(gè)訪問者的身份信息、訪問時(shí)間、檔案查閱和操作等都進(jìn)行記錄，避免有的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員利用職務(wù)隨意更改或者是泄露他人的信息，杜絕不法行為的發(fā)生。最后，需要做好檔案信息化管理工作的監(jiān)督機(jī)制，讓檔案管理人員在監(jiān)督中，既起到相關(guān)制約，也能提升檔案管理人員的工作實(shí)效，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的高效。

（五）培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)。檔案信息化管理完全依靠計(jì)算機(jī)電子設(shè)備提供的服務(wù)，總的來說還是離不開檔案管理人員的實(shí)際操作，對(duì)此需要提升檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)：首先，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的入職培訓(xùn)是必要的，考核通過之后才能錄用，保證業(yè)務(wù)知識(shí)符合檔案管理工作要求。其次，需要對(duì)現(xiàn)在的檔案管理人員定期舉行講座和培訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)行信息化學(xué)習(xí)，運(yùn)用科學(xué)的知識(shí)提升自身的業(yè)務(wù)水平能力，學(xué)會(huì)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，能夠順應(yīng)當(dāng)代信息化發(fā)展的要求。最后，需要培養(yǎng)檔案管理人員的思想政治覺悟，擁有良好的事業(yè)單位人員應(yīng)該有的政治文化素養(yǎng)，提升日常檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)，能夠更好地為檔案事業(yè)作出自己的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

對(duì)事業(yè)單位來說，工作人員的主要工作就是檔案的管理，檔案管理工作涉及的范圍廣，檔案管理人員還需要保證檔案信息的精準(zhǔn)性，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行分門別類，這給檔案管理人員帶來了不小的困難。然而，當(dāng)代信息技術(shù)的出現(xiàn)輕輕松松解決了這個(gè)難題。對(duì)此，各單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，增加對(duì)信息化建設(shè)的財(cái)力、物力、人力的投入。

【參考文獻(xiàn)】

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作者：宋新瑞 單位：河南省駐馬店新蔡縣河塢鄉(xiāng)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)中心