淺談醫(yī)院設(shè)備檔案信息化管理范文
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摘要：通過對某三甲醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理實踐的梳理，分析了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的現(xiàn)狀和電子化需求程度，介紹了醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的措施和醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的優(yōu)勢。
關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案；信息化管理；一體化
醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理是醫(yī)療設(shè)備管理中的重要組成部分，是進行醫(yī)療設(shè)備管理的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備全生命周期監(jiān)管工作中占有重要的位置，是對醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟效益進行評估、對價值利用率等指標(biāo)進行衡量的基礎(chǔ)[1]。
1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀
1.1醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低
醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度影響了醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)的進程，從現(xiàn)階段來說，各家醫(yī)院在設(shè)備檔案收集內(nèi)容、整理流程、保管期限、科室分管等方面，沒有統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[2]。
1.2醫(yī)療設(shè)備檔案時效性、完整性差
從設(shè)備檔案的形成過程涉及設(shè)備從立項、申請、采購、維修到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此設(shè)備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當(dāng)大的工作，造成醫(yī)療設(shè)備檔案的不完整，導(dǎo)致后期查找困難，甚至丟失。在以往醫(yī)療設(shè)備檔案管理當(dāng)中，往往是采取人工整理的方法，其方法實施過程中耗時耗力，需要較多的反復(fù)整理、核對、補齊的時間，并且還極易出現(xiàn)疏漏、失誤等情況，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案在后期使用、維護、盤點等查找的相關(guān)工作開展較為困難，繼而嚴(yán)重影響醫(yī)療設(shè)備監(jiān)管及檔案管理的時效性和完整性。
1.3紙質(zhì)醫(yī)療設(shè)備檔案使用效率低
現(xiàn)有的紙質(zhì)醫(yī)療設(shè)備檔案造成調(diào)閱使用的障礙，查找一份檔案耗時長，甚至找不到，影響醫(yī)院管理及檔案管理的工作效率，嚴(yán)重限制了醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率。1.4醫(yī)療設(shè)備檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員。一方面是知識結(jié)構(gòu)單一，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現(xiàn)有人員工作主動性和創(chuàng)新性不夠，不適合現(xiàn)代化、信息化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業(yè)知識外，還必須具備良好的計算機運用操作能力和網(wǎng)絡(luò)知識，只有這樣才能更好地服務(wù)于檔案信息管理工作。
2醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的措施
2.1建立醫(yī)療設(shè)備數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
建立適合我院的醫(yī)療設(shè)備檔案信息系統(tǒng)，是提升醫(yī)療設(shè)備信息化管理的重要舉措，隨著檔案電子化加工的不斷增多，醫(yī)療設(shè)備檔案信息存儲量在計算機中不斷加大。這就必須建立一個通用性強、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，才能保證檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間檔案信息存儲、交換、對接的順利進行，確保設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)的良性運轉(zhuǎn)。
2.2建立電子化加工設(shè)備紙質(zhì)檔案的工作流程
依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案現(xiàn)狀及需求，考慮到10年前的醫(yī)療設(shè)備面臨隨時可能報廢的情況，所以選擇近10年的紙質(zhì)檔案進行電子化加工，同時制定了醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化加工的工作流程。計劃醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化加工用時，按照操作流程，每份檔案平均加工用時為45分鐘，計劃完成2007—2017年的醫(yī)療設(shè)備檔案共有5058臺卷，2個人共需要耗時1年的時間完成；在加工過程中，要注意醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化的清晰度及完整性，還要保證數(shù)字化加工的進度；在數(shù)字化加工檔案之后，查找調(diào)閱1份檔案，平均用時要比以前減少30分鐘以上。
2.3建立采集新購置醫(yī)療設(shè)備檔案的工作流程
2017年以后新采購的醫(yī)療設(shè)備，依據(jù)設(shè)備從申購到報廢的整個工作流程，包括采購、驗收、維修等環(huán)節(jié)，采集在每個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相應(yīng)電子資料或文字，作為醫(yī)療設(shè)備檔案管理的組成部分，在檔案系統(tǒng)中展開收集、審核、提交、統(tǒng)計等工作程序，完成醫(yī)療設(shè)備電子資料的采集過程。
