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一、知識、知識管理及辦公業務

由于知識本身的虛幻性和復雜性，現在人們對知識的概念存在諸多的認識，相關的討論也較多，因此本文不討論對知識的定義。但總而言之，知識由經驗、理解、判斷、觀念、思想、程序、承諾、直覺、觀點等組成。知識管理可以被理解為在組織間或組織中對相關知識進行識別、開發，分享、更新的過程，知識管理在提高組織競爭力方面扮演著重要角色。知識管理手段運用到日常的辦公業務處理中可以改變傳統的工作模式和議事程序，取而代之以分布和集中相結合的數據傳輸和信息共享模式。運用知識管理手段可以對突發或意外的業務進行快速處理。在網絡環境下，組織之間的雙向交流和溝通不斷擴大，許多突發事件或機會常常需要組織做出快速而準確地決策，要滿足這種要求，組織的辦公系統必須有很強的知識背景。

為了提高辦公人員的素質和辦公效率，必然要引入知識管理機制。它可以滿足現代管理的要求。在現代管理環境下，為了提高組織對外部響應的靈活性和柔性，各類辦公組織已將傳統的金字塔的瘦長型結構轉變成扁平型結構，這種結構盡可能地減少組織層次，減少不必要的決策環節，提高響應速度。這些都對執行過程的那些組織成員提出了較高的要求，尤其在辦公活動中，參與目標實現的組織成員不僅僅是過程分解中一個簡單步驟的操作者，而更應是具備解決問題能力和決策技巧的智能主體。因此，需要進行知識管理。

二、辦公信息流模型

要設計好辦公信息流處理系統，首先應對辦公信息流系統的模型和處理機制有一個深入的研究、分析過程，這樣對辦公信息流系統的設計、開發才有一個良好的基礎。通過模型分析提供一個由分析模型到投入實際實施的運行模型接口。因此，我們的設計首先要對實際辦公信息業務處理流程中各抽象元素進行分析、研究。

一般地，一個流處理過程P從滿足預條件集Φ的某一個時間點開始，到滿足結束條件Θ的某一個時間點終止。此過程可以看成一種遞歸的形式，并最終歸結到元活動action（在某一抽象層次上不可再分的活動）。表示如下：

P=P;P|P∧P|condition?P:P|(condition?P)＊|action|AND(action，action,...)|OR(action,action,...)|XOR(action,action,...)

其中P;P表示順序過程；P∧P表示并行過程；condition?P:P表示條件選擇過程；(condition?）＊表示條件迭代過程；AND(action,action,...)表示活動之間的與關系；OR(action,action,...)表示活動之間的或關系；XOR(action,action,...)表示活動之間的異或關系。

一個元活動action可簡單形容為某角色（組織中運作起作用的對象）做某事?？梢院唵斡涀觯篴ction=roleoobject

其中role表示執行活動的角色，o為執行活動所需要的算子,object為被執行對象，一個算子o由一個二元組表示(,φ),表示對事務對象狀態的原子級轉換，表示轉換預條件，代表要轉換對象的初始狀態，φ表示結束條件，代表要轉換后對象的狀態。

公文流轉元模式大致可歸納為直流模式、分流模式、合流模式、回流模式四種模式。

1、直流模式：最基本的流方式，表示組織中角色之間的一對一送達，如上訪信由機要室直接轉信訪辦處理。

2、分流模式：表示組織中角色之間的一對多的送達，有兩種可能，第一種可能是不需

要條件約束的送達，比如一些通知，另一種是滿足某些條件的才可以的送達，如機要室所收文件、資料按行政系統和黨的系統分別處理。

3、合流模式：表示組織中角色之間的多對一的送達，最典型的是機關之間的會簽，當然，可以根據具體的業務情況適當放大和縮小約束條件，

4、回流模式：表示組織中的活動點之間形成的回路，如文稿的駁回等。

三、辦公信息流和知識管理的集成

本文建立了針對辦公信息流中的知識管理設計原型（如圖所示），辦公信息流和知識管理的集成采用如圖所示的4層結構，最上層表示實際的工作節點，表示辦公信息的流轉過程，N表示流經的節點；第二層表示參與實際辦公工作的角色，既可以是現實中的人，也可是對外界環境敏感的智能主體。它和第一層的工作節點存在著一對多的映射關系。同時把特定的知識傳送到角色節點中。第三層是知識庫和推理機系統。知識管理的實現，需要建立完備的知識庫系統，不同業務性質、不同級別的辦公結構，其業務范圍、特點及相關要求差別很大，導致辦公信息流是復雜多變的。為實現知識庫信息的建立和有效使用，在充分調研的基礎上，對現實中的組織機構、各部門及各職務的職權、類型以及各業務的內涵及外延、業務的處理模式、各業務流程圖等內容進行詳細的剖析，總結共性，對知識進行分類處理和整合，并結合上面的分析，建立業務對象知識、角色知識、業務對象流知識、業務對象涉及到的相關業務背景知識。

在知識推理中，選擇知識的過程稱為控制策略，一個控制策略由兩部分組成：一是推理方法、一是搜索方法。其中推理方法包括正向推理、反向推理和混合推理；搜索方法分為非啟發式搜索方法和啟發式搜索方法。非啟發式搜索方法包括廣度優先搜索法、深度優先搜索法，該類方法的特點是：通用性強，但搜索效率低；啟發式搜索方法包括局部擇優搜索法、全局擇優搜索法，該類方法的特點是可以加快搜索速度，但要反復嘗試選擇最合適的評價函數，因此實時性較差。根據辦公信息流處理的具體特點，我們的設計擬選擇正向推理、非啟發式搜索策略。程序中設計的謂詞和規則用于搜索知識庫，并跟蹤記錄知識庫對象和用戶輸入的值，以便達到推理的目的。對于不精確的知識推理結果的可靠性附加一個可靠性的估價值——可信度因子。

第四層主要是關于知識的獲取，知識獲取是知識管理的基礎。綜合運用索引、抽取、匹配、數據挖掘等獲取來整個系統中的相關決策支持知識。主要包括推理模型和分析模型。

四、結論

知識管理系統主要由知識庫、知識庫管理系統、推理機、決策支持構件、可視化系統等組成，用以實現全程的知識管理。以知識管理為核心的辦公信息流處理系統是面向組織機構的流程優化和服務擴展的綜合信息系統。這種方案具有高適用性和低成本性，并適用于對現行系統的平滑升級和改造有著很好的意義。