單位會計電算化的日常管理范文

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一、單位電算化維護管理

會計電算化的系統(tǒng)維護是軟件系統(tǒng)運行過程中最為重要、又最費時的工作，單位財務(wù)部門應(yīng)加強對維護工作的管理，以保證硬件、軟件的故障及時得到排除，保證會計電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地運行。會計電算化的維護管理包括軟件系統(tǒng)硬件和軟件的維護管理。

1.硬件維護管理

系統(tǒng)硬件的維護工作大部分由計算機銷售廠家進行，使用單位往往只進行一些小的維護工作，主要包括以下內(nèi)容。一是要定期進行計算機等硬件設(shè)備的檢查，并作好檢查記錄。在系統(tǒng)運行過程中，如出現(xiàn)計算機硬件故障，要及時對出現(xiàn)的故障進行詳細的分析，并作好詳細的故障記錄。二是財務(wù)部門在設(shè)備需要更新、擴充、修復(fù)后，由相關(guān)部門系統(tǒng)管理員與系統(tǒng)維護員共同研究決定，并由相關(guān)的系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試工作。

2.電算化軟件維護管理

電算化系統(tǒng)軟件維護可分為電算化軟件操作性維護與電算化軟件程序維護兩種。一是電算化軟件操作性維護。電算化軟件操作性維護主要是利用財務(wù)軟件的各種自定義功能來修改軟件，以便適應(yīng)會計核算工作中的變化，例如會計業(yè)務(wù)需要新增加會計科目時，操作員可以利用會計軟件中的有關(guān)功能增加新的會計科目。二是電算化軟件程序維護。電算化軟件程序維護主要指維護需要修改程序的各項工作，包括給予軟件正確性的維護，完善性的維護和適應(yīng)性的維護。

二、單位電算化病毒管理

單位電算化病毒管理主要是采取預(yù)防措施，防止病毒進入系統(tǒng)。一旦染上病毒，要有消除病毒的辦法。因為財務(wù)部門的數(shù)據(jù)可以說是一個單位的核心機密數(shù)據(jù)，一旦遭到病毒的侵入，后果將不堪設(shè)想，所以單位電算化的病毒管理工作就顯得尤為重要。筆者認為，可以從以下幾個方面進行管理。一是在單位電算化系統(tǒng)用機上安裝防病毒軟件卡或防病毒程序。比如像航天信息公司開發(fā)的安全隔離卡對數(shù)據(jù)保護就能起到顯著的作用，這些軟件駐留內(nèi)存，監(jiān)護計算機的運行，一旦發(fā)現(xiàn)病毒侵犯就會發(fā)出鳴叫聲，通知用戶及時用殺毒軟件消除病毒，同時阻止病毒的蔓延和擴散。二是計算機操作人員應(yīng)經(jīng)常對計算機的硬盤和U盤及移動硬盤進行病毒檢測，不在計算機上使用帶有病毒的U盤，盡量保證財務(wù)部門機房少用甚至不用U盤。尤其是服務(wù)器上，應(yīng)該禁止使用任何帶有病毒可能性的存儲介質(zhì)。三是禁止在財務(wù)部門計算機上使用來歷不明、情況不明的軟盤，絕對禁止將游戲盤插入計算機，在財務(wù)部門計算機上玩游戲。四是制定使用備份U盤的制度，重要的內(nèi)容都要做備份盤，外出工作時使用備份盤，即使備份軟盤被染上病毒也可以將其格式化后再備份。并在U盤上注明保存的各項信息。

三、單位電算化機房管理

單位電算化機房管理的目的主要是給財務(wù)部門創(chuàng)造—個良好的工作環(huán)境，可以集中辦公，并保護好計算機設(shè)備，防止非工作人員及非法人員進入機房，可以有效地保護機房的設(shè)備、計算機內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全，主要是通過單位財務(wù)部門制定和實施機房管理制度來實現(xiàn)的。單位電算化機房管理制度可以通過以下制度來實施。一是建立對財務(wù)部門機房設(shè)備進行經(jīng)常性檢查和定期維護保養(yǎng)的規(guī)度，對計算機的運行情況及維修情況進行記錄。二是對進入財務(wù)部門機房的人員進行嚴格資格審查。除系統(tǒng)管理員和財務(wù)部門相應(yīng)操作人員及經(jīng)過批準的人員外，其他人員嚴禁進入機房，系統(tǒng)維護員不得一人單獨留在機房。三是財務(wù)部機房內(nèi)的各種環(huán)境要求，如環(huán)境設(shè)備的管理要求、衛(wèi)生要求、防水要求、防靜電要求、等；機房中禁止的行為，如吸煙等。四是各種配套設(shè)備、材料及外來U盤及移動碣硬盤進入財務(wù)部門機房的管理要求。五是相應(yīng)的規(guī)章制度制訂成牌子掛在財務(wù)部機房醒目的位置。

四、單位電算化檔案管理

單位電算化的檔案管理是指單位財務(wù)部門對會計電算化系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的建立存檔、安全保管和保密工作。會計電算化檔案管理也是通過制定和實施有關(guān)制度來實現(xiàn)的，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。一是單位財務(wù)部門應(yīng)制定各種文檔存檔、保存期限及期滿銷毀的手續(xù)制度。例如，打印輸出的賬表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽名蓋章才能存檔保管，保管期限按《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般是5－10年的期限。二是單位財務(wù)會計軟件的保密措施?！闵虡I(yè)化會計軟件都有加密措施，單位自行開發(fā)的軟件的保密尤為重要，要制定調(diào)閱的權(quán)限、調(diào)閱的審批手續(xù)，設(shè)立調(diào)閱源程序及開發(fā)文檔資料的登記冊，記錄調(diào)閱的時間、內(nèi)容和目的等。三是單位財務(wù)會計檔案的保管應(yīng)實行權(quán)限分割制度。會計電算化系統(tǒng)的操作人員和軟件相應(yīng)程序開發(fā)設(shè)計人員不能兼任會計檔案的保管工作。

五、財務(wù)管理

財務(wù)管理主要是控制計算機的使用、人員編制、各種材料動力的消耗，在保質(zhì)保量完成工作的前提下要盡量節(jié)約費用，提高系統(tǒng)的運行效益。單位會計電算化的日常管理和實施主要是通過各種制度的制定和實施來完成的。因此，應(yīng)注意對制度的執(zhí)行情況做經(jīng)常性的檢查。

作者：金娜單位：江西工業(yè)工程職業(yè)技術(shù)學院