2.4按權(quán)限查詢，實現(xiàn)全院開放
根據(jù)醫(yī)院科室分布和以前檔案調(diào)閱查找的需求情況，給各科室分配使用權(quán)限，隨時查詢；利用我院信息工程全院開放，共有3種形式：給醫(yī)工處安裝網(wǎng)頁版隨時查詢，給職能科室安裝客戶端隨時查詢，給臨床科室開放是利用醫(yī)療設(shè)備手機App掃碼的形式使用。
2.5制定醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的規(guī)章制度
根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的各項工作流程，結(jié)合我院醫(yī)療管理的實際情況，設(shè)置專人負責(zé)，定期安全檢測，保證電子檔案的正常運行，紙質(zhì)檔案的安全存放，制定出適合我院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的規(guī)章制度細則。
2.6保障醫(yī)療設(shè)備檔案全過程信息化管理的安全性
通過醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實踐，按照各項工作流程，嚴(yán)格執(zhí)行信息化檔案管理的規(guī)章制度，使信息化管理有章可循，保障電子和紙質(zhì)檔案安全存放，有序擺放，一一對應(yīng)，在信息共享和交流的過程中保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性及安全性。
2.7成立我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中心
為保證信息化建設(shè)與管理水平同時同步提高，我院2018年1月成立醫(yī)療設(shè)備檔案管理中心。醫(yī)工處配備1名處長、1名科長和2名醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員，將責(zé)任落實到具體的管理人員身上，管理人員定期對設(shè)備信息系統(tǒng)進行檢查、審核、分類、歸檔、提取數(shù)據(jù)等，每月組織管理人員參與醫(yī)工培訓(xùn)、講座、交流會等，提高檔案管理人員信息化意識及管理能力培養(yǎng)，加強信息化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，保證設(shè)備檔案管理信息化工作的正常運行。
3醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的優(yōu)勢
3.1提高設(shè)備檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量
在完成醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理過程中，進行采集和查找調(diào)閱電子設(shè)備檔案的管理方法，能夠及時、完整、準(zhǔn)確地收集到設(shè)備檔案資料，快速調(diào)閱所需要的檔案資料，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備采購過程中各項管理流程，節(jié)省大量人力交接、清點、數(shù)字加工、調(diào)閱查找等繁瑣工作，減輕大量管理人員的工作量，提高了工作質(zhì)量，有效減少醫(yī)院的人工成本和時間成本。
3.2高效配合國家監(jiān)管制度
隨著國家市場監(jiān)督管理總局監(jiān)管力度的加強，嚴(yán)格要求醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備循證管理，檢查的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容越來越多。所謂醫(yī)療設(shè)備檔案的循證管理就是整個醫(yī)療設(shè)備檔案的來源（設(shè)備審批、購置、驗收、培訓(xùn)、維修、報廢）等過程中收集的內(nèi)容、發(fā)生的痕跡，都要求有原始的記錄，要求備案備查，具備可追溯性，并且由原來的5年檢查1次，發(fā)展到現(xiàn)在的1年檢查5次以上。通過工作實踐證明：信息化醫(yī)療設(shè)備檔案管理，無論在審計中、設(shè)備監(jiān)管中、臨床科室使用上都發(fā)揮著重要的作用。
3.3提升我院醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率
在醫(yī)療設(shè)備檔案信息化的開發(fā)與建設(shè)中，轉(zhuǎn)變了重采購、輕管輕用的管理現(xiàn)狀，我院完成了醫(yī)療設(shè)備檔案信息化的資源共享，做到合理分配權(quán)限，全院開放，近半年時間統(tǒng)計使用率同比增長20倍以上。這提升了設(shè)備檔案的使用價值、使用效益和利用率[3]。
3.4提升醫(yī)療設(shè)備的安全保障
采用信息化管理技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)利用手機App的形式，為臨床科室進行在線培訓(xùn)，提升培訓(xùn)活動的效率和質(zhì)量，從而減少設(shè)備的故障率，有效提高臨床科室工作人員的工作效率和工作質(zhì)量[4]，為臨床科室使用醫(yī)療設(shè)備提高安全保障。
3.5增大數(shù)字化檔案管理格局
開展現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)手段，運用設(shè)備檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，根據(jù)工作需求實現(xiàn)全部設(shè)備檔案的信息化管理，多渠道實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的信息資源共享，逐步實現(xiàn)對醫(yī)療設(shè)備檔案的智能化、信息化管理，與我院醫(yī)療設(shè)備全生命周期監(jiān)管做好管理對接、系統(tǒng)對接工作。為我院醫(yī)療設(shè)備全生命周期監(jiān)管和調(diào)配信息一體化做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，讓醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理能夠在醫(yī)院的信息化建設(shè)中發(fā)揮更大更持久的作用。
參考文獻
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作者：胡燕平 焉丹 楊學(xué)來 陳學(xué)斌 池寧 張笑語 李天慶 單位：中日友好醫(yī)